AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) oleh: Tim Pengembang SPMI Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Penjaminan Mutu 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi POKOK BAHASAN Definisi Audit Mutu Internal Prinsip Dasar Audit Klasifikasi Audit Persyaratan Auditor Perencanaan Auditor Pelaksanaan Audit Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi PENGERTIAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) oleh: Tim Pengembang SPMI Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Penjaminan Mutu 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Definisi Audit Mutu Internal Audit Mutu Internal adalah proses pengujian yang sistematik, mandiri, dan terdokumentasi untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di PT sesuai prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan institusi. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Audit Mutu bukanlah asesmen/penilaian melainkan pencocokan kesesuaian antara pelaksanaan dengan perencanaan suatu kegiatan/program Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Tujuan Audit Mutu Internal Memastikan implementasi sistem manajemen sesuai dengan sasaran/tujuan Mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen mutu Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu Memastikan sistem manajemen memenuhi standar/ regulasi Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Manfaat Audit Mutu Internal Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara mengevaluasi dan mendorong adanya peningkatan melalui proses: 1. Mengkomunikasikan tujuan PT, Standar Dikti yang ditetapkan PT dan nilai- nilai yang telah ditetapkan 2. Memantau pencapaian kesesuaian tujuan dengan standar 3. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan standar 4. Mengurangi Risiko PT : Resiko Kualitas Resiko Hukum Resiko Keuangan Resiko Strategik Resiko Kepatuhan Resiko Operasional Resiko Reputasi Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Prinsip Dasar Audit Mutu Internal Sikap dasar auditor: Mempunyai sifat profesional. 2. Penyajian yang wajar : Wajib memberikan laporan yang objektif. 3. Ketelitian : Kecermatan dalam menggali informasi sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid. 4. Independen : Mempunyai sikap netral dan obyektif saat membuat kesimpulan audit. Berdasar bukti : Penjelasan yang rasional dalam menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Klasifikasi Audit 1. Tipe audit: a. Auditinternal b. Audit Eksternal 2. Tingkatan audit : a. Audit sistem b. Audit Produk c. Audit proses Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Tipe Audit • Audit Internal Adalah audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap rencana/standar/persyaratan sistem internal organisasi tersebut, sehingga dapat dilakukan analisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 P ersyaratan Auditor 1. Personil terlatih 2. Independen 3. Penguasaan standar 4. Penguasaan teknik audit (examining, questioning, evaluating, reporting) 5. Komunikasi (oral) 6. Kemampuan menulis 7.Kemampuan tambahan (planning, organizing, communicating and directing) Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 PERENCANAAN AUDIT Meliputi semua kegiatan yang dilakukan sebelum Audit Mutu Internal dilakukan. Perencanaan audit yang baik akan menentukan kualitas dan efektivitas pelaksanaan audit. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Pembagian Peran dalam Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI) Menetapkan kebijakan tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Audit Mutu Internal (AMI). Pimpinan Institusi Kebijakan SPMI Menyusun mekanisme Audit Mutu Internal, instrumen, lingkup, dan melatih auditor mutu internal. Unit Penjaminan Mutu SOP Mempelajari mekanisme Audit Mutu Internal, lingkup dan instrumen. Berkoordinasi dengan partner dan melakukan desk evaluation. Auditor Mutu Internal IK-Instrumen Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
PERENCANAAN AUDIT MUTU INTERNAL Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Lingkup (cakupan) audit Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh terhadap mutu layanan, di antaranya: Dokumen sistem mutu Organisasi Komitmen (tanggung jawab) manajemen Sumber daya, meliputi: Sumber Daya Manusia Infrastruktur Proses dan pengendaliannya Evaluasi dan perbaikan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Langkah untuk Menjalankan AMI yang Baik 1 Menyusun organisasi Audit Mutu Internal 2 Membuat Dokumen /Instrumen Audit Mutu Internal 3 Melakukan Audit Mutu Internal Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 MENYUSUN ORGANISASI AUDIT MUTU INTERNAL 1 Audit Mutu Internal di bawah kendali pimpinan institusi. Tim Audit Mutu Internal dibentuk berdasarkan surat tugas pimpinan institusi dengan masa kerja satu periode audit. Ketua, sekretaris, dan anggota Tim Audit Mutu Internal harus memenuhi persyaratan standar kompetensi auditor mutu internal. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 MEMBUAT DOKUMEN AUDIT MUTU INTERNAL 2 Prosedur (MP/SOP) Pelaksanaan Audit Mutu Internal. Instruksi Kerja bagi auditor mutu internal dan auditee. Form Audit Mutu Internal. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 MELAKUKAN AUDIT MUTU INTERNAL 3 Lingkup Jadwal Distribusi auditor mutu internal Metode audit (Desk Evaluation dan/atau Visitasi) Tahap audit: sistem dan kinerja. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Pelaksanaan Audit Mutu Internal terdiri dari : Audit Sistem/Desk Evaluation Audit Visitasi/Lapangan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Tahapan Audit Audit Sistem/Dokumen Audit terhadap kecukupan dokumen sistem organisasi, penjaminan mutu dan dokumen SPMI untuk memenuhi persyaratan standar yang ditetapkan. Audit Kinerja/Visitasi Audit pada implementasi SPMI yang telah ditetapkan/dijanjikan: Memeriksa apakah standar yang telah ditetapkan dalam dokumen standar dalam SPMI atau yang telah dijanjikan, dipenuhi atau tidak, salah satunya dengan mengisi dokumen evaluasi kinerja. Memeriksa/memastikan apakah setiap dokumen SPMI (misal: manual SPMI atau instruksi kerja) telah dilaksanakan secara tertib dan benar. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Metode Audit Desk Evaluation: Review dokumen dilakukan di kantor oleh masing-masing auditor. Visitasi: Wawancara dan observasi langsung, dilakukan di tempat auditee. Audit sistem dan kinerja bisa dilakukan dengan desk evaluation dan visitasi, atau bisa juga dilakukan hanya desk evaluation atau visitasi. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
AUDIT MUTU INTERNAL DOKUMEN/SISTEM Ketua tim auditor membacakan identitas teraudit, lingkup audit, dokumen yang tersedia. Ketua tim auditor membagi tugas kepada semua anggota tim tentang dokumen yang harus diaudit yang menjadi tanggung jawabnya. Setiap anggota tim auditor membuat daftar tilik berupa daftar pertanyaan yang akan dibawa ke audit kepatuhan untuk diverifikasi lebih lanjut. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Hasil dari pelaksanaan audit sistem adalah daftar tilik pertanyaan dan kesiapan audit visitasi Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Referensi (Butir Mutu) Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Contoh Daftar Tilik No. Referensi (Butir Mutu) Pernyataan Y T Catatan Khusus 1. Standar 3 Butir 3.6 Sebagian dosen belum menyampaikan kontrak perkuliahan Cek pada Rencana Pembelajaran Semester (RPS) dan jurnal perkuliahan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
LATIHAN MEMBUAT DAFTAR PERTANYAAN Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
AUDIT LAPANGAN/VISITASI Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Tindakan yang Harus Dikuasai Auditor dalam Pelaksanaan Audit Lapangan: Teknik Bertanya Mencatat Hasil Membuat Temuan Melakukan Rapat Penutupan Membuat Laporan Audit Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Contoh Aktivitas Lapangan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Memastikan apakah proses belajar mengajar telah tercapai dengan baik Cek apakah Learning Outcome (LO) / Capaian Pembelajaran (CP) prodi telah terumuskan dengan baik Cek apakah setiap mata kuliah telah mendukung CP prodi Cek apakah RPS MK (Rencana Pembelajaran Semester Mata Kuliah) telah sesuai dengan CP Prodi Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Contoh Aktivitas Lapangan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 d. Cek apakah proses belajar mengajar telah terlaksana dengan baik Kehadiran dosen Kehadiran mahasiswa Kebenaran materi Kebenaran jumlah sks Kebenaran penyajian Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Cek apakah CP prodi telah terpenuhi oleh CP MK Apakah soal sudah dilakukan validasi sesuai CP Apakah soal sudah dilakukan evaluasi setelah dilakukan ujian Apakah pengujian ketercapaian kompetensi dilakukan dengan satu cara atau beberapa cara Cek apakah bahan kuliah telah memasukkan hasil riset dosen yang terbaru Cek kepuasan mahasiswa atas proses belajar mengajar Cek apakah hasil evaluasi telah ditindaklanjuti Lakukan analisis mengapa sasaran mutu tidak tercapai (Mencari akar masalah) Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Tahapan Audit Kepatuhan Ketua tim auditor memperkenalkan seluruh anggota tim. Ketua tim auditor menyampaikan tujuan audit dan lingkup audit. Ketua tim auditor menyampaikan jadwal acara audit untuk disetujui oleh auditee. Tim auditor melakukan audit dengan berpedoman pada daftar tilik yang telah dibuat pada saat Audit Dokumen/Desk Evaluation/Audit Sistem. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Bukti-Bukti Penunjang Dikumpulkan dari : Wawancara dengan pengelola/stakeholder Pemeriksaan dokumen atau rekaman Pengamatan terhadap aktivitas/proses Pengamatan terhadap kondisi lapangan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Dalam visitasi perlu dilakukan verifikasi terhadap bukti-bukti penunjang /rekaman yang tersedia. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Audit Lapangan Dilakukan terhadap : Dokumentasi, bahan/material, personil, proses, peralatan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Faktor Keberhasilan dalam Wawancara : Persiapan yang baik Wawancara dengan orang yang tepat Usahakan agar wawancara dalam keadaan santai Auditor harus berusaha untuk mendapatkan akar masalah Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Beberapa Kiat pada saat Wawancara : Lakukan wawancara terpisah antara kepala bagian dan bawahannya/ staff Hindari mengkonfrontasi cross-check pernyataan auditee-auditee lain (misal atasan) Hindari kesan selalu membaca daftar tilik Buatlah pertanyaan yang jelas/spesifik/tidak bermakna ganda Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
PERTANYAAN SAAT WAWANCARA Pertanyaan dapat dibedakan Pertanyaan tertutup : ya dan tidak Pertanyaan terbuka Catatan: Satu pertanyaan dapat dikembangkan menjadi beberapa pertanyaan baik oleh auditor yang bertanya maupun anggota tim yang lain. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
TEKNIK MENELUSUR BUKTI AUDIT Tujuan Pengujian jaringan Mengungkap fakta-fakta Identifikasi perbaikan Dasar Sistem adalah input-proses-output Sistem adalah sebab-akibat Sistem adalah suatu jaringan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 AMI
MENELUSURI JEJAK (TRAIL FOLLOWING) Berdasarkan suatu temuan tertentu auditor bergerak (maju atau mundur) untuk mengumpulkan informasi dan menyelidiki lebih dalam suatu gejala atau pola tertentu. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 AMI
FORWARD AND BACKWARD TRACING Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Auditor dapat bergerak dari sisi input hingga rangkaian-rangkaian kegiatan dan output atau sebaliknya bekerja dari sisi output mundur ke input. Kaprodi Sub Bag Pendidikan Evaluasi Forward trace Backward trace Komisi Pembelajaran Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 AMI
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Yang harus Dicatat saat Visitasi : Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar 2. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap dokumentasi/rekaman 3. Aspek dari operasi yang menyimpang/cenderung mengarah kepada ketidaksesuaian Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Catatan Temuan meliputi : Apa yang ditemukan Dimana ditemukan Mengapa dianggap sebagai ketidaksesuaian Siapa yang hadir/ ada pada saat ditemukan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Temuan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Setiap anggota tim auditor membuat catatan-catatan potensi temuan ketaksesuaian untuk disampaikan pada rapat tim auditor. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 CONTOH TEMUAN MAJOR Contoh problem: Hampir semua perkuliahan berjalan : • tidak sesuai jadwal/ RPKPS / SAP • Jumlah tatap muka kurang 50 % (persyaratan, misal,75 %) • tidak ada rekaman daftar hadir perkuliahan • tidak dilakukan evaluasi • kompetensi dosen tidak sesuai • Tidak dilakukan verifikasi soal Sehingga temuannya: kategori Major “Sistem perkuliahan di Prodi X tidak terkendali, contohnya…” Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Ketua tim memimpin rapat tim auditor untuk merumuskan daftar temuan audit. Pernyataan temuan audit harus mengikuti kaidah PLOR Problem (masalah yang ditemukan) Location (lokasi ditemukan problem) Objective (bukti temuan) Reference (dokumen yang mendasari) Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 LATIHAN Merumuskan temuan dari suatu kasus yang dibacakan fasilitator Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Format Temuan KTS/OB (Initial Auditor) Referensi (butir mutu) Pernyataan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 LAPORAN AUDIT Sebelum membuat laporan audit dilakukan pertemuan tim auditor tanpa teraudit. Dipimpin oleh ketua tim auditor Melengkapi formulir ketidaksesuaian Meninjau semua ketidaksesuaian Tinjauan secara kolektif terhadap ketidaksesuaian untuk mengidentifikasi temuan major 5. Mempersiapkan kesimpulan audit 6. Mempersiapkan agenda (closing) meeting 7. Pelajari semua temuan 8. Kelompokkan temuan 9. Adakah hal utama yang perlu diperhatikan (mengarah ke temuan major) Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Temuan yang Dilaporkan : Harus disetujui process owner (auditee) 2. Berdasarkan bukti Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Laporan Audit Mutu Internal harus Memuat : 1. Identifikasi laporan 2. Maksud, tujuan dan ruang lingkup audit 3. Rincian program audit, auditor, tanggal dan area audit 4. Identifikasi dokumen referensi (standar, quality, manual, prosedur, kontrak, dll) 5. Ringkasan temuan 6. Pengamatan ketidaksesuaian dan bukti pendukung Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Laporan Audit Harus berdasarkan fakta Harus ringkas dan jelas Tidak memasukkan opini Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Isi Laporan Audit Mutu Internal : Identifikasi laporan Maksud, tujuan, dan ruang lingkup audit Rincian program audit, auditor, tanggal, dan area audit Identifikasi dokumen referensi (standar, quality manual, prosedur, peraturan, dll) Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 5. Ringkasan temuan 6. Pengamatan ketidaksesuaian dan bukti pendukung 7. Rekomendasi tindak lanjut, tindakan perbaikan audit selanjutnya 8. Daftar distribusi laporan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
RAPAT PENUTUPAN KEGIATAN AUDIT Ketua bersama anggota tim auditor mengadakan rapat penutupan audit bersama teraudit membahas temuan audit untuk disepakati Ketua tim auditor dan teraudit bersama-sama menandatangani daftar temuan audit. Ketua tim auditor menutup acara audit Tim auditor membuat laporan audit Ketua tim auditor menyerahkan laporan audit kepada client Saran Tindakan Perbaikan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Butir-Butir Urutan Pelaporan Hasil Audit Kondisi/Temuan Apa yang ditemukan oleh auditor sama dengan auditee ketahui Kriteria/Standar/ Klausul Standar/ekspektasi/aturan (Lokal/Nasional /Internasional) Yang ada atau dikembangkan Akibat/Dampak Dampak atau risiko jika dibiarkan Potensi maupun kejadian Sebab/Akar Masalah Disain Implementasi Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Rekomendasi Saran perbaikan yg mengeliminir sebab Jangan mengulang kriteria Rencana Perbaikan Apa yg akan dilakukan, sesuai rekomendasi Kapan akan dilaksanakan dan oleh siapa Rencana Pecegahan Apa yg akan dilakukan untuk mencegah Kapan dilaksanakan dan oleh siapa Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Perlunya Laporan Tertulis Hasil Audit Sebagai bukti pelaksanaan tugas Sebagai sumber referensi untuk perencanaan audit berikutnya. Sebagai alat pembuktian apabila ada sanggahan dari pihak yang terlibat. Sebagai media untuk mengkomunikasikan informasi-informasi penting yang diperoleh selama pelaksanaan audit. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 TINDAKAN KOREKSI Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
TINDAKAN KOREKSI OLEH PIHAK TERAUDIT/ MANAJEMEN Tindakan koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencana dan mencegah pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalam rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 PENGERTIAN Rapat Tinjauan Manajemen adalah suatu rapat dengan periode waktu tertentu yang bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan, dipimpin langsung oleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
PELAKSANAAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN Kaji Ulang Manajemen dilakukan untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Tinjauan ini harus mencakup penilaian untuk peningkatan dan perubahan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Setiap kegiatan Kajiulang Manajemen harus direkam dan rekamannya harus dipelihara. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Materi Rapat Tinjauan Manajemen /Kajiulang Manajemen Hasil/temuan audit Umpan balik pelanggan (keluhan pelanggan, survei kepuasan pelanggan) Kinerja layanan/ kinerja dosen Analisa kesesuaian kompetensi, atau kesesuaian layanan lainnya) Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 5. Status tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi 6. Tindak lanjut dari Kajiulang Manajemen sebelumnya Perubahan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) 8. Usulan peningkatan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
HASIL RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN/KAJIULANG MANAJEMEN Hasil Kajiulang Manajemen yang diharapkan dapat berupa: Peningkatan efektivitas Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan prosesnya 2. Peningkatan hasil layanan yang menuju terpenuhinya standar 3. Program peningkatan mutu Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
KIAT SUKSES AUDITOR MUTU Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Kiat Visitasi Audit Mutu yang Baik Jelaskan maksud diadakannya visitasi dengan bijak. Ajukan pertanyaan pertanyaan yang menyangkut pokok persoalan. Pembicaraan harus tetap terarah pada fakta yang berhubungan dengan maksud visitasi. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Hal-hal lain yang perlu diperhatikan selama visitasi berlangsung: Upayakan semua informasi yang diperlukan diperoleh saat visitasi. Buat ikhtisar informasi yang telah diperoleh. Jangan sampai melebihi batas waktu. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Auditor Sebaiknya Tidak Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Dalam Visitasi, Auditor Sebaiknya Tidak Meminta layanan di luar proses audit. Menerima hadiah. Mengenakan pakaian yang kurang pantas (T-Shirt). Memberi komentar di luar konteks/substansi yang diaudit. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Auditor Sebaiknya Tidak Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Dalam Visitasi, Auditor Sebaiknya Tidak 5. Memberikan janji-janji yang di luar kewenangan auditor. 6. Menggunakan sebutan yang kurang pantas, seperti “kalian”, ”kamu” kepada auditee. 7. Berdebat dalam diskusi dengan sikap ”bossy” dan mendominasi sesi audit, atau terlalu pasif. 8. Bersikap menggurui, menonjolkan diri dan arogan (memandang rendah). Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Saling menyalahkan di antara auditor di depan auditee. Menyalahkan auditor yang melakukan audit sebelumnya. Menciptakan suasana underpressure dan tidak kondusif bagi atmosfir diskusi. Menunjukkan emosi negatif yang tampak dari perilaku dan bahasa tubuh. Meninggalkan sesi selama proses kunjungan lapangan tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Bersikap menggurui, menonjolkan diri dan arogan (memandang rendah). Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 15. Meninggalkan sesi selama proses kunjungan lapangan tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. 16. Membuat opini, asumsi, asumsi awal Membiarkan auditee mendikte audit Berada ‘diluar jalur’, Mengarahkan ‘misleading’ Terpaku’, bingung Mengubah jadwal pertemuan secara sepihak. Mempersingkat waktu pelaksanaan audit tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Menjalankan tugas audit melebihi waktu yang dialokasikan. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Hal yang Tak Terduga dalam Visitasi Bertemu auditee yang agresif, situasi emosional Missing people, missing document Dokumen, catatan, laporan, sample, yang telah disiapkan auditee tidak lengkap Kasus-kasus khusus/ spesial Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Etika Umum Auditor Seorang auditor harus menunjukkan kinerja dan menggambarkan profil auditor yang profesional. 2. Seorang auditor harus meningkatkan pengetahuan secara proaktif tentang sistem penjaminan mutu secara gradual dan terus menerus, sehingga tidak ketinggalan informasi tentang sistem penjaminan mutu. 3. Seorang auditor tetap memprioritaskan tugas pokok dosen. 4. Seorang auditor harus berupaya menjadi living example dan pelaksana good practices. 5. Memahami tugas dan tanggung jawab sebagai auditor. 6. Memahami Prosedur mengaudit dengan baik. 7. Melakukan koordinasi antar auditor sebelum melakukan audit. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Etika Kunjungan Lapangan (Visitasi) Datang tepat waktu dan menepati komitmen. Menghindari konflik kepentingan. Menghindari kesalahpahaman Menjaga kerahasiaan. Mengenal standar budaya setempat dan berhati-hati dalam berbicara. Bertanya secara jelas dan pasti dan sebisa mungkin sedikit bicara. Setiap auditor harus membuat catatan setiap pertemuan dan segera memberikan evaluasi. Mengelola informasi yang diterima secara proporsional agar tidak bereaksi berlebihan. Menggunakan guideline sebagai acuan audit. Konsisten dalam melakukan penilaian. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Aktivitas Auditor Mutu Internal Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara mengevaluasi mencocokan dengan ketentuan dan mendorong adanya peningkatan proses untuk mencapai tujuan. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Aktivitas : 1. Mengkomunikasikan tujuan dan nilai-nilai yang telah ditetapkan institusi 2. Mengkomunikasikan standar-standar yg digunakan institusi apakah sudah tercapai 3. Memantau proses pencapaian tujuan, apakah sesuai visi misi ? 4. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan kegiatan , 5. Mengukur nilai nilai capaian yang telah disepakati 0, 1, 2, 3, 4, 5 dst, WTP, Fraud, Etik, Kepatutan atau lainnya dalam rangka mencari ruang peningkatan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Saran bagi Auditor Baru Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Selalu ingat tujuan audit mutu ialah mengupayakan perbaikan kualitas. Pahami pada umumnya orang tidak mau disalahkan. Apabila dijumpai kesalahan, muncul mekanisme pertahanan diri, sehingga auditor tidak dapat mengetahui permasalahan yang sesungguhnya. Perlu penguasaan kemampuan komunikasi oleh Upayakan auditor dan auditee puas dengan audit mutu yang dilakukan Upayakan auditee percaya dengan fungsi audit mutu sehingga membuka diri untuk kemajuan/peningkatan mutu. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
PENGEMBANGAN KODE ETIK AMI Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Sebaiknya kode etik meliputi aspek berikut: 1. Integritas Integritas auditor mutu internal membangun kepercayaan dan dengan demikian memberikan dasar untuk landasan penilaian mereka. 2. Objektivitas Auditor mutu internal menunjukkan objektivitas profesional tingkat tertinggi dalam mengumpulkan, mengevaluasi, dan kewajiban profesional untuk melakukannya. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 3. Kompetensi Mengkomunikasikan informasi tentang kegiatan atau proses yang sedang diperiksa. Auditor mutu internal membuat penilaian yang seimbang dari semua keadaan yang relevan dan tidak dipengaruhi oleh kepentingan-kepentingan mereka sendiri atau pun orang lain dalam membuat penilaian. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 4. Kerahasiaan Auditor mutu internal menghormati nilai dan kepemilikan informasi yang mereka terima dan tidak mengungkapkan informasi tanpa izin kecuali ada ketentuan perundang-undangan atau auditor mutu internal menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang diperlukan dalam pelaksanaan layanan Audit Mutu Internal. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Kode Etik Audit Mutu Internal 1. Integritas Auditor Mutu Internal: 1.1. Harus melakukan pekerjaan auditor dengan kejujuran, ketekunan, dan tanggung jawab. 1.2. Harus mentaati hukum dan membuat pengungkapan yang diharuskan oleh ketentuan perundang-undangan dan profesi. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 1.3. Sadar tidak boleh terlibat dalam aktivitas ilegal apapun, atau terlibat dalam tindakan yang memalukan untuk profesi Audit Mutu Internal atau pun organisasi. 1.4. Harus menghormati dan berkontribusi pada tujuan yang sah dan etis dari organisasi. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 2. Objektivitas Auditor Mutu Internal: 2.1. Tidak akan berpartisipasi dalam kegiatan atau hubungan apapun yang dapat mengganggu, atau dianggap mengganggu, ketidakbiasan penilaian auditor. Partisipasi ini meliputi kegiatan-kegiatan atau hubungan-hubungan yang mungkin bertentangan dengan kepentingan organisasi. 2.2. Tidak akan menerima apa pun yang dapat mengganggu, atau dianggap mengganggu, profesionalitas penilaian auditor. 2.3. Harus mengungkapkan semua fakta material yang auditor ketahui yang jika tidak diungkapkan dapat mengganggu pelaporan kegiatan yang sedang diperiksa. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 3. Kerahasiaan Auditor Mutu Internal: 3.1. Harus berhati-hati dalam penggunaan dan kerahasiaan informasi yang diperoleh dalam tugas auditor. 3.2. Tidak akan menggunakan informasi untuk keuntungan pribadi atau yang dengan cara apapun yang akan bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan atau merugikan tujuan dan etika dari organisasi. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 4. Kompetensi Auditor Mutu Internal: 4.1. Hanya akan memberikan layanan sepanjang mereka memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang diperlukan. 4.2. Harus melakukan Audit Mutu Internal sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. 4.3. Akan terus-menerus meningkatkan kemampuan dan efektivitas serta kualitas layanan auditor. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 DAMPAK POSITIF AMI Hasil Audit Mutu Internal merupakan peluang untuk perbaikan mutu di PT yang berdasarkan fakta di lapangan. Hasil Audit Mutu Internal melahirkan kebijakan pimpinan untuk pemenuhan terhadap ketidaksesuaian sistem penjaminan mutu internal (SPMI). Hasil Audit Mutu Internal akan selalu melahirkan perbaikan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) PT. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Audit Mutu Internal yang Baik akan Selalu Memberikan Ruang Peningkatan Mutu Pendidikan Tinggi Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018
Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 TERIMA KASIH Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018