13 FUNGSI PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN Presentation by E. Sutisna

Kuliah 12, Pengawasan dan Pengendalian Mengapa pengawasan diperlukan Tujuan Pengawasan Langkah-langkah proses Pengawasan Metoda pengawasan dan pengendalian kualitas Presentation by E. Sutisna

Mengapa Pengawasan Diperlukan? Memastikan apakah rencana yg diimplementasikan berjalan sebagaimana mestinya dan mencapai tujuan yg telah ditetapkan Untuk mengetahui penyebab atau masalah/kendala apabila tidak tercapai, serta menentukan tindakan koreksi yg harus dilakukan. Inti fungsi pengawasan : mengontrol, mengendalikan, mengevaluasi, menilai/mengukur, dan mengoreksi Presentation by E. Sutisna

Pengawasan dalam Manajemen Menurut Mockler, fungsi pengawasan dalam manajemen adalah ; Upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yg direncanakan, Mendesain sistem informasi umpan balik, Membandingkan kinerja yg dicapai dengan standar yg telah ditetapkan sebelumnya, Menentukan apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tsb, dan Mengambil tindakan yg diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan Presentation by E. Sutisna

Tujuan dari Fungsi Pengawasan Adaptasi Lingkungan (internal maupun eksternal) Agar prshn dpt terus beradaptasi dgn perub lingkungan yg terjadi. Meminimumkan kegagalan Utk mengantisipasi sekaligus mengoreksi proses operasi/produksi agar tdk terjadi kegagala Meminimumkan biaya Agar tdk timbul pemborosan biaya, misalnya akibat kegagalan atau tdk berjalannya proses produksi sbgmn yg tlh direncanakan. Antisipasi kompleksitas organisasi Agar prshn dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yg kompleks sehingga lebih mudah dilakukan pengendalian Presentation by E. Sutisna

Langkah-langkah dalam proses pengawasan Apkh kinerja sesuai dg standar ya Penetapan standar & metoda kerja Penilaian kinerja Tujuan tercapai Lengkap dan jelas Apa yg perlu dinilai ? Bagaimana menilainya Kapan dilakukan tidak Pengambilan tindakan koreksi dan melakukan evaluasi ulang atas standar yg tlh ditetapkan Presentation by E. Sutisna

Beberapa Gejala yg memerlukan pengawasan Terjadi penurunan pendapatan atau laba tetapi tidak jelas penyebabnya Penurunan kualitas pelayanan (keluhan pelanggan) Ketidakpuasan pegawai (produktivitas menurun) Berkurangnya kas perusahaan Banyaknya pegawai yg menganggur (kurang pekerjaan) Biaya yang melebihi anggaran Adanya penghamburan dan inefisiensi Presentation by E. Sutisna

Pengawasan Berdasarkan Proses Kegiatan Feedforward Control Memastikan bahwa petunjuk yg jelas dan faktor input yg ditetapkan telah tersedia Concurrent Controls Memastikan bhw segala proses & perangkat penunjang berjalan sebagaimana mestinya Postaction Controls Memastikan bhw output yg dihasilkan sesuai dgn standar yg telah ditetapkan Awal Proses Akhir Presentation by E. Sutisna

Pengawasan Berdasarkan Fungsi Operasional Tugas dan kewenangannya Remunerasi (penggajian), disiplin, dll Pengawasan Bagian SDM Ketersediaan informasi (makro, Perundangan, SIM) Cara dan kecepatan akses-nya Pengawasan Bagian Informasi Neraca dan Laporan Laba-Rugi Rasio-rasio keuangan, penyimpangan anggaran, biaya Pengawasan Bagian Keuangan Pengawasan Bagian Pemasaran Pengawasan Bagian Operasi/produksi - Marketing mix - People, Process, faktor tampilan fisik - Kualitas barang/jasa - Lokasi (akses), SDM, dll Mengapa Bagian Produksi perlu diawasi ? Merupakan kegiatan utama prshn Cenderung mengarahkan keseluruhan penggunaan sumber daya Adanya perbedaan antara produk barang dan jasa Terkait dgn persoalan lingkungan prshn. Presentation by E. Sutisna

Pendekatan dalam Mempertahankan Fungsi Pengawasan (Dessler 2004) Pengawasan Diagnostik Pengawasan bdskn Batasan-batasan Pengawasan interaktif Sistem Pengawasan Tradisional Berdasarkan kesadaran individu (introspeksi diri) Bisa juga melalui Budaya Perusahaan Sistem Pengawasan Berdasarkan Komitmen Presentation by E. Sutisna

Sistem Pengawasan Tradisional Sistem Pengawasan Tradisional adlh sistem utk mempertahankan fungsi pengawasan melalui prosedur dan kegiatan yg melibatkan peraturan standar dan berbagai upaya utk mencapai standar tsb. Pengawasan Diagnostik Pengawasan yg dilakukan oleh Manajer untuk mengetahui apkh standar yg telah ditetapkan tercapai atau tidak Pengawasan Beradasarkan Batasan-batasan Pengawasan yg dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur, di mana dgn aturan tsb seluruh anggota dan pihak terkait dgn prshn akan menyesuaikan diri dgn aturan tsb dlm menjalankan aktivitas prshn. Pengawasan Interaktif Pengawasan yg dilakukan oleh Manajer secara interaktif dan terus menerus melakukan komunikasi dgn pegawai secara personal mengenai berbagai hal yg terkait dgn pekerjaan. Presentation by E. Sutisna

Pengendalian Dalam Bidang Produksi Teknik Perencanaan dan Pengawasan Produksi Apapun jenis bisnis yg dijalankan, setiap manajer perlu merencanakan dan mengawasi jalannya produksi/operasi. Perencanaan produksi adlh proses pengambilan keputusan mengenai produk apa yg akan dibuat, di mana, kapan, dan bgmn produk tsb akan dibuat. Pengawasan produksi adlh proses yg akan dilakukan utk memastikan bhw kegiatan produksi sesuai dgn apa yg telah direncanakan dan sesuai dgn standar yg telah ditetapkan. Tekniknya : Penjadwalan dan Bagan Chart Jaringan PERT (Program Evaluation and Review Technique) Presentation by E. Sutisna

Pengendalian Dalam Bidang Produksi ....... Pengawasan dan Pengendalian Kualitas Produksi Kualitas adlh kelengkapan fitur dan manfaat dari sebuah produk yg dihasilkan prshn dan kemampuan prodiuk tsb dlm memenuhi keiinginan konsumen  produk sesuai dgn keiinginan konsumen. Kualitas berarti : Keinginan dan kepuasan konsumen adalah standar utama dlm penentuan kualitas produk Kualitas yg tinggi tdk selalu berarti harganya harus mahal, selama produk tsb memenuhi keiinginan konsumen. Pendekatan dalam Pengawasan Kualitas produksi Total Quality Management (TQM) Malcolm Baldrige Award (MBA)  Kriteria Baldridge ; Kepemimpinan, ketersediaan informasi, perencanaan strategis, kualitas SDM, pengelolaan kualitas seluruh fungsi prshn, pengukuran kualitas produk, dan perhatian kpd konsumen Presentation by E. Sutisna

Metode Pengawasan & Pengendalian Kualitas Bagan Pengendalian Kualitas (Quality Control Chart) Bagan yg menggambarkan apkh sebuah proses produksi secara konsisten selalu memenuhi standar kualitas. Analisis Pareto  Vilfredo Pareto Diagram yg menggambarkan bhw kecilnya persentase dari kerusakan dlm sebuah produksi, bisa jadi mewakili besarnya persentase penyebab masalah dlm produksi. Diagram Sebab-Akibat/Diagram Tulang Ikan (Fishborn Chart) Mencoba menggambarkan bgmn sebuah masalah atau akibat dijelaskan oleh berbagai kemungkinan penyebabnya. Presentation by E. Sutisna

Diagram Pengendalian Kualitas Yg memenuhi standar kualitas Presentation by E. Sutisna

Diagram Sebab-Akibat/Diagram Tulang Ikan (Fishborn Chart) Manpower Material Penyebab, pelayan: Kurang ahli Tdk puas atas gaji Motivasi rendah Penyebab : Menu kurang variatif Makanan tdk enak Menu tdk sesuai Jumlah pelanggan menurun Penyebab : Kurang sigap Lambat, Tdk ramah Penyebab : Kursi tdk nyaman Tdk ada toilet Tdk ada fasilitas bermain Metode/Pelayanan Fasilitas Presentation by E. Sutisna

Presentation by E. Sutisna

Presentation by E. Sutisna TERIMA KASIH Presentation by E. Sutisna