Dasar – dasar Menejemen & Organisasi RS Kuliah BLOK XX

RS SEBAGAI SISTEM Pada dasarnya sama dengan sistem yang lain, walaupun ada perbedaan yang sangat penting yaitu input/raw material berupa seorang yang sedang menderita sakit yang bersifat sangat individual Sangat sulit untuk distandarisasi, walaupun ada metode-metode untuk hal tersebut, karena pada dasarnya setiap orang sangat spesifik/individual Karena itu pelayanan RS adalah suatu tailor made

Tailor made a) keyakinan dan nilai-nilai pasien dan keluarga b) kemampuan membaca, tingkat pendidikan dan bahasa yang digunakan c) hambatan emosional dan motivasi; d) keterbatasan fisik dan kognitif; e) kesediaan pasien untuk menerima informasi

RS SEBAGAI SUATU SISTEM Proses (1) Input Output / berbagai jenis pelayanan Pasien Proses (2) Outcome Proses : UGD , R Jalan R. Inap , Km Operasi , R Intensive Perbaikan penyembuhan

Proses 1 dan 2 merupakan pelayanan kepada pasien Proses 1 dan 2 merupakan pelayanan kepada pasien. Berbagai pelayanan tersebut harus terpadu (integrated). Walaupun dapat terjadi kecenderungan untuk sendiri-sendiri (fragmented). Proses bukanlah sebagai proses “ban berjalan” tetapi proses-proses yang berorientasi kepada pasien (patient oriented) dengan pelayanan terintegrasi (integrated/seamless services) -> Interprofesional Education

Berbagai proses terjadi pada pelayanan-pelayanan tersebut dan akan memberikan suatu keluaran (output) yang dapat merupakan suatu masukan (input) bagi proses pelayanan yang lain. Ada hubungan sistemik RS adalah suatu sistem dengan berbagai subsistem yang erat saling terkait VK ,OK, KBY

PRODUK PELAYANAN Rumah Sakit adalah sebuah organisasi/korporasi yang memberikan jasa pelayanan (hospital services, termasuk clinical services), terdiri dari kira-kira sepuluh macam jasa pelayanan. Kesepuluh macam jasa pelayanan tersebut harus dilakukan secara terpadu (seamless & integrated, tanpa “jahitan “

Tiap jenis pelayanan dilaksanakan oleh para tenaga ahli/terlatih dengan pendidikan khusus. Walaupun, yang menonjol adalah para dokter dengan pelayanan medisnya tetapi berkembang profesional-profesional baru yang menjadi setara (allied medical professional) Mis : ahli gizi

Secara operasional, pada dasarnya RS terdiri dari 3 bagian yaitu proses pelayanan medik, pelayanan perawatan dan pelayanan penunjang. Selain itu, ada manajemen yang mengkoordinasikan semua kegiatan yang selanjutnya dapat dilihat dari struktur RS. -> ( Kepala-kepala Bag / Bid / Case manajer )

Pelayanan Terpadu dan Paripurna 1. Pelayanan Medik Yang dilakukan oleh para dokter atau staf medik fungsional dimana akan dibuat suatu diagnosa serta upaya-upaya terapeutik dan upaya-upaya rehabilitasi atau pemulihan 2. Pelayanan Penunjang Medik Membantu menegakkan diagnosa dan upaya membantu terapeutik. Pelayanan dilaksanakan para dokter ataupun tenaga paramedik non perawatan. 3. Pelayanan Keperawatan Sesuai dengan standar asuhan keperawatan

4. Pelayanan Pemberian Obat Obat-obatan yang diberikan secara tepat kepada pasien sesuai dengan yang ditetapkan oleh para dokter ataupun cara-cara pemberiannya yang harus ditetapkan oleh para ahli farmasi 5. Pelayanan Gizi Makanan yang harus sesuai dengan yang dibutuhkan oleh para pasien dan telah ditetapkan jumlah dan kriteria sesuai dengan penyakitnya. Pelayanan gizi ini diberikan secara benar baik menu ataupun takaran serta waktu pemberian dan penyajiannya oleh para ahli gizi.

6.6 6. Pelayanan Pondokan (rawat inap) Memberikan kenyamanan dan keamanan serta pemberian fasilitas yang diperlukan selama pasien berada di RS. 7. Pelayanan administrasi Harus didapat oleh pasien dan keluarganya berupa pencatatan-pencatatan serta penyelesaian administrasi baik keuangan, hubungan dengan asuransi, dan lain-lain yang menyangkut hak dan kewajiban pasien.

8. Pelayanan Pencatatan Medik Merupakan pelayanan yang pentng karena kondisi serta perkembangan pasien harus tercatat dengan baik begitupun dengan tindakan dan obat-obatan yang telah diterimanya. Adalah hak pasien mendapat suatu pencatatan atau record yang baik karena hal ini penting untuk kesehatan pasien pada waktu-waktu yang akan datang setelah pengobatan selesai ataupun untuk pencegahan dan pemulihan selanjutnya.

9. Pelayanan Penyuluhan dan Sosial Merupakan hal yang tidak terpisahkan dalam pelayanan yang lain guna memberikan pemahaman-pemahaman kepada pasien tentang penyakitnya serta upaya-upaya lain yang dapat menyembuhkan serta mencegah kekambuhan. Pelayanan sosial dalam rumah sakit menyangkut masalah keluarga dan masalah sosial.

10. Pelayanan Rohani Merupakan pelayanan yang diperlukan oleh pasien mengingat masyarakat Indonesia adalah masyarakat yang beragama serta beriman sesuai dengan kepercayaan masing-masing. Pelayanan rohani yang dilakukan oleh para rohaniawan merupakan pelayanan yang harus ada di RS. Hal ini akan meringankan penderitaan dan memperkuat ketabahan pasien

Integrated Services (Pelayanan Terpadu) 1 2 10 3 9 Pasien 8 4 7 5 6 SC ,DM

Seamless Services, Patient Oriented (Pelayanan Tanpa Jahitan berorientasi Pasien) 1 2 10 3 9 Pasien 4 8 7 5 6 SC DM

Proses Manajemen Rumah Sakit Sumber Daya (Resources) Fungsi-fungsi Manajemen Berbagai Proses Pelayanan Dampak terhadap Pasien Planning (Perencanaan) Organizing (mengorganisir) Staffing (Penyusunan Staf/ Personil) Directing (Mengarahkan) Communicating (Komunikasi) Coordinating (Koordinasi) Decision Making (Pengambilan Keputusan) Actuating (Pelaksanaan) Controlling (Pengawasan) Evaluasi Medik Keperawatan Farmasi Gizi Penunjang Inap Administrasi Rekam Medik Sosial Rohani Man (Personil) Money (Dana) Material (Bahan) Machines (Peralatan) Methods (Berbagai Cara/Prosedur) Market (Pasar) Informasi Waktu Berbagai proses penyembuhan yang terjadi pada pasien RS baru /lama

Sumber daya (resources) dari RS kemudian mengalami proses-proses manajemen dimana manajemen menjalankan berbagai fungsi manajerial sehingga membuahkan hasil yaitu pelayanan RS (hospital services), dimana kemudian produk yang berupa pelayanan ini diterapkan terhadap pasien untuk upaya penyembuhan.

Penerapan berbagai produk tersebut tentunya harus tepat atau sesuai dengan kebutuhan pasien sehingga menghasilkan suatu dampak yang diinginkan yaitu penyembuhan/ mengurangi penderitaan pasien dengan memperhatikan efisiensi.

Berbagai penerapan tersebut seringkali tidak sederhana, memerlukan pertimbangan yang matang, namun tujuan utamanya tentu untuk kepentingan penderita (pasien). Tentunya harus diingat, pasien sebagai manusia bukan sekedar kasus.

Kewenangan penerapan berbagai produk terutama produk-produk medik dan penunjang serta pemakaian obat-obatan sepenuhnya berada dalam kewenangan profesional. Namun, ada standar-standar operasional yang lazimnya ada di tiap RS yang dapat bersifat spesifik yang disusun oleh para profesional sendiri, karena itu tentunya berbagai prosedur ini seharusnya ditaati oleh para profesional tersebut.

Ada indikasi untuk pemakaiannya, sebaliknya ada kontraindikasi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi. Hal ini jelas misalnya pada intervensi pembedahan, keputusan untuk pemberian obat, keputusan untuk pemakaian pemeriksaan penunjang, dsb. ( sign in – time out – sign out )

Berbagai proses “produksi” yang kemudian menghasilkan berbagai produk yang disebut sebagai pelayanan RS, yang berupa pemeriksaan laboratorium, radiologi, dan pemeriksaan penunjang lainnya serta pelayanan pengobatan tentunya harus melalui suatu proses manajemen

Proses manajemen ini sama dengan proses manajemen pada umumnya yaitu mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi. Dan terhadap berbagai proses tersebut dapat dilakukan suatu audit, yaitu audit medik yang juga merupakan kewajiban dan kewenangan para profesional. Namun, di sisi lain ada suatu koordinasi dengan manajemen RS. ( kasus kematian , App ,SC)

Manajemen RS tetap melakukan koordinasi dengan manajemen klinik, sesuai dengan struktur organisasi RS. Hal yang lazim adalah koordinasi ini dilaksanakan oleh seorang yang berada dalam manajemen puncak (Direksi). Biasanya dikenal sebagai Direktur Medik. Untuk yang berkaitan dengan pelayanan keperawatan bisa ada seorang Direktur Keperawatan secara tersendiri.

Organisasi RS adalah organisasi yang unik karena banyaknya profesional yang terlibat, yang tentunya harus bekerjasama secara terpadu dengan berorientasi kepada pasien. Di RS dengan demikian ada 2 (dua) kewenangan yaitu kewenangan manajemen dan kewenangan profesional (double authority). Walaupun ada 2 (dua) kewenangan, namun harus ada yang mengkoordinasikan dan menjembatani. -> Manajemen dengan komite medik/staf medik

Secara ringkas, dengan demikian ada manajemen RS yang melakukan berbagai koordinasi terhadap seluruh bagian, dimana bekerja para manajer struktural (corporate manager). Manajer lini yang memproduksi berbagai pelayanan RS. Manajer lini adalah para teknisi yang mengoperasikan berbagai peralatan-peralatan dan menghasilkan produk yang dimanfaatkan untuk pasien, misalnya pemeriksaan penunjang (laboratorium klinik, patologi, radiologi, fisioterapi, dsb).

Manajer klinik langsung menerapkan berbagai pelayanan terhadap pasien. Manajer klinik adalah para dokter, perawat, apoteker (pharmacyst), fisioterapis, dsb yang langsung berhubungan dengan pasien. Mereka juga disebut sebagai profesional yang bekerja secara fungsional.

Misalnya: masalah keuangan, kepegawaian, dsb. STRUKTUR ORGANISASI RS Dari struktur ini didapatkan bahwa selalu ada sisi yang bersifat “birokratis”, yang mempunyai konotasi tidak menyenangkan, namun di dalam organisasi apapun sifat birokratis ini ada untuk mendapatkan kepastian dalam berbagai proses. Kepastian ini mungkin bersifat kaku (rigid) untuk hal-hal tertentu yang mengharuskan demikian. Misalnya: masalah keuangan, kepegawaian, dsb. Pembagian tugas dan kewenangan tersebut yang tertuang dalam struktur merupakan bagian dari apa yang disebut “Peraturan Dasar RS” (PDRS) atau Hospital Bylaws (HBL).”

Pembuatan struktur harus sesuai dan khusus untuk suatu RS tertentu (taylor made) dan tidak bisa begitu saja dijiplak dari PDRS RS yang lain. Semua aturan-aturan yang berlaku di sebuah RS tentunya berdasarkan pada visi dan misi RS tersebut, juga filosofi yang dianut oleh pendiri RS tersebut.

Selain aturan-aturan dasar yang kurang lebih sama untuk semua RS, ada aturan-aturan khusus pada sebuah RS tertentu. Budaya RS juga ikut mempengaruhi, dimana RS sebagai lingkungan sosial.

Di dalam PDRS tersebut ada pengelompokan-pengelompokan yang berfungsi agar peraturan dan ketentuan (rules and regulations) dapat dipilah-pilah berdasarkan sifat dan materinya. PDRS atau HBL ini sangat penting dan berperan dalam segi hukum karena hukum hanya mengatur hal-hal secara umum yang masih harus diperkuat dengan pengajuan bukti-bukti dimana pembuktian yang lebih rinci harus terdapat dalam HBL, maka HBL dapat dikatakan sebagai “Perpanjangan Tangan Hukum” (Guwandi).

Struktur organisasi dapat kita lihat pada bagan struktur, berbagai aturan-aturan dan ketentuan serta berbagai prosedur. Besar kecilnya struktur dan jumlah aturan-aturan serta prosedur, tentunya tergantung dari besar-kecilnya organisasi RS. Organisasi yang besar tentu mempunyai struktur yang besar, yang dapat terlihat dari bagannya.

PASIEN INSTALASI INSTALASI SMF INSTALASI WAKIL DIREKTUR WAKIL DIREKTUR WAKIL DIREKTUR KOMITE MEDIK DIREKTUR

STAF MEDIK FUNGSIONAL (SMF) Instalasi- instalasi Bagian-bagian Bidang-bidang Panitia-panitia Wadir Umum & Keuangan Komite Medik Wadir Penunjang Medik & Pendidikan Wadir Pelayanan Medik & Keperawatan DIREKTUR

Clinical Governance Clear lines of responbility and accountability for overall clinical care , a comprehensive program of quality improvement activity, clear policy aimed at managing risk including clinical risk , procedure for all professional groups to identify and remedy poor performance .

Clinical governance Lini yang jelas tanggung jawab dan tanggung gugat dari seluruh aspek pelayanan klinis , keluaran pelayanan , keluhan pasien dsb Program komprhensif untuk aktivitas peningkatan mutu , termasuk pengembangan profesi Kebijakan manajemen resiko klinik Prosedur profesional dalam penanganan atas kinerja buruk

Good clinical governance Suatu tata kerja dimana organisasi pelayanan kesehatan dapat akuntabel dalam meningkatkan mutu pelayanan secara berkesinambungan dan mempertahankan standard pelayanan yang tinggi dengan menciptakan lingkungan yang kondusif utk lancarnya pelayanan klinis

Tujuan Menjamin akses yang memadai dan mutu yg tinggi utk pasien dimanapun mereka berada The best care utk semua pasien Meningkatkan standard pelayanan dan melindungi konsumen dari pelayanan yang buruk

Shifting paradigm EQUTY Health care service QUALITY SAFETY WHO ( 5 )

Komponen Clinical Governance Performance management : Audit klinik / audit medik Outcome measurement Risk management Clinical effectiveness / Evidence based practice Managing poor performance

Performance management :Clinical audit Clinical audit is the systematic and critical analysis of the quality of clinical care including the procedure for diagnosis, treatment and care the associated use of resource and the resulting outcome and quality of life to the patient Clinical audit is a patient focused audit proces involving doctors, nurse and other clinicans whose comprise the clinical care team proses dinamik bersifat multi disiplin yang membentuk siklus audit No Blame culture, mengidentifikasi gap ant kenyataan & standard, profesionalism, accountability , legal aspect

Medical audit Medical audit is a professional , peer review process enabling doctors to systemaicallu and critically analyses the quality and outcome of their treatment Berbeda dng audit klinik yg melibatkan profesi lain , audit medik adalah suatu peer review process yg melibatkan dokter seprofesi Lebih ditekankan pada konsep EBM

2. Outcome measurement Morbiditas / mortalitas Disbility Pengukuran angka kematian paska bedah Angka infeksi nosokomia Dekubitus Flebitis Dehisensi Readmisi LOS

3. Risk management Clinical risk management is about identifying what goes wrong in patient care and why and learning lessons from these events to ensure action is taken to prevent recurrences Meminimalkan risiko tindakan klinis maupun non klinis demi keselamatan dan kesehatan pasien dan semua orang yang berada di RS Titik penting CRM : dokumentasi klinik ( ava ilable,reliable,readable,consisten,lesson learn ) Kesalahan tindakan bedah , tindakan medik non bedah. Infeksi nosokomial, keasalahan pengobatan medik, pressure ulcers

4. Clinical effectiveness ( Evidence based practice ) Clinical effectiveness is the extend to wich specific clinical interventions, when deployed in the field for particular patient or population, do what they are intended to do Keputusan-keputusan klinik baik diagnosis terapi pencegahan maupun pemulihan hendaknya didasarkan atas dasar data klinik yang terbukti shahih (valid) dan hasil penelitian yang memeberikan bukti terbaik ( best evidence)

5. Managing poor performance Profesional regulation : Melakukan indentifikasi staf klinik yang kinerjanya buruk dan melakukan remedial action ( Track record , Periodic revalidation , action ) Continuing profesional development : team based , profesional , standard , learning enviroment

Indikator kinerja Dokter Pelayanan pasien ( tingkat kepercayaan pasien ) : Rawat jalan : jumlah pasien Rawat inap : jumlah pasien rawat inap , kuantitas dan kualitas visite dokter Pelaksanaan profesi dokter : Kategori medis teknis Kategori sosial-profesi Kategori etika-profesi Komitmen terhadap RS

Kategori medis teknis : Kepatuhan terhdp SOP medis& peraturan2 yg terkait dng medis Kejadian mal praktek Kategori sosial-profesi Kualitas komunikasi dengan sejawat Kualitas komunikasi dengan perawat Kualitas komunikasi dengan pasien dan keluarga Kategori etike profesi Kejadian pelanggaran etika profesi

Komitment terhadap RS : Kehadliran sesuai jam praktek Pelaksanaan jadwal jaga Ketertiban penunjukan dokter pengganti pd wakt ijin meninggalkan / tidak dinas Jumlah kiriman pemanfaatan fasilitas penunjang RS Jumlah kiriman pasien yg dirujuk ke RS Keterlibatan dl kegiatan RS / SMF

Toward clinical improvement Patiern satisfaction Inciden report Clinical effectiveness Claim information Clinical complaint Risk avoidance Gudeliness Standard Education Training Clinical audit Review strategic information, take steps to control Risk Multi profesional Senior clinicans and managers Support business unit

Evidence Based Medicine Era globlasisasi Equity Competetivness Clinical Governance Corporate Governance Accountabilty Profesionalism Evidence Based Medicine Quality + Safety

Pemimpin Peran pemimpin : ( Direksi , SMF, Perawat,) > gaya kepemimpinan dilayani menjadi melayani Komunikasi yang efektif : Pemimpin sbg pendengar Informasi 2 arah Saluran menyatakan kepuasan Membangun pengaruh dan mendptkan kepatuhan utk memperlanca keputusan dan pengendali perilaku Menumbuhkan komitmen : Kemauan individu utk memberikan energi & loyalitas kpd organisasi kerja Perasaan “mempunyai”kepada organisasi kerja, kelekatan emosional, perasaan nyaman &nikmat sbg angguta otganisaai Tim RS Kompak

wassalamualaikum wr wb