Penulisan Surat Resmi Muhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA @yanditilly ; www.yanditilly.com “Raharja Organization School” 2 April 2012

PENGERTIAN Surat resmi adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh suatu intansi/organisasi/kantor untuk keperluan resmi/formal Surat resmi harus ditulis dengan bahasa yang baku dan harus memperhatikan kaidah kebahasaan yang benar

Sistematika Surat Dinas Kop Surat/Kepala surat Tanggal Surat Nomor, Lampiran, Perihal Alamat Tujuan Surat Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Tembusan

Kop Surat Memuat Informasi Tentang: Contoh: Nama/Lembaga/Institusi/Organisasi Alamat Lengkap Logo/Lambang (Jika Ada) Contoh:

Fungsi Kop Surat/Kepala Surat Mengetahui nama dan alamat kantor intansi/organisasi/kantor Menginformasikan bidang usaha atau jenis kegiatan Alat promosi

Tanggal Surat Pada bagian ini tidak perlu menuliskan nama kota karena sudah terdapat di dalam kop surat/kepala surat Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun Contoh: 12 April 2012

Nomor Penulisan tanda titik dua ( : ), setelah nomor, lampiran, dan perihal diusahakan sejajar Penomoran surat ini berguna untuk: Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan Mengetahui jumlah surat yang diterima dan dikeluarkan oleh organisasi Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat

Nomor Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat Nomor urut menggunakan angka biasa, kode bervariasi, bulan dengan angka romawi, dan tahun ditulis utuh dan dapat ditulis dua angka dibelakangnya saja Penempatan nomor surat disesuaikan dengan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu: Diletakkan di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal Diletakkan di bawah judul untuk surat berjudul

Lampiran Yang Disertakan Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas Penulisan jumlah ditulis dengan huruf, apabila jumlah kurang dari sepuluh maka ditulis dengan angka

Hal atau Perihal Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul Hal teknis penulisan dalam perihal: Perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya Perihal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya saja Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat

Alamat Tujuan Surat Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat, yaitu disampul surat dan lembar kertas surat Alamat pada sampul harus lengkap dan pada kertas boleh tidak selengkap pada sampul surat Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat adalah: Kata “kepada” tidak wajib dipakai Ungkapan “Yth”, dipakai untuk menghormati yang dikirim surat, menghormati kedudukan orang yang dituju Ungkapan “Yth”, tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama seseorang atau jabatan seseorang Sebutan “sdr”, hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang dan kata tersebut tidak digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu

Alamat Tujuan Surat Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan Tanda baca, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan Kode Pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut

Salam Pembuka Salam pembuka berguna untuk membuka pembicaraan dalam surat secara beradab. Surat yang tidak menggunakan salam pembuka juga tidak salah Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang berisi berita

Isi Surat Surat yang baik terdiri dari atas tiga bagian yaitu: Bagian pembuka: berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengertahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut Bagian inti: bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat Bagian penutup: merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih

Salam Penutup Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Salam penutup tidak wajib digunakan dalam surat

Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatanganannya

Tembusan Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut

Sistematika Surat Dinas Bentuk Lurus 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Raharja Organization School 2 April 2012 Pembuatan Proposal Muhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA @yanditilly ; www.yanditilly.com Raharja Organization School 2 April 2012

Pengertian Proposal dibuat ketika akan melaksanakan suatu kegiatan Tujuan untuk membuat proposal adalah untuk mencari sponsor dan donatur Ada lagi proposal yang lebih spesifik adalah untuk meminta ijin dari suatu instansi, lembaga atau organisasi tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan

Pendahuluan Berisikan tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatar belakangi dilaksanakan kegiatan tersebut Hubungan kegiatan tersebut dalam kehidupan sehari-hari atau kegiatan yang nyata Point-point pembahasan pada pendahuluan ini mengacu pada komponen SWOT yang telah dibahas

Dasar Pemikiran Kegiatan Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan, misalnya: Tri Darma Perguruan Tinggi, Program Kerja Pengurus, dan lain- lain Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka didasarkan secara umum, misalnya: Peraturan Pemerintah yang tercantum dalam Undang-Undang

Tujuan Kegiatan Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut, tujuan tersebut sebaiknya dijabarkan dalam dua bentuk yaitu: Tujuan secara khusus Tujuan secara umum Contoh: Memperoleh kader-kader HMJ Memberi pengetahuan manajerial dan kepemimpinan bagi calon anggota HMJ

Tema Kegiatan Tema yang diangkat dalam kegiatan tersebut Diusahakan menarik dan sedang hangat dibicarakan Harus Uptodate

Jenis Kegiatan Diperlukan untuk menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan jika kegiatannya lebih dari satu Menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut, misalnya: Seminar Pelatihan Penyampaian Materi secara lisan Tanya Jawab Simulasi Dll

Target Berisi uraian yang lebih terperinci dari Tujuan Kegiatan terutama mengenai ukuran-ukuran yang digunakan sebagai penilaian tercapai atau tidaknya suatu tujuan Hasil yang diharapkan dalam melaksanakan kegiatan tersebut Target peserta, anggota, lokasi dari suatu kegiatan diadakan

Sasaran Peserta Menjelaskan tentang objek atau siapa yang akan mengikuti kegiatan tersebut atau lebih kenal dengan peserta

Waktu dan Tempat Pelaksanaan Tentukan dimana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul berapa akan dilaksanakan kegiatan tersebut Harus jelas dan pasti

Anggaran Dana Dalam anggaran disini, hanya disebutkan secara global pemasukan dan pengeluaran yang dibutuhkan untuk kegiatan tersebut Anggaran yang lebih rinci sebaiknya dipersiapkan juga, namum terpisah Apabila Proposal untuk meminta atau meminjam dana untuk usaha, berikan alasan kenapa lebih menguntungkan apabila menaruh investasinya di kegiatan tersebut

Susunan Panitia Dicantumkan posisi-posisi yang penting saja seperti: Pelindung Kegiatan Ketua Kegiatan Penanggung Jawab Kegiatan Pejabat-pejabat penting lainnya dalam kegiatan seperti wakil, bendahara, dan lain-lain Sedangkan kepanitiaan lengkap dimasukkan dalam lampiran

Jadwal Kegiatan Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender kegiatan yang telah disusun dan dipersiapkan sebelumnya Atau bisa juga dicantumkan terlampir apabila jadwal dari kegiatan tersebut banyak dan padat acaranya

Penutup Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan meminta dukungan dari semua pihak dan bagi semua pihak Ditutup dengan lembar pengesahan proposal, seperti logo organisasi resmi, cap organisasi resmi, tanda tangan mengetahui ketua pelaksana kegiatan, tanda tangan ketua organisasi, lembaga, dan lain-lain Lampiran

Raharja Organization School 2 April 2012 Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan Muhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA @yanditilly ; www.yanditilly.com Raharja Organization School 2 April 2012

Tujuan Memberikan gambaran kepada panitia kegiatan dalam pencairan anggaran dan membuat laporan kegiatan yang telah dilakukan Menjaga ketertiban jalannya organisasi Mendokumentasikan kegiatan yang sudah diselenggarakan oleh organisasi

Materi Penulisan Sampul: Logo organisasi Tulisan Laporan pertanggung jawaban Judul kegiatan dan tema Nama organisasi Tahun

Sistematika Penulisan Latar belakang memuat segala hal yang melatar belakangi dan alasan perlunya dilaksanakan kegiatan tersebut Nama dan Tema, nama kegiatan singkat, padat, menarik serta mudah dimengerti sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan tema (bila ada) Tema harus ada apabila kegiatan tersebut berskala besar Tujuan Kegiatan, mencerminkan visi dan misi organisasi dan selaras dengan program kerja visi dan misi induk organisasi

Sistematika Penulisan Sasaran kegiatan mencakup perorangan/kelompok/institusi yang mudah dimengerti Waktu dan tempat memuat: Hari/Tanggal: cantumkan nama hari, tanggal dan tahunnya Waktu: waktu dimulai dan berakhirnya kegiatan Tempat: Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap Deskripsi singkat Pelaksanaan Kegiatan, berupa kalimat singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan

Sistematika Penulisan Pelaksanaan acara dan hasil acara, mencantumkan susunan acara secara rinci dan lengkap dengan alokasi waktu perkegiatan beserta Narasumber, hasil yang dicapai dan agenda tindak lanjut Rincian penggunaan anggaran, harus detail dan terperinci serta dibuktikan dengan bukti pendukung Susunan kepanitiaan, personalia kepanitiaan (harus mencantumkan nomor induk anggota dari organisasi induk, bertujuan untuk menjelaskan identitas lebih detail)

Sistematika Penulisan Penutup, berisi antara seperti ucapan terima kasih kepada pimpinan organisasi induk, semua pihak yang membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan Lembar Pengesahan (tanda tangan harus asli): Berisi tempat dan tanggal pembuatan Ketua umum Ketua pelaksana Penanggung Jawab Lampiran berisi tentang foto atau dokumentasi kegiatan, materi atau bahan kegiatan, nota penggunaan anggaran

TERIMA KASIH @yanditilly www.yanditilly.com