Manajemen Proyek MICE Struktur Industri MICE Yulia Pebrianti 2016

Industri MICE adalah industri yang kompleks karena melibatkan banyak pihak seperti penyedia (supplier), pengguna, organisasi dan pelaku bisnis. Bagi sebagian penyelenggaraan bisnis konferensi atau meeting, kegiatan ini merupakan pekerjaan yang tidak memerlukan skill yang tinggi dan tanggungjawab temporer karena kegiatan seperti ini tidak selalu berlangsung sepanjang tahun. Yulia Pebrianti 2016

Penyedia jasa MICE terdiri dari penyedia tempat (venue) dan daerah wisata (destination), penyedia jasa akomodasi, jasa transportasi, agen dan kontraktor khusus. Baik pengguna dan penyedia jasa merupakan organisasi yg kegiatannya harus mendapat dukungan dari pemerintah, termasuk juga dukungan dari media atau press, serta institusi pendidikan yg secara keseluruhan berkontribusi pada pengembangan industri MICE secara global. Yulia Pebrianti 2016

Pengguna Industri MICE Pelaku yg terlibat dalam kegiatan MICE biasa disebut sebagai pengguna dan penyedia, biasanya meliputi:  Perusahaan dan asosiasi  Sektor publik atau pemerintah  Conference entrepreneur (pelaku MICE)  Supplier Yulia Pebrianti 2016

Perusahaan dan Asosiasi Sama seperti industri lainnya, industri MICE juga terdiri dari pengguna dan penyedia. Pengguna pada industri MICE adalah para penyelenggara kegiatan konferensi (conference organizer dan meeting planner) atau siapa saja yg biasa menggunakan tempat2 utk kebutuhan kegiatan MICE serta menggunakan pelayanan yg berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan tsb. Yulia Pebrianti 2016

Dua macam tipe besar pengguna di Industri MICE adalah corporate dan association. Banyak terdapat agen kecil atau perorangan yg bekerja sendiri. Istilah corporate biasanya identik dengan conference organizer atau meeting planner yg bekerja utk perusahaan dengan tujuan mencari keuntungan. Yulia Pebrianti 2016

Tipe delegasi atau peserta pada kegiatan MICE (dalam survey yg diselenggarakan oleh UK conference market survey pada tahun 2002) adalah:  Sepanjang tahun 2001, rata2 setiap peserta mengikuti kegiatan MICE sebanyak 38 kali  67 persen peserta yg mengikuti kegiatan MICE adalah pria  Setidaknya EO menyelenggarakan kegiatan MICE dihadiri oleh 70% delegasi dgn posisi manajer senior, atau profesional di bidang penjualan dan pemasaran, 43% ahli keuangan, 31% administrasi dan 11% yg berprofesi sebagai tenaga medis. Yulia Pebrianti 2016

 Masalah yg banyak dikeluhkan dalam penyelenggarakan konferensi puas dengan pemilihan tempat.  Masalah yg banyak dikeluhkan dalam penyelenggaraan konferensi adalah makanan, dan jarang sekali mengeluhkan tentang penampilan atau pelaksanaan kegiatan MICE. Yulia Pebrianti 2016

Peserta yg mengikuti kegiatan MICE dari asosiasi biasanya memiliki karakteristik sebagai berikut:  Peserta biasanya menghadiri kegiatan MICE yg diselenggarakan oleh asosiasinya daripada menghadiri kegiatan serupa yg diselenggarakan tempat kerjanya.  Peserta biasanya membiayai sendiri keikutsertaannya pada kegiatan MICE, sehingga sbg penyelenggara sebaiknya dapat mengatur/ menyusun biaya yg sesuai dgn kemampuan peserta (biasanya lebih murah dari kegiatan utk perusahaan). Yulia Pebrianti 2016

 Pemilihan akomodasi menjadi hal penting bagi peserta, sehingga penyelenggara perlu memberikan beberapa jenis pilihan akomodasi dari jenis guest house sampai hotel berbintang. Menariknya utk tempat penyelenggaraan konferensi, asosiasi juga dapat menggunakan taman terbuka disamping penggunaan ruangan khusus sehingga menjadikan penyelenggaraan kegiatan memiliki kekhasan tersendiri. Yulia Pebrianti 2016

 Jumlah peserta yg hadir akan lebih banyak dari industri, karena biasanya asosiasi menyelenggarakan konferensi secara periodik yg dihadiri hampir seluruh anggotanya dan tidak jarang juga kegiatan konferensi asosiasi menarik perhatian media utk meliput.  Dalam sebuah survey yg diselenggarakan oleh UK Conference Market Survey pada tahun 2002, rata2 usia delegasi pada konferensi asosiasi adalah 38 tahun (sedangkan pada tahun 2001 adalah usia 42 tahun), dengan 62% pesertanya adalah pria dan mereka menghadiri kegiatan seperti ini dua kali dalam setahun. Yulia Pebrianti 2016

Sektor Publik atau Pemerintah Sektor publik atau pemerintah dalam mengikuti kegiatan MICE biasanya memiliki karakteristik yg tidak terlalu jauh berbeda dgn peserta dari asosiasi disamping karena peserta dari pemerintahan, maka jumlah dana yg digunakan utk turut serta dalam kegiatan terbatas. Yulia Pebrianti 2016

Sebagai conference organizer, harus dapat memahami bahwa meskipun peserta yg hadir tidak membayar sendiri biayanya, tetapi sebagai wakil pemerintah dgn biaya terbatas, organizer harus dapat menyelenggarakan kegiatan MICE yg sesuai. Penyelenggaraan seperti ini biasanya dgn menggunakan tempat yg tidak terlalu mahal, misalnya menggunakan tempat di universitas, tempat pelayanan umum atau hotel yg tidak terlalu mewah. Yulia Pebrianti 2016

Conference Entrepreneur Tipe ketiga pengguna industri MICE adalah orang2 yg tertarik untuk menghadiri kegiatan/konferensi berdasarkan ketertarikan akan topik yg dibahas saja, biasa dikenal dgn hot topics. Topik yg diangkat dan banyak mendapat perhatian dari pengunjung biasanya adalah topik mengenai bisnis dimana seluruh peserta dapat berdiskusi dan berdebat langsung dgn pembicara dan ahlinya. Yulia Pebrianti 2016

Organizer hanya mempunyai tujuan utk menjual tempatnya pada orang yg benar2 tertarik saja. Sebagai organizer kegiatan semacam ini memiliki risiko yg tinggi, karena organizer harus mengeluarkan biaya yg besar dan bermacam2 tetapi belum tentu banyak peserta yg akan hadir. Disisi lain apabila peserta yg hadir lebih banyak dari perkiraan atau mencapai target yg diharapkan, maka keuntungan yg besarpun akan dapat diraih oleh organizer. Yulia Pebrianti 2016

Supplier Supplier atau penyedia tempat, destinasi atau jenis pelayanan lainnya yg biasa digunakan oleh penyelenggara kegiatan MICE. Supplier utk kegiatan MICE saat ini telah berkembang dgn sangat pesat baik dalam jumlah maupun jenisnya. Sebagai supplier pada kegiatan MICE terbagi menjadi tiga kategori utama: tempat penyelenggaraan, destinasi dan pelayanan lainnya. Yulia Pebrianti 2016

Supplier Lainnya Industri MICE banyak bekerjasama dgn supplier dari industri lain untuk memenuhi keinginan setiap peserta karena tidak seluruh fasilitas yg dimiliki tersedia dari satu penyedia. Beberapa penyedia jasa untuk pelengkap kegiatan MICE adalah:  Kontraktor audiovisual, termasuk menyediakan SDM yang kompeten dan fasilitas yg lengkap serta teknologi terbaru. Yulia Pebrianti 2016

 Perusahaan telekomunikasi (video/tele /satelite conference)  Jasa transportasi (penerbangan, bis, kereta, penyewaan kendaraan, taksi, ferry)  Juru alih bahasa (biasanya untuk konferensi yg bersifat internasional)  Pembicara, pengisi acara dan perusahaan yg bergerak dalam event khusus (misalnya event bersifat keolahragaan/outdoor activities) Yulia Pebrianti 2016

 Jasa katering  Penyedia jasa layanan bunga  Kontraktor penyedia stand utk eksibisi  Perusahaan yg mengembangkan software untuk menemukan tempat dan program kegiatan. Yulia Pebrianti 2016

Agen Agen merupakan istilah yg biasa digunakan utk mendeskripsikan berbagai jenis organisasi baik itu penyedia jasa ataupun pengguna jasa. Dengan melihat jenis pekerjaan dan tanggungjawabnya, beberapa jenis organisasi yang dapat dikategorikan sebagai agen penyelenggara kegiatan MICE tg terbagi dalam: Yulia Pebrianti 2016

 Professional Conference Organizer (PCO). Adalah profesional yg merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan kegiatan MICE dgn mempertimbangkan pengelolaan biaya, administrasi, serta pemasarannya dan bekerjasama dgn pihak2 terkait hingga penyelenggaraan kegiatan konferensi dapat berjalan sesuai dgn harapan konsumen. Yulia Pebrianti 2016

 Pelayanan yang diberikan oleh PCO:  Penyediaan dan pemilihan tempat penyelenggaraan dan melakukan pemesanannya  Pemesanan dan pengelolaan akomodasi yg bervariasi untuk peserta  Pemasaran event termasuk perencanaan pemasaran, desain program konferensi, materi promosi, PR dan peliputan oleh media.  Perencanaan program dan pemilihan pembicara pada kegiatan MICE Yulia Pebrianti 2016

 Pengaturan kegiatan administrasi dan sekretariat, pengaturan registrasi peserta, pemilihan staff yg diperlukan, dan pengorganisasian penggunaan jasa transportasi bagi peserta.  Mengatur penyelenggaraan eksibisi serta penjualan dan pemasarannya.  Memberikan masukan dan koordinasi tentang penggunaan audiovisual termasuk penggunaan jasa pelayanan penterjemah bahasa bila diperlukan. Yulia Pebrianti 2016

 Merencanakan katering, bekerjasama dgn juru masak dan seluruh staf banquet serta jasa katering, bekerjasama dgn pihak katering dari luar tempat penyelenggaraan..  Menyusun kegiatan atau event sosial, program tur dan kunjungan2 yg menjadi kegiatan pendukung.  Menyusun keamanan dan kesehatan serta keselamatan pada persiapan, penyelenggaraan event dan setelah event berlangsung.  Mencatat dan mengolah data hasil konferensi untuk dipublikasikan. Yulia Pebrianti 2016

 Mempersiapkan anggaran, mengelola pemasukan dan pengeluaran, meningkatkan pendapatan melalui sponsor dan eksibisi, mengelola pajak dan asuransi.  Mempersiapkan kontrak untuk setiap supplier yg terkait dgn penyelenggaraan kegiatan MICE. Yulia Pebrianti 2016

Agen penyedia tempat penyelenggaraan MICE. Perusahaan penyelenggara MICE Perjalanan insentif Destination Management Company (DMC) Corporate events company Business travel agency Exhibition/ exposition organizer Agen lainnya Yulia Pebrianti 2016

Organisasi penting yg berhubungan dengan kegiatan MICE  Asosiasi  Media  Organisasi Kepariwisataan  Konsultan  Institusi Pendidikan Yulia Pebrianti 2016