Laporan Untuk Managemen Eksekutif dan Komisaria Disusun oleh :  Nunayati  Nur’aeni Mutiara Hati

Tujuan Laporan Untuk Manajemen Eksekutif dan Dewan Menurut Sawyer (2006) dalam bukunya yang berjudul “Sawyer’s Internal Auditing”, laporan kepada manajemen senior dan dewan melalui komite audit memiliki dua tujuan : 1. laporan untuk mengkomunikasikan hal-hal yang telah dicapai oleh audit internal, laporan ini disebut dengan laporan aktivitas. 2. Kedua, adalah laporan untuk menjelaskan apa- apa yang telah diamati oleh audit internal, laporan ini disebut dengan laporan evaluasi.

Standards for The Professional Practice of Internal Auditing, Practice Advisory , mewajibkan kedua laporan tersebut dibuat oleh audit internal yang diterbitkan oleh direktur audit dan memberikan laporan tersebut kepada manajemen senior dan dewan setiap tahun. mereka akan sangat tertarik dengan laporan ringkasan dari seluruh pengendalian perusahaan secara keseluruhan dan kinerjanya, yang meliputi : Ringkasan temuan-temuan audit dan kesimpulannya. Status dari pengendalian internal perusahaan. Opini auditor internal atas aktivitas yang ditelaah.

Temuan-temuan material yang belum diperbaiki. Tren keseriusan dan kepelikan penyimpangan yang dilaporkan. Koordinasi antara auditor internal dengan auditor eksternal. Risiko-risiko yang tetap tidak terjaga. Dengan demikian, laporan berkala mengenai apa yang telah dicapai oleh auditor internal dan apa yang telah mereka temukan, sekaligus laporan evaluasi auditor internal atas kesehatan operasional dan administratif dari perusahaan, dapat menjadi perhatian penting bagi komite audit dan dewan komisaris.

Faktor-Faktor Untuk Pelaporan Kepada Komite Karen Grandstand, wakil presiden dari Minneapolis Federal Reserve Bank yang dikutip oleh Sawyer (2006), menguraikan serangkaian unsur yang dipercaya oleh para direktur dan manajemen senior seharusnya terdapat di dalam fungsi audit internal. Unsur-unsur tersebut adalah : Struktur: Penempatan sehingga memiliki posisi yang independen. Manajemen, penempatan staf dan kualitas audit: Tanggung jawab seharusnya berada di bawah satu orang manajer.

Lanjutan.... Ruang lingkup: Penelaahan dan pengujian seharusnya mencerminkan sifat, kerumitan dan risiko dari aktivitas- aktivitas yang terdapat di dalam dan di luar neraca. Komunikasi: Manajemen senior seharusnya mendukung perkembangan komunikasi secara tebuka dan pemeriksaan permasalahan secara kritis, menciptakan kesadaran akan temuan-temuan auditor internal dan solusi dari manajemen operasional atas kekurangan pengendalian internal yang teridentifikasi.

Komunikasi dengan Dewan Dewan dan komite audit harus memberikan ekspektasi dan auditor harus memberikan komunikasi dengan jujur mengenai kualitas dari pelaporan keuangan perusahaan. Dalam SAS 61 AICPA, “Comuunication with Audit Committees”, dibahas persyaratan komunikasi dengan komite audit yang meliputi beberapa area, yaitu : Penggelapan dan tindakan illegal. Penyimpangan pengendalian internal. Kebijakan-kebijakan akuntansi yang signifikan.

Lanjutan..... Estimasi-estimasi akuntansi. Penyesuaian-penyesuaian audit yang signifikan. Ketidaksepakatan dengan manajemen. Kesulitan yang dihadpi dalam melaksanakan audit.

Laporan Aktivitas laporan audit internal yang digunakan saat ini- laporan yang diterbitkan untuk menunjukkan hasil audit secara spesifik- adalah bukti terbaik atas pencapaian audit. Audit internal sebaiknya secara berkala meminta perhatian dari para eksekutif dan dewan akan ringkasan pencapaian yang telah dibuat, baik dalam bentuk uang maupun yang lain, untuk menunjukkan nilai dari kontribusi yang telah diberikan oleh audit internal.

Menurut Sawyer (2006), beberapa subjek yang dapat dimasukkan kedalam laporan aktivtas antara lain : Perbandingan antara pekerjaan yang diprogramkan dengan pekerjaan yang dicapai. Jumlah dan keragaman dari aktivitas yang diaudit. Jumlah dan jenis laporan yang diterbitkan. Jumlah komunikasi lain yang dilakukan dengan manajemen. Biaya pengoperasian departemen audit. Jumlah pengembalian dan penghematan yang dilakukan. Status dari eksposur risiko. Jumlah dan jenis studi-studi manajemen khusus.

Kuantifikasi, jika memungkinkan, atas peningkatan jasa yang diberikan kepada unit-unit internal atau kepada orang-orang atau organisasi-organisasi luar. Efektivitas dari pekerjaan audit. Kualitas dari aktivitas audit eksternal. Aktivitas audit internal hendaknya mengembangkan dan memelihara catatan-catatan administratif sebagai sumber untuk membuat ringkasan atau laporan aktivitas.

catatan tersebut antara lain : A. Perbandingan antara pekerjaan yang diprogramkan dan pencapaiannya, Untuk setiap proyek audit internal, jumlah hari audit yang diprogramkan dan digunakan dapat diperbandingkan. Jumlah hari yang diprogramkan dapat diambil dari jadwal audit jangka panjang. B. Aktivitas yang diaudit Informasi tentang jumlah dan keragaman aktivitas yang diaudit dapat digabungkan dalam sebuah formulir yang dibuat setelah setiap proyek audit selesai dilaksanakan.

C. Biaya operasional departemen audit Biaya audit dapat dihitung dan dilaporkan untuk setiap laporan audit. Penghitungan biaya berdasarkan aktivitas dapat menghasilkan perhitungan yang lebih teliti untuk setiap audit. D. Jumlah pengembalian dan penghematan Jumlah pengembalian dan penghematan sebaiknya dikumpulkan dalam sebuah catatan khusus yang menyebutkan nama proyek dan menganalisis jumlah uang yang telah dikembalikan atau dihemat. Laporan aktivitas dapat diterbitkan setiap enam bulan atau tahunan. Pada bagian pembukaan laporan dijelaskan tujuan dari departemen audit internal, kemudian jumlah hari audit yang dianggarkan dan telah digunakan.

Produktivitas Audit Produktivitas biasanya dianggap sebagai perbandingan antara input yang berasal dari sumber daya dan output yang berupa produk atau jasa. Hasil merupakan output. Hasil tersebut merupakan peningkatan yang dicapai oleh organisasi atau masyarakat yang diperoleh melalui penerapan aktivitas audit. Produktivitas audit seringkali disalahartikan dalam pelaporan sebagai : Jumlah audit yang selesai dilaksanakan. Jumlah hari kerja yang digunakan untuk mengaudit. Perbandingan antara jumlah biaya audit yang terjadi dengan anggaran audit. Biaya yang dihapuskan (dihemat) atau uang yang diterima.

Laporan Evaluasi Laporan evaluasi yang melaporkan tentang kesehatan operasional perusahaan, dapat menarik perhatian manajemen. Manajemen akan melihatnya sebagai sebuah indikator kelancaran administrasi atau kekurangan organisasional. Dalam laporan evaluasi disajikan secara tidak langsung akumulasi dari tiap-tiap temuan audit dan kesimpulan serta gambaran dari trend dan varians yang terjadi. Terdapat beberapa unit pengukuran untuk laporan seperti ini, dua diantaranya adalah opini audit dan temuan audit.

a. Meringkas Opini Audit Tidak semua auditor internal menyajikan opini secara keseluruhan dari masing-masing audit yang mereka lakukan. Ringkasan-ringkasan berkala dapat menunjukkan jumlah total opini audit yang diberikan dan persentase, lokasi serta permasalahan dari hal-hal yang dinilai tidak memuaskan. Karenanya manajemen diberikan suatu indikasi yang tercakup di dalam temuan mengenai apakah tindakan perbaikan perlu untuk dilakukan.

Informasi mengenai status penyelesaian dari opini tidak wajar juga hendaknya dicantumkan. Manajemen sebaiknya diberikan penjelesan tentang : Persetujuan atau pun penolakan klien atas temuan dan opini tidak wajar. Posisi klien atas koreksi dari kondisi yang menyebabkan diberikannya opini tidak wajar. Situasi dimana kondisi-kondisi yang menyebabkan diberikannya opini tidak wajar telah diselesaikan. Situasi dimana terdapat kejadian-kejadian yang memberatkan.

b. Meringkas Temuan Ringkasan dari temuan-temuan yang menyebabkan dikeluarkannya opini yang tidak memuaskan akan menunjukkan dimana tindakan perbaikan sebaiknya dilakukan. Temuan dapat dibagi menjadi dua klasifikasi, yaitu berat dan ringan. Temuan yang berat adalah temuan yang mempengaruhi kinerja atau pengendalian, menghalangi suatu aktivitas, fungsi atau unit untuk mencapai bagian yang substansial dari sasaran atau tujuan yang signifikan. Sedangkan temuan yang ringan adalah temuan yang perlu untuk dilaporkan dan meminta dilakukannya tindakan perbaikan, tetapi hal tersebut tidak dapat dianggap sebagai suatu halangan tercapainya sasaran atau tujuan yang penting.

c. Pemetaan Tren Tren dalam opini dan temuan-temuan penyimpangan hendaknya dipetakan sehingga dapat memberikan sebuah indikasi yang bermanfaat tentang kesehatan administratif perusahaan.

d. Meringkas Penyebab Manajemen tidaklah cukup jika hanya mengetahui kekurangan saja. Manajemen hendaknya mengetahui mengapa kekurangan tersebut terjadi. informasi yang paling berguna yang dapat diberikan auditor kepada manajemen adalah informasi tentang penyebab terjadinya penyimpangan. Dengan mengetahui dan mengenali penyebabnya, manajemen akan dapat menemukan cara untuk memperbaikinya. Untuk dapat mencantumkan penyebab suatu kondisi membutuhkan perencanaan dan analisis. Langkah pertama ini adalah untuk mengidentifikasi kemungkinan- kemungkinan penyebab terjadinya penyimpangan. Ini adalah masalah pertimbangan masing-masing.

Sawyer (2006) menyatakan terdapat beberapa kumpulan penyebab yang dapat dikaitkan dengan hierarki pengendalian manajemen, antara lain : Tujuan dan perencanaan yang sesuai tidak dibuat. Sumber daya manusia dan bahan baku yang sesuai tidak diberikan. Standar atau kriteria lainnya tidak ditentukan. Karyawan tidak dilatih. Tidak adanya sistem persetujuan. Tidak adanya pengendalian utama (pusat). Kepatuhan terhadap standar tidak dijamin.

Proses yang sedang berjalan tidak diawasi. Sistem pencatatan dan pelaporan yang memadai tidak dibuat atau dipelihara. Tidak ada tindakan yang dilakukan oleh manajemen saat menerima laporan. Tidak ada tindak lanjut atas implementasi tindakan berkenaan dengan kekurangan-kekurangan sebelumnya. Penyebab-penyebab diatas dibawa kehadap manajer ataupun supervisor dari suatu aktivitas secara khusus.

maka penyebabnya kemungkinan besar adalah : 1. kegagalan (manajemen senior) untuk memberikan tujuan dan perencanaan yang sesuai; dan 2.kegagalan untuk memberikan sumber daya yang sesuai. Penyebab-penyebab yang lain mencakup permasalahan- permasalahan yang umumnya berada di bawah kendali manajer operasional. penyebab utama merupakan suatu hal yang penting, dalam mencari penyebab, untuk melihat baik tindakan yang telah diambil oleh manajemen ini untuk menghindari kondisi tersebut, memperbaiki kondisi yang dilaporkan, maupun mengidentifikasikan sifat dari kekurangan yang terjadi.

Komunikasi Khusus komite audit harus sepenuhnya mendukung usaha audit dan menyatakan dengan jelas bahwa auditor adalah bagian dari manajemen perusahaan dan adanya intervensi, baik langsung maupun tidak langsung, tidak akan dapat ditoleransi.

Laporan Audit Satu Halaman Laporan audit satu halaman merupakan sebuah laporan audit khusus yang baru-baru ini diciptakan oleh beberapa organisasi besar. Laporan ini dirancang untuk menghemat waktu para eksekutif dan anggota dewan komisaris yang sibuk, dan dapat dirancang menjadi PowerPoint atau dalam bentuk tercetak. Laporan ini berbentuk presentasi berwarna satu halaman yang didukung oleh referensi terinci bagi area-area yang mendapat perhatian dari eksekutif atau anggota dewan.

Beberapa Peringatan Beberapa peringatan harus dipertimbangkan ketika menerbitkan jenis-jenis laporan berikut ini, antara lain : a. Jumlah dan keragaman penugasan audit Laporan seperti ini dapat dikategorikan sebagai laporan informal saja dan bukanlah sebuah cara pengukuran kinerja yang baik. Disamping itu, adanya peningkatan jumlah departemen yang diaudit mungkin menjadi indikasi bahwa staf audit terlalu banyak tersebar atau hanya melakukan audit yang sifatnya dangkal saja.

b. Jumlah laporan yang dikeluarkan Tanpa penjelasan, peningkatan dalam jumlah,aporan mungkin dapat diartikan sebagai pelaksanaan audit yang lebih singkat atau area audit yang paling kecil. c. Jumlah bentuk komunikasi lain Jumlah komunikasi bagi manajemen mungkin tidak benar-benar menunjukkan tingkat aktivitas yang dilaksanakan. Akan tetapi, informasi mengenai jumlah memorandum penindaklanjutan yang dikeluarkan mungkin menunjukkan kegagalan dari pihak manajer klien untuk mengambil tindakan yang tepat atas temuan audit yang disampaikan.

d. Saran yang dilaksanakan Data ini mungkin dapat disalahartikan. Manajemen mungkin menolak untuk melaksanakan sebuah saran audit tertentu namun tetap memperbaiki sebuah kekurangan melalui cara-cara yang diciptakannya sendiri. Tetapi, ketika data ini dikombinasikan dengan penghematan jumlah uang yang berkaitan, penyelamatan atau perbaikan-perbaikan lainnya, data-data ini mungkin dapat menjadi ukuran yang berguna dari efektivitas audit. e. Konsultasi Harus terdapat kehati-hatian ketika melaporkan angka atas studi-studi konsultasi.

f. Konsultasi Jenis penugasan audit seperti ini biasanya adalah hasil dari suatu keadaan darurat. Statistik laporan tentang investigasi dapat memuat data mengenai sumber penugasan, jenis investigasi yang dilakukan, area investigasi, dan keterangan seperti: selesai; diserahkan pada bagian keamanan; dalam proses; atau tidak berhasil. Peringatan-peringatan di atas tidak berarti bahwa laporan- laporan tersebut tidak valid, namun peringatan tersebut dimaksudkan agar auditor internal berhati-hati dalam membuat laporan aktivitasnya sehingga justru tidak memberikan kesan yang kontraproduktif.

Daftar pustaka Moeller, Robert R, Brink’s Modern Internal Auditing, John Wiley & Sons, Inc, Hoboken, New Jersey. Sawyer, Lawrence B, Mortimer A. Dittenhover dan James H. Scheiner, Audit Internal Sawyer, Edisi 5 Buku 2, Diterjemahkan oleh Desi Adhariani, Salemba Empat, Jakarta.