Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS oleh Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. 081218114781, 0817194619 (WA) 21 Desember 2018 setyosu@ipb.ac.id

BIODATA RIWAYAT NARASUMBER Workshop Pembentukan Record Center di IPB 2013 Workshop pengembangan SDM Kearsipan 2014 Workshop Penyusunan POB Kearsipan 2014 Diklat Tata Persuratan dan Kearsipan di IPB 2015 Bimtek Finalisasi JRA di Universitas Brawijaya, 2015 Bimtek di PT Migas 2015 Bimtek Pengelolaan Arsip Vital di ANRI 2015 Pelatihan Kearsipan di IAIN Rd Intan Lampung 2016 Bimbingan Penyusunan NSPK di UPI Bandung 2016 Fasilitasi Mitra Kerja Bidang Kearsipan di BPAD Yogya 2016 Bimtek Pengelola Kearsipan di DAPD Kab. Bogor 2017 Workshop Pedoman PAD di STIE Kesatuan Bogor 2017 Workshop Kearsipan di Universitas Negeri Lampung 2017 Workshop Kearsipan di Unikom Bandung 2017 Bimtek PAD Unsyiah Aceh di IPB Bogor 2017 Bimtek Kearsipan di UPI Bandung 2017 Workshop Pengisian SKP di IPB 2017 Penguatan Tenaga Arsiparis di Unimed Medan 2017 Pelatihan Kearsipan di PT Angkasa Pura I di Jkt (AAI) 2017 Seminar Nasional Jabatan Fungsional 2018 Seminar Kearsipan untuk guru SMK Kab Bogor 2018 Bimtek penyusutan arsip di Dept Biokim FMIPA IPB 2018 Sosialisasi sistem SKP di Dinas Arsip Kab Sukabumi 2018 Bimtek penggunaan JRA di UNILA 2018 Workshop Pemberkasah di Poltekneg Jakarta 2018 Bimtek Pemberkasan di OJK Jakarta (AAI) 2018 Diklat Pengelolaan Arsip Aktif di GSSI Bogor 2018 Sosialisasi Perka 4 dan 23 2017 di Pemda Kab Smi 2018 Sosialisasi penggunaan JRA di BEKRAF Jakarta 2018 Penguatan kapasitas arsiparis Badiklit Kemsos 2018 Bimtek arsip inaktif YPPK – AAI Jakarta 2018 NIP : 196711221993031003, Pembina, IV/a Jabatan : Arsiparis Madya / Kasubbag Layanan Arsip & Pembinaan Kearsipan TTL : Lebak, 22 Nopember 1967 RIWAYAT PENDIDIKAN S1 FATETA IPB, Jur. Mekanisasi Pertanian 1991 S2 UNPAK Bogor, Administrasi Pendidikan 2016 S3 UNPAK Bogor, Manajemen Pendidikan (Sem 4) RIWAYAT PEKERJAAN Kabid LAPK 2014 – sekarang Wakil Sekjen AAI 2016 – sekarang Direktur LDP – AAI 2017 – sekarang Kepala SMPIT An Naba 2017 – sekarang Ketua Forum Pengelola Arsip IPB 2017 - sekarang RIWAYAT PRESTASI Pegawai Administrasi Umum ke 1 tingkat IPB, 2011 Arsiparis Berprestasi ke 1 tingkat IPB, 2014, 2015 Arsiparis Teladan ke 3 tingkat nasional 2016 Arsiparis Teladan ke 1 tingkat nasional 2017 RIWAYAT SERTIFIKASI Sertifikasi Pengelolaan Arsip Dinamis, 2015 Sertifikasi Pengelolaan Arsip Statis, 2015 Sertifikasi Jenjang jabatan Arsiparis Madya, 2016 Sertifikasi Tim Penilai Arsiparis, 2016 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Peraturan Kearsipan UU 43 2009 tentang Kearsipan PP 28 2012 tentang pelaksanaan UU 43 2009 Perka ANRI 24 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan PT Permenristekdikti 51 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kemristekdikti Permenristekdikti 23 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan Kemristekdikti 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Peraturan Rektor IPB 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip 4/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas 10/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Program ArsipVital 13/IT3/TU/2017 tentang Jadwal Retensi Arsip 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Jabatan Pimpinan Tinggi Kategori Keterampilan Kategori Keahlian ASN Jabatan Pimpinan Tinggi Jabatan Fungsional Jabatan Administrasi Utama Madya Muda Pertama Penyelia Mahir Terampil Pemula 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Kearsipan: hal-hal yang berkaitan dengan arsip Arsip: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK, yang dibuat atau diterima. Non Arsip : Amplop, copy (aslinya ada), rangkap arsip Arsip terbagi 2 tahap/jenis : Arsip Dinamis dan Arsip Statis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi oleh lembaga kearsipan Arsip dinamis terbagi 2 tahap/jenis: arsip aktif dan arsip inaktif Arsip aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi Arsip inaktif : arsip yang frekuensi penggunaannya mulai berkurang Retensi : lamanya waktu simpan minimal dari tiap jenis arsip (retensi aktif, retensi inaktif, retensi total, retensi kuantitatif, retensi kualitatif) setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

Retensi Arsip Dinamis Arsip Aktif Arsip Inaktif Waktu Minimal Waktu Kumulatif Arsip Elektronik

Penentuan retensi arsip dilakukan berdasarkan pertimbangan nilai guna arsip. Minimal 2 (dua) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna administrasi; Minimal 5 (lima) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna hukum, pendidikan, ilmiah dan teknologi; Minimal 10 (sepuluh) tahun untuk arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban keuangan, catatan keuangan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan. Retensi atau jangka waktu simpan minimal merupakan akumulasi dari retensi aktif dan inaktif.

KAIDAH KEARSIPAN Tertib dan rapi Mudah ditemukan Aman Autentik, utuh, dan terpercaya Disimpan sesuai dengan jenis, berkas, dan klasifikasinya Lama simpan sesuai retensinya Mudah disusutkan –> mengalir –> sisa : arsip statis (5-10%) Disusutkan sesuai waktu/retensinya Mudah diolah dan disajikan dalam bentuk informasi 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Kompetensi Kearsipan Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD)  ? Pengelolaan Arsip Statis (PAS)  ? Pembinaan Kearsipan (PK)  ? Pengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi (PPAMI)  ? 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pengelolaan arsip dinamis (PAD) Penciptaan Pemeliharaan Penggunaan Penyusutan 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pengelolaan arsip statis (PAS) Akuisisi Pengolahan Preservasi Akses (pemanfaatan, pendayagunaan, pelayanan publik) 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pembinaan Kearsipan (PK) Pengarahan Penguatan Pemberdayaan 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pengelolaan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi (PPAMI) Arsip aktif ke SIKN/JIKN Arsip inaktif ke SIKN/JIKN Arsip vital ke SIKN/JIKN Arsip terjaga ke SIKN/JIKN Arsip statis ke SIKN/JIKN 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Organisasi Kearsipan Unit Pengolah (setiap unit, termasuk organisasi kemahasiswaan) Unit Kearsipan (Fakultas, rektorat) Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi / LKPT (Unit Arsip) Musnah Unit Pengolah Unit Kearsipan Lembaga Kearsipan 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pedoman Dasar Pengelolaan Arsip Dinamis Pedoman dasar yang harus dibuat untuk pengelolaan arsip dinamis Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Jadwal Retensi Arsip Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip HARUS SINKRON !!! Program Arsip Vital 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Lingkup PAD PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan Pembuatan Penciptaan - Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Penciptaan Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Dokumentasi Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Penyediaan Alih media Penggunaan Pemanfaatan Kepentingan pemerintah dan masyarakat Klasifikasi Arsip, JRA, SKKAA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif Pemeliharaan Terjaga dan Umum Penyimpanan Arsip Alih Media Arsip Program Arsip Vital Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan - Penyelamatan & Pemulihan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi 28 May 2019

Contoh Tata Naskah Dinas (TND) 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Contoh JRA 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Contoh Jadual Retensi Arsip (JRA)

Contoh SKKAA 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pengguna yang berhak akses No. Tingkat Klasifikasi Keamanan dan Akses Penentu Kebijakan Pelaksana Kebijakan Pengawas Internal/ Eksternal Pu-blik Penegak Hukum 1. Biasa/ Terbuka √ 2. Terbatas - 3. Rahasia 4. Sangat Rahasia 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

JENIS NASKAH DINAS Naskah Dinas ada beberapa jenis, yaitu : a. Peraturan b. Keputusan c. Instruksi d. Standar Operasional Prosedur e. Surat Edaran f. Surat Dinas g. Nota Dinas h. Memo

i. Surat Undangan j. Surat Tugas k. Surat Pengantar l i. Surat Undangan j. Surat Tugas k. Surat Pengantar l. Nota Kesepahaman m. Surat Perjanjian n. Surat Kuasa o. Surat Keterangan p. Surat Pernyataan q. Pengumuman r. Berita Acara s. Laporan t. Notula rapat u. Telaahan Staf.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat dinas : Nomor Surat Dinas terdiri dari : nomor urut, kode surat (kode organisasi, kode hal), tahun pembuatan surat Dalam penulisan nomor urut surat, tidak boleh dikombinasikan dengan huruf. Dalam lampiran, jumlah lampiran dengan satu atau dua kata dapat diketik dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti dengan angka. Contoh : satu lembar; dua puluh lembar. Sedangkan yang tiga angka atau lebih, diketik dengan menggunakan angka arab. Contoh : 33 lembar Kata lampiran tdak perlu diketik, apabila tidak ada yang dilampirkan. Lampiran tidak harus diberikan kepada semua tembusan.

“Hal” surat dinas berisikan inti keseluruhan, diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, tanpa diakhiri dengan tanda baca. Kata hal (bukan perihal) diketik dibawah lampiran, dan apabila lampiran tidak ada, maka diketik dibawah kata nomor. Tanggal diketik disebelah kanan sebaris dengan nomor surat. Tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.

Pengetikan alamat surat dinas, pada alamat yang dituju tidak didahului dengan kata depan di. Awal kalimat isi surat dinas diketik dibawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. Nama jabatan dan nama pejabat yang menandatangani surat dinas diketik disebelah kanan bawah dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Singkatan NIP diketik dibawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

Setiap surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh pejabat yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut. Paraf dibubuhkan disebelah kiri/ sebelum nama pejabat yang menandatangani surat dinas.

Tembusan Apabila ada tembusan, kata tembusan diketik dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah, diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani surat dinas. Pihak yang diberi tembusan, diketik dibawah kata tembusan, apabila lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka arab. Pihak yang diberi tembusan tidak didahului dengan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan.

Untuk keserasian dan estetika surat dinas (fleksibel): Ruang tepi atas 2 spasi dibawah kop surat, apabila tidak pakai kop 2 cm dari tepi atas. Ruang tepi bawah sekurang-kurangnya 2,5 cm dari bawah kertas. Ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kertas. Ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.

Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Daftar Berkas Nomor Berkas Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Kurun Waktu Jumlah Ket. Daftar Isi Berkas Nomor Berkas Nomor Item Arsip Kode Klasifikasi Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Ket. 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Daftar Arsip Aktif Nomor 16. Sifat Arsip Nomor Berkas 17. Tingkat Perkembangan Nomor Item Arsip 18. Lokasi File pdf Kode Klasifikasi 19. Tunjuk Silang Uraian Informasi Berkas 20. Vital/tidak Uraian Informasi Arsip/Item Tanggal Kurun Waktu Jumlah Lokasi Simpan Retensi Aktif Musnah/Permanen Tanggal Lengkap/Close Tangal Mulai Aktif Tanggal Mulai Pindah setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

DaftarArsip Aktif 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pemberkasan file digital DL DL.00 DL.00.00 file 1 file 2 file 3 file 4 PP PP.07 PP.07.01 PN PN.00 PN.00.00 PN.00.00.00 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pemberkasan arsip dengan KLASIFIKASI 40 40

ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)

28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

FOLDER 8 cm TAB 2 cm 35,5 cm 24 cm Folder dengan tab di atas

GUIDE ATAU SEKAT FOLDER TERTIER SEKUNDER PRIMER

KP.02 PROMOSI KP KEPEGAWIAN Budiyanto Abdullah, Wahab KP.02.00 KENAIKAN PANGKAT KP KEPEGAWIAN

28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

ARSIP DI RECORD CENTRE (setelah ditata)

PENOMORAN Contoh: 05.09.02.11 05: gedung/ ruang 09: rak 02: baris 11: boks 05.09.02.11

PENATAAN BOKS DLM RAK 1 2 3 4 5 6 7 8 9 19 10 II 30 29 20 39 49 40 III 1 2 3 4 5 6 7 8 9 19 10 II 30 29 20 39 49 40 III 50 59 60 79 IV 69 70

28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Tampilan form input SIKD 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

PRAKTEK: Isikan dalam Daftar Arsip Aktif Peminjaman ruangan untuk diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN ke Kepala Perpus --- 12/10/15 Rencana evaluasi mahasiswa terhadap dosen --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh dosen TIN --- 8/10/15 Undangan peserta diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN keseluruh kepala unit kerja di IPB --- 14/10/15 Undangan pertemuan di Auditorium Fateta untuk sosialisasi evaluasi dosen tgl 20 Oktober 2015 --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh mahasiswa semester 5 --- 13/10/15 Contoh Sertifikat diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/15 Daftar Hadir sosialisasi evaluasi dosen --- 21/10/15 Proposal Penelitian (proposal skripsi) --- Surat dari Agus Handoko (mhs TIN) ke dosen pembimbing (tembusan kepada Kadep TIN) – 16/10/15 Daftar Hadir diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/15 Laporan hasil evaluasi dari mahasiswa terhadap dosen Departemen TIN --- Surat dari Kadep TIN ke Dekan Fateta --- 23/10/15 Persetujuan proposal penelitian --- Surat dari Kadep TIN ke Agus Handoko --- 21/10/15 setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan) No No Berkas No Item Ar-sip Kode Klasifikasi Re-tensi Arsip Musnah/Perma-nen Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah 1 DL.00.00 Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 2 Surat undangan peserta diklat 3 Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 4 Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 5 PP.07.01 Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 6 Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 7 Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 8 Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 9 ? PN.00.00.00 Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 10 Surat persetujuan proposal penelitian 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan) No No Berkas No Item Ar-sip Kode Klasifikasi Re-tensi Arsip Musnah/Perma-nen Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah 1 DL.00.00 Musnah Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 2 Surat undangan peserta diklat 3 Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 4 Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 5 PP.07.01 Permanen Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 6 Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 7 Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 8 Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 9 ? PN.00.00.00 Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 10 Surat persetujuan proposal penelitian 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan) No No Berkas No Item Ar-sip Kode Klasifikasi Re-tensi Arsip Musnah/Perma-nen Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah 1 DL.00.00 Musnah Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 01/01/ 16 01/01/ 17 2 Surat undangan peserta diklat 3 Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 4 Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 5 PP.07.01 Permanen Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 01/01/ 18 6 Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 7 Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 8 Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 9 ? PN.00.00.00 Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 10 Surat persetujuan proposal penelitian 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Penyusutan Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Urutan ke 4 dari PAD setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

KONSEP PENGELOLAAN ARSIP DI IPB Unit Pengolah Unit Kearsipan Lembaga Kearsipan Musnah Arsip Non Arsip Musnah Non Arsip 2 4 2 2 Arsip Aktif Arsip Inaktif < 10 Arsip Statis 1 3 1 3 6 5 Arsip Inaktif >=10 7 Musnah Arsip Non Arsip 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pemindahan Pemusnahan Penyerahan Pemberkasan Layanan Alih media Berita Acara (BA) Scanning BA Daftar Arsip Aktif Foto Pemindahan Pemindahan Daftar Arsip Inaktif Daftar Arsip Musnah Foto Pemusnahan Penataan & Layanan Pemusnahan Berita Acara Scanning (BA) Daftar Arsip Statis Foto Penyerahan Preservasi Penyerahan Unit Pengolah - Central File Departemen Unit Unit Kearsipan -Record Center 2 Fakultas Rektorat LKPT - Depot + Record Center 1 LKPT (Unit Arsip) Jenis Arsip Retensi Aktif Retensi Inaktif Keterangan Arsip A 2 tahun 3 tahun Musnah Arsip B 4 tahun 8 tahun Permanen Arsip C 1 tahun Dinilai Kembali 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

REVIEW PENYUSUTAN ARSIP Musnah 2 Arsip Aktif Arsip Inaktif <10 Arsip Statis 1 3 Arsip Inaktif >= 10 Masing-masing harus tahu posisi unit kerjanya (didata) Masing-masing harus tahu kemana akan memindahkan arsip inaktifnya, dan siapa yang menerima Harus ada Unit Kearsipan Unit Kearsipan yang menerima arsip inaktif harus memeriksa kesesuaian fisik dengan daftarnya, dan mensortir asip yang dobel Unit kearsipan menggabungkan file daftar arsip inaktif dari beberapa unit 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

ALUR PENYUSUTAN ARSIP vs NON ARSIP Musnah Arsip Non Arsip Musnah Non Arsip 2 4 2 2 Aktif Inaktif < 10 Statis 1 3 1 3 5 Inaktif >=10 6 Musnah Arsip Non Arsip 7 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Ketentuan Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

a. penyeleksian arsip inaktif; Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip, melalui kegiatan: a. penyeleksian arsip inaktif; b. penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit kearsipan (PT) atau dari unit pencipta (kab/prov) ke lembaga kearsipan. setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

Pasal 62 PP 28 2012 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan perguruan tinggi negeri dilakukan sebagai berikut: a. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain; dan b. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan tinggi. 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip; Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip meliputi: a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip; b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian; c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip; surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun; keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip; berita acara pemusnahan arsip, tembusan ke ANRI daftar arsip yang dimusnahkan, tembusan ke setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

Pemusnahan Arsip ( UU P.51; PP P.65 - 78) Syarat Prosedur Arsip yang lahir 1. Tidak bernilaiguna 1. Panita penilai arsip keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; 2. JRA keterangan musnah 2. Seleksi arsip notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; 3. Tidak ada peraturan UU yang melarang 3. Pembuatan Daftar arsip usul musnah =>arsiparis usulan dari panitia =>pimpinan pencipta=>arsip usul musnah & layak musnah *)Surat Persetujuan Ka. ANRI >10 th 4. Tidak tersangkut suatu perkara 4. Penilaian=>panitia penilai keputusan pimpinan pencipta arsip=>pelaksanaan 5. Persetujuan pimpinan pencipta arsip berita acara pemusnahan arsip; dan 6. Penetapan arsip musnah daftar arsip yang dimusnahkan

Pemusnahan Arsip (PP 28 2012, P:68-76) Lingkup Persetujuan Tanggung Jawab < 10 thn ≥ 10 thn <10 thn ≥10 thn Nasional (lembaga negara) Ka. ANRI Unit Kearsipan (masing2) Unit Kearsipan (masing2) Provinsi (Pemda provinsi) Gubernur Unit kearsipan SKPD Provinsi LK Provinsi Kab/Kota (Pemda Kab/Kota) Bupati/ Walikota Unit Kearsipan SKPD Kab/Kota LKD Kab/Kota Perguruan Tinggi Rektor (sejenisnya) Unit kearsipan (rektorat,fak,jur) LK PT BUMN/BUMD Pimpinan BUMN/BUMD Unit Kearsipan BUMN/BUMD

a. memiliki nilai guna kesejarahan; Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip. Arsip yang diserahkan harus: autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut: a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan; b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah; c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

d. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya; e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan f. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan. setyosu@ipb.ac.id 28 May 2019

Aliran arsip dari aktif s.d. statis/musnah Penciptaan (pembuatan dan penerimaan) Arsip aktif diciptakan pada Unit Pengolah Diolah dan diberkaskan oleh Unit Pengolah Disimpan sesuai JRA di Central File + pelayanan Arsip inaktif dipindahkan ke Unit Kearsipan + file Diolah dan ditata oleh Unit Kearsipan Disimpan sesuai JRA di Record Center + pelayanan Arsip inaktif >= 10 tahun di serahkan ke LK Setelah habis retensi inaktif : Musnah/Permanen Arsip musnah dimusnahkan di Unit Kearsipan Arsip permanen diserahkan ke LK menjadi Arsip Statis (+file) + pelayanan Arsip inaktif >= 10 tahun dimusnahkan sesuai JRA 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Tes dasar Arsip : .............. atau ......... dalam berbagai bentuk dan ..... Jenis arsip : .........., .........., Jenis arsip dinamis: ..........., ............, ........... Kompetensi arsiparis ada ......, yaitu ......... Pedoman dasar PAD ada ......., yaitu ........ Harus tahu bentuknya Kegiatan dasar PAD ada ......., yaitu ...... Kegiatan penciptaan arsip ada ...... yaitu ....... Pedoman penciptaan arsip ada ..... yaitu ........... Kegiatan penggunaan arsip ada ...... yaitu ....... Pedoman penggunaan arsip ada ....., yaitu ........ Kegiatan pemeliharaan arsip aktif ada ....., yaitu ..... Pedoman pemberkasan arsip aktif ada ...., yaitu .... Kegiatan penyusutan arsip, ada ......, yaitu ....... Pedoman penyusutan arsip ada ....., yaitu ..... Jenis ruang penyimpanan ada ....... yaitu ........ untuk ...... Retensi = ....... Ada ..... macam, yaitu ....... 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Terima Kasih Mari kita manfaatkan! 25th Oct 2008 sjabana@gmail.com 28 May 2019 setyosu@ipb.ac.id sjabana@gmail.com