MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN M. Saifuddin, M.SM

Apabila ada kecenderungan beberapa pegawai sering terlambat maupun tidak masuk kerja itu merupakan bentuk ketidakpuasan mereka, karena lingkungan kerja yang kurang ergonomis. hal diatas diperkuat oleh Hasil penelitian Chao et.al. (2003) yang menunjukkan bahwa lingkungan organisasi (tempat kerja) yang tidak sehat dan dan tidak nyaman menurunkan tingkat produktivitas maupun moral pegawai.

LINGKUNGAN PERKANTORAN BAB 14 LINGKUNGAN PERKANTORAN Penerbit Erlangga

TUJUAN BAB 14 Mengetahui apa dan bagaimana lingkungan yang sehat di kantor Memehami konsep pencahayaan, warna, suara, musik, pengondisian udara maupun keamanan yang ideal Memahami konsep green office management

Apa itu ergonomics

14.1 LINGKUNGAN YANG SEHAT ERGONOMICS ilmu terapan yang digunakan untuk mempelajari hal-hal yang berhubungan dengan tingkat kenyamanan, efisiensi, dan keamanan dalam mendesain tempat kerja demi memuaskan kebutuhan fisik dan psikologis pegawai di kantor

Smart office ?

Smart Office Mengintergrasi beberapa komponen lingkungan kantor, seperti pencahayaan, AC, konservasi energi melalui komputerisasi kantor Beberapa fitur smart office, 1. yaitu Small-zone areas = kantor hanya menyalakan sistem terbatas, ex : lampu akan menyala otomatis jika ada karyawan (sensor panas) Ac akan menyala otomatis jika komputer menyala 2. Smart wired telecommunication system = penggunaan telepon untuk bebrapa fungsi, ex : komunikasi data dan suara, perlindungan kebakaran ext.

Green Office Management Dewasa ini semakin banyak perusahaan tertarik mengimplementasikan green office management, dengan cara me-recycle kertas, menggunakan cahaya alam, me-recycle cartridge atau toner printer Karena sebagian besar peralatan kantor adalah non-biodeggrable ?

non-biodeggrable = mengakibatkan polusi tanah apabila langsung dibuang ke TPA

14.2 SISTEM PENCAHAYAAN Mc Shane (1997) mendeskripsikan bahawa 80 – 85 % informasi yang diterima pegawai dikantor menggunakan indra penglihatan ; membaca, memeriksa nota tagihan ext.

14.2 SISTEM PENCAHAYAAN Mc Shane (1997), Empat jenis pencahayaan yang digunakan di kantor : Ambient lighting : digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan, dan merupakan satu satunya pencahayaan Task lighting : digunakan untuk menerangai area kerja seorang pegawai, ex ; lampu meja kerja Accent lighting : digunakan untuk memeberikan cahaya pada area yang dituju. Ex ; lampu lorong Natural lighting : berasal dari cahaya matahari, baik melalui jendela atau sarana lainnya

Ambient lighting

Task Lighting

Accent lighting

Quible (2001) Empat jenis cahaya yang dapat digunakan di kantor : Cahaya alami : dari cahaya matahari Cahaya fluorescent : mirip cahaya alami, menggunaka tabung flurorecsent, lebih efisien namun mahal Cahaya Incandescent : menggunakan tabung filamen 4. High Intensity Discharge Lamps : biasa digunakan pada jalan raya / lapangan

Cahaya fluorescent

Cahaya Incandescent

Tiga parameter yang dapat digunakan dalam mengukur efektivitas pencahayaan di kantor : 1. Visibility : Pegawai dapat melihat dengan nyaman dan jelas Fokus : Pencahayaan harus dapat membuatpegawai memusatkan perhatian 3. Image : bagaimana memvisualisasikan tempat kerja di benak karyawansecara tepat, (kesan tempat kerja)

Karakteristik Sistem Penerangan Equivalent Spherical Illumination (ESI) : Digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi penerangan, Nilai ini dipengaruhi secara negatif oleh silau dan pemantulan Nilai yang direkomendasikan adalah sebesar 40 atau lebih. Visual Comfort Probability (VCP) Merupakan rasio tingkat terang Nilai yang direkomendasikan lebih dari 0,70 Task Illumination (TI) Menggunakan ukuran foot-candle Foot candle : jumlah cahaya dalam jarak 1 kaki dari lilin 1 watt = 15 foot-candle

Sistem Penerangan Direct : mengarahkan cahaya 90-100 % secara langsung ke area kerja, akan mengakibatkan silau dan bayangan Semidirect : mengarahkan cahaya 60-90% secara langsung kearah kerja, sisanya diarahkan keatas lalu dipantulkan kembali ke bawah, mengurangi silau dan bayangan Indirect : 90-100 % cahaya diarahkan keatas kemudian dipantulkan kebawah Semiindirect : 60-90 % cahaya diarahkan keatas kemudian dipantulkan kebawah General Diffuse : 40-60 % cahaya diarahkan ke arah kerja dan sisanya diarahkan kebawah.

Semi direct

General diffuse

14.3 WARNA Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang memiliki dampak penting bagi pegawai Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan dampak fisik warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak psikologinya, baik positif maupun negatif pada produktivitas, kelelahan, moral dan tingkah laku

14.3 WARNA Faktor pemilihan warna : Kombinasi Warna : Warna komplementer : warna yang berlawanan pada bagan warna : merah-hijau, kuning-violet, biru-oranye Efek Cahaya pada Warna Nilai Pemantulan Warna Dampak dari Warna Warna sejuk : biru, hijau dan ungu = mood tenang dan melelahkan Warna hangat : merah, oranye , kuning = kehangatan dan keceriaan Warna natural ; putih = lembut

Prinsip dalam Pemilihan Warna Faktor yang perlu diperhatikan sebelum memulai perencanaan memilih warna ruang kantor, yaitu : Penutup Lantai Penutup Dinding Warna Furnitur Dewasa ini banyak yang menggunakan warna kontras antara warna furnitur dan warna dinding

14.4 KONTROL SUARA Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktivitas pegawai yang diinginkan Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap pegawai akan terjadi

Kontrol Suara pada Perkantoran Konstruksi yang sesuai Penggunaan Material Peredan Suara Alat Peredam Suara : untuk mengontrol suara pada mesin ; mesin tik / printer 4. Masking : pencampuran suara kantor denga suara rendah ; loudspeaker yang digunakan untuk pengumuman kadang digunakan untuk menyalakan musik 2 ringan

14.5 UDARA Temperatur Udara Tingkat Kelembaban Udara Sirkulasi Udara Kebersihan Udara

14.6 MUSIK Musik dapat membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor Musik memberikan efek menenangkan dari kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan Tipe musik yang dimainkan akan mempengaruhi produktivitas karyawan

14.7 KONSERVASI ENERGI Komponen dari Program Konservasi Energi : 1. Komite Konservasi Energi Penelitian Efisiensi Energi Pengembangan Tujuan Konservasi Energi

Teknik Konservasi Energi : Penghematan energi pada sistem pencahayaan Penghematan energi pada sistem pemanas/pendingin Beberapa langkah penghematan lain

14.8 KEAMANAN KANTOR Keamanan ada dua jenis Keamanan barang fisik perusahaaan Keamanan informasi penting (dokumen, arsip dll.)

14.8 KEAMANAN KANTOR Saran Rowth (2003) dalam hal keamanan kantor : Penggunaan shredder (penghancur dokumen kertas) Penggunaan pengaman kantor, (meja komputer dengan pengaman, software dengan pengaman) Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai “mencuri” waktu kerja Sistem keamanan yang terintegrasi (pihak berwajib) Menggunakan password untuk mengakses data di komputer

KUIS : Bagaimana lingkungan kerja berpengaruh terhadap karyawan ? Apa yang menyebabkan Sindrom sick-building ? Apa keuntungan penggunaan task-lighting ? Apa yang membedakan task-lighting yang satu dengan yang lain?