Pengelolaan Arsip Dinamis di Institut Pertanian Bogor Sosialisasi dan Pelatihan Kearsipan bagi PTN dan Kopertis Seluruh Indonesia, Hotel Permata Bogor, 22 s/d 24 Oktober 2009 Tim PPA IPB 2009

Sekilas Mengenai Pusat Arsip IPB

Pusat Arsip IPB Arsip Universitas IPB Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip IPB Perpustakaan

Latar Belakang IPB sebagai salah satu instansi pemerintah yang mempunyai tugas sebagai pengembang tridharma perguruan tinggi, berkewajiban memelihara arsip, dokumen universitas sebagai bentuk akuntabilitas dan pertanggungjawaban organisasi terhadap pemerintah dan publik.

Arsip Universitas merupakan suatu unit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip. Kebutuhan akan terbentuknya Arsip Universitas menjadi sangat signifikan dengan berubahnya status IPB menjadi BHMN, dimana IPB mempunyai kewenangan secara otonom untuk mengelola arsip.

Arsip Universitas IPB adalah program terpadu yang terdiri dari kebijakan, sumberdaya manusia, kegiatan dan fasilitas yang tersedia untuk merawat dan memelihara arsip IPB agar diakses dan disajikan untuk kepentingan pengguna IPB dan luar IPB secara lebih mudah.

Visi dan Misi Arsip Universitas IPB: Mendukung visi dan misi IPB dari aspek kearsipan Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan Memberi layanan dokumen kearsipan kepada seluruh warga IPB secara efektif dan efisien

Tujuan Umum Arsip Universitas IPB: Menjadi pusat historis dari aktivitas dan transaksi IPB Melakukan pengelolaan arsip yang bernilaiguna tinggi bagi kepentingan IPB Menyediakan pelayanan informasi yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan di IPB Menjadi pusat memori IPB

Tujuan Khusus Arsip Universitas IPB: Menjadi pusat koordinasi manajemen kearsipan di lingkungan IPB Menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis IPB Menjadi pusat rujukan untuk standar dan pedoman kearsipan IPB Menjadi pusat konsultasi, pelatihan, dan bimbingan manajemen kearsipan IPB Menjadi koordinator pembinaan profesi arsiparis di lingkungan IPB.

Tugas dan Fungsi mengelola arsip inaktif dan arsip statis IPB; memelihara/melestarikan arsip statis IPB; membina kearsipan untuk seluruh unit kerja di lingkungan IPB; mengembangkan sistem teknologi kearsipan melaksanakan dan mengkoordinir penyusutan arsip IPB; memberikan konsultasi, pelatihan dan bimbingan manajemen kearsipan;

Tugas dan Fungsi mengerjakan alihmedia arsip inaktip dari bentuk konvensional (tercetak) ke media baru (elektronik, mikrofilm); menberikan layanan temubalik arsip inaktif yang disimpan di Pusat Arsip Universitas (Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip IPB); melaksanakan koordinasi dengan Depdiknas, ANRI dan lembaga arsip lainnya; membina profesi arsiparis di lingkungan IPB.

Seksi Pengelolaan Arsip Seksi Pengembangan Arsip Saat ini Pusat Arsip Universitas masih berada di bawah Perpustakaan IPB: Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip Seksi Pengelolaan Arsip Seksi Pengembangan Arsip

Program Kerja Pusat Arsip IPB Menyusun buku Pedoman Kebijakan Kearsipan IPB, Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis, Pedoman Penyusutan Arsip IPB, Jadwal Retensi Arsip (JRA) IPB, dan beberapa SOP yang berkaitan dengan sistem kearsipan IPB; Penyerahan arsip statis IPB ke Depdiknas/ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia);

Program Kerja Pusat Arsip IPB Pengolahan arsip inaktif di lingkungan kantor pimpinan IPB dan di Direktorat SDM serta LPPM; Mengikuti pelatihan-pelatihan penjenjangan dalam bidang kearsipan;

Program Kerja Pusat Arsip IPB Mengikuti lomba arsiparis berprestasi dan pemilihan pengelola arsip univesitas tingkat nasional; Membina arsiparis di lingkungan IPB; Membuat program aplikasi untuk mengelola personal file PNS IPB;

Program Kerja Pusat Arsip IPB Melalui program pengembangan kearsipan IPB (DIPA 2009) sedang melaksanakan kegiatan identifikasi arsip pada semua unit kerja di lingkungan IPB, alih-media (koversi) arsip tercetak/analog ke format digital; sosialisasi dan pelatihan sistem dan software kearsipan; Membuat program aplikasi sistem kearsipan IPB berbasis web.

Arsiparis di Lingkungan IPB 28 orang tersebar di unit kerja Tingkat Terampil 27 orang Tingkat Ahli 1 (satu) orang Ada 96 unit kerja di IPB

Produk yang Sudah/Sedang Dibuat Buku Kebijakan Kearsipan IPB; Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis (Aktif dan Inaktif) IPB; Pedoman Pengelolaan Arsip Statis IPB; Pedoman Penyusutan dan Pemusnahan Arsip IPB ; Pedoman Jadwal Retensi Arsip IPB (JRA IPB); Pedoman Pembinaan Profesi Arsiparis IPB; SOP (Standard Operation Procedure) Kearsipan; Software sistem Kearsipan berbasis Web.

Pengelolaan Arsip Dinamis (Aktif dan Inaktif) di Institut Pertanian Bogor

Proses Pemindahan Arsip Inaktif Inaktif dan Statis Aktif Inaktif Statis Unit Pengolah (95 unit kerja) Central File Unit Kerja Pusat Arsip Universitas Diknas >2th >5th >10h ANRI Unit-unit kecil Statis

Azas pengorganisasian arsip di IPB: sentralisasi desentralisasi

Sentralisasi Desentralisasi yaitu kebijakan, standar, pedoman serta pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 5 (lima) tahun atau lebih dilaksanakan oleh Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip IPB (Arsip Universitas IPB). Desentralisasi Sedangkan pengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip aktif dan inaktif yang memiliki jangka simpan kurang dari 5 (lima) tahun dilaksanakan oleh masing-masing unit pengolah/unit kerja di lingkungan IPB.

Arsip aktif dikelola unit pengolah (unit kerja) Arsip Inaktif dan arsip statis dikelola Pusat Arsip Universitas (Bidang PPA IPB)

Unit Pengolah adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi Kearsipan (unit kerja di lingkungan IPB : fak/dep/ lembaga/kandir/dll) Unit Kearsipan adalah unit kerja yang bertanggungjawab pada pembinaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif (Central File di Fakultas dan Pusat Arsip IPB atau Arsip Universitas)

SISTEM PEMBERKASAN MENURUT FUNGSI Sistem pemberkasan (filing system) adalah sistem penyusunan arsip dinamis (aktif dan inaktif) secara sistematis menurut aturan tertentu, sehingga dapat ditemubalik dengan cepat. Sistem ini dibangun sesuai dengan fungsi kerja yang ada di IPB (Substantif dan Fasilitatif).

Arsip di IPB Arsip Substantif (akademik) Arsip Fasilitatif (penunjang)

Arsip Fungsi Akademik (substantif) yaitu arsip yang merupakan hasil aktivitas dan transaksi yang terjadi dalam rangka kegiatan akademik.

Dalam ruang lingkup IPB, yang melaksanakan fungsi tersebut antara lain: Fakultas, lembaga dan pusat-pusat, departemen/bagian, Direktorat (Direktorat Administrasi Pendidikan, Direktorat Kemahasiswaan, Direktorat Riset dan Kajian Strategis, Direktorat Pengkajian dan Pengembangan Akademik), Kantor Manajemen Mutu, Perpustakaan serta University Farm, Unit MKDU yang menghasilkan arsip akademik.

Fungsi Substantif (aktivitas utama atau akademik) IPB atau arsip yang terkait dengan fungsi Tridharma Perguruan Tinggi, ada 4 (empat) kategori utama PP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN PM PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT KM KEMAHASISWAAN SA SARANA PENUNJANG AKADEMIK

Fungsi Fasilitatif adalah arsip yang memfasilitasi fungsi akademik serta memperlancar kegiatan-kegiatan operasional Direktorat SDM, Direktorat Fasilitas dan Properti, Direktorat Keuangan, Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi Direktorat Perencanaan dan Pengembangan, dan Sekretaris Eksekutif.

Arsip yang termasuk fungsi fasilitatif : Keuangan; Kepegawaian; Administrasi perkantoran; Sarana dan Prasarana; Perencanaan dan Pengembangan; serta Teknologi informasi. Hubungan masyarakat dan protokoler; Pemeriksaan dan Pengawasan; Hukum dan Perundang-undangan; Bimbingan dan konseling; Hubungan alumni.

Sistem Klasifikasi Sistem klasifikasi yang digunakan di IPB adalah pengelompokan berdasarkan subjek, sedangkan sistem pengkodeannya menggunakan sistem alfanumerik. Sistem Klasifikasi Alfanumerik merupakan sistem dimana pengkodean dari korespondensi resmi dan dokumen lainnya disusun secara hirarkis dan dikelompokkan berdasarkan isi fungsi-fungsi menggunakan kombinasi huruf dan angka. Secara ringkas Sistem Klasifikasi Subjek Alfanumerik digunakan untuk memberkaskan dan mengakses arsip (temubalik).

Fungsi Fasilitatif ini memiliki 12 (dua belas) kategori utama: AK ADMINISTRASI PERKANTORAN KP KEPEGAWAIAN KU KEUANGAN SI SISTEM INFORMASI FP FASILITAS AN PROPERTI HO HUKUM DAN ORGANISASI HU HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOLER BK BIMBINGAN DAN KONSELING PA PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN RP PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN HA HUBUNGAN ALUMNI KK KEAMANAN KAMPUS

PENYUSUTAN ARSIP 3 (tiga ) Cara Penyusutan Dokumen Kearsipan di Unit Pengolah Arsip Pemusnahan; Alih media ke dalam bentuk mikrofilm atau media lainnya; Pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip. Dalam penyusutan dokumen kearsipan, berpedoman pada JRA (Jadwal Retensi Arsip) IPB yang merupakan ketentuan jangka waktu simpan/retensi dokumen kearsipan

Jadwal Retensi Arsip (JRA) IPB: Bentuk dan Susunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) IPB: KODE adalah unit temubalik dokumen kearsipan; merupakan penggolongan dokumen menurut subyek/pokok masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan di lingkungan IPB; SUBYEK PERMASALAHAN adalah pokok permasalahan yang ada dalam kegiatan di lingkungan IPB baik tugas operasional (substatif) maupun tugas penunjang (fasilitatif); JUDUL SERI, SUB-SERI ATAU BERKAS merupakan cerminan subyek/masalah yang ada dalam kegiatan di IPB; JADWAL RETENSI atau JANGKA WAKTU SIMPAN merupakan jangka waktu penyimpanan dokumen kearsipan pada masa aktif maupum inaktif. KETERANGAN ialah tindakan akhir terhadap dokumen kearsipan, berisi pemyataan ditinjau kembali, musnah, permanen, atau alih media.

JADWAL RETENSI ARSIP – IPB (SUBSTANTIF) KODE SUBYEK JANGKA WAKTU SIMPAN (TAHUN) Nilai Guna Keterangan Aktif Inaktif KM KEMAHASISWAAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan IPB meliputi: organisasi mahasiswa (senat mahasiswa, BEM, HIMA), penalaran (riset/karya tulis mahasiswa, penataran, diskusi, seminar, pemilihan mahasiswa berprestasi, pers kampus, resimen mahasiswa, dsb.), kesejahteraan mahasiswa (beasiswa, konseling, poliklinik, askes, dsb.), bursa kerja, kerohanian, dan reward bagi mahasiswa, keringanan/pembebasan SPP KM.01 Organisasi Kemahasiswaan ! Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan organisasi Mahasiswa di tingkat Institut/Fakultas/Departemen KM.01.01 Senat mahasiswa 3 4 Adm. Musnah Pengangkatan pengurus senat 1 tahun setelah pergantian pengurus 2 Permanen Kegiatan senat mahasiswa perguruan tinggi (SMPT) Kegiatan pengurus senat mahasiswa perguruan tinggi (SMPT) Kegiatan senat fakultas-fakultas Kegiatan pengurus senat fakultas-fakultas KM.01.02 Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Dinilai kembali Kegiatan Pengurus Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)

Beberapa Aplikasi yang Digunakan di IPB untuk Mengelola Arsip Dinamis

Tampilan Awal Web Arsip

Tampilan Data Personal File

Tampilan Fulltext SK-CPNS

Tampilan Data Surat

Tampilan Data Arsip Laporan Penelitian

KMS IPB (kms.ipb.ac.id)

DAS (Dokumentasi Arsip Surat)

Terima Kasih