Bedah Val IT 2.0: Pengantar Value Management SI702 Tata Kelola Sistem Informasi Pertemuan #10

Tujuan dan Sasaran Mahasiswa/i mampu menjelaskan penerapan konsep manajemen nilai (value management) sebagai salah satu dasar tata kelola sistem informasi di organisasi

Topik Bahasan Value management dalam kerangka kerja Val IT

Kerangka kerja Val IT berkaitan dengan COBIT, yaitu kerangka kerja untuk manajemen dan penyampaian layanan berbasis TI yang berkualitas COBIT  memberikan kontribusi pada proses untuk menciptakan value Val IT  menyediakan struktur untuk mengukur, memantau, dan meningkatkan realisasi value bisnis dari investasi TI

Memulai langkah menuju value management

Masalah yang dihadapi: Mengambil keputusan investasi skala besar untuk TI dan perubahan yang dimungkinkan oleh TI Tantangan sulit untuk memastikan investasi secara efisien menjadi value bagi perusahaan Value TI sulit untuk dibuktikan  tidak berwujud Tidak adanya pendekatan terstruktur sebagai pedoman bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan investasi TI dan menggunakannya untuk menciptakan value bagi perusahaan

Val IT membantu perusahaan meningkatkan value dari investasi TI dengan biaya terjangkau dan dengan tingkat resiko yang telah diketahui dan diterima Val IT merupakan kerangka kerja komprehensif, kredibel, dan pragmatis yang didukung oleh pedoman, prinsip, proses, dan praktek pendukung yang dapat membantu pimpinan perusahaan memaksimalkan realisasi value dari investasi TI Tantangan yang dihadapi: Bagaimana memulainya?

Perusahaan harus memahami: Kebutuhan perlunya value management dalam organisasi Karakteristik dan hasil dari perusahaan yang berbasis pada value Instruksi untuk melakukan penilaian terhadap kondisi perusahaan saat ini Bagaimana memulai inisiatif dengan memilih pendekatan dan mengidentifikasi proses dan praktek Val IT yang dapat dilakukan berdasarkan kondisi perusahaan Elemen penting dalam mengelola perubahan organisasi untuk mempertahankan nilai sepajang waktu

Perlunya value management

6 tantangan penciptaan value Masalah dalam menyampaikan kemampuan teknis untuk mendukung operasi bisnis Keterbatasan atau ketiadaan pemahaman akan pengeluaran TI sehingga timbul konflik Pengalihan pengambilan keputusan kepada fungsi TI karena ketidakjelasan pembagian tanggung jawab fungsi bisnis dan TI Kesenjangan komunikasi antara fungsi TI dan bisnis untuk dapat menciptakan value Mempertanyakan value dari TI dari investasi di bidang teknologi Kegagalan investasi besar di proyek TI berdampak pada kerugian bisnis

Faktor pendorong Perubahan dalam pendanaan, misal alokasi baru, pemotongan biaya, ekspansi, dll Pergeseran dalam pasar atau perekonomian, misal pesaing baru, model bisnis, dll  Perlunya berubah/perubahan untuk dapat bertahan atau menghadapi resiko

Karakteristik ideal masa depan

Menggerakkan orang mudah apabila semua telah memahami tujuan/hasil yang ingin dicapai Karakteristik situasi ideal untuk menciptakan value berbasis TI ditandai dengan adanya: Kesadaran dan komunikasi Tanggung jawab akuntabilitas Penentuan tujuan dan pengukuran Kebijakan, standar, dan prosedur Keahlian dan kepakaran Peralatan dan otomasi

Karakteristik tersebut bukan harga mati, namun contoh praktek baik yang telah diterapkan dalam wilayah manajemen nilai Beberapa perusahaan besar memperlihatkan keberhasilan setelah berkomitmen untuk melakukan perubahan budaya

Menilai kondisi saat ini

Cara terbaik untuk menilai kesiapan perusahaan untuk menjalankan value management  mengevaluasi tingkat kesadaran kebutuhan akan value management berdasarkan prinsip kerangka kerja Val IT 2.0 termasuk komitmen untuk menjalankannya

Prinsip value management P1. Investasi yang dimungkinkan TI akan dikelola sebagai portfolio investasi P2. Investasi yang dimungkinkan TI akan mencakup penuh aktivitas yang diperlukan untuk mencapai value bisnis P3. Investasi yang dimungkinkan TI akan dikelola melalui siklus hidup ekonomis secara penuh P4. Praktek penyampaian value akan menganggap bahwa ada kategori investasi berbeda yang akan dievaluasi dan dikelola secara berbeda P5. Praktek penyampaian value akan menentukan dan memantau pengukuran dan merespon cepat setiap ada perubahan P6. Praktek penyampaian value akan melibatkan seluruh stakeholder dan memberikan akuntabilitas terhadap realisasi manfaat bisnis P7. Praktek penyampaian value akan secara kontinu dipantau, dievaluasi dan ditingkatkan

Penilaian diri secara cepat dilakukan dengan menggunakan tabel berikut: Penilaian cepat value management (VM) Pimpinan sadar kebutuhan akan VM Pimpinan sadar dan komitmen untuk mengadopsi VM Implementasi VM telah dimulai Implementasi VM sedang berjalan VM telah diadopsi dan pencapaian dipantau VM telah menyatu dalam cara kerja di perusahaan 1 2 3 4 5 P1 P2 P3 P4 … P7

Penilaian cepat memberikan hasil pengamatan awal kepada pimpinan dan perusahaan terkait hal: Tingkat pemahaman saat ini, kesadaran, dan komitmen terhadap prinsip dan praktek value management Kesenjangan antara situasi dan praktek saat ini dengan karakteristik ideal masa depan yang diharapkan Setelah kesenjangan diidentifikasi, maka proses menyatukan bersama kebutuhan bisnis, TI, dan organisasi terkait value management dapat dimulai

3 domain value management dalam kerangka kerja Val IT 2.0 mencakup: Value governance (VG) Portfolio management (PM) Investment management (IM)

Memulai inisiatif tindakan

Berdasarkan hasil analisis kesenjangan, maka hal-hal yang perlu dilakukan dari situasi saat ini menjadi kondisi ideal masa depan dapat diketahui Terdapat beberapa pendekatan yang masing-masing meliputi tantangan, gejala, solusi, perubahan, dan manfaat dari pendekatan tersebut

Alternatif pendekatan Membangun kesadaran dan pemahaman akan value management Mengimplementasi atau meningkatkan tata kelola Menjalankan inventori investasi Memperjelas value dari investasi individual Melakukan evaluasi, prioritas, dan seleksi investasi

Langkah berikutnya mengidentifikasi proses dan praktek yang dapat diterapkan dan diadopsi untuk meningkatkan value management Val IT mendeksripsikan proses yang berkaitan yang perlu dijalankan bila perusahaan ingin mengamankan value optimal dari investasi mereka

Domain value governance Tujuan  memastikan praktek value management menyatu dengan perusahaan sehingga mengamankan value optimal dari investasi yang dimungkinkan TI dengan: Memantapkan kerangka kerja tata kelola value management yang terintegrasi dengan tata kelola perusahaan Menyediakan arah strategis untuk keputusan investasi Menentukan karakteristik portfolio yang diperlukan untuk mendukung investasi baru Meningkatkan value management secara kontinu

Proses-proses didalamnya: VG1 Establish informed and committed leadership VG2 Define and implement processes VG3 Define portfolio characteristics VG4 Align and integrate value management with enterprise financial planning VG5 Establish effective governance monitoring VG6 Continuously improve value management practices

Domain portfolio management Tujuan  memastikan bahwa perusahaan mengamankan value optimal diseluruh portfolio investasi yang dimungkinkan TI melalui: Memantapkan dan mengelola profil sumberdaya Menentukan batasan investasi Mengevaluasi, memprioritas, dan memilih, menunda atau menolak investasi baru Mengelola dan mengoptimasi keseuruhan portfolio investasi Memantau dan melaporkan kinerja portfolio

Proses-proses didalamnya: PM1 Establish strategic direction and target investment mix PM2 Determine the availability and sources of funds PM3 Manage the availability of human resources PM4 Evaluate and select programmes to fund PM5 Monitor and report on investment portfolio performance PM6 Optimise investment portfolio performance

Domain investment management Tujuan  memastikan bahwa investasi dimungkinkan TI individual perusahaan berkontribusi untuk value optimal dengan cara: Mengidentifikasi kebutuhan bisnis Mengembangkan pemahaman jelas mengenai kandidat program investasi Mengenalisa alternatif pendekatan untuk implementasi program Menentukan setiap program, dokumentasi dan memelihara kasus bisnis Menetapkan akuntabilitas dan kepemilikan yang jelas Mengelola setiap program yang ada Memantau dan melaporkan kinerja setiap program

Proses-proses didalamnya: IM1 Develop and evaluate the initial programme concept business case IM2 Understand the candidate programme and implementation options IM3 Develop the programme plan IM4 Develop full life-cycle costs and benefits IM5 Develop the detailed candidate programme business case IM6 Launch and manage the programme IM7 Update operational IT portfolios IM8 Update the business case IM9 Monitor and report on the programme IM10 Retire the programme

Mengelola dan mempertahankan value

Membantu perusahaan dalam menjalankan perubahan budaya Memberi perhatian khusus pada komunikasi Menjadikan value management sebagai bagian dari budaya perusahaan Mempercepat transisi dari “mengetahui” menjadi “melakukan”

Terima Kasih