KEBIJAKAN DAN TATA KELOLA ARSIP ELEKTRONIK Imam Gunarto Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia

PROFIL PEMBICARA Nama : Drs. Imam Gunarto, M.Hum Tempat, Tanggal Lahir : Cilacap, 28 Juli 1963 Jabatan : Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Pangkat, Golongan : Pembina Utama Madya, Ivd Instansi : Arsip Nasional Republik Indonesia Alamat : Jl. Ampera Raya No. 7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan Riwayat Pendidikan Formal: 1. S2 Ilmu Sejarah, UNDIP (2011) 2. S1 Satra Nusantara, UGM (1990) 3. SD-SLTA, Cilacap (1983) Riwayat Pendidikan Informal: 1. Diklat PRRA Lemhannas (2017) 2. Training on Archival Management Plan (2013) 3. Training on English For Effective Oral Presentation Skill (2012) 4. 4th International conterence of The UNESCO on Culture-Memory-Identities (2011) 5. Records Management Training (2011) 6. Business Communication (2008) 7. Training ISO 9001:2000 dan ISO 15489-1:2001 (2007) 8. Training on Records Keeping Systems (2007) 9. Intensive English Communication (2006)

PROFIL PEMBICARA Riwayat Pekerjaan: 1. Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan (2017-Sekarang) 2. Direktur Akuisisi (2015-2017) 3. Direktur Preservasi (2012-2015) 4. Direktur Pengolahan (2011-2012) 5. Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 (2009-2011) 6. Kabid. Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan Dinamis (2008-2009) 7. Kasubdit Kearsipan Pusat II (2006-2008) 8. Kasubdit Bimbingan dan Supervisi Sistem Kearsipan II (2003-2006) 9. Kasubdit Pembinaan dan Pengawan Kearsipan II (2001-2003) 10. Kepala Sub Bidang Standarisasi (1999-2001) 11. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Upt. Pengelolaan Arsip dan Jasa Teknis Kearispan (1997-1999) 12. Kepala Subbagian Persuratan dan Kearsipan (1995-1997) Penghargaan: 1. Satyalancana Karyasatya X Tahun (2003) 2. Satyalancana Karyasatya XX Tahun (2012)

Kondisi

FUNGSI DAN PERAN KEARSIPAN My First Template FUNGSI DAN PERAN KEARSIPAN

PERATURAN Undang-undang Nomor 43/2009 Tentang Kearsipan. My First Template PERATURAN Undang-undang Nomor 43/2009 Tentang Kearsipan. Undang-undang Nomor 8/1997 Tentang Dokumen Perusahaan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP Undang-undang Nomor 19 tahun 2016 tentang ITE Undang-undang No 5 Tahun 2017 Ttg Pemajuan Kebudayaan Undang-undang No 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik Undang-undang 23 Tahun 2014 Tentang Pemda

Perpres 95 Tahun 2018 Tentang SPBE My First Template PP 87/1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. PP 88/1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi. PP 28/2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Perpres 95 Tahun 2018 Tentang SPBE Permenpan No 30 Tahun 2018 Tentang Pedoman Evaluasi RB

Standar Nasional & Internasional DI BIDANG KEARSIPAN 01 ISO 15489-2001: Records Management.(SNI 19-6962.1-2003: Dokumentasi dan Informasi-Manajemen Rekaman) 02 ISO/TR Bidang Kearsipan Lainnya(23081, 26122, 13028, 13008, 16175, 17068, 30300, 30301, 30302, 30303, 30304) 03 ICA Standard: ISAAD, ISAAR, ISDF 04 Standar-standar teknis lainnya.

Penyelenggaraan Kearsipan Arsip ditumpuk/dibiarkan berserakan, tidak terlacak dan sulit ditemukan Belum meratanya pembentukan unit kearsipan di tingkat K/L Arsip disimpan dgn baik pada sarana dan prasarana yang berkualitas Arsip tersusun rapi sesuai klasifikasi dan mudah ditemukan kembali Ketidaktersediaan sarana dan prasarana kearsipan khususnya Record Center dimasing-masing K/L Lemahnya dukungan pimpinan khususnya mengenai pendanaan kegiatan kearsipan Jumlah dan kualitas arsiparis terbatas, profesi Arsiparis dipandang rendah Arsip adalah dokumen penting yang harus dijaga dan dikelola secara profesional oleh Arsiparis dan Pengelola Arsip Setiap K/L/D wajib membentuk unit kearsipan/LK Political will Pimpinan dan dukungan pendanaan yang memadai KERANGKA PIKIR KONDISI SAAT INI KONDISI YANG DIHARAPKAN Optimalisasi GNTA Kebijakan Pendanaan Organisasi Penyelenggaraan Kearsipan Pengelolaan Arsip SDM Sarpras ??? Implementasi e-arsip efektif

PENGAWASAN KEARSIPAN SEBAGAI TRIGGER MENUJU TERTIB ARSIP Reformasi Birokrasi (RB) Good Governance: Participation Rule of Law Transparency Responsiveness Consensus Orientation Equity Effectiveness and Efficiency Accountibility Strategic Vision Memori kolektif, identitas dan jatidiri, serta peradaban bangsa Organizational Values Cultural Value ( memori kolektif)

TATA KELOLA ARSIP ELEKTRONIK

NO SUBJEK KONDISI 1. Belanja TIK Pemerintah 2012 - 2016 Rp.12,7 T (Rp. 4,32 T/tahun dg trend terus meningkat) 2. Belanja aplikasi dan lisensi software 65% dari belanja TIK di atas 3. Pusat data/ data center pemerintah 2700 dari 630 instansi 4. Pemakaian data center/hardware 30% dari kapasitasnya 5. Terhubung serat optik 450 kab/kota (87%) 64 kab/kota (13%) wilayah tengah dan timur 6. Jaringan pita lebar 457 kab/kota telah terhubung 57 kab/kota belum terhubung 7. Penetrasi penggunaan internet 2017 (262 jt) 143,26 jt jiwa (54, 68%) Nasional 57,19 % di Jawa 54,23 % di Bali dan NT 47,20 % di Sumatera 72,19% di Kalimantan 46, 7 % di Sulawesi 41, 98 % di Maluku dan Papua

Bagaimana Kearsipan Merespon Masa Depan Strategi Menghadapi Era Digital Bagaimana Kearsipan Merespon Masa Depan Komitmen peningkatan investasi dlm pengembangan environment, culture and digital skills Mengembangkan sistem digital dengan cara selalu mencoba dan menerapkan prototype teknologi terbaru, Learning by doing! Mengembangkan system akses tripel A: anytime, anywhere, anyhow Menggali bentuk sinergi dan kolaborasi baru Menyusun kurikulum pendidikan kearsipan yang telah memasukan materi terkait human-digital skills

KEARSIPAN dalam PERPRES NO KEARSIPAN dalam PERPRES NO. 95 TAHUN 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik BAB IV PERCEPATAN SPBE Pasal 62 – 69 Aplikasi Umum a. Perencanaan b. Penganggaran c. Pengadaan barang dan jasa d. Akuntabilitas kinerja e. Pemantauan dan evaluasi F. KEARSIPAN g. Kepegawaian h. Pengaduan pelayanan publik Paragraf 3 – Kearsipan (psl 65) Penerapan kearsipan berbasis elektronik bagai instansi pusat dan pemda Keterpaduan proses bisnis pengelolaan kearsipan sesuai perUUan Keterpaduan di atas diterapkan melalui integrasi layanan kearsipan antar instansi pusat dan pemda Integrasi layanan kearsipan dilakukan melalui: a. Bagi pakai arsip dan informasi kearsipan b. Penyelenggaraan basis data terintegrasi c. Penyelenggaraan system aplikasi kearsipan yang terpadu (5) Integrasi layanan kearsipan dikoordinasikan oleh Menpan

ARAH KEBIJAKAN Seluruh K/L/D, PTN & BUMN/D membuat arsip dalam format digital Seluruh K/L/D, PTN & BUMN/D mengelola arsip secara digital Seluruh K/L/D, PTN & BUMN/D menyediakan akses arsip secara digital Termasuk otorisasi & persetujuan diselesaikan secara digital dalam rangka beralih ke budaya dan proses kerja secara digital Dapat dioperasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan kaidah kearsipan Mendukung akuntabilitas dan transparansi dalam menajemen pembangunan dan memori kolektif bangsa

TRANSFORMASI KEARSIPAN KE SISTEM ELEKTRONIK Akses Digital Sistem Digital Budaya Digital Ekosistem Komitmen TERTIB ARSIP: Kebijakan Organisasi SDM Sistem Pengelolaan Sarana dan Prasarana Pendanaan Arsip diciptakan dalam format digital Kebutuhan Arsip dikelola secara digital Demokrasi Arsip diakses secara digital TRANSFORMASI KEARSIPAN KE SISTEM ELEKTRONIK

TRANSFORMASI KE SISTEM DIGITAL METODE PERCEPATAN TRANSFORMASI KEARSIPAN KE SISTEM DIGITAL OPEN GOV Budaya Digital Sistem Digital Akses Digital SKN SIKN JIKN K/L dan Daerah Percontohan Outdoor Laboratory SIKD SIKS PEMANGKU KEPENTINGAN Ecosistem NAT. COMPETITIVNES TERTIB ARSIP SPBE TRANSFORMASI KE SISTEM DIGITAL SOFT DIPLOMTK POWER E-OFFICE DIGITAL HISTORY SUMBER DAYA

PENERAPAN E-ARSIP DALAM SPBE BSM (E-OFFICE) RMS (E-RECORDS) E-PLANNING RECORDS MANAG SYSTEM RMS E-ARCHIVES E-BUDGETING ARCHIVES MANAG SYSTEMS AMS E-PROCUREMENT IN PUT E-PERSONAL API E-SERVICES OUT PUT E-AUDIT Pada saat ini ANRI telah mengembangkan system informasi: SIKD dan SIKS/AMS, yaitu aplikasi untuk pengelolaan arsip dinamis di pencipta arsip dan arsip statis di Lembaga kearsipan SIKN dan JIKN, aplikasi dan infrastruktur jaringan kearsipan nasional dengan 135 anggota jaringan (KLD, PTN, BUMN) pada tahun 2017 ANRI perlu mengembangkan: Aplikasi RMS yang dapat diintegrasikan dengan e-0ffice. Aplication programming interface ( 5 penghubung) Menyiapkan standar-standar e-arsip E-REPORTING E-OTHERS SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS API SIKS API API SISTEM INFORMASI DAN JARINGAN KEARSIPAN NASIONAL

STRUKTUR MODEL … K/L ANRI/LK SJIKN- ANRI Portal SIKS/CAMS Warga negara … Masing-masing lembaga staf Universitas R&D Pers LSM otentikasi Sistem HR Sistem keamanan Sistem Standar kode Pengguna eksternal PenggunaInternal Sistem Umum Pengelolaan arsip dinamis Pemerintahan Arsip Provinsi Arsip Swasta Layanan & Pemanfaatan Digitalisasi Akuisisi & Registrasi BRM berdasarkan klasifikasi Sistem E-Office menciptakan & edit (Doc,Xls, dll) klasifikasi BMS Editor E-Dok Record & Informatio Unit Ketentuan fungsionalitas ISO 16175; 30301-30302 autentik Kode keamanan Hak SJIKN- ANRI Portal SIKD/RMS ANRI/LK K/L DS permanen Preservasi Struktur model di atas adalah model pengembangan untuk melihat PERTAMA korelasi antara e-office yang di dalamnya memuat e-document systems dengan RMS. Setiap e-office memiliki tahapan proses bisnis yang terekam dalam bentuk dokumen elektronik yang harus memenuhi persyaratan autentik, reliabel, dan lengkap, Karena dokumen elektronik tersebut sebagai bukti transaksi yang sewaktu waktu akan dibutuhkan untuk kepentingan pembuktian hukum. Oleh karena itu Dokumen elektronik yang dihasilkan dalam e-office harus memenuhi persyaratan kearsipan. E-office dan SIKD/RMS digunakan untuk kepentingan internal KLD. Apabila terdapat Informasi yang terbuka dapat dikoneksikan dengan SIKN/JIKN untuk diakses oleh masyarakat. KEDUA, korelasi antara RMS dengan SIKS yang ditandari dengan adanya ketentuan digital signature permanen. SIKS dihubungan dengan SIKN/JIKN untuk digunakan oleh masyarakat.

SIKD/RMS pada K/L LEMBAGA PENCIPTA _ SISTEM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ISO 16175 dan 30301-30302 LEMBAGA PENCIPTA _ SISTEM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Klasifikasi Umum(ANRI) SIKD/RMS pada K/L Manajemen Klasifikasi Kriteria Pengelolaan BMS(e-office) Memberikan kode secara otomatis Dokumen Jadwal Retensi Arsip kriteria informasi Unit bisnis Kode penciptaan Creation Penggunaan Maintain Keputusan Persetujuan untuk Daftar arsip. Penyerahan arsip Capture Pencarian arsip Long-term preservation Jadwal Retensi Arsip Control & Security Identifikasi Akses arsip Hybrid record Klasifikasi statistik Penilaian akses/jejak audit Penyerahan arsip E-dokumen/SW Klasifikasi kembali Manajemen akses Manajememen penyerahan arsip Penciptaan Mengatur kode Cek fisik Log akses Penyerahan arsip internal penilaian/pemusnahan Log pengguna Akses internal Dokumen kertas sistem manajemen operasional File(Boks) Mengatur kode Manajemen pengguna Manajemen penyimpanan Pengaturan lingkungan Statistik koleksi arsip

LANGKAH TRANSFORMASI KE SISTEM ELEKTRONIK Meneguhkan komitmen pimpinan Menetapkan Manajer informasi yang kompeten Menyusun Tata kelola informasi yang handal. Mengelola informasi sesuai retensinya. S T R A E G I Mengelola arsip yang berguna 3 PRINSIP 12 AKSI Transformasikan proses bisnis ke digital secara bertahap Arsip digital terus dikelola secara digital Migrasikan arsip analog ke digital Terapkan manajemen informasi secara terintegrasi Semua transaksi direkam dan dikelola scr digital. Informasi dikelola secara digital Semua aplikasi dievaluasi kesesuaiannya dengan standar fungsional kearsipan; Informasi dikelola sesuai format dan standar metadata Semua proses bisnis dikelola terintegrasi Sistem, metadata dan standar