KIPRAH PPID KOTA YOGYAKARTA DALAM LAYANAN INFORMASI PUBLIK DAN KELUHAN MASYARAKAT Oleh, Ig .Trihastono,S.Sos., MM. Kabag Humas & Informasi Setda Kota Yogyakatrta pada Penjaringan Aspirasi Masyarakat dengan Tema BERSAMA MENYAMAKAN LANGKAH MENINGKATKAN KUALITAS LAYANAN INFORMASI PUBLIK, Rabu, 23 Oktober 2013 di Plaza Informasi Yogyakarta

PPID dan PPIDP KOTA YK Ditetapkan berdasarkan Keputusan Walikota Yk No 335/KEP/2013, tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan PPID Pembantu di SKPD Pemkot Yogyakarta Kesatu : Menunjuk Pejabat Struktural sbgmana tsb dlm Lamp Kep ini sbg PPID dan PPIDP di Kota Yk

PPID dan PPIDP KOTA YK PPID Kota Yk bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekda Kota Yk; Dlm melaksankan tugasnya PPID Kota Yk dibantu oleh PPID Pembantu di lingkungan SKPD &/Unit Kerja Kota Yk; PPIDP bertanggungjawab kepada PPID.

Tugas PPID Kota Yk mengkoordinasikan, mengonsolidasikan menghimpun informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu di lingk PemKot Yk; menata, menyimpan/mendokumentasikan, menyediakan informasi yang diperoleh dari seluruh PPIDP di ling PemKot Yk & memberi pelayanan informasi/dokumentasi kepada pemohon informasi publik; Menyeleksi, melakukan pengujian informasi publik/ferifikasi bahan informasi publik yang termasuk dalam katagori dikecualikan dari informasi yang terbuka untuk publik; melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan;

Tugas PPID Kota Yk Lanjutan 5. melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi; 6. menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat via media internet. 7. melakukan koordinasi dengan PPID Pembantu; dan 8. Bersama Tim Pertimbangan melakukan koordinasi dengan Komisi Informasi untuk menyelesaikan sengketa pelayanan informasi.

Wewenang PPID Kota Yk Menolak memberikan info yg dikecualikan sesuai dg ketentuan peraturan per uu an; Meminta & memperoleh info dr unit kerja/komponen /satuan kerja yg menjadi cakupan kerjanya; Mengkoordinasaikan pemberian pelayanan info dg PPID Pembantu yg menjadi cakupan kerjanya; Menentukan & menetapkan suatu info dpt/tidaknya diakses oleh publik; dan Menugaskan PPID pembantu utk membuat, mengumpulkan, serta memelihara info & dok utk kebutuhan organisasi.

Tata kerja PPID Kota Yk Mencatat nama & alamat pemohon informasi publik, subyek & format info serta cara penyampaian yg diminta pemohon; Memberikan tanda bukti penerimaan permintaan info publik berupa nomor pendaftaran;

Tata kerja PPID Kota Yk Lanjutan 3. Paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan info publik, PPID menyampaikan pemberitaan tertulis yg berisikan : Informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau pun tidak di bawah penguasaannya; Informasi tidak berada di bawah penguasaanya namun di ketahuinya; Penerimaan atau penolakan permintaan untuk mendapatkan informasi publik dengan alasan yang tepat; Dalam hal permintaan untuk mendapatkan informasi publik diterima seluruhnya atau sebagian dicantumkan materi informasi yang diberikan; Dalam hal suatu dokumen mengandung materi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan pasal 17 Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, maka informasi yang dikecualikan dihitamkan dengan disertai alasan; Alat penyampai, format informasi, biaya serta cara pembayaran untuk memperoleh informasi yang diminta

Tata kerja PPID Kota Yk Lanjutan 4. Dpt memperpanjang waktu utk mengirimkan pemberitaan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja berikutnya dg memberikan alasan tertulis.

Tugas PPID Pembantu Kota Yk Mengidentifikasi, mengumpulkan data dan/atau informasi dari seluruh unit kerja, di lingkungan SKPD masing-masing; mengolahan, menata dan menyimpan data/atau informasi yang diperoleh dari seluruh unit kerja di lingkungan SKPD masing-masing; menyeleksi dan menguji data dan informasi yang termasuk dalam kategori yang dikecualikan dari informasi yang dibuka oleh publik;

Tugas PPID Pembantu Kota Yk Lanjutan 4. bekerjasama dengan pejabat pada unit kerja di lingkungan SKPD masing masing untuk melakukan pengujian guna menentukan aksesibilitas suatu informasi; 5. melakukan koordinasi dengan PPID jika diperlukan dalam penyelesaian sengketa informasi; 6. melakukan koordinasi dengan PPID dalam pengelolaan dan pelayanan informasi serta dokumentasi.

Wewenang PPIDP Kota Yk memberikan informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; meminta dan memperoleh informasi dari unit kerja/komponen/satuan kerja yang menjadi cakupan kerjanya; mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi kepada PPID yang menjadi cakupan kerjanya; menentukan dan menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik; dan mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi.

Tata kerja PPIDP Kota Yk mencatat nama dan alamat pemohon informasi publik, subyek dan format informasi serta cara penyampaian yang diminta pemohon; memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik berupa nomor pendaftaran;

3. paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan informasi publik, PPID menyampaikan pemberitaan tertulis yang berisikan : a. Informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau pun tidak di bawah penguasaannya; b.Informasi tidak berada di bawah penguasaanya namun di ketahuinya; c.Penerimaan atau penolakan permintaan untuk mendapatkan informasi publik dengan alasan yang tepat; Dalam hal permintaan untuk mendapatkan informasi publik diterima seluruhnya atau sebagian dicantumkan materi informasi yang diberikan; Dalam hal suatu dokumen mengandung materi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan pasal 17 Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, maka informasi yang dikecualikan dihitamkan dengan disertai alasan; Alat penyampai, format informasi, biaya serta cara pembayaran untuk memperoleh informasi yang diminta

KIPRAH PPID KOTA DALAM LAYANAN INFORAMSI PUBLIK 1. menyempurnakan Kepwal ttg PPID 2.Sarasehan/Workshop ttg PPID 3.Sosialisasi ttg PPID dg menghadirkan Nasum dari KI Provinsi 4. Koorbinasi dg SKPD/UK ttg Info yg dikecualikan 5. Menghadiri undangan Koord forum PPID DIY dsb

KIPRAH PPID KOTA DALAM LAYANAN INFORMASI PUBLIK DIALOG INTERAKTIF DI JOGJA TV dan RB TV OBROLAN BALAIKOTA DI TVRI WALIKOTA MENYAPA DI 4 RADIO DIMENSI DI RRI DIALOG KOTA DI LUAR RUANG/LAPANGAN UPIK GREGET KAMPUNG I LOVE JOGJA

DIALOG INTERAKTIF JOGJA TV Program Pengembangan Komunikasi Informasi dan Media Massa Kegiatan Dialog Interaktif di Jogja TV = apa Mengangkat potensi kampung bagaimana/mengapa Nasum Kampung ybs dan SKPD terkait siapa Durasi 1 jam efektif 45 menit kapan/lama

DIALOG INTERAKTIF di RBTV Program PengembanganKomunikasi Informasi dan Media Massa Kegiatan Dialog Interaktif di RBTV = apa Mengangkat potensi kampung bagaimana/mengapa Nasum Kampung ybs dan SKPD terkait siapa Durasi 30 menit menit kapan/lama

OBROLAN BALAIKOTA TVRI Program PengembanganKomunikasi Informasi dan Media Massa Kegiatan Obrolan Balaikota TVRI Mengangkat Program Pemkot Nasum SKPD terkait siapa Durasi 1 jam efektif 45 menit kapan/lama Isian potensi kesenian Wilayah

WALIKOTA MENYAPA DI 4 RADIO Program PengembanganKomunikasi Informasi dan Media Massa Kegiatan Walikota menyapa di 4 Radio Interaktif by phon Nasum Wali dan Wawali (Dpt Di delagasikan kpd Nasum yg lain) Di 4 Radio: RRI, MBS, Sonora, Star Jogja Durasi 30 menit Setiap Senin & Kamis pagi pukul 07.30 s/d 08.00 Tema2 aktual

DIMENSI DI RRI Program PengembanganKomunikasi Informasi dan Media Massa Kegiatan Dimensi di RRI Interaktif dg nasum SKPD Tema Tentatif aktual Durasi 30 menit Interaktif by phone

UPIK Program PengembanganKomunikasi Informasi dan Media Massa Kegiatan Pengelolaan UPIK

GREGET KAMPUNG Acara dialog scr interaktif, ditayangkan live di Jogja TV Durasi 60 menit, dua bulan sekali, hari Kamis minggu ke-3 Disiarkan 17.00 – 18.00 Mengangkat potensi wilayah/kampung di kota Yogyakarta

I LOVE JOGJA Ditayangkan di RB TV Durasi 30 menit Disiarkan tiap hari Senin, jam 10.30 – 11.00 Menghadirkan Nara sumber dari Pemkot Yogyakarta atau organisasi/instansi masyarakat terkait

Bagan Organisasi Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Sekda Kota Yk   Tim Pertimbangan PPID Pembantu PPID Pengelola Informasi Dokumentasi & Arsip Pelayanan Informasi

Alur dan Mekanisme pengumpulan informasi Setiap informasi di SKPD/Unit Kerja menjadi tanggung jawab pimpinan SKPD/Unit Kerja; Setiap informasi yg dikelola oleh SKPD/Unit Kerja merupakan satu kesatuan informasi dari masing2 satuan kerja di lingkupnya;  Setiap informasi publik di SKPD/Unit Kerja disampaikan ke PPID melaui Sekretariat PPID selaku pengolah informasi. Setiap informasi yg diterima oleh Sekretariat PPID diolah dan disediakan utk kepentingan pelayanan informasi yg dilakukan oleh PPID  

Bagan Alur & Mekanisme pengumpulan informasi PPID Tim Pertimbangan SKPD/UK/PPIDP Sekretariat PPID/Pengolah Informasi SKPD/UK/PPIDP Pengolahan Informasi SKPD/UK/PPIDP SKPD/UK/PPIDP SKPD/UK/PPIDP

Mekanisme pengumpulan informasi di masing2 SKPD/UK sebagai berikut : Setiap Pimpinan SKPD/UK menugaskan para pejabat utk membuat catatan pelaksanaan kegiatan & mendokumentasikannya baik scr elektronik maupun non elektronik & selanjutnya disampaikan kpd PPID Pembantu; Setiap pimpinan SKPD/UK menugaskan PPID Pembantu utk melaksanakan pengumpulan, pendokumentasian & pengklasifikasaian informasi pelaksanaan kegiatan tupoksinya baik yg sudah, sedang maupun yg akan dilaksanakan; Informasi yang dikumpulkan terkait dg :Info yg tersedia setiap saat; wajib diumumkan scr serta merta; info lain yg dikuasinya & info yg di kecualikan

Sekretariat PPID/Pengolahan Informasi Mekanisme pengumpulan informasi di masing2 SKPD/UK dpt dilihat dlm bagan berikut : PPID Sekretariat PPID/Pengolahan Informasi KSPD/UK SKPD/UK SKPD/UK

Pengklasifikasian Informasi Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi 2 kelompok yaitu : informasi yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan.

Informasi yg bersifat publik dikelompokan berdasarkan subyek informasi sesuai dg tupoksi & kegiatan setiap satuan kerja, meliputi : 1. Informasi yg berkaitan dengan Pemerintah Kota Yogyakarta;   2. Informasi mengenai kegiatan & kinerja Pemkot Yogyakarta; 3. Informasi mengenai laporan; dan/atau 4. Informasi lain yg diatur dalam peraturan perundang-undangan 5. Informasi yg lebih detail atas permintaan pemohon. Pengumpulan informasi publik butir 1 s/d 5 diatas dilakukan oleh Pejabat SKPD

Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat mengancam hajad hidup orang banyak dan ketertiban umum

Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat meliputi : Daftar seluruh informasi publik yg berada di bawah penguasaannya, tidak termasuk informasi yang dikecualikan; Hasil keputusan pimpinan Pemkot Yk dan latar belakang pertimbangannya; Seluruh kebijakan yg ada berikut dokumen pendukungnya; Rencana kerja, program/kegiatan termasuk didalamnya perkiraan pengeluaran tahunan; Perjanjian Pemkot Yk dg pihak ketiga; Informasi & kebijakan yg disampaikan pejabat publik dlm pertemuan yg terbuka untuk umum; Prosedur kerja Pegawai Pemkot Yk yg berkaitan dg pelayanan masyarakat dan/atau Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-undang.

Dlm mengelompokan informasi yang dikecualikan perlu diperhatikan hal-hal sbb : Informasi yg dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dlm UU.14 / 2008 Pasal 17 dan 18; Prinsip2 yg hrs diperhatikan dlm mengelompokan informasi yg dikecualikan : a)Ketat, artinya utk mengatagorikan informasi yg dikecualikan hrs benar2 mengacu pd metode yg valid & mengedepankan obyektivitas; b)Terbatas, artinya informasi yg dikecualikan hrs terbatas pd informasi tertentu utk menghindari penanfsiran yg subyektif dan kesewenangan c)Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yg scr mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yg lebih besar menghendakinya.

Lanjutan Pengeculian hrs melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm test) yg mendasari penentuan suatu informasi hrs dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka; Utk lebih menjamin suatu informasi dpt dibuka/ditutup scr obyektif, maka metode diatas dilengkapi dengan uji kepentingan publik (balancing public interest test) yg mendasari penentuan informasi hrs ditutup sesuai dengan kepentingan publik; Pengklasifikasian akses informasi hrs disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dr sisi politik, ekonomi, sosial-budaya, & pertahanan keamanan Usulan klasifikasi akses informasi sebagaimana tersebut pd angka 1 & 2 diajukan oleh satuan kerja yang memiliki kemandirian dlm mengelola kegiatan, anggaran dan administrasi; Penetapan sebagaimana tsb pd angka 3 dilakukan melalui rapat pimpinan

Pendokumentasian informasi = kegiatan penyimpanan data,informasi, catatan, keterangan yg dibuat ,diterima oleh satuan kerja diling Pemkot Yk utk membantu PPID dlm melayani permintaan informasi. Deskripsi Informasi Setiap satuan kerja membuat ringkasan utk masing2 jenis informasi Memverifikasi Informasi Setiap informasi diverifikasi sesuai dg jenis kegiatannya; Otentikasi Informasi Dilakukan utk menjamin keaslian informasi melaui validasi informasi oleh setiap satuan kerja Pemberian kode Informasi Dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yg dibutuhkan melalui metode pengkodean yang dilakukan oleh masing-masing satuan kerja.

SEKIAN TERIMA KASIH