Perencanaan Kapasitas SI403 Riset Operasi Suryo Widiantoro, MMSI, M.Com(IS)

Capaian Pembelajaran Materi Perkuliahan Mahasiswa mampu menjelaskan perancangan dan pengelolaan proses dalam organisasi

Topik Bahasan Perencanaan kapasitas dalam organisasi Perencanaan kapasitas jangka panjang Strategi waktu dan ukuran kapasitas Pendekatan keputusan kapasitas jangka panjang

Kapasitas (capacity)  rasio maksimum output dari sebuah proses atau sistem Manajer bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki kapasitas untuk memenuhi permintaan saat ini dan masa depan Perubahan pada kapasitas sebuah proses akan memiliki dampak pada proses lain dalam rantai Bila tidak maka organisasi akan kehilangan peluang untuk tumbuh dan profit

Perencanaan kapasitas (jangka panjang): MANAJEMEN KAPASITAS Perencanaan kapasitas (jangka panjang): Economies of scale dan diseconomies of scales Strategi capacity timing dan capacity sizing Pendekatan sistematis untuk keputusan kapasitas

Perencanaan kapasitas dalam organisasi

Management information systems Keputusan kapasitas berdampak pada area fungsional yang berbeda di seluruh organisasi: menyediakan informasi biaya yang diperlukan untuk mengevaluasi keputusan ekspansi kapasitas Accounting melakukan analisis keuangan terhadap investasi pengembangan kapasitas yang diajukan dan menggalang dana untuk mendukungnya Finance merancang infrastruktur elektronik yang diperlukan untuk membuat data dan menyediakan bagi mereka yang membutuhkannya untuk menganalisis pilihan kapasitas Management information systems

Operations Purchasing Marketing Human resources terlibat di dalam pemilihan strategi kapasitas yang dapat diimplementasikan untuk memenuhi permintaan masa depan secara efektif Operations memfasilitasi akuisisi kapasitas luar dari pemasok Purchasing menyediakan peramalan permintaan yang diperlukan untuk mengidentifikasi capacity gap Marketing fokus pada perekrutan dan pelatihan karyawan yang dibutuhkan untuk mendukung rencana kapasitas internal, sehingga semua departemen dalam perusahaan terlibat dengan dan dipengaruhi oleh keputusan perencanaan kapasitas jangka panjang Human resources

Tools untuk perencanaan kapasitas Tools yang digunakan untuk ketidakpastian dan keberagaman permintaan: untuk perilaku pelanggan yang acak dan independen, secara waktu kedatangan dan kebutuhan 1. Waiting-line 2. Simulation untuk antisipasi kejadian (event), seperti tindakan pesaing, yang lebih membutuhkan urutan keputusan mengenai kapasitas 3. Decision trees

Perencanaan kapasitas jangka panjang

Rencana kapasitas jangka panjang berurusan dengan: investasi pada fasilitas dan peralatan pada level organisasi membutuhkan partisipasi dan persetujuan manajemen puncak karena hal tersebut tidak mudah untuk diubah

Mengukur kapasitas dan utilisasi Cocok diterapkan pada proses yang menghasilkan produk atau layanan dalam jumlah banyak, misal pabrik mobil Pengukuran output kapasitas Biasanya digunakan untuk proses yang fleksibel dan menghasilkan produk dengan volume sedikit, misal pabrik furnitur Pengukuran input kapasitas Adalah tingkat penggunaan sumberdaya (peralatan, tempat, karyawan) yang diukur sebagai rasio rata-rata output terhadap kapasitas maksimum dalam ukuran persen Utilisasi

Rata-rata rasio output (average output rate) dan kapasitas harus diukur dengan satuan yang sama, misal: waktu, pelanggan, unit, atau uang Rasio utilisasi (utilization rate)  kebutuhan akan kapasitas tambahan ekstra atau menghapuskan kapasitas yang tidak dibutuhkan

economies of scale dapat mendorong biaya turun saat output meningkat Economies of scale  biaya unit rata-rata dari layanan atau barang dapat dikurangi dengan meningkatkan rasio output Fixed cost terbagi ke lebih banyak unit; Biaya konstruksi berkurang; Biaya pembelian material dipotong; dan Keuntungan proses ditemukan economies of scale dapat mendorong biaya turun saat output meningkat

X Diseconomies of scale Sebuah fasilitas dapat menjadi cukup besar sehingga timbul diseconomies of scale  biaya rata-rata per unit meningkat seiring dengan ukuran fasilitas yang bertambah X SEBAB: kelebihan ukuran dapat menyebabkan kompleksitas, hilang fokus, dan inefisiensi yang menambah biaya unit rata-rata dari layanan dan produk terlalu banyak lapisan karyawan dan birokrasi dapat menyebabkan manajemen untuk kehilangan sentuhan dengan karyawan dan pelanggan

Strategi waktu dan ukuran kapasitas

3 dimensi strategi kapasitas sebelum membuat keputusan kapasitas: Mengukur capacity cushion, Menghitung waktu dan ukuran ekspansi, dan Menghubungkan kapasitas proses dan keputusan operasi lainnya

1# Mengukur Capacity Cushion Capacity cushion  jumlah cadangan kapasitas yang digunakan sebuah proses untuk menangani peningkatan dadakan pada permintaan atau kehilangan sementara pada kapasitas produksi CC mengukur jumlah penggunaan rata-rata (secara kapasitas total) yang jatuh di bawah 100 persen Rumusnya: capacity cushion = 100 (%) – rasio penggunaan rata-rata (%)

2# Waktu dan Ukuran Ekspansi Strategi ekspansi kapasitas: Strategi expansionist  melibatkan loncatan besar dan jarang dalam kapasitas misal: membangun fasilitas baru untuk meminimalkan kemungkinan hilangnya penjualan karena kapasitas yang kurang

Strategi wait-and-see  melibatkan loncatan lebih kecil dan sering misal: merenovasi fasilitas yang ada; untuk memenuhi kebutuhan maka bergantung pada solusi jangka pendek seperti lembur, pekerja honorer, subkontraktor, stok keluar, dan penundaan pemeliharaan peralatan

3# Kaitkan Kapasitas dan Keputusan Lain Keputusan kapasitas harus berkaitan erat dengan proses dan rantai pasok di seluruh organisasi Saat manajer membuat keputusan mengenai perancangan proses, menentukan derajat fleksibilitas sumberdaya dan inventori, dan menentukan lokasi fasilitas, harus mempertimbangkan dampaknya pada capacity cushion Capacity cushion pada jangka panjang dapat melindungi organisasi dari ketidakpastian, sebagaimana halnya fleksibilitas sumberdaya, inventori, dan lead time pelanggan yang lebih panjang

Pendekatan sistematis keputusan kapasitas jangka panjang

Prosedur 4 langkah ini dapat membantu manajer dalam membuat keputusan kapasitas yang baik: 1. Estimasi kebutuhan kapasitas masa depan 2. Identifikasi kesenjangan dengan membandingkan kebutuhan dengan kapasitas yang tersedia 3. Kembangkan rencana cadangan untuk mengurangi kesenjangan 4. Evaluasi setiap alternatif secara kualitatif dan kuantitatif, serta membuat pilihan akhir

1# estimasi kebutuhan kapasitas Pada saat hanya satu produk atau layanan yang diproses pada sebuah operasi dan periode waktu satu tahun tertentu, maka kebutuhan kapasitas M, adalah D = ramalan permintaan untuk tahun tersebut (jumlah pelanggan yang dilayani atau unit yang diproduksi) p = waktu pemrosesan (dalam jam per pelanggan dilayani atau unit diproduksi) N = total jumlah jam per tahun selama proses beroperasi C = capacity cushion yang diinginkan (dinyatakan dalam persen)

Q = jumlah unit dalam setiap lot Pencatatan waktu proses dan persiapan untuk banyak/multi produk atau layanan maka diperoleh: Q = jumlah unit dalam setiap lot s = waktu persiapan (setup) dalam jam per lot Waktu yang diperlukan untuk mengubah proses atau operasi dari membuat suatu produk/layanan ke produk/layanan lainnya

Contoh #1 Sebuah copy center mencetak laporan untuk 2 klien: X dan Y. Copy center beroperasi selama 250 hari per tahun, dengan 1 shift selama 8 jam. Pimpinan melihat bahwa capacity cushion sebesar 15 persen adalah yang terbaik. Saat ini copy center memiliki 3 mesin fotokopi. Berdasarkan tabel di bawah ini, tentukan berapa mesin fotokopi yang dibutuhkan di copy center.

Pembahasan: Kesimpulan: [Dp + (D/Q)s] produk 1 + … [Dp + (D/Q)s] produk n M = ----------------------------------------------------------------------- N[1 – (C/100)] [2.000(0,5) + (2.000/20)(0,25)] klien x + [6.000(0,7) + (6.000/30)(0,40)] client y M = ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- [(250 hari/thn)(1 shift/hari)(8 jam/hari)][1,0 – (15/100)] M = 5.305/1.700 = 3,12  Dibulatkan ke atas maka kebutuhan menjadi 4 mesin Kesimpulan: Dengan 3 mesin tidak dapat memenuhi capacity cushion 15%, untuk memenuhi kebutuhan harus melakukan lembur. Idealnya harus memiliki 4 mesin.

2# identifikasi kesenjangan Capacity gap  selisih (positif atau negatif) antara kebutuhan kapasitas yang diproyeksikan (M) dengan kapasitas saat ini CATATAN! Komplikasi muncul pada saat beberapa operasi dan banyak sumberdaya input dilibatkan Mengembangkan kapasitas pada beberapa operasi mungkin dapat meningkatkan kapasitas secara keseluruhan

3# kembangkan alternatif Mengembangkan rencana alternatif untuk mengatasi kesenjangan: Alternatif base case  tidak melakukan apapun dan kehilangan order dari permintaan yang melebihi kapasitas saat ini atau menjadi beban biaya karena kapasitas terlalu besar Strategi expansionist dan wait-and-see Ekspansi di lokasi berbeda Pilihan jangka pendek  lembur, pekerja honorer, subkontraktor Alternatif untuk mengurangi kapasitas  menutup pabrik atau gudang, merumahkan karyawan, mengurangi hari atau jam operasi

4# evaluasi alternatif Manajer mengevaluasi setiap alternatif secara kualitatif dan kuantitatif Pertimbangan kualitatif  manajer melihat bagaimana setiap alternatif memenuhi seluruh strategi kapasitas dan aspek lain dari bisnis yang tidak termasuk dalam analisis finansial Pertimbangan kuantitatif  Manajer mengestimasi perubahan pada arus kas untuk setiap alternatif sepanjang waktu yang diramalkan dibandingkan dengan nilai acuan. Arus kas (cash flow)  selisih antara aliran dana masuk dan keluar organisasi selama periode waktu, misalnya pendapatan, biaya, dan perubahan pada aset dan hutang.

LATIHAN #4 CAPACITY REQUIREMENT

Soal 1 Anda diminta membuat perencanaan kapasitas di PT. Surfoot Sandal, yaitu menghitung jumlah mesin yang diperlukan untuk produksi sandal. Pabrik membuat 3 jenis produk: sandal pria, wanita, dan anak- anak. Standar waktu proses dan persiapan, ukuran lot, dan ramalan permintaan dapat dilihat pada tabel. Perusahaan beroperasi dengan 2 shift masing-masing selama 8 jam, 5 hari per minggu, 50 minggu per tahun. Pengalaman memperlihatkan bahwa capacity cushion sebesar 5 persen adalah cukup untuk operasi saat ini.

Tentukanlah: Berapa mesin yang sesungguhnya dibutuhkan? Bila saat ini dioperasikan 2 mesin, berapakah capacity gap yang terjadi?

Soal 2 PT. Rodakudua memproduksi berbagai jenis sepeda touring dan sepeda mountain. Sepeda yang sama diproduksi dengan ukuran lot 100. Proyeksi permintaan (demand), ukuran (lot size), dan standar waktu dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Pabrik beroperasi dalam 8 jam/hari, 5 hari/minggu, dan 50 minggu/tahun. Pabrik mengoperasikan lima workstation, yang masing-masing memproduksi satu sepeda untuk setiap saat sesuai dengan yang tertera pada tabel. Pabrik menjaga agar capacity cushion adalah sebesar 15%. Hitunglah berapa workstation akan diperlukan tahun depan untuk memenuhi permintaan tanpa menggunakan waktu lembur (overtime) dan mengurangi capacity cushion yang ada saat ini?

Terima Kasih