KEPROTOKOLAN Sebuah Pengantar Prof. Dr. Ali Imron Al-Ma’ruf, M.Hum. PBSI FKIP & MPBI Sekolah Pascasarjana Universitas Muhammadiyah Surakarta 1

Alat Komunikasi: pikiran & perasaan Protokol: Protokol berasal dari bhs Yunani protos= ‘pertama’ dan colla ‘melekatkan’ atau ‘janji’. KBBI Offline, 2010: (1) peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dg penyambutan tamu-tamu negara; (2) tata cara (upacara dsb.) yg scr internasional berlaku dlm hubungan diplomatik; (3) orang yg bertugas mengatur jalannya upacara. Ensyclopedia Brittanica (1992): Protocol is the body of ceremonial rule to be observed in all written or personal official intercource between the Heads of different states or their Minister. Alat Komunikasi: pikiran & perasaan Menunjukkan kapasitas ilmiah/ keruntutan logika (sistematik) Mencerminkan karakter (Pragmatik)

UU RI No. 9/2010 ttg Keprotokolan: “Keprotokolan”: serangkaian keg yg berkaitan dg aturan dlm acara kenegaraan/acara resmi yg meliputi tata tempat, tata upacara, & tata penghormatan sbg bentuk penghormatan kpd seseorang sesuai dg jabatan dan/atau kedudukannya dalam lembaga, organisasi, atau masyarakat. DEMIK

Permen Ristekdikti No. 65 65 Tahun 2017 tentang Pedoman Keprotokolan “Keprotokolan”: adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau masyarakat. DEMIK

Jadi, keprotokolan merpkan sekumpulan aturan upacara yg dpt diamati di semua tulisan/pergaulan pribadi pejabat/ pimpinan antara kepala-kepala negara atau menteri-menterinya, pejabat, dan pimpinan organisasi, instansi, serta institusi.

PROTOKOL PADA ZAMAN MODERN DEMIK (1) dalam proses verbal, berarti notula (catatan resmi) mengenai sekilas tentang jalannya perundingan, pertemuan & hasil perundingan (agreement) yg pd akhir sidang ditandatangani bersama oleh para peserta. (2) sifat resmi: prosedur/tata acara dlm sebuah seremonial yg bersumber pada peraturan, undang, & ketentuan lokal seperti budaya, tradisi, kepribadian, dan konvensi pemuka masyarakat, pimpinan institusi, kepala negara, dan lain-lain. (3) lebih lanjut, protokol utk menunjuk pd orangnya, yakni staf khusus yg diserahi kewenangan untuk mengurus tata acara resmi. (4) terkadang protokol diartikan sbg orang yg membawakan acara (Master of Ceremony/MC).

Protokoler: (1) tata tertib/tata cara yg benar dari suatu prosedur dlm suatu upacara menurut aturan yg lazim dan konvensional. (2) prosedur mengenai prosesi sebuah upacara/kegiatan seremonial yg telah menjadi konvensi nasional/internasional. *) Protokoler: hal-hal yang berhubungan (berkaitan) dgn protokol, bersifat keprotokolan.

(2) Penyelenggraan upacara penyerahan surat- menyurat kepercayaan. RUANG LINGKUP PROTOKOLER Penyelenggaraan kesepakatan/persetujuan bersama (Memorandum of Understanding) antar-dua pihak/lebih. (2) Penyelenggraan upacara penyerahan surat- menyurat kepercayaan. (3) Penyelenggaraan penerimaan tamu. (4) Penyampaian ucapan selamat dan/atau bela sungkawa. (5) Persiapan lawatan kepala negara/pimpinan institusi ke luar daerah.

RUANG LINGKUP PROTOKOLER Lanjutan ...... (6) Penyelenggaraan upacara-upacara: a. pelantikan pejabat/pimpinan, staf, anggota, b. wisuda Sarjana, c. peresmian Laboratorium, gedung, dll., d. penandatanganan perjanjian/kesepakatan kerja sama (Memorandum of Understanding), (7) Pemilikan daftar nama pejabat/pimpinan institusi, alamat kantor yg sering dihubungi secara kedinasan, nomor telepon/faksimil/pos-el (E-mail)/Website pejabat/pimpinan, dll yg berhubungan dg kelancaran komunikasi.

FUNGSI PROTOKOL 1) pengatur tata cara dalam kegiatan upacara 2) pengatur tata krama dalam penempatan, penyebutan, memperlakukan seseorang sesuai dg kedudukan/jabatannya. 3) pengatur tata letak tempat duduk.  

TUGAS UTAMA PROTOKOL >> mengatur jalannya upacara seremonial atau kegiatan agar tata acara dapat berjalan dengan tertib, teratur, hikmad, dan lancar. Untuk itu, sedapat mungkin protokol harus dapat memprediksi kendala yg mungkin timbul dalam upacara/kegiatan dan selanjutnya mengantisipasi untuk meminimalisasikannya.

TUGAS PROITOKOL 1) mempersiapkan seluruh rangkaian acara dalam susunan acara. 2) mengecek kesiapan/kehadiran personal upacara (pejabat & petugas pengisi acara). 3) mengecek kelengkapan peralatan acara dengan check list. 4) membuat/memperbanyak keperluan acara, menggambar lay out tempat acara. 5) mengarsip/membuat dokumentasi. 6) melakukan koordinasi dg bagian keamanan, konsumsi, akomodasi, transportasi & bagian lain yg berkaitan.

PERSYARATAN PROTOKOL 1) Mempunyai mental yg kuat 2) Berkepribadian baik & sopan santun 3) Mempunyai pengetahuan luas 4) Terampil, cekatan, penuh inisiatif, tanggap dan peka thd permasalahan 5) Dapat mengambil keputusan dg cepat & tepat. 6) Ramah, tidak sombong, rendah hati, dan mau menghargai pendapat orang lain. 7) Berpenampilan menarik, simpatik, pandai mematut diri, dan berbusana sesuai dg situasi. 8) Berbahasa dg baik dan sopan.

SYARAT PEMBAWA ACARA (MC) Memiliki suara yang baik (vokal cukup nyaring, artikulasi jelas, dan volume suara minimal sedang). 2. Mempunyai inisiatif dan kreatif. 3. Mampu berbahasa --sesuai dengan acaranya-- dengan baik dan benar. 4. Berani dan memiliki rasa percaya diri yang kuat (self confidence) tetapi tetap wajar (jadi bukan percaya diri yg berlebihan shg over acting). 5. Paham akan psikologi massa. 6. Berpenampilan (performance) menarik minimal cukup menarik, ramah-tamah, rapi, lincah (energik), & simpatik.

JENIS-JENIS PROTOKOL 1. Resmi (formal): pada upacara/acr yg bersifat resmi: wisuda sarjana, pembukaan seminar, pengukuhan Guru Besar (Profesor), Ujian Doktor (S3), dll. 2. Kesenian: pada acara pentas seni atau panggung gembira. 3. Resepsi kekeluargaan: resepsi pernikahan (walimatul ‘ursy), ulang tahun, syukuran dll. atau sebaliknya upacara duka cita/kesusahan/ kematian (Jawa: kesripahan).

KETENTUAN & PELAKSANAAN PROTOKOLER PERSIAPAN PROTOKOL: Menyusun acara sesuai dg bentuk pertemuan. Ingatlah waktu yg tersedia, bagilah waktu dg jumlah mata acara yg disusun, sesuaikan dg kebutuhan. Konsultasikan susunan acara kpd pimpinan/ketua panitia (dalam forum rapat agar mendapatkan evaluasi/saran shg tidak ada agenda acara yg terlewatkan.

PERSIAPAN PROTOKOL ...... Lanjutan 4. Hubungi & periksa personal2 yg bertugas dalam setiap mata acara. (Qari’/Qari’ah, pejabat, keynote speech, pembicara, moderator, petugas IT, dll.) 5. Adakan percobaan (gladi bersih) utk pemantapan/ kesempurnaan acara (terutama acara resmi dan kesenian. 6. Periksalah segala perlengkapan yg berkaitan dg seremonial seperti: bendera nasional , bendera institusi:universitas/fakultas/ organisasi/yayasan), dan lain-lain

KOMPOSISI ARENA UNTUK PEJABAT/ ORANG PENTING 1. Pejabat/tamu yg paling tinggi kedudukannya (VVIP/Very-Very Important Person) ditempatkan paling depan & posisinya di tengah. Juga pejabat tinggi atau tamu penting/kehormatan lainnya (VIP/Very Important Person). 2. Jika tempat duduk berjajar, pejabat/tamu penting ditempatkan di tengah-tengah dg catatan yg duduk di sebelah kanan adalah pimpinan/pejabat kedudukannya lebih tinggi dp yg duduk di sebelah kirinya. 3. Jika dg meja, maka tempat utama pejabat/orang penting adalah yg menghadap pintu keluar. 4. Khusus tempat terhormat bagi pejabat di mobil adalah tempat duduk bagian belakang (sedan), dan pada mobil jenis station/Jeep di bagian depan sebelah pengemudi).

PELAKSANAAN TUGAS PEMBAWA ACARA (MC) PROTOKOL ACARA RESMI (FORMAL): Acara dibuka tanpa banyak komentar, langsung masuk acara. 2. Susunan acara dibaca, setelah yakin bhw semua petugas telah siap. 3. Setiap mata acara tidak perlu diberi komentar. 4. Usahakan berdiri jika akan berbicara.

PROTOKOL ACARA RESMI (FORMAL) Lanjutan ....... 5. Sambutan diurutkan dari yg kedudukannya terendah menuju yg tertinggi. 6. Ingat, Ketua Panitia bukan memberi sambutan, melainkan prakata/laporan rencana pelaksanaan secara singkat (dari nama kegiatan, tujuan kegiatan, jumlah dan siapa peserta, undangan, narasumber, waktu yang dijadwalkan, hingga target kegiatan). 7. Pakailah bahasa resmi yang baik dan benar (bahasa Indonesia, Inggris, Arab, atau daerah sesuai dengan kebutuhan).

PROTOKOL ACARA KESENIAN Bawakan acara dgn penuh kegembiraan, komunikatif, dan menggugah perasaan gembira. 2. Penampilan simpatik, menarik, dan ceria. 3. Banyak ide, inisiatif, dan kreatif serta kaya improvisasi. 4. Usahakan mampu menguasai massa/publik. 5. Usahakan jangan sampai ada tenggang waktu (interval) yg lama antara atraksi yang satu ke atraksi lainnya. 6. Berikan intermezzo/juk-juk yang segar dalam tenggang waktu agar tercipta suasana gembira. 7. Berikan sugesti (mintalah tanggapan) kepada massa tentang penyajian setiap acara agar massa senang mengikuti acara demi acara hingga akhir (paripurna).

PROTOKOL ACARA KEKELUARGAAN Bawakan acara dg melihat situasi & kondisi: acara penuh bahagia spt resepsi pernikahan, syukuran, ulang tahun, dll. atau sebaliknya duka cita/berkabung. 2. Pandai-pandailah memperhatikan kondisi massa. Ingatlah wkt, jangan biasa memberi komentar yg melantur/tidak perlu. 3. Untuk acara pernikahan (walimatul ‘ursy) yg menggunakan upacara adat, usahakan memakai bahasa resmi daerah yg baik dan benar. Di Jawa misalnya, jika perlu pakailah bhs Jawa Kawi/ Kuna & pandai ‘mencandra’ serta kaya ungkapan Jawa. 4. Untuk acara duka cita, bawakan acara dengan nada rendah, syahdu, dan penuh perasaan. 5. Pandai-pandailah berkomunikasi dengan massa (publik) dan penuh keakraban (familiar).

HAL-HAL YG PERLU DIPERSIAPKAN DALAM UPACARA Perlengkapan upacara spt: taplak meja, vas bunga, palu sidang, papan nama (pejabat, pimpinan & tamu VIP/VVIP, pulpen, dll. 2. Setting arena upacara & susunan meja-kursi disesuaikan dg jenis upacara. 3. Jika pembawa acara terdiri atas dua orang putra- puteri diseyogyakan bergantian dgn cara berselang- seling saling mengisi.

HAL-HAL YG PERLU DIPERSIAPKAN DALAM UPACARA Lanjutan ..... 4. Pada acara pentas seni & kekeluargaan (tidak resmi) usahakan banyak variasi dlm berbicara, lengkapi dg juk-juk yg cerdas (dg selera humor tinggi, bukan kelas rendah misalnya yg mengarah pada pornografi atau kelas Srimulat/Opera van Java). 5. Usahakan menemui/memperlihatkan muka kpd pimpinan. Itu bukan utk mengambil muka melainkan sbg etika. Jika seorang senior/pimpinan belum pergi, jangan pulang dulu kecuali ada alasan yang sangat kuat dan tepat.

Selamat Berkarya dan Selamat Bertugas Semoga Sukses TERIMA KASIH