STRATEGI MENGELOLA ARSIP AKTIF YANG EFEKTIP

MASALAH PENGELOLAAN ARSIP AKTIF…...... 1. Arsip aktif masih bercampur dengan arsip inaktif di ruang kerja, 2. Sarana seperti filing kabinet, ordner, boks file untuk penyimpanan berkas terbatas, 3. penyimpanan berkas, masih berdasarkan Surat Masuk dan Surat Keluar 4. Tidak anggaran untuk pengelolaan arsip aktif

PENGELOLAAN ARSIP AKTIF Pimpinan Unit Pengolah Pihak luar Unit Kearsipan Unit Pengolah Unit Pengolah Record Centre

PENGELOLAAN ARSIP AKTIF Pimpinan Arsip Aktif Pihak luar Unit Kearsipan Arsip Aktif Arsip Aktif Arsip Inaktif

ARSIP DI ORGANISASI ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan ORGANISASI dan disimpan selama jangka waktu tertentu ARSIP STATIS Arsip yang dihasilkan oleh ORGANISASI karena memiliki nilai guna kesejarahan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional RI (ANRI)

ARSIP DINAMIS, terdiri dari 2 : ARSIP AKTIF Arsip yang frequensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi - ada di masing2 unit kerja (unit pengolah) ARSIP INAKTIF Arsip yang frequensi penggunaannya telah menurun - ada di Record Centre (Pusat Arsip)

ARSIP AKTIF ….

ARSIP INAKTIF …

Kondisi penyimpanan arsip aktif di unit kerja

Cara Penyimpanan Arsip Aktif Yang Kurang Tepat …..

SURAT SURAT KELUAR MASUK Th. 2009 2008 SURAT MASUK 2010 ORDNER ORDNER

ORDNER ORDNER ORDNER ARSIP CAMPUR AN Th. 2009 LAIN- LAIN UMUM 2010

Bagaimanakah Mestinya .…..

Cuti Tahunan 2010 Kendaraan Anggaran Dinas Rutin Th. 2008 2009 ORDNER

KP.01.02 Cuti Tahunan 2010 KU.02.02 PL.03.01 Anggaran Kendaraan Rutin ORDNER ORDNER ORDNER KU.02.02 Anggaran Rutin 2009 PL.03.01 Kendaraan Dinas Th. 2008 KP.01.02 Cuti Tahunan 2010

KP.30 - PROMOSI KP.30.03 a.n. Kamaludin 2013 KP.30.03 a.n. Hadi Raharjo 2013 KP.30.03 - KENAIKAN GAJI KP.30 - PROMOSI KP – KEPEGAWAIAN

GUIDE ATAU SEKAT FOLDER TERTIER SEKUNDER PRIMER

FOLDER 8 cm TAB 2 cm 35,5 cm 24 cm Folder dengan tab di atas

Pemberkasan arsip dengan KLASIFIKASI 19 19

BERKAS Himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis

PENATAAN BERKAS Kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis

TUJUAN PENATAAN BERKAS Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat Mempermudah penyusutan arsip

PRINSIP PENATAAN BERKAS Dokumen harus memberkas : Berkas kesamaan urusan (dosier) Berkas kesamaan masalah (rubrik) Berkas kesamaan jenis (seri)

BERKAS KESAMAAN MASALAH (Rubrik) DOKUMEN YANG MASALAHNYA SAMA DIHIMPUN DALAM SATU BERKAS - Berkas Kenaikan pangkat, 2013 - Berkas Pembelian ATK, 2012

BERKAS KESAMAAN JENIS Berkas yang sama jenisnya dihimpun dalam berkas (seri) yang sama : - Seri Surat Edaran tahun 2009 - Seri Surat Keputusan 2008

BERKAS KESAMAAN URUSAN (DOSIER) Dokumen yang merupakan hasil satu kegiatan dihimpun dalam satu berkas. Berkas akan mencerminkankegiatan sejak awal hingga akhir - Berkas Proyek Pembangunan Jembatan Suramadu (2011 – 2013) - Berkas Proyek Revovasi gedung Kantor utama (April – Oktober 2012) - Dosier pegawai a.n. Drs. Ridwan Rais

TENTUKAN INDEKS DAN KODE KLASIFIKASI Berkas pegawai a.n. Anwar Mustopa (1980-1014) Berkas tenaga kontrak th. 2009 Berkas Kenaikan pangkat 2013 Berkas Cuti Sakit tahun 2009 Kumpulan Kenaikan gaji berkala tahun 2010 Berkas lamaran a.n. Arifin Ahmad Seri Surat Edaran Kepala Dinas Tahun 2012 Dosier pembangunan masjid raya Banten 2010 - 2013 Berkas perbaikan jalan provinsi Seri surat ijin trayek No. 0110 – 10150 tahun 2013

Kode Klasifikasi Arsip (KKA) Indeks ALAT PEMBERKASAN Kode Klasifikasi Arsip (KKA) Indeks

KLASIFIKASI ARSIP PENGGOLONGAN DAN PENGELOMPOKKAN ARSIP ATAS DASAR PERSAMAAN MASALAH YANG TERKANDUNG DALAM ARSIP FUNGSI : MEMPERMUDAH DALAM PENYIMPANAN DAN TEMU KEMBALI

KLASIFIKASI PEMERINTAH DAERAH (Permendagri No: 78 Tahun 2012) 000 - Umum - Pemerintahan 200 - Politik 300 - Kemanan dan Ketertiban 400 - Kesejahrteraan 500 - Perekonomian 600 - PU dan Ketenagaan 700 - Pengawasan 800 - Kepegawaian 900 - Keuangan

800 - KEPEGAWAIAN 811 Lamaran 812 Pengujian Kesehatan 810 PENGADAAN 811 Lamaran 812 Pengujian Kesehatan 813 Pengangkatan Calon Pegawai 814 Pengangkatan Tenaga Lepas 820 MUTASI 821 Pengangkatan 822 Kenaikan gaji berkala 823 Kenaikan Pangkat/Pengangkatan 824 Pemindahan/Pelimpahan/Perbantuan 825 Penempatan Kembali 826 Tugas Belajar 827 Wajib Militer 828 Mutasi Pegawai Instansi Lain

Lanjutan : 830 KEDUDUKAN 840 KESEJAHTERAAN PEGAWAI 850 CUTI 851 Cuti Tahunan 852 Cuti Besar 853 Cuti Sakit 854 Cuti Hamil 855 Cuti Naik Haji 860 PENILAIAN 870 TATA USAHA KEPEGAWAIAN

JENJANG MASALAH FOLDER TERTIER Sub-sub masalah SEKUNDER Sub-masalah Berkas/surat TERTIER Sub-sub masalah SEKUNDER Sub-masalah PRIMER Pokok masalah

JENJANG MASALAH Pokok Masalah - sekat primer Sub-masalah - sekat sekunder Sub-sub Masalah - sekat tertier Berkas/surat - folder Sekat primer = kode,pokok masalah Sekat skunder = kode, sub-masalah Sekat tertier = kode, sub-sub masalah Folder = kode, indeks berkas

826 a.n. Agnia N 826 TUGAS BELAJAR 820 MUTASI 800 KEPEGAWIAN

FILING CABINET Tampak Depan Tampak Samping

Almari Arsip

810- PENGADAAN 812 Berkas Tes Kesehatan 2011 812 Berkas Tes Kesehatan 2012 812 PENGUJIAN KESEHATAN 810- PENGADAAN 800 – KEPEGAWAIAN

INDEKS INDEKS SUATU TANDA PENGENAL BERKAS/JUDUL BERKAS FUNGSI : MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG SATU DENGAN BERKAS LAINNYA MEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

PENULISAN INDEKS NAMA ORANG . Straigth order . Indexing order

Dr Achmad Sagalana Achmad, Sagalana,Dr. STRAIGTH ORDER Nama Asli Indeks Dr Achmad Sagalana Achmad, Sagalana,Dr. Ir. Rahayu Effendi Rahayu, Effendi, Ir. Prof. Dr. Ali Hardi Ali, Hardi, Prof., Dr. Sandra Lintang Sandra, Lintang Sylvester Stallone Sylvester, Stallone PT. Angin Ribut Angin, Ribut, PT. CV. Sama Suka Sama, Suka, CV. Siti Noor Badriah Siti,Noor Badriah 41

INDEXING ORDER Nama Asli Indeks Drs. Achmad Sagalana Sagalana, Achmad, Drs. Ir. Rahayu Effendi Effendi, Rahayu, Ir. Prof. Dr. Ali Hardi Hardi, Ali, Prof., Dr. Sandra Lintang Lintang, Sandra Sylvester Stallone Stallone, Sylvester PT. Angin Ribut Ribut, Angin, PT. CV. Sama Suka Suka, Sama, CV. Siti Noor Badriah Badriah,Siti Noor 42

INDEKS MASALAH a. Membaca Keseluruhan Isi Surat b. Menentukan Isi Ringkas c. Ditentukan Kata Yang Paling “Menonjol” d. Singkat, Jelas, Dan Padat e. Bersifat Kebendaan. contoh : Surat tentang penawaran sewa peralatan mesin photocopi indeks : - menyewa mesin photocopi - penyewaan mesin photocopi - penawaran sewa photocopi

INDEKS NAMA ORGANISASI a. Jika menggunakan nama orang, nama itu sebagai kata tangkap diikuti badan atau organisasinya diikuti kedudukan hukun di dalam kurung bila ada. contoh : - RS Fatmawati -- -- Fatmawati, RS - P.T. Bank Central Asia --- Central Asia, Bank (PT) - Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo --- Mangunkusumo, Cipto (Dr), Rumah Sakit Jika nama badan menggunakan nama asing yang sudah umum, nama badan di tempatkan di bagian depan diikuti nama organisasinya. - Sudarpo Corporation – Sudarpo Corporation

TENTUKAN INDEKS DAN KODE KLASIFIKASI Berkas lamaran a.n. Anwar Mustopa Pengangkatan tenaga kontrak th. 2009 Kenaikan pangkat a.n. Asep Mukhtar Cuti Sakit tahun 2009 Kenaikan gaji berkala tahun 2010 Pengangkatan tenaga kontrak th. 2010 Kenaikan pangkat a.n. Budi Setyanta Cuti akit tahun 2010 Berkas lamaran a.n. Arifin Ahmad Kenaikan gaji berkala tahun 2011 Kenaikan pangkat a.n. Andika Pratama Cuti Sakit tahun 2011

TAHAP-TAHAP PEMBERKASAN 1. Pemeriksaan (Inspecting) - Tanda perintah file/simpan - kelengkapan berkas surat 2. Penentuan Index (Indexing) 3. Pengkodean (Coding) 4. Pengelompokkan kode yang sama 5. Pelabelan (labeling) 6. Penataan berkas

Prosedur Peminjaman Arsip Permintaan : melalui telepon atau kurir 2. Charge out : mengeluarkan arsip dilengkapi sarana out indikator / out sheet Penulisan di sarana peminjaman : buku peminjaman, formulir peminjaman 4. Kontrol & Pengembalian waktu kembali, kelengkapan, kondisi, beri tanda pada out indikator, & penempatan kembali

Nama peminjam / Unit Kerja : ………………............... Tanggal Kembali : FORMULIR PEMINJAMAN Paraf Pengemablian Peminjam Petugas ………… ………… Paraf Peminjaman Kode Lokasi : ………………………… Media : ………………… Tanggal Peminjaman Nama peminjam / Unit Kerja : ………………............... Tanggal Kembali : ……………………….. Tanggal Perpanjangan: INDEKS :

Buku Peminjaman PARAF PEMINJAM TGL PINJAM KODE ARSIP JENIS ARSIP PARAF KEMBALI PARAF PEMINJAM TGL KEMBALI TGL PINJAM KODE ARSIP JENIS ARSIP PEMINJAM NO

Nomor Nama Peminjam Kode Arsip Tanggal Paraf Pinjam Kembali Out Indikator, adalah alat untuk mengganti arsip yang dipinjam, jenis out indikator sbb: Out Guide, mengganti folder yang diambil (dipinjam) terbuat dari kertas yang agak tebal dengan label OUT di Tab nya. Out Sheet, mengganti arsip yang dipinjam (diletakkan di folder dimana arsip itu diambil. Dibuat dengan kertas biasa, ukuran dan bentuk sama dengan out guide. Nomor Nama Peminjam Kode Arsip Tanggal Paraf Pinjam Kembali

Membuat Daftar Berkas DAFTAR BERKAS ………………………………………….. (UNIT PENGOLAH)1 PERIODE ………………………… S.D. …………………………. No. BERKAS KODE KLAS. URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN WAKTU JUMLAH KETERANGAN  

Membuat Daftar Isi Berkas No. BERKAS No. ITEM ARSIP KODE KLAS. URAIAN INFORMASI ARSIP TANGGAL JUMLAH KETERANGAN  

Latihan 1. TulislahTempat Tempat tanggal lahir saudara mulai dari propinsi – Kabupaten /Kota - Kecamatan 2. Berkaskan berkas yang telah saudara tulis per kelompok dengan cara : Guide Primer untuk Propinsi Guide Skunder untuk Kabupaten / Kota Guide Tertier untukKecamatan

Selamat berlatih Semoga sukses