PENGELOLAAN ARSIP AKTIF Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. oleh Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. 081218114781, 0817194619 (WA) 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

BIODATA RIWAYAT NARASUMBER Workshop Pembentukan Record Center di IPB 2013 Workshop pengembangan SDM Kearsipan 2014 Workshop Penyusunan POB Kearsipan 2014 Diklat Tata Persuratan dan Kearsipan di IPB 2015 Bimtek Finalisasi JRA di Universitas Brawijaya, 2015 Bimtek di PT Migas 2015 Bimtek Pengelolaan Arsip Vital di ANRI 2015 Pelatihan Kearsipan di IAIN Rd Intan Lampung 2016 Bimbingan Penyusunan NSPK di UPI Bandung 2016 Fasilitasi Mitra Kerja Bidang Kearsipan di BPAD Yogya 2016 Bimtek Pengelola Kearsipan di DAPD Kab. Bogor 2017 Workshop Pedoman PAD di STIE Kesatuan Bogor 2017 Workshop Kearsipan di Universitas Negeri Lampung 2017 Workshop Kearsipan di Unikom Bandung 2017 Bimtek PAD Unsyiah Aceh di IPB Bogor 2017 Bimtek Kearsipan di UPI Bandung 2017 Workshop Pengisian SKP di IPB 2017 Penguatan Tenaga Arsiparis di Unimed Medan 2017 Pelatihan Kearsipan di PT Angkasa Pura I di Jkt (AAI) 2017 Seminar Nasional Jabatan Fungsional 2018 Seminar Kearsipan untuk guru SMK Kab Bogor 2018 Bimtek penyusutan arsip di Dept Biokim FMIPA IPB 2018 Sosialisasi sistem SKP di Dinas Arsip Kab Sukabumi 2018 Bimtek penggunaan JRA di UNILA 2018 Workshop Pemberkasah di Poltekneg Jakarta 2018 Bimtek Pemberkasan di OJK Jakarta (AAI) 2018 Diklat Pengelolaan Arsip Aktif di GSSI Bogor 2018 Sosialisasi Perka 4 dan 23 2017 di Pemda Kab Smi 2018 Sosialisasi penggunaan JRA di BEKRAF Jakarta 2018 Penguatan kapasitas arsiparis Badiklit Kemsos 2018 Bimtek arsip inaktif YPPK – AAI Jakarta 2018 NIP : 196711221993031003, Pembina, IV/a Jabatan : Arsiparis Madya / Kasubbag Layanan Arsip & Pembinaan Kearsipan TTL : Lebak, 22 Nopember 1967 RIWAYAT PENDIDIKAN S1 FATETA IPB, Jur. Mekanisasi Pertanian 1991 S2 UNPAK Bogor, Administrasi Pendidikan 2016 S3 UNPAK Bogor, Manajemen Pendidikan (Sem 4) RIWAYAT PEKERJAAN Kabid LAPK 2014 – sekarang Wakil Sekjen AAI 2016 – sekarang Direktur LDP – AAI 2017 – sekarang Kepala SMPIT An Naba 2017 – sekarang Ketua Forum Pengelola Arsip IPB 2017 - sekarang RIWAYAT PRESTASI Pegawai Administrasi Umum ke 1 tingkat IPB, 2011 Arsiparis Berprestasi ke 1 tingkat IPB, 2014, 2015 Arsiparis Teladan ke 3 tingkat nasional 2016 Arsiparis Teladan ke 1 tingkat nasional 2017 RIWAYAT SERTIFIKASI Sertifikasi Pengelolaan Arsip Dinamis, 2015 Sertifikasi Pengelolaan Arsip Statis, 2015 Sertifikasi Jenjang jabatan Arsiparis Madya, 2016 Sertifikasi Tim Penilai Arsiparis, 2016 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA (K3) Jalur Evakuasi Toilet Lift Tangga Pintu Tangga Darurat Klinik Masjid / Mushola Kantin Pos Satpam 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Jabatan Pimpinan Tinggi Kategori Keterampilan Kategori Keahlian ASN Jabatan Pimpinan Tinggi Jabatan Fungsional Jabatan Administrasi Utama Madya Muda Pertama Penyelia Mahir Terampil Pemula 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

KOMPETENSI Kompe-tensi ASN Kompetensi Manajerial Kompetensi Sosial Kultural Kompetensi Manajerial Kompetensi Teknis Per Unit Kerja dan Per Jenjang Jabatan Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) Pengelolaan Arsip Statis (PAS) Pembinaan Kearsipan (PK) Pengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi (PPAMI) Tugas Pokok Arsiparis 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Kompetensi Kearsipan Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD)  ? Pengelolaan Arsip Statis (PAS)  ? Pembinaan Kearsipan (PK)  ? Pengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi (PPAMI)  ? 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Kearsipan: hal-hal yang berkaitan dengan arsip Arsip: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK, yang dibuat atau diterima. Non Arsip : Amplop, copy (aslinya ada), rangkap arsip Arsip terbagi 2 jenis : Arsip Dinamis dan Arsip Statis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi oleh lembaga kearsipan setyosu@ipb.ac.id 20 May 2019

TI pada Jenis Arsip Arsip Dinamis (PAD) Aktif Inaktif Statis (PAS) Record Management Filling System 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

TI pada PAD PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan Pembuatan Penciptaan - Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Penciptaan Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Dokumentasi Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Penyediaan Alih media Penggunaan Pemanfaatan Kepentingan pemerintah dan masyarakat Klasifikasi Arsip, JRA, SKKAA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif Pemeliharaan Terjaga dan Umum Penyimpanan Arsip Alih Media Arsip Program Arsip Vital Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan - Penyelamatan & Pemulihan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi 20 May 2019

KAIDAH KEARSIPAN Disimpan sesuai dengan jenis, berkas, dan klasifikasinya Lama simpan sesuai retensinya Autentik, utuh, dan terpercaya Aman Mudah ditemukan Tertib dan rapi Mudah disusutkan Disusutkan sesuai waktu/retensinya Mudah diolah dan disajikan dalam bentuk informasi 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Kreatifitas dan inovasi TI Gap Analysis Gap (Delta) Expected Condition Existing Condition Dokumen hasil dan evaluasi Kreaatifitas & Inovasi TI (PDCA) ANRI , Kemendagri, Kemmenpan RB PEMDA 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pedoman Dasar Pengelolaan Arsip Dinamis Pedoman dasar yang harus dibuat untuk pengelolaan arsip dinamis Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Jadwal Retensi Arsip Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Program Arsip Vital 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Contoh Tata Naskah Dinas (TND) 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Klasifikasi Arsip Kode Fungsi Fasilitatif Fungsi Substantif BU Badan Usaha DA Pendidikan dan Pengajaran DL Pendidikan dan Pelatihan KR Kurikulum HK Hukum TD Tenaga Pendidik HM Hubungan Masyarakat KK Pengembangan Akademik KA Kearsipan JM Penjaminan Mutu KP Kepegawaian KM Kemahasiswaan RT Kerumahtanggaan PT Penelitian TU Tata Usaha TA Penunjang Akademik KU Keuangan PJ Publikasi Jurnal/Buku OT Organisasi dan Ketatalaksanaan PM Pengabdian kepada Masyarakat PA Pengawasan TP Tata Pamong/ Organ Perguruan Tinggi PL Perlengkapan DI Data dan Informasi Akademik PR Perencanaan TI Teknologi Informasi 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Contoh Klasifikasi Arsip 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Contoh Jadual Retensi Arsip (JRA)

20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Retensi Arsip Dinamis Arsip Aktif Arsip Inaktif Waktu Minimal Waktu Kumulatif Arsip Elektronik

Penentuan retensi arsip dilakukan berdasarkan pertimbangan nilai guna arsip. Minimal 2 (dua) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna administrasi; Minimal 5 (lima) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna hukum, pendidikan, ilmiah dan teknologi; Minimal 10 (sepuluh) tahun untuk arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban keuangan, catatan keuangan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan. Retensi atau jangka waktu simpan merupakan akumulasi dari retensi aktif dan inaktif.

Contoh Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA) 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pengguna yang berhak akses No. Tingkat Klasifikasi Keamanan dan Akses Penentu Kebijakan Pelaksana Kebijakan Pengawas Internal/ Eksternal Pu-blik Penegak Hukum 1. Biasa/ Terbuka √ 2. Terbatas - 3. Rahasia 4. Sangat Rahasia 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Kegiatan PAD – (TI: File pdf atau image) Penciptaan Pemeliharaan Penggunaan Penyusutan 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Musnah Aktif Inaktif Statis PENYUSUTAN ARSIP 2 1 3 Dinamis ? Arsip vital ? PAD ? PAS ? Organisasi ? Tempat Penyimpanan ? Penyusutan ? 1, 2, 3 ? Kapan 1, 2, 3 ? Inaktif diatas 10 thn ? Pemberkasan ? Penataan ? TND, PKA, JRA, SKKAA ? Pelayanan ? 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Penyusutan Pemindahan Pemusnahan Penyerahan Jenis Arsip Retensi Aktif Berita Acara (BA) Scanning BA Data Arsip Pindah Foto emindahan Pemindahan Data Arsp Musnah Foto Pemusnahan Pemusnahan Berita Acara Scanning (BA) Data Arsip Serah Foto Penyerahan Penyerahan Central File Desa UPT/Sekolah Jurusan/Unit Record Center Kecamatan Dinas lain Fakultas/Rektorat Depot + Record Center Dinas Arsip (LKD) LKPT Jenis Arsip Retensi Aktif Retensi Inaktif Keterangan Arsip A 2 tahun 3 tahun Musnah Arsip B 4 tahun 8 tahun Permanen Arsip C 1 tahun Dinilai Kembali 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Musnah Arsip Non Arsip Musnah Non Arsip Aktif Inaktif < 10 Statis ALUR PENYUSUTAN ARSIP Musnah Arsip Non Arsip Musnah Non Arsip 2 4 2 2 Aktif Inaktif < 10 Statis 1 3 1 3 5 Inaktif >=10 6 Musnah Arsip Non Arsip 7 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

TI pada Pencip-taan Penge-tikan Input Data Alih Media Konversi Input Data Alih Media 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

TI pada Pemeliharaan Pemberkasan file digital arsip aktif Data Penataan Arsip Inaktif Legalisasi dan Autentikasi – alih media Backup data (aktif, inaktif, vital) 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

TI pada Kelompok Arsip ARSIP Item File / berkas Sub Series Series Fond

Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Daftar Berkas Nomor Berkas Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Kurun Waktu Jumlah Ket. Daftar Isi Berkas Nomor Berkas Nomor Item Arsip Kode Klasifikasi Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Ket. 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Daftar Arsip Aktif Nomor 16. Sifat Arsip Nomor Berkas 17. Tingkat Perkembangan Nomor Item Arsip 18. Lokasi File pdf Kode Klasifikasi 19. Tunjuk Silang Uraian Informasi Berkas 20. Vital/tidak Uraian Informasi Arsip/Item Tanggal Kurun Waktu Jumlah Lokasi Simpan Retensi Aktif Musnah/Permanen Tanggal Lengkap/Close Tangal Mulai Aktif Tanggal Mulai Pindah setyosu@ipb.ac.id 20 May 2019

DaftarArsip Aktif 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pemberkasan file digital DL DL.00 DL.00.00 file 1 file 2 file 3 file 4 PP PP.07 PP.07.01 PN PN.00 PN.00.00 PN.00.00.00 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pemberkasan arsip dengan KLASIFIKASI 35 35

ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)

20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

FOLDER 8 cm TAB 2 cm 35,5 cm 24 cm Folder dengan tab di atas

GUIDE ATAU SEKAT FOLDER TERTIER SEKUNDER PRIMER

KP.02 PROMOSI KP KEPEGAWIAN Budiyanto Abdullah, Wahab KP.02.00 KENAIKAN PANGKAT KP KEPEGAWIAN

20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

ARSIP DI RECORD CENTRE (setelah ditata)

PENOMORAN Contoh: 05.09.02.11 05: gedung/ ruang 09: rak 02: baris 11: boks 05.09.02.11

PENATAAN BOKS DLM RAK 1 2 3 4 5 6 7 8 9 19 10 II 30 29 20 39 49 40 III 1 2 3 4 5 6 7 8 9 19 10 II 30 29 20 39 49 40 III 50 59 60 79 IV 69 70

TI pada Penggunaan Copy Scanning Data Penggunaan Statistik Penggunaan

ELECTRONIC FILE SYSTEM Isi, struktur, konteks Teknologi, media Penciptaan Pemberkasan informasi Alih media Pemeliharaan Baca, salin Unduh Penggunaan Pemusnahan Migrasi Penyusutan Folder & Repository Klasifikasi, Retensi, KKA, TI

Sistem Informasi Kearspian SIKD SIKS SIKN JIKN

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) DATA PENYUSUTAN DATA RETENSI ARSIP DATA KLASIFIKASI ARSIP DATA STRUKTUR ORGANISASI 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Tampilan form input SIKD 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Surat elektronik Dinas Pesan singkat Pribadi Kombinasi Dikaptur Dipelihara Dinas Tidak dikaptur Disimpan tidak lama Pesan singkat Dimusnahkan setelah tidak diperlukan Pribadi Dikelola dengan baik Kombinasi

PRAKTEK: Isikan dalam Daftar Arsip Aktif Peminjaman ruangan untuk diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN ke Kepala Perpus --- 12/10/15 Rencana evaluasi mahasiswa terhadap dosen --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh dosen TIN --- 8/10/15 Undangan peserta diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN keseluruh kepala unit kerja di IPB --- 14/10/15 Undangan pertemuan di Auditorium Fateta untuk sosialisasi evaluasi dosen tgl 20 Oktober 2015 --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh mahasiswa semester 5 --- 13/10/15 Contoh Sertifikat diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/15 Daftar Hadir sosialisasi evaluasi dosen --- 21/10/15 Proposal Penelitian (proposal skripsi) --- Surat dari Agus Handoko (mhs TIN) ke dosen pembimbing (tembusan kepada Kadep TIN) – 16/10/15 Daftar Hadir diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/15 Laporan hasil evaluasi dari mahasiswa terhadap dosen Departemen TIN --- Surat dari Kadep TIN ke Dekan Fateta --- 23/10/15 Persetujuan proposal penelitian --- Surat dari Kadep TIN ke Agus Handoko --- 21/10/15 setyosu@ipb.ac.id 20 May 2019

Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan) No No Berkas No Item Ar-sip Kode Klasifikasi Re-tensi Arsip Musnah/Perma-nen Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah 1 DL.00.00 Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 2 Surat undangan peserta diklat 3 Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 4 Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 5 PP.07.01 Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 6 Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 7 Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 8 Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 9 ? PN.00.00.00 Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 10 Surat persetujuan proposal penelitian 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan) No No Berkas No Item Ar-sip Kode Klasifikasi Re-tensi Arsip Musnah/Perma-nen Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah 1 DL.00.00 Musnah Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 2 Surat undangan peserta diklat 3 Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 4 Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 5 PP.07.01 Permanen Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 6 Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 7 Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 8 Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 9 ? PN.00.00.00 Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 10 Surat persetujuan proposal penelitian 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan) No No Berkas No Item Ar-sip Kode Klasifikasi Re-tensi Arsip Musnah/Perma-nen Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah 1 DL.00.00 Musnah Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 01/01/ 16 01/01/ 17 2 Surat undangan peserta diklat 3 Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 4 Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 5 PP.07.01 Permanen Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 01/01/ 18 6 Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 7 Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 8 Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 9 ? PN.00.00.00 Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 10 Surat persetujuan proposal penelitian 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Tes dasar Arsip : .............. atau ......... dalam berbagai bentuk dan ..... Jenis arsip : .........., .........., Jenis arsip dinamis: ..........., ............, ........... Kompetensi arsiparis ada ......, yaitu ......... Pedoman dasar PAD ada ......., yaitu ........ Harus tahu bentuknya Kegiatan dasar PAD ada ......., yaitu ...... Kegiatan penciptaan arsip ada ...... yaitu ....... Pedoman penciptaan arsip ada ..... yaitu ........... Kegiatan penggunaan arsip ada ...... yaitu ....... Pedoman penggunaan arsip ada ....., yaitu ........ Kegiatan pemeliharaan arsip aktif ada ....., yaitu ..... Pedoman pemberkasan arsip aktif ada ...., yaitu .... Kegiatan penyusutan arsip, ada ......, yaitu ....... Pedoman penyusutan arsip ada ....., yaitu ..... Jenis ruang penyimpanan ada ....... yaitu ........ untuk ...... Retensi = ....... Ada ..... macam, yaitu ....... 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Terima Kasih Mari kita manfaatkan! 25th Oct 2008 sjabana@gmail.com 20 May 2019 setyosu@ipb.ac.id sjabana@gmail.com