KearsipanProsesMengindeksMenggunakan Filing Sistem Tanggal Simulasi Visual Engeline Setyawan ( ) X OTKP 1 SMK PGRI 1 TANGERANG

Sinopsis A.Pengertian sistem filing tanggal B.Cara Proses pembuatan sistem filing tanggal Menentukan bagian-bagian-nya terlebih dahulu Menyiapkan Peralatan dan Perlengkapan Filing Sistem Tanggal Menyusun Penyimpanan dan Penemuan Kembali Warkat

Pengertian Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali warkat berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun warkat. Dalam sistem ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali warkat adalah tanggal, bulan, dan tahun pembuatan warkat yang tercantum dalam warkat itu sendiri.

Pada filing sistem tanggal tidak diperlukan adanya daftar klasifikasi, karena petugas telah terbiasa dengan urutan tanggal dalam satu bulan, dan urutan bulan dalam satu tahun. Misalnya: Tanggal surat 11 April 2018, maka diindeks sebagai berikut: 2018 Maret 11 Kode Laci Kode Guide Kode Folder Naskah Cara Proses pembuatan sistem filing tanggal Menentukan bagian-bagian-nya terlebih dahulu

Menyiapkan Peralatan dan Perlengkapan Filing Sistem Tanggal a. Filing Cabinet Laci filing cabinet yang harus disiapkan dalam sistem ini cukup satu untuk satu tahun. Jika tidak mencukupi dapat ditambah sesuai kebutuhan. Judul laci filing kabinet adalah tahun yang sedang berjalan. b. Guide Guide disiapkan sebanyak 12 buah. Judul guide berdasarkan nama bulan. c. Map (Folder) Jumlah folder dipersiapkan sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Dengan demikian, kita harus menyiapkan 365 buah folder. d. Kotak Sortir Kotak sortir disiapkan sesuai kebutuhan. e. Kartu indeks Kartu ini dipersiapkan sesuai kebutuhan untuk membantu mempermudahkan pencarian kembali warkat yang disimpan. f. Lemari Kartu Indeks Disiapkan jika ada keperluan

Menyusun Penyimpanan dan Penemuan Kembali Warkat 1)Pastikan warkat itu telah mendapat tanda pelepas atau memang sudah disetujui untuk disimpan. 2)Pemberian kode surat, yaitu kode surat diambil dari tanggal, bulan, dan tahun warkat itu sendiri. 3)Membuat Kartu Indeks, seperti contoh di bawah ini: Nama : Indah Ayu Paramita Nomor Surat : 05/LP/III/2011 Tanggal Surat: 14 Februari 2012 Perihal : Lamaran Pekerjaan Kode Surat : 14 Februari )Jika Warkat jumlahnya banyak lakukan penyortiran. 5)Simpan warkat ke dalam tempat penyimpanan. Misalnya, Dari kartu indeks di atas kode warkat 11 April 2018, maka warkat itu disimpan di dalam laci 2018, di belakang guide April, dan di dalam folder nomor 11, sedangkan kartu indeks disimpan di dalam laci kartu berkode P.

Hasil akhir akan seperti ini, Tanggal surat 14 Februari 2012

Sekian dan Terimakasih