PENGUATAN PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI & DOKUMENTASI PUBLIK Disampaikan pada Bimtek Petugas Helpdesk PLID PPID Se Wilayah Kerja BAKORWIL MADIUN MADIUN, 23 APRIL 2019 Oleh : Djoko Tetuko Abd. Latif, M.Si. Ketua Dewan Kehormatan, PWI Provinsi Jawa Timur Konsultan dan Praktisi Keterbukaan Informasi Publik 1

STRUKTUR ORGANISASI PLID Utama Kabupaten Pembina BUPATI WAKIL BUPATI Pengarah Selaku Atasan PPID SEKRETARIS DEARAH Tim Pertimbangan PEJABAT ESELON II/b Bidang Pendukung Sekretariat PLID Bidang Pengolah Data danKlasifikasi Informasi Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Bidang FasilitasiSengketa Informasi Pejabat Fungsional PPID Utama Dinas Komunikasi dan Informatika Kab/Kota PPID Pembantu Sekretaris Dinas, Badan, Bagian, Sekretaris Camat, dan Lurah 2

3 STRUKTUR ORGANISASI PLID PPID PEMBANTU Tim Fasilitasi Pembina WALIKOTA WAKIL WALIKOTA Pengarah Sekretaris Daerah Selaku Atasan PPID Ketua PPID Utama Struktur Organisasi PLID PPID Pembantu Ketua PPID Pembantu Koordinator Sekretariat PLID BidangPengolah Data danKlasifikasiInformasi RPID / DIDP Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi LLID/DIDP/SIDP Tim Fasilitasi Sengketa Informasi 3

Penguatan Administrasi Mengguatkan PPID secara Administrasi ialah dengan membentuk Pengelola Layanan Informasi dan Dokuentasi (PLID) dan meng SK kan Struktur Organisasi PLID beserta lampiran SK sbb : 1). Atasan PPID dan PPID 2). Tim Pertimbangan 3). PPID Pembantu 4). Tim Fasilitasi PLID PPID Pembantu Sekurang-kurangnya menyiapkan pejabat khusus sesuai dengan nomor 2, 3, dan 4. 4

Pendukung PLID PPID UTAMA Standar Operasional Prosedur (SOP) Daftar Informasi dan Dokumentasi Publik (DIDP) Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) Sistem Informasi dan Dokumentasi Publik (SIDP) Laporan Layanan Informasi dan Dokumentasi (LLID) Forum Komunikasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (FKPPID) Khusus DIDP yang bisa diberikan, difoto copy dan/atau dicopy paste, maka Informasi dan Dokumentasi tersebut wajib dipublikasikan secara terbuka di Website/situs resmi Badan Publik 5

Standar Minimal Sarana Prasarana Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) PERMOHONAN Alur Permohonan Informasi Publik Di papan pengumuman atau di website DITULIS BAGI PEMOHON YANG BELUM MENGISI DAN MENANDATANGI FORMULIR PERMOHONAN DIANGGAP BELUM PERNAH MENGAJUKAN PERMOHONAN 3. Buku Tamu (Khusus) peminta/pemohon informasi publik 4. Formulir Permohonan Informasi Publik, baik hardcopy atau softcopy 5. Telepon Kantor atau HP Khusus Pelayanan Publik. 6. Jam Kerja Operasional PPID Pembantu 7. Komputer online dan petugas yang memahami Permohonan Informasi Publik. 8. Buku Register Permohonan dll, 9. Klasifikasi Informasi (Boleh dicopy dan copas, hanya boleh dibaca dan dilihat, serta yang dikecualikan) 10. Formulir Penolakan 11. Poster dan Leaflet pendukung 6

Penguatan Pelayanan Informasi PLID PPID Menyiapkan Ruang Pengelolaan Layanan Informasi dan Dokumentasi Publik ( RPLID ) beserta Petugas. Dan/atau sekurang-kurangnya MEJA PELAYANAN INFORMASI PUBLIK, dilengkapi dengan : CATATAN 1. buku permohonan; 2. formulir permohonan; 3. formulir penolakan; 4. DIDP beserta PERTIMBANGAN TERTULIS dan 5. Uji Konsekuensi Ruangan atau MEJA LAYANAN INFORMASI PUBLIK dapat Melayani masyarakat sesuai dengan kewenangan dan peraturan perundangan terkait. Petugas siap menerima permohonan melalui surat, surat elektronik (email dan aplikasi sejenis ), telepon, faks, maupun datang langsung. Semua pemohon ID dicatat pada buku permohonan. 7

Kerja Petugas RPID (Meja Layanan) [PADA WAKTU MENERIMA PERMOHONAN/PERMINTAAN] 1. Mencatat peminta/pemohon informasi pada Buku Tamu (Khusus) Informasi Publik. 2. Mencatat Indentitas Pemohon dan Informasi – Dokumentasi yang diminta. 3. Kalau Legal (memenuhi Syarat) Peminta/Pemohon ada KTP/SIM dan jelas permintaannya, maka disalin dalam Formulir Permohonan Informasi Publik, baik hardcopy atau softcopy 4. Kalau yang diminta ada dan boleh diberikan/dicopy/ disalin, maka saat itu juga langsung diberikan. 5. Apabila yang diminta ada, tetapi tidak boleh diberikan, maka ditolak dengan diberi penjelasan. (Uji KONSEKUENSI atau LAINNYA) 6. Apabila yang diminta belum ada, dan dalam peguasaan, maka dijanjikan 7. Apabila yang diminta tidak ada, maka dijawab tidak ada. Kalau mengetahui di PD lain, sebaiknya ditunjukkan dan/atau diarahkan ke PD itu. 8

Kerja Petugas RPID (Meja Layanan) [PADA WAKTU MEMBERIKAN INFORMASI PUBLIK] INFORMASI BERKAITAN DENGAN PELAYANAN PUBLIK WAJIB DIJELASKAN DAN DIBERIKAN SESUAI KETENTUAN Informasi berkaitan dengan kepentingan umum atau hajat hidup orang banyak disampaikan dan diberikan langsung dengen jalas dan tegas. Informasi berkaitan dengan hak milik perorangan (seperti tanah) hanya boleh diminta yang punya. Informasi berkaitan dengan anggaran hanya diberikan ringkasan (garis besarnya saja) Informasi berkaitan dengan kegiatan dan anggarannya, hanya diberikan ringkasan dan dokumen foto kegiatan beserta narasi secukupnya. Informasi berkaitan dengan Badan Privat (PT, CV, atau usaha lain yang bukan publik), hanya menunjukkan tempat dan/atau alamatnya saja. 7. Informasi yang tidak dikuasai, ditoklak dengan penjelasan dan ditunjuk PD lain, apabila mengetahui dan memahami. 9

Khusus Pelayanan Informasi PPID Utama PPID sudah menyiapkan Uji Konsekuensi dan Pertimbangan Tertulis dilengkapi dan dikuatkan oleh TIM PERTIMBANGAN. Ruangan harus sempurna dengan dilengkapi komputer yang bisa digunakan masyarakat secara langsung jika ingin menggunakan fasilitas tersebut untuk mengakses data ID yang terbuka dan dapat dicopas. Serta fasilitas lain setingkat Main Lobby ( Lobby Utama ). Petugas siap menerima permohonan melalui surat, surat elektronik (email dan aplikasi sejenis ), telepon, faks, maupun datang langsung. Semua pemohon ID dicatat pada buku permohonan. Informasi dan Dokumentasi (AKTIF) dibatasi 3 tahun ke belakang, selebihnya dimohon melalui ke Badan Arsip Daerah dengan seijin pemilik arsip. 10

Pemohon untuk Penelitian dan sejenis Bagi pemohon perorangan maupun kelompok orang serta ormas/topik/LSM yang meminta ID bersifat serius atau untuk penelitian dan sejenis, diminta melengkapi dengan membuat proposal dan/atau TOR. Mekanisme menjawab dan penyerahan ID sesuai ketentuan perundangan. Penjelasan Pertimbangan Tertulis (untuk informasi sensitif dan rahasia jabatan). Penjelasan Uji Konsekuensi (untuk informasi yang dikecualikan) sudah dalam penguasaan PLID, petugas RPLID, dan DIDP. Khusus pemohon penelitian dan sejenis diarahkan ke PPID Utama 11

Kerja Petugas DIDP (MENCATAT SEMUA KEGIATAN) Mencatat semua kegiatan, setiap hari kerja. Memilah kegiatan yang ada anggarannya, dan tercatat di DPA (Daftar Penggunaan Anggaran). Informasi berkaitan dengan hak milik perorangan (seperti tanah) dicatat khusus dan hanya boleh diminta yang punya (Pemiliknya). Informasi berkaitan dengan anggaran hanya diumumkan ringkasan (garis besarnya saja) Informasi berkaitan dengan kegiatan dan anggarannya, hanya diumumkan ringkasan dan dokumen foto kegiatan beserta narasi secukupnya. Mencatat dan mengumumkan semua informasi yang berkaitan dengan warga/orang banyak. 7. Mencatat dan mengumumkan secara khusus (bersifat segera) hal-hal yang membahayakan masyarakat sekitarnya. Dan/atau berkaitan dengan khalayak 12

Kinerja PPID Setiap Hari Mencatat Daftar informasi dan Dokumnetasi Publik (DIDP) dan Mengontrol DIDP sebelum direkap selama 1 Minggu. Melakukan Monitoring dan Evaluasi terhadap Kinerja PLID dan Fungsional pendukungnya seperti RPLID dll. DIDP harus didukung Pertimbangan Tertulis untuk Informasi dan Dokumentasi yang terbuka dan wajib diumumkan serta informasi yang hanya bisa dilihat dan diketahui (karena bersifat sensitif dan menjadi rahasia jabatan ) Dilengkapi Uji Konsekuensi bagi informasi yang dikecualikan.  (dibuatkan daftar tersendiri ; Daftar Informasi yang Dikecualikan) 13 F

Tanggapan atas Keberatan Mekanisme memberikan tanggapan Atasan PPID, apabila ada keberatan dari pemohon Informasi dan Dokumentasi. Semua diserahkan Atasan PPID (wajib dilengkapi dengan formulir keberatan). Diberi pengumuman BAGI PEMOHON YANG BELUM MENGISI DAN MENANDATANGI FORMULIR KEBERATAN DIANGGAP BELUM PERNAH MENGAJUKAN KEBERATAN 14

Kearsipan dan LLID Pengelolaan kearsipan Informasi dan Dokumentasi Pasal 9 Pengelolaan kearsipan Informasi dan Dokumentasi Pasal 10. Pengelolaan kearsipan Informasi dan Dokumentasi Pasal 11. Pengelolaan kearsipan Informasi dan Dokumentasi Pasal 9, 10 dan 11 yang pernah dimohon/diminta Laporan Layanan Informasi dan Dokumentasi (LLID) Penguatan PPID dengan mengaktifkan FKPPID dan Forom Pemohon/Pengguna Informasi dan Dokumegtasi (FPPID). Menyelenggarakan FGD dengan FKPPID dan jika memungkingkan dengan FPPID, guna mengetahui peran serta aktif masyarakat dalam kebijakan publik 15

Tim Sengketa Informasi Menyiapkan TIM FASILITASI (Tim Khusus yang menangani Sengketa Informasi) (melibatkan Perangkat Daerah dan/atau Unit Kerja, Kecamatan dan Kelurahan terkait saat proses ajudikasi non-litigasi) 16

Kunci Penguatan PPID 1). Pimpinan Badan Publik 2). Atasan PPID (Sekda) Kunci Pengguatan PPID secara Administrasi dan Kebijakan ditentukan : 1).  Pimpinan Badan Publik 2). Atasan PPID (Sekda) 3). Keaktifan Tim Pertimbangan 4). Keaktifan Petugas Meja Layanan dalam Kinerja PPID 17

HP : 0818394524 / 081230143933 Email : djokotetuko@yahoo.com 18

19