INTERNAL AUDIT

HELLO! Abu Hanifah Education Bachelor of science,Major: Statistic, Sepuluh November Institute of Technology (ITS) Surabaya Certified Lead Auditor ISO 14001 Work Experiences PT PAL INDONESIA PERSERO (1999-2013) Research & Development Assistan Manager Productivity Improvement and Measurement Asistan Manager QA System Internal Auditor Manager House Of Quality Indonesia (HOQI) (2013-2014) Senior Consultant QMS and Researcher Auditor Equal Assurance Indonesia HELLO! Areas of Expertise Quality Improvement and Measurement System Research and data analyze System Analyze Trainer Management System Development Balanced Score Card ISO Auditor Abu Hanifah

INSTRUCTIONS RULES

TUJUAN PELATIHAN Peserta diharapkan dapat : Melaksanakan audit internal secara profesional, independen dan obyektif Mengidentifikasikan kesesuaian, kecukupan dan efektifitas sistem manajemen mutu Mengidentifikasikan lingkup perbaikan dan meningkatkan secara berkelanjutan

ISO 9001:2015 Overview

Quality Overview Definisi Kualitas Mengapa harus berkualitas

ISO Overview Darimanakah asal ISO? Siapakah yang menyiapkan Standar ISO? Siapakah Anggota Technical Commitee ISO?

Transformasi ISO 9001:2015 ISO 9001:1987 ISO 9002:1987 ISO 9003:1987

Auditable Requirement Persyaratan ISO 9001:2015 Introduction Scope Normative Reference Terms and Conditions Context of the Organizations Leadership Planning Support Operation Performance Evaluation Improvement Auditable Requirement

Auditable Requirement Context of The Organization Understanding the organization and its context Understanding the needs and expectation interest parties Determining the scope of the QMS QMS and its process Leadership Leadership and Commitment –customer focus Policy – Quality Policy (Developping and Communicating) Organization Roles, Responsibilities and Authorities Planning Action to Address Risk and Opportunity Quality Objective and Planning to Achieve Planning of Change

Auditable Requirement Support Resources (People, Infrastructure, Environment, Monitoring and Measuring Resources, Measurement Tracebility, Knowledge Organization) Competence Awareness Communication Documented Information Operation Operation Planning and Control Requirement of Product and Service Design and development products and Services Control of External Provided Process Production and Service Provision (controling, identification and Tracebility, Customer Properties, Preservation) Release Product and Service Control of Unconforming Output Performance Evaluation Improvement

Auditable Requirement Performance Evaluation Monitoring, Measurement, Analysis and Evaluation (data processing, Customer Satisfaction) Internal Audit Management review Improvement Nonconformity and Corrective Action Continual Improvement

Evidence Based Decission Making Prinsip Mutu Customer Focus Leadership Engagement of People Process Approach Improvement Evidence Based Decission Making Relationship

Process Approach System Approach Input Process Output Process Process Keinginan Pelanggan Process Process Process Kepuasan Pelanggan Process

PDCA Cycle Input Output Process

MILESTONE IMPLEMENTASI QMS 1 Analisa GAP 2 Pembentukan Tim Mutu dan Pelatihan Pemahaman ISO dan Sistem Dokumentasi 3 Pengembangan Sistem Manajemen Mutu dan Penyusunan Dokumen 4 Pendampingan Penerapan Sistem Manajemen Mutu 5 Pelatihan Internal Audit dan Pendampingan Internal Audit 6 Pendampingan Tinjauan Manajemen 7 Sertifikasi Audit Oleh Badan Sertifikasi 8 Pendampingan tindak lanjut hasil audit sertifikasi

AUDIT MUTU Pengujian sistematik dan mandiri tentang Sistem Manajemen Mutu untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan-pengaturan yang disebut ini diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan

DASAR KEGIATAN INTERNAL AUDIT : ISO 9001:2015 Clausul 9.2 9.2.1. Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu tertentu untuk memberikan informasi apakah sstem manajemen mutu : Sesuai dengan: Persyaratan organisasi sendiri untuk sistem manajemen mutu Persyaratan standar internasional ini Secara efektif diimplementasikan dan dipelihara 9.2.2 Organisasi harus: Merencanakan, menetapkan, menerapkan dan memelihara program audit termasuk frekuensi, metode, tanggung jawab persyaratan perencanaan dan pelaporan yang akan mempertimbangkan proses yang bersangkutan, perubahan yang mempengaruhi organisasi dan hasil sebelumnya Menentukan kriteria audit dan lingkup audit Memilih auditor untuk pelaksanaan audit untuk memastikan obyektifitas dan ketidakberpihakan Memasikan hasil audit tersebut dilaporkan kepada manajemen yang berwenang Mengambil tindakan koreksi yang tepat Menyimpan informasi yang terdokumentasi sebagai bukti pelaksanaan program audit dan hasil audit

DAFTAR ISTILAH Temuan Audit Hasil Penilaian bukti audit yang di kumpulkan berdasarkan kriteria audit Bukti Audit Catatan pernyataan fakta atau informasi yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi Kriteria Audit Rujukan atau referensi yang digunakan untuk melakukan audit. Dapat berupa Peraturan, Kebijakan, Prosedur, atau persyaratan dalam ISO Auditor Orang yang memiliki kemampuan untuk melakukan audit Auditee Orang atau organisasi yang di audit

PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

PLAN

TUJUAN AUDIT Tujuan Audit harus ditetapkan untuk mengarahkan perencanaan dan pelaksanaan Audit: Prioritas Manajemen Tujuan Komersial Persyaratan Sistem Manajemen Persyaratan Perundangan dan Kontraktual Kebutuhan evaluasi vendor Persyaratan pelanggan Kebutuhan pihak – pihak yang berkepentingan Risiko organisasi

RUANG LINGKUP PROGRAM AUDIT Ruang lingkup Program Audit dapat berbagai macam dan dipengaruhi oleh: Ruang lingkup,tujuan dan waktu setiap audit dilakukan Frekuensi pelaksanaan audit Jumlah, pentingnya, kompleksitas, kesamaan dan lokasi aktifitas yang diaudit Standar, peraturan dan persyaratan kontraktual serta kriteria lainnya Kebutuhan untuk audit sertifikasi atau pengawasan Hasil dari audit atau tinjauan program audit sebelumnya Bahasa, budaya dan isu sosial Pihak-pihak berkepentingan Perubahan yang mendasar dalam organisasi dan operasinya.

SUMBER DAYA Pada saat mengidentifikasi sumberdaya program audit, kita harus mempertimbangkan: Finansial untuk mengembangkan, menerapkan, mengelola dan meningkatkan aktivitas audit Teknik Audit Proses untuk mencapai dan memelihara kompetensi auditor dan meningkatkan kinerjanya ketersediaan auditor dan expert (jika perlu) sesuai tujuan audit Lingkup program audit Waktu perjalanan, akomodasi dan kebutuhan lain

INFORMASI TERDOKUMENTASI PROSEDUR AUDIT Prosedur Program Audit harus ditetapkan termasuk: Perencanaan dan jadwal Audit Meyakinkan kompetensi Auditor dan Lead Auditor Menyeleksi tim Audit Pelaksanaan Audit Pelaksanaan tindak lanjut Audit, jika dapat dilaksanakan Memelihara catatan Program Audit Mengawasi kinerja dan efektifitas Program Audit Pelaporan pencapaian program audit secara keseluruhan ke manajemen puncak

DO

PROSES PELAKSANAAN AUDIT Preparing the on-site Audit Initiating the Audit Document Review Preparing, Approving, Distributing audit Report Completing the Audit On-site Audit Audit Follow Up

PELAKSANAAN AUDIT Menunjuk Lead Auditor Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Mengawali Audit Menunjuk Lead Auditor Menentukan Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Menentukan kecukupan audit (informasi untuk audit plan, kerjasama auditee, waktu dan sumber daya) Menetapkan tim audit Melakukan komunikasi dengan auditee Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Persiapan dan Pelaksanaan Audit Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Persiapan dan Pelaksanaan Audit Menyiapkan Rencana Audit (Audit Plan), yang menjelaskan: Tujuan audit Kriteria audit dan referensi dokumen Ruang lingkup, termasuk identifikasi fungsi dan organisasional serta proses yang akan diaudit Tanggal dan tempat pelaksanaan audit Durasi untuk masing – masing aktifitas audit Tanggung jawab anggota tim audit internal dan “witness” Alokasi sumberdaya dan peralatan yang diperlukan di area kritikal Nama auditee Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Persiapan dan Pelaksanaan Audit Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Persiapan dan Pelaksanaan Audit Pembagian tugas Tim Auditor Internal didasarkan pada: Independensi Kompetensi Efektifitas, seperti wewenang dan tanggung jawab untuk Auditor, Auditor Trainee dan Technical Expert Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada saat pelaksanaan audit untuk pencapaian Tujuan Audit Komite Standardisasi

Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Persiapan Dokumen Kerja Dokumen kerja harus disiapkan dan digunakan oleh Tim Audit sebagai referensi dan alat pencatatan hasil audit, termasuk: Checklist dan Audit Plan Form untuk pencatatan Catatan – catatan yang dihasilkan pada saat Audit Internal dilakukan, harus disimpan Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Proses apa yang akan diaudit / diverifikasi Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Format Checklist Proses apa yang akan diaudit / diverifikasi Dokumen yang terkait dengan proses tersebut (Nama dan Nomor dokumen) Form atau catatan yang mendukung proses tersebut sebagai bukti bahwa proses tersebut telah dilaksanakan Kategori temuan (Observasi, Ketidaksesuaian Minor, Ketidaksesuaian Major) Komite Standardisasi

CHECKLIST PERTANYAAN Checklist Keuntungan Checklist Kerugian Checklist Rangkaian pertanyaan singkat yang digunakan sebagai alat bantu atau petunjuk untuk melakukan audit Keuntungan Checklist - Membantu auditor mengingat apa yang harus diperiksa - Membantu pengaturan waktu - Membantu dalam memastikan cakupan ruang lingkup Kerugian Checklist Statis Audit lebih ke arah compliance daripada assessment untuk continual improvement Bisa melewatkan hal-hal yang penting

TIPS CHECKLIST Contoh 2. Membuat checklist untuk mengaudit proses di bagian Purchasing/Pembelian

PELAKSANAAN AUDIT Melakukan Tinjauan Dokumen Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Melakukan Tinjauan Dokumen Meninjau dokumen – dokumen yang relevan dengan Dockumentasi Sistem Manajemen, termasuk catatan, laporan audit sebelumnya. Dokumen yang relevan: Dokumen Mutu Prosedur Mutu Formulir Kerja Peraturan atau Perundangan dll Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Pelaksanaan Program Audit Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Pelaksanaan Program Audit Pelaksanaan Opening meeting: Memperkenalkan anggota Tim Audit Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan) Metode Pelaksanaan Audit Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi dan data Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang relevan dengan ruang lingkup audit Komite Standardisasi

OPENING MEETING Tujuan dari rapat pembuka adalah memastikan bahwa tidak ada perubahan yang dilakukan sejak persetujuan tanggal dan ruang lingkup audit. Peserta rapat pembuka meliputi top manajemen, wakil manajemen, koordinator AMI, auditor, dan auditee.

PELAKSANAAN AUDIT Bertanya dengan 5W 1H 1S Observasi aktifitas Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Metode Pelaksanaan Audit Bertanya dengan 5W 1H 1S Observasi aktifitas Peninjauan Dokumen Apa ini…. Apa itu …. Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Metode Pelaksanaan Audit Pertanyaan Pembuka: Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Metode Pelaksanaan Audit Pertanyaan Pembuka: Pertanyaan umum, tidak merupakan pertanyaan dengan jawaban “Ya” atau “Tidak”.Bisa bersumber dari Checklist yang telah disiapkan atau persyaratan Elemen ISO 9001:2015 Pertanyaan Lanjutan: Bersumber dari pernyataan auditee terhadap Pertanyaan Pembuka Pertanyaan Penutup: Merupakan penutup dari pertanyaan yang telah diajukan, biasanya mencari Bukti Audit Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Metode Pelaksanaan Audit Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Metode Pelaksanaan Audit Trace Forward menelusuri dari Input Proses ke Output Proses, untuk mengetahui bagaimana Input Proses tersebut diolah menjadi output. Contoh: Menelusuri semua salinan kontrak penjualan dan menentukan apakah semua persyaratan pelanggan telah dipenuhi Trace Backward menelusuri dari Output Proses ke Input Proses, untuk mengetahui bagaimana Output Proses tersebut didapatkan. Contoh: Dari keluhan pelanggan/produk yang dikembalikan untuk kemudian memeriksa tahapan produksi, pemeriksaan, penggunaan material yang berkaitan dengan proses tersebut. Combination gabungan kedua metode diatas Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Hal yang Perlu Dicatat Tanggal Audit Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Hal yang Perlu Dicatat Tanggal Audit Area Audit : seperti Departemen, Bidang, Seksi, Bagian, Biro, dan lain-lain. Klausul ISO 9001:2015 yang terkait Nomor Dokumen/referensi Penjelasan mengenai proses, produk, sumber daya yang diaudit Judul dan tanggal dari dokumen yang diaudit Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Tugas Tim Audit Mutu Internal Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Tugas Tim Audit Mutu Internal Menuliskan Ketidaksesuaian yang ditemukan dalam Form Laporan Hasil Audit Menjelaskan Ketidaksesuaian yang ditemukan kepada Auditee Meminta persetujuan dari Auditee mengenai batas waktu pelaksanaan Tindakan Perbaikan (Corrective Action) Melakukan Verifikasi atas Tindakan Perbaikan yang telah dilaksanakan oleh Auditee Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Temuan Audit Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Temuan Audit Bukti Audit harus dievaluasi dengan Kriteria Audit untuk menghasilkan Temuan Audit. Temuan Audit dapat menghasilkan Kesesuaian maupun Ketidaksesuaian dengan Kriteria Audit maupun kesempatan untuk melakukan perbaikan. Temuan Audit: Observasi Ketidaksesuaian Minor Ketidaksesuaian Major Komite Standardisasi

TEMUAN AUDIT MAJOR Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap SMM & Konsumen : Penyimpangan terhadap persyaratan SMM atau hukum/legal Konsumen dirugikan dan dampaknya luas MINOR Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas pada SMM : Tidak konsisten terhadap persyaratan ISO 9001:2008 Memberikan dampak kepada potensi dirugikannya konsumen OBSERVASI Bukan merupakan suatu Penyimpangan , namun dapat berpotensi untuk menyimpang. Atau bisa juga sebagai saran peningkatan perbaikan

PELAKSANAAN AUDIT Penulisan Ketidaksesuaian P: Problem L: Location Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Penulisan Ketidaksesuaian P: Problem L: Location O: Objective Evidence R: Reference Contoh: LKS no. 3 di Top Management belum dilakukan verifikasi, O L P sesuai yang diminta oleh Prosedur PM/AM/02 revisi 04 R Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Pelaksanaan Program Audit Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Pelaksanaan Program Audit Pelaksanaan Closing meeting: Ucapan terima kasih atas bantuan dan kerjasama auditee Menjelaskan bahwa audit tidak meliputi seluruh aspek (sampling), sehingga ketidaksesuaian hanya contoh acak. Bukan tidak mungkin terdapat ketidaksesuaian lain yang tidak terlihat. Menjelaskan hasil temuan audit. Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Pelaksanaan Program Audit Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Pelaksanaan Program Audit Pelaksanaan Closing meeting: Jika terdapat ketidaksesuaian, konfirmasikan kepada auditee dan meminta tindakan koreksi serta target penyelesaian. Menyimpulkan hasil audit Membuka forum tanya jawab. Menjelaskan hal - hal yang ditanyakan oleh auditee. Menutup pertemuan. Komite Standardisasi

PELAKSANAAN AUDIT Top Management Anggota tim tinjauan manajemen Standard is a base for improvement PELAKSANAAN AUDIT Distribusi Laporan Audit Top Management Anggota tim tinjauan manajemen Koordinator program audit mutu internal Tim audit dan auditee Personel yang bertanggung jawab untuk pembuatan Koreksi dan Tindakan Koreksi Komite Standardisasi

CHECK

Standard is a base for improvement VERIFIKASI Melakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa akar permasalahan telah teridentifikasi. Melakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa tindakan perbaikan yang dilakukan efektif. Meyakinkan bahwa personil terkait mengetahui tindakan perbaikan yang dilaksanakan. Melihat bukti jika tindakan perbaikan yang dilakukan merubah dokumentasi sistem manajemen mutu. Komite Standardisasi

ACTION

PELAPORAN AUDIT Dilaporkan dalam manajemen review untuk mendapatkan keputusan managemen Menunjukkan efektifitas penerapan sistem mamanjemen mutu Meliputi tindakan perbaikan dan pencegahan

AUDITOR

Menjadi Auditor ISO itu seperti apa?

KOMPETENSI AUDITOR ISO 19011 Competence : QUALITY SPECIFIC KNOWLEDGE and SKILLS ENVIRONMENT & SAFETY SPECIFIC KNOWLEDGE & SKILLS KNOW SKILL Education Work Experience- Auditor Training Audit Experience PERSONAL ATTRIBUTES Competence : Demonstrated Capability to apply Knowledge and Skills ISO 19011

LEAD AUDITOR JOB DESC Mampu membuat perencanaan audit Mampu mengorganisir dan memimpin anggota tim audit Mencegah dan menyelesaikan konflik Memimpin tim audit dalam mencapai kesimpulan audit

ATRIBUT AUDITOR Atribut AUDITOR yang DIHARAPKAN diantaranya : ETHICAL - ETIS :sopan, memahami etika OPEN MINDEDNESS - TERBUKA : Menghargai ide-ide alternatif DIPLOMATIC - DIPLOMATIS : berhati-hati dan bijaksana dalam menghadapi orang lain OBSERVANT - PENGAMAT : mengamati dengan aktif kegiatan dan lingkungan fisik yang ada disekitarnya PERCEPTIVENESS - CEPAT TANGGAP : secara naluriah menyadari dan mampu memahami situasi VERSATILE - LUWES : selalu menyesuaikan diri untuk situasi yang berbeda DECISIVE - TEGAS : mampu membuat kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan alasan dan analisis yang logis SELF RELIANT - PERCAYA DIRI : bertindak dan berfungsi secara independen ketika berinteraksi dengan orang lain secara efektif,

PRINSIP AUDIT Ethical conduct – berdasarkan kode etik Fair presentation – kewajiban untuk menyampaikan secara jujur dan akurat Due professional care – berdasarkan tindakan profesionalisme Independence - Auditor haruslah independen terhadap aktifitas yang diaudit dan bebas dari bias dan konflik kepentingan. Auditor menjaga keputusan yang objektif selama proses audit untuk meyakinkan temuan – temuan dan keputusan – keputusan didasarkan pada bukti (evidence) Evidence - Bukti audit dapat diverifikasi. Berdasarkan sampel dan informasi yang tersedia, sejak audit dilaksanakan selama waktu yang terbatas dan sumberdaya yang terbatas

Success Cycle