ACTION PLAN OFI (Opportunity for Improvement) KPKU BUMN BY: ABDUL HALIM ALUMNI EXAMINER TRG NIST USA CILEGON MARET 2014 2/4/2020

Dimana posisi kita sekarang..... ??? Dengan KPKU Positioning Guidance

INVOLVE AND COMMUNICATE Outline Trg OFI to AFI OVERVIEW KRITERIA KPKU PDCA Implementasi KPKU Continuously Improve Clearly The better Performance Reward & Recognation Assessment dan Outputnya INVOLVE AND COMMUNICATE Stakeholder Expectation Motivate Employees Empower Teams Direction* Responsibility OFI Review & Redefine Analyze & Compare

Business Excellence Journey Diagnosis Managing for Innovation through Opportunity for Improvement (OFI) 6-System Development & monitoring 5-Assesment OFI Strength Azas BeTI 3-Capabilty Develpoment: Interpretas, Assesor, Peny Dok, bedah OFI Skor 4-Criteria Respons (Dokumentasi) Navigation 2-Champion Team Senior Leader 1-Awareness BOD, Senior Leader Management TOOLS

Konsep bisnis EKSELEN (KPKU) MAIN BRAIN 4 OP (Profil Perusahaan ) 7 Gambaran Umum Perusahaan Situasi Perusahaan WORK CORE 5 6 DRIVER 1 2 3 Konsep bisnis EKSELEN (KPKU)

UPAYA MEMBANGUN SISTEM SETELAH PENILAIAN KINERJA Training Kriteria KPKU Review Dok KPKU FASE PENILAIAN KINERJA J F M A S O N D Action Plan OFI Monitoring PROGRESS OFI ONDESK REVIEW CAOCUS H-0 INTERVIEW DIREKSI H-1 KUNJUNGAN LAPANGAN H-2 KUNJUNGAN LAPANGAN H-3 MEMBUAT LAPORAN H-4 CLOSING MEETING H-5 PROSES PENILAIAN KINERJA

Ilustrasi pasien……….. Membangun Sistem TIME Sakit Panu

Integrasi PROSES EFISIENSI ANALISIS SHARING INOVASI PROSES BEULANG DIEVALUASI KERJASAMA UNIT EFISIENSI SHARING INOVASI

BERULANG DIEVALUASI , (KERJASAMA UNIT) Kegiatan Operasional bercirikan: Proses-proses yang berulang dan secara teratur dievaluasi untuk perubahan dan perbaikan melalui kerja sama dengan unit-unit lainya yang saling terkait. Efisiensi diseluruh unit diupayakan dan dicapai melalui analisis, inovasi, dan berbagi informasi serta pengetahuan. Proses-proses dan ukuran-ukuran dapat dipergunakan untuk menelusuri kemajuan strategi dan tujuan utama operasional. EFISIENSI (ANALISIS, INOVAS, SHARINGI) UKURAN

Persyaratan KPKU ..... Bagaimana cara minum air dari gelas?? Besarnya cangkir Jumlah air di cangkir Indikator Input: (I1,I2, I3) Angkat cangkir Indikator yang dipilih HARUS berdampak besar terhadap kinerja Indikator proses: (P1,P2,P3) Tuang air dalam mulut Letakkan kembali cangkir A-4 1 Indikator A-5 2 Indikator A-6 3 Indikator Jumlah air yg diminum Indikator Output: O1,O2,O3)

KEMATANGAN PROSES A-D-L-I Approach, Deployment, Learning, Integration SISTEMATIS (A) A-D-L-I Approach, Deployment, Learning, Integration I A B C D O INDIKATOR EFEKTIFITAS (L) KONSISTEN DIJALANKAN (D) INTEGRASI (I) Proses lainya REF. TIM QA KPKU 2015

Level, Trend, Comparison, Integrasi KEMATANGAN HASIL Le-T-C-I Level, Trend, Comparison, Integrasi . Current condition

Emerging Industry Leader 8 Band Excellence 876 - 1000 World Class Di Indonesia 8 776- 875 Bench Marking 7 Effort 676 - 775 Industry Leader 6 576 - 675 Emerging Industry Leader 5 476 - 575 Good Performance 4 376- 475 Early Improvement 3 276-375 Early Results 2 0-275 Early Development Skor 1

BOD & Senior Leader Commitment EVALUASI PROGRESS OFI

HARUS JELAS SIAPA MELAKUKAN APA ? CHAMPION MBCfPE Team HARUS JELAS SIAPA MELAKUKAN APA ?

BOEING BUSINESS EXCELLENCE TEAM Debbie Collard Washington Office Diane Lafferman Analysis & Integration Jeff Deckelbaum Executive Assistant Doug Stuart Training & Support Services Keith Hertzenberg Supply Chain Services Jim Brunke Modernization & Upgrades Ben Park Contractor Logistics Support & Services Mark Sullivan Maintenance & Modifications Norma Clayton Life Cycle Customer Support Jay Kappmeier Wichita Tom Stringer St. Louis San Antonio Dennis Stuart Australia David Gray So. California Mark Angelo Philadelphia John Gilbride Oklahoma City Mike Bunney Fort Walton Beach Bill Grant Mesa Dan Anglim Human Resources Ken Mraz Ethics John Hough Legal Counsel Greg Huffman Quality Leland Williams Business Development Tony Robertson Tim Moreland Finance Steve Blake Information Technology Raj Kanungo Supplier & Materials Management Tom Peterson Communications Paul Guse Operations Terry Prickett AAS Bill LaManna Facilities Vince Smith Product Support Lissa Hollenbeck Engineering Mike Jacezcko David Spong BOEING BUSINESS EXCELLENCE TEAM

OFI sebagai KPI Unit kerja

Proses Assessment dan Outputnya

PDCA IMPLEMENTATION BISNIS EKSELEN Fokus pada Monitoring & Evaluasi, serta OFI sebagai basis dalam membangun SISTEM. 6 5 MEMBANGUN SISTEM 1 2 3 4

SIKLUS PENILAIAN Seluruh Item selesai Satu Item selesai ONDESK REVIEW Seluruh Item selesai Satu Item selesai CAOCUS H-0 INTERVIEW DIREKSI H-1 KUNJUNGAN LAPANGAN H-2 KUNJUNGAN LAPANGAN H-3 MEMBUAT LAPORAN H-4 CLOSING MEETING H-5 Peta skor PROSES & HASIL Peta skor PROSES & HASIL NOTE: KEBERHASILAN ONDESK REVIEW AKAN MEMPENGARUHI KEBERHASILAN PENILAIAN SECARA KESELURUHAN, SEJAK PROSES CAUCUS DILAKUKAN.

TAHAPAN PENILAIAN KINERJA ONDESK REVIEW (OD) SITE VISIT REVIEW (SV) OUTPUT: KEY FAKTOR KERTAS KERJA ALAH DATA PROSES & HASIL DRAFT KOMEN PROSES & HASIL DRAFT SKOR SITE VISIT ISSUES OUTPUT : FEEDBACK REPORT KEY FAKTOR KEY THEMES (PROSES & HASIL) FINAL KOMEN PROSES DAN HASIL UNTUK SETIAP ITEM (4-6) FINAL SKOR

OUTPUT & ACTION PENILAIAN KINERJA DIBANGUN SISTEMNYA OFI (OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT) PENILAIAN KINERJA (Feedback Report) STRENGTH DIPERTAHAN & DITINGKATKAN SKOR

Langkah Utama Menindak lanjuti OFI

TAHAP ACTION PLAN & MONITORING OFI 1 FB REPORT MEMBUAT FORM ACTION PLAN OFI 2 GUGUS MUTU I &I MENENTUKAN ACTION PLAN, PIC, TARGET OFI MENENTUKAN TEMA OFI 3 MONITORING PROGRESS OFI 4 DASHBOARD TINGKAT PENYELESAIAN OFI REWARD & PUNISHMENT

Format Action Plan OFI (buku OFI)

CONTOH FORM ACTION PLAN OFI (1)

BUKU OFI CHAMPION DIREKSI

FORM ACTION PLAN OFI (2) CONTOH NOMOR DAN TANGGAL TERBIT DOK OFI LOGO PERUSAHAAN DIBERI NOMOR RECORD SHEET STATUS PROGRESS OFI DISAHKAN OLEH CHAMPION & DIREKSI

FORM ACTION PLAN OFI (3) CONTOH KOLOM INI DIISI DENGAN STATUS PENYELESAIAN OFI(1,2,3,4,5,6) KOLOM INI DIISI LANGKAH PERBAIKAN OFI YANG BERISI: IPO DAN INDIKATOR KOLOM INI DIISI DENGAN STATEMENT OFI DARI EVALUATOR KOLOM INI DIISI DENGAN UNIT KERJA YANG DAPAT MENYELESAIKAN OFI KOLOM INI DIISI DENGAN PENJELASAN PROGRESS STATUS KOLOM INI DIISI DENGAN TARGET PENYELESAIAN OFI

Menentukan Langkah Perbaikan, Target, dan PIC

Pahami Statemen OFI: Kriteria KPKU Apa yang Diminta

Menyimpulkan OFI menjadi Thema BUKU OFI Menyimpulkan OFI menjadi Thema

MENETAPKAN ACTION PLAN, PIC, TARGET Sebab Tema/ Akibat

MENETAPKAN ACTION PLAN, PIC, TARGET Tentukan PENANGGUNG JAWAB dan TARGET WAKTU Penyelesaian

Menentukan Progress Status Penyelesaian OFI

MONITORING PROGRESS OFI Jelaskan PROGRESS PENYELESAIAN OFI dan Tentukan STATUS penyelesaiannya

TABEL STATUS PENYELESAIAN OFI URAIAN KONDISI SCORE PENYELESAIAN 6 OFI terimplementasi 100% & terdokumentasi final dalam prosedur/ WI dst serta sudah approval 100 5 OFI terimplementasi 100% & draft dokumentasi selesai dan approval dalam proses/belum selesai 90 4 OFI terimplementasi dalam range 75%-95% dokumentasi dalam proses , sudah pernah dirapatkan dan draft belum final atau masih pembahasan di dalam rapat 80 3 Tindakan perbaikan (action plan) OFI telah ditetapkan, progress implementasinya dalam range 50%-70% , pembahasan draft dokumen belum dimulai/dirapatkan 50 2 Tindakan perbaikan (action plan) OFI telah final ditetapkan (baru selesai), progress implementasinya < 50%, pembahasan draft dokumen belum mulai/dirapatkan. 25 1 OFI dalam pembahasan, tindakan perbaikan belum final ditetapkan (action plan kosong)

DEFINISI & FORMULASI PROSENTASE OFI IMPLEMENTASI DEFINISI: UPAYA MENINGKATKAN JUMLAH PENYELESAIAN TINDAK LANJUT OFI MBCFPE RUMUS PERHITUNGAN: [ n ] Σ SCORE PENYELESAIAN OFI X 100 % i=1 n. 100 DIMANA : i= INDEX OFI YANG HARUS DILESESAIKAN OLEH UNIT KERJA n= JUMLAH SELURUH OFI YANG HARUS DISELESAIKAN PERIODE PENGUKURAN: BULANAN SUMBER DATA: LAPORAN UNIT KERJA TARGET 2007: 70% BOBOT: 3%

CONTOH PERHITUNGAN PENCAPAIAN OFI MBCfPE STATUS SCORE PENYELESAIAN 1 XXX 6 100 2 YYY 3 50 ZZZ 25 4 BBB 80 5=n CCC 5 90 100+50+25+80+90 ] % OFI IMPLEMENTASI= [ X 100% 5X100 = 69% JADI % PENCAPAI OFI = (REALISASI/TARGET) x 100% = (69%/70% )X 100% = 98,5%

5 x 100=500 365/500x100=73 1x25+3x80+1x100 = 365

Div. Sist Inf Pems & Adm Penj REWARD & PUNISHMENT No. UNIT KERJA Status 4 Status 5 TOTAL 50% + OFI Σ 80% 90% 100% Rata-2 Score 52,1   Dit. Pemasaran 1 Div. A. Profitabilitas & Produk 2 80 15,18 180 3 260 86,67 43,33 95,43 Div. Sist Inf Pems & Adm Penj Subdit Penjualan - I 2,8,9,10 4 320 7,15,18 270 7 590 84,29 42,14 94,24 Div. Penj. HRC 2,8 160 340 85,00 42,50 94,60 5 Div. Penj. CRC 6 Div. Penj. Wirerod Div. Penj. Export 8 Subdit Penjualan - II 2, 9, 10, 11, 14, 10 800 7,12,15,18,22,23 720 18 1520 84,44 42,22 94,32 24, 27, 28, 29, 30 25,26 9 Div. Steel Trading & Project Head of Batam & Sumbagut 11 Div. Pelayanan Pelanggan 12 Div. P 2 Pasar Rata-rata Direktorat Pemasaran 94,96 Rata-rata Perusahaan 95,24

OFI SEBAGAI TEMA INOVASI & IMPROVEMENT PROSES ACTION PLAN &MONITORING OFI Contoh best practice OFI SEBAGAI TEMA INOVASI & IMPROVEMENT

Keterlibatan unit kerja thp OFI CONTOH UNIT KERJA OFI

Div. Sist Inf Pems & Adm Penj Perolehan PROGRESS Unit kerja thp KPKU No. UNIT KERJA Status 4 Status 5 TOTAL 50% + OFI Σ 80% 90% 100% Rata-2 Score 52,1   Dit. Pemasaran 1 Div. A. Profitabilitas & Produk 2 80 15,18 180 3 260 86,67 43,33 95,43 Div. Sist Inf Pems & Adm Penj Subdit Penjualan - I 2,8,9,10 4 320 7,15,18 270 7 590 84,29 42,14 94,24 Div. Penj. HRC 2,8 160 340 85,00 42,50 94,60 5 Div. Penj. CRC 6 Div. Penj. Wirerod Div. Penj. Export 8 Subdit Penjualan - II 2, 9, 10, 11, 14, 10 800 7,12,15,18,22,23 720 18 1520 84,44 42,22 94,32 24, 27, 28, 29, 30 25,26 9 Div. Steel Trading & Project Head of Batam & Sumbagut 11 Div. Pelayanan Pelanggan 12 Div. P 2 Pasar Rata-rata Direktorat Pemasaran 94,96 Rata-rata Perusahaan 95,24

Dashboard Monitoring OFI

RESPOSIBILTY OFI OFI-1 OFI-2 OFI-3 OFI-4 OFI-5 OFI-6 OFI-7 OFI-8 OFI-N CHAMPION

11/6 GM HCIA Dashboard Monitor Penyelesaian OFI NOMOR OFI STATUS OFI UNIT KERJA KOORD

Dashboard Monitor Penyelesaian OFI

PROGRESS OFI MASUK DALAM SITUS KMKS CONTOH

CONTOH Score MBCfPE sebagai KPI BUMN & KPI Unit kerja score MBCfPE sebagai target KPI CONTOH

CONTOH Integrasi “Knowledge Management Krakatau Steel (KMKS)” OFI 2008: Walaupun Pimpinan Senior dalam penciptaan lingkungan organisasi pembelajaran baik untuk perusahaan maupun pekerja, telah menerapkan sistem pelatihan berjenjang, memberikan kesempatan untuk pelatihan dan seminar baik di dalam dan luar negeri, menyediakan sarana pembelajaran [buletin, akses internet, konvesi mutu, perpustakaan da forum engineer] dan menerapkan sistem perbaikan mutu secara terus-menerus melalui kegiatan gugus mutu/team improvement; namun belum terbentuk knowledge management yang sistematik, sehingga pembentukan karyawan sebagai salah satu asset PTKS tidak tercapai secara efektif . CONTOH

KS e-Performance CONTOH OFI 2009/17: Walaupun PTKS telah menerapkan mekanisme yang sistematis untuk mendeploy strategi secara berjenjang vertikal dan sudah menerapkan mekanisme untuk mengidentifikasi unit-unit yang terlibat dalam pencapaian rencana kerja (kolom integrasi dalam form Sasaran/Rencana Kerja), namun ditemukan bukti bahwa PTKS belum menjelaskan kolom integrasi tersebut dalam tugas dan tanggung jawab unit-unit yang saling terlibat dalam pencapaian KPI dan PI organisasi. Misalnya ditemukan salah satu PI di unit produksi CRC, dimana kinerjanya diukur dari indikator Utilisasi Alat produksi (Idle Capacity), dimana karena penjualan menurun (PI unit penjualan) mengakibatkan Utilisasi Alat Produksi menjadi turun dan berdampak pada penurunan hasil pengukuran kinerja unit produksi. CONTOH

CONTOH Workforce Engagement Survey OFI 2007: PTKS belum mempunyai approach yang sistematik untuk menentukan factor-faktor utama untuk menentukan Workforce Engagement (faktor Utama keterkaitan karyawan kepada perusahaan secara intelektual dan Emosional). CONTOH 62,4 % Hasil survey terdapat 10 Indicator Unfavorable

Current & future Core Competence OFI 2011/11: 2.1a(1) Walaupun PTKS telah menetapkan kompetensi inti yaitu Highly Quality Product, Customized Products dan Certified by National & International Standard dengan dasar knowledge, special skill, operating method dan technologies yang dimiliki sebagai hasil dari penerapan mekanisme untuk mengkapitalisasi kompetensi inti dengan merumuskan persyaratan kapabilitas karyawan, namun kompetensi inti tersebut tidak selaras dgn kekuatan dan kelemahan sbg pengelola industry baja melainkan core competence yang ditetapkan menunjukan sebagai hasil produk dan tidak spesifik sehingga kurang efektive dalam mendukung usaha mengkapitalisasi kompetensi karyawan. . CONTOH

KESIMPULAN OFI HARUS DITERJEMAHKAN KEDALAM ACTION PLAN & TARGET WAKTU. OFI HARUS ADA PENANGGUNG JAWABNYA. OFI SEBAGAI TEMA INOVASI & IMPROVEMENT OFI HARUS DAPAT DIUKUR PROGRESNYA (STATUS OFI). OFI SEBAGAI TARGET KPI UNIT KERJA & PROGRESS OFI DIPERHITUNGKAN DALAM PERFORMANCE APRESIAL. HARUS ADA YANG MENGKOORDINIR PENYELESAIAN OFI.

Contoh aktivitas pembahasan OFI

Champion

Champion

5- KESIMPULAN & SARAN Integrasi KPKU, SM, TQM (4) TEMA INOVASI & IMPROVEMENT OFI PROSES & HASIL WI & PROSEDUR

The greatest importance Champion Team CONTOH KPIPA I&I Reward & Recognation The greatest importanc Program kerja Budged Inovasi & Improvement berbasis OFI Monitoring OFI

BUKU OFI

Thank you 谢谢 ありがとう спасибо 당신을 감사하십시오 Akhirnya……… Terima kasih شكرا Thank you 谢谢 ありがとう спасибо 당신을 감사하십시오 Dangke Lai