BENGKEL PENGURUSAN FAIL PANITIA SEKOLAH RENDAH UNIT PENGURUSAN AKADEMIK PPD TANGKAK BENGKEL PENGURUSAN FAIL PANITIA SEKOLAH RENDAH Dewan Lestari, PPD Tangkak 22-1-18 / 2.00PM

OBJEKTIF Di akhir sesi ini diharap guru akan dapat: • Memahami sistem Pengurusan Fail Panitia • Menggunakan pengetahuan ini untuk pengurusan fail panitia bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen SKOP Memastikan kategori dan kandungan fail panitia berdasarkan SPI Bil 4/86 dipatuhi

MUKADIMAH - SISTEM PENGURUSAN FAIL Sistem Pengurusan Fail (SPF) ialah sebahagian daripada Sistem Pengurusan Maklumat (SPM). SPF yang bercetak sahaja berkaitan dan tidak termasuk yang berbentuk elektronik. SPF mempunyai protokolnya tersendiri dan ada beberapa akta dan peraturan pentadbiran yang mengawalnya. Antara akta yang mengawalnya ialah 1. Akta Arkib Negara 2003 (AAN 2003), 2. Akta Rahsia Rasmi 1972 (ARR 1972), 3. Peraturan Undang-Undang Bahagian ’A’ (PU.A) 395 – Kelakuan dan Tatatertib, 4. PP Bil. 5 Tahun 2007 - Panduan Pengurusan Pejabat (PPP) dan 5. Akta Arkib Negara 2003 (Peraturan Penetapan Borang Pelupusan) 2008 Ketua Pejabat adalah dipertanggungjawabkan untuk mengawal selia dan mengurus fail-fail mengikut kehendak AAN2003, ARR1972, PU.A (395) dan PPP.

Pengurusan Fail yang tidak mematuhi Boleh dicaj di bawah mana-mana peruntukan undang-undang yang telah dinyatakan dan dari segi pentadbiran, boleh dicaj di bawah prinsip ’KECUAIAN’ dan ’TIDAK BERKESAN’ di bawah PU.A (395) – Peraturan Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, para 4 (2.e dan 2j) dan para 19.1(b). Fail yang didaftarkan & ada nombor rujukan sahaja yang berkaitan dalam perkara ini.

PROSEDUR SISTEM PENGURUSAN FAIL Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 berkuatkuasa 30 April, 2007. Bahagian VII (Pengurusan Fail) di PPP merangkumi prosedur-prosedur : 1. Kepentingan Pengurusan Fail 2. Pengkelasan Fail 3. Pengkelasan Perkara dan Pengkodan 4. Prosedur Pengurusan 5. Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik 6. Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer 7. Pelupusan Fail

Arahan / Punca Kuasa /Sumber Rujukan • Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail Memfail • Sistem Fail Arkib Negara Malaysia * AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003 • Sistem Fail Jabatan Pelajaran Johor * SURAT PELAKSANAAN 2010

DEFINISI SISTEM FAIL Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk rujukan dengan selamat, mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki dan proses ini meliputi Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan

Prinsip-prinsip Sistem Fail

KOD 600 - PENGURUSAN KURIKULUM Nombor Dan Perkara Utama : 600 - 1 hingga 600 - 10 600 - 1 : Prasekolah 600 - 2 : Sekolah Rendah 600 - 3 : Sekolah Menengah 600 - 4 : Pendidikan Khas 600 - 5 : Pusat Sumber 600 - 6 : Peperiksaan 600 - 7 : Jadual Waktu 600 - 8 : Pemulihan 600 - 9 : Laporan 600 - 10 : Program Khas Meliputi perkara-perkara Pengajaran dan Pembelajaran berkaitan dengan matapelajaran Prasekolah / Sekolah Rendah / Sekolah Menengah dan perkara-perkara yang berkaitan dengan aktiviti / laporan / gerak kerja / peperiksaan sekolah / jadual waktu / sumber pendidikan. No. Utama Perkara Utama

KOD DAN KANDUNGAN FAIL PANITIA MATA PELAJARAN Contoh : Bahasa Melayu JEA9003.600-3/3/1 JEA9003 - Kod Sekolah 600 - Kod Kurikulum 3 - Kod Sekolah Menengah [3] Kod Sekolah Rendah [2] 3 - Kod Bidang 1 - Kod Mata Pelajaran (BM)

- nyatakan nama panitia, - didaftarkan dan bernombor rujukan. PENGKELASAN : SISTEM 7 FAIL PANITIA 1. Fail Induk - fail putih / kertas - nyatakan nama panitia, - didaftarkan dan bernombor rujukan.

PENULISAN KOD FAIL Terkini Cth: JEA9003.600-3/3/1 Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan. PENULISAN KOD FAIL Terkini Cth: JEA9003.600-3/3/1 Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.

(BETULKAN / UBAH) tanda (/) kepada tanda (.)

KERTAS MINIT

PENGKELASAN : SISTEM 7 FAIL PANITIA 6 FAIL KULIT KERAS ( FOLDER ) tidak perlu didaftarkan tiada nombor rujukan Muka depan fail keras dilabelkan -Nama Panitia -Nama Fail FAIL SUKATAN PELAJARAN FAIL PROG. KECEMERLANGAN FAIL PENTAKSIRAN DAN PENILAIAN FAIL PENYELIAAN FAIL PEMERIKSAAN BUKU RAMPAIAN FAIL MAKLUMAT GURU M/PELAJARAN

SENARAI KANDUNGAN FAIL PANITIA MATA PELAJARAN Sektor Jaminan Kualiti, JPNJ / 1 Januari 2018-Keluaran 05|Pindaan 00 1. Fail Induk - Fail Rasmi / Fail Putih Pejabat a. Surat menyurat b. Minit mesyuarat panitia bersama surat iringan 2. Sukatan Pelajaran - Fail Folder / Kulit Keras a. Sukatan Pelajaran b. Huraian Sukatan Pelajaran c. Rancangan Pelajaran Tahunan d. Senarai buku rujukan guru/murid e. Plan Akademik Negeri semasa

SENARAI KANDUNGAN FAIL PANITIA MATA PELAJARAN Sektor Jaminan Kualiti, JPNJ / 1 Januari 2018-Keluaran 05|Pindaan 00 3. Fail Program Kecemerlangan - Fail Folder / Kulit Keras a. Perancangan program b. Pelaksanaan dan Perancangan Program 4. Fail Pentaksiran dan Penilaian - Fail Folder / Kulit Keras a. Analisis keputusan peperiksaan awam dan peringkat sekolah b. Analisis pencapaian mata pelajaran dalam peperiksaan awam dan sekolah c. Headcount d. Postmortem / Audit Akademik  

SENARAI KANDUNGAN FAIL PANITIA MATA PELAJARAN Sektor Jaminan Kualiti, JPNJ / 1 Januari 2018-Keluaran 05|Pindaan 00 5. Fail Penyeliaan- Fail Folder / Kulit Keras a. Jadual pencerapan b. Laporan pencerapan P dan P oleh pencerap c. Tindak ikut pencerapan 6. Fail Pemeriksaan Buku Rampaian - Fail Folder / Kulit Keras a. Jadual pemeriksaan buku rampaian b. Laporan pemeriksaan buku rampaian/buku kerja/buku nota 7. Fail Maklumat Guru Mata Pelajaran- Fail Folder / Kulit Keras a. Maklumat peribadi guru b. Jadual waktu mengajar guru c. Carta organisasi panitia

TERKINI PK01/01 | 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00

SPSK: 01 Februari 2017 : Keluaran 04 : Pindaan 00

CONTOH LAPORAN DAPATAN PEMANTAUAN FAIL Kesemua panitia di bawah bidang Sains Kemasyarakatan telah menjalankan mesyuarat Bil 1/2018. Bilangan Fail panitia disediakan mematuhi ketetapan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) iaitu: 7 fail (1 Fail induk & 6 Folder). Nombor daftar fail mematuhi Ketetapan Pengurusan Sistem Fail yang dikeluarkan oleh JPN Johor. Dokumen Fail Pendidikan Sejarah: Laporan Program bagi tahun 2016 tidak dapat dikesan dalam Folder Program Kecemerlangan. Dokumen Fail Pendidikan Seni Visual: Proses perekodan dokumen dalam fail induk belum kemaskini.

RUJUKAN Buku : Kepimpinan & pengurusan Kurikulum Di Sekolah-Pusat Perkembangan kurikulum, kementerian Pendidikan Malaysia. (2001) Dokumen: PK01 PENGURUSAN PANITIA –SPSK -1 Februari 2017 : Keluaran 04 : Pindaan 00 Dokumen: Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan: Pengurusan Sistem Fail Jabatan Pelajaran Negeri Johor Dokumen :Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ke Arah Ms Iso 9001:2008 : Sektor Jaminan Kualitijabatan Pelajaran Johor Dokumen : Kod Dan Kandungan Fail Panitia MP : A.Aziz.How@moe.gov.my Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 04 Thn 1986- Panitia Mata Pelajaran : 13 Mac 1986  Slide : Pengurusan Fail: Abd Rahim Bin Abdul Rahman , Ketua Unit Piawaian Sektor Jaminan Kualiti Jabatan Pelajaran Johor https://vdocuments.site/sistem-fail-sekolah-58bdb19042740.html

TERIMA KASIH