Manajemen Rapat Lembaga Manajemen Terapan TRUSTCO

Tujuan Instruksional Dapat mengelola rapat dengan efektif Memahami fungsi rapat Mengetahui rapat yang tidak efektif Mengetahui persiapan rapat Mengetahui lankangkah pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Mengetahui model rapat

Pokok-pokok materi Urgensi rapat Rapat efektif Persiapan rapat Langkah pemecahan masalah Langkah DM Model dan pertimbangan DM Model rapat

Kenapa harus rapat…... Distribusi dan pertukaran informasi dengan cepat Memerlukan DM dan tidak ada waktu untuk mengerjakan fungsi organisasinya Informasi semua orang sama Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming dari persoalan Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi Mencari komitmen bersama

Rapat tidak efektif, jika…... Rapat rutin tanpa agenda (goal) Tidak ada yang spesifik (objectif) NATO, TATO, tidak ada Keputusan Pihak ketiga yang mengaburkan Tidak ada mekanisme rapat Manajemen konflik yang lemah Dinamika kelompok yang kurang Individu yang mendominasi

PERSIAPAN RAPAT URGENSI RAPAT: kenapa harus rapat TUJUAN RAPAT: spesifik, SIM, PS, DM PESERTA: Jumlah peserta VS jenis masalah, Kontribusi peserta, Undangan. WAKTU RAPAT: kehadiran, jadwal (mulai dan akhir), alokasi waktu AGENDA RAPAT: rutin dan non rutin, tertulis, jelas spesifik, kendali rapat PERSIAPAN PESERTA: Siapkan bahan, Konsep %, Lokasi rapat. PERSIAPAN SARANA: OHP, ATK, bahan lain KEHADIRAN: pemimpin awal waktu

Langkah PS Menemukan/ mencari masalah Mencari penyebab Cari penyebab utama Menentukan/ merencanakan tindakan Pelaksanaan rencana Periksa hasil Mencegah problem kedua Selesaikan sisa problem lainnya Indentifikasi masalah Pengumpulan data dan analisa informasi Penyusunan alternatif pemecahan Evaluasi alternatif pemecahan Pemilihan alternatif terbaik Analisa kemungkinan dan konsekuensi Implementasi Langkah DM

Peralatan Pemecahan Masalah Bagan Kontrol Lembar Periksa (Check list) Diagram Pencar Stratifikasi Histogram Diagram Pareto Diagram Sebab Akibat (fish-bone) Analisa SWOT Benchmarking NA Training NA Program dll

DM: Siapa…? 1. Seseorang atau Pemimpin mengambil keputusan sendiri 2. DM diambil sendiri, tapi minta informasi bawahan 3. Pemimpin membahas masalahnya dengan bawahan secara individu, tapi DM diambil sendiri 4. Pemimpin membahas masalahnya dengan bawahan secara kelompok, tapi DM diambil sendiri 5. Diskusi dan DM diambil secara kelompok Pertimbangan DM dalamPS A. Kriteria khusus dalam DM B. Kecukupan Informasi C. Masalah Struktural D. Diperlukan usulan bawahan E. Keputusan akan diterima bawahan F. Bawahan ikut dalam proses DM G. Perbedaan pendapat bawahan akan terjadi

Model rapat, sebuah alternatif Tahap 1. Pembukaan Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu Tahap 3. Pembahasan agenda rapat Tahap 4. Penutupan.

Tahap 1. Pembukaan PJ pembukaan/ MC, diputar, sebaiknya telah ditunjuk pekan lalu Pembukaa. Kapan boleh dimulai, urutan pemimpin, bila mulai terlambat. Tilawah. Catat halaman, aturan tilawah. Taujih khofifah. Giliran, bahan, pembicara, mekanisme, alokasi waktu. Pengajuan agenda, fromat Pengantar umum rapat.

Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu PJ sekretaris Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress report. Mengecek hasil pekerjaan Apa yang perlu diagendakan kembali. Konsep penting dan mendesak

Tahap 3. Pembahasan agenda rapat PJ pemimpin Penetapan agenda rapat: permanen dan nonpermanen Alokasi waktu per agenda DM yang jelas Notulensi rapat (sekretaris) Manfaatkan teknik pemecahan masalah Laksanakan konsep 80-20

Tahap 4. Penutupan. PJ. Sekretaris Hasil Keputusan dibaca ulang Person yang terkait mencatat Receck buat yang penting Apa yang akan dikerjakan pekan depan Berkas penting tercecer perjanjian khusus, kontak hamdalah.