PERENCANAAN & PENGENDALIAN PENDAPATAN Pertemuan ke-06 Matakuliah : F0262/Penganggaran Tahun : 2 0 0 5 PERENCANAAN & PENGENDALIAN PENDAPATAN Pertemuan ke-06

Tujuan bahasan : Mendiskusikan proses Perencanaan Penjualan dan Karakteristik Rencana Penjualan Komprehensif Mendiskusikan tanggung jawab manaje- men terkait, pendekatan-2, teknik fore- casting/peramalan dan penggunaan Rencana Penjualan

Perencanaan Penjualan Proses Perencanaan Penjualan bagian penting dari PPL, karena: a. Dasar bagi keputusan manajemen tentang pemasaran b. Keputusan tsb. merupakan pendekatan terorganisir untuk pembuatan Rencana Penjualan Komprehensif Tujuan Rencana Penjualan, untuk : a. Mengurangi ketidak pastian Pendapatan dimasa datang b. Memasukkan kebijakan dan keputusan manajemen kedalam proses perencanaan (misal: rencana pemasaran) c. Memberikan infomasi penting bagi pembentukan elemen lain dari rencana laba komprehensif d. Memudahkan pengendalian manajemen atas kegiatan penjualan yang dilakukan

Ramalan vs Rencana Penjualan Ramalan Penjualan (Sales Forecasting) Merupakan proyeksi teknis tentang permintaan pelang - gan potensial diwaktu datang dengan menggunakan asumsi-asumsi tertentu. Forecast penjualan mungkin ditolak, dimodifikasi atau diterima oleh manajeman Rencana Penjualan (Sales Planning) : Jika sales forecasting diterima maka dirubah menjadi Rencana Penjualan. Jadi sales planning merupakan ke- putusan manajemen yang didasarkan pada sales forecas ting, setelah manajemen memasukkan berbagai pendapat berkenaan dengan volume, harga, usaha-2 penjualan, produksi dan keuangan

Sales Forecasting harus disampaikan kepada manajemen untuk memperoleh keputusan, karena : Pengaruh tindakan manajemen terhadap kemampuan penjualan sulit dikuantifikasi. Oleh karena itu unsur-2 pengalaman dan pendapat manajemen sebaiknya dima- sukkan kedalam forecast penjualan, sehingga forecast penjualan kemudian dapat diubah menjadi rencana penjualan yang realistik Pendapat manajemen adalah penting untuk mengevaluasi asumsi-2 yang digunakan oleh staf pembuat forecast, mi sal asumsi perluasan pabrik, perubahan harga, program promosi, skedul produksi, perluasan pemasaran dll.

A. Forecast berdasarkan Judgement B. Forecast berdasarkan Analisis Tehnik Forecasting Secara umum tehnik forecasting yang diterapkan untuk memperoleh suatu sales forcasting dapat dikelompokkan menjadi : A. Forecast berdasarkan Judgement B. Forecast berdasarkan Analisis Statistika C. Forecast berdasarkan Metode Khusus

A. Forecast atas dasar Judgement Dilakukan melalui pendapat Pimpinan Bagian Pemasaran, para petugas pemasaran, para pe - nyalur, konsumen maupun pendapat para akhli B. Forecast atas dasar Analisis Statistika 1. Apabila dihitung berdasarkan data historis dari satu variabel saja, digunakan cara : a. Metode Trend Bebas. b. Metode Trend Semi Average c. Metode Trend Moment d. Metode Trend Least Square

3. Forecast berdasarkan Metode Khusus Metode ini mempergunakan : 2. Apabila dihitung berdasarkan data historis dari satu variabel yang akan ditaksir dihubung- kan dengan data historis ;ain yang mempunyai hubungan kuat terhadap perkembangan variabel yang ditaksir, digunakan cara : a. Metode Korelasi. b. Metode Regresi 3. Forecast berdasarkan Metode Khusus Metode ini mempergunakan : a. Analisi Industri b. Analisis Produck Line c. Analisis Penggunaan akhir

Analisis Statistika Data Penjualan PT. Binus : Tahun Jumlah Penjualan (unit) 2000 140 2001 148 2002 157 2003 160 2004 169 Berdasarkan data diatas, dibuat sales fore- cast tahun 2005 dan tahun berikutnya

Metode Trend Bebas 170 160 150 140 2000 2001 2002 2003 2004

Metode Trend Semi Average Tahun Sales (Y) Total A v e r a g e X 1999 140 - 1 2000 148 445 445/3 = 148,22 0 2001 157 1 2002 157 2 2003 160 486 486/3 = 162 3 2004 169 4

Membentuk persamaan : Y = a + bX dan melakukan forecast nilai Y untuk nilai X yang ditentukan, dimana : a = rata-2 kelompok 1 (X1) b = selisih antara (X2) dengan (X1) dibagi demgan jumlah data yang ada dalam 1 kelompok Jadi : a = 148,33 b= (162-148,33) : 3 = 4,5567 Dengan demikian persamaan yang terbentuk adalah : Y = 148,22 + 4,5567 (X) Maka forecast penjualan untuk tahun 2005 adalah : Y = 148,22 + 4,5567(5) = 171,11 Maka forecast penjualan untuk tahun 2006 adalah : Y = 148,22 + 4,5567(6) = 175,67 dst

Tahun Sales (Y) Score (X) XY X² 2000 140 0 0 0 2001 148 1 148 1 Metode Trend Moment Tahun Sales (Y) Score (X) XY X² 2000 140 0 0 0 2001 148 1 148 1 2002 157 2 314 4 2003 160 3 480 9 2004 169 4 676 16  774 10 1.618 30 Untuk mencari koefisien a dan b digunakan persamaan : Y = n.a + b. X XY = a. X + b . X² n = banyaknya amatan x,y = 5

Selanjutnya digunakan metode substitusi : I. 774 = 5.a + b (10) [ x 2] II. 1.618 = 10.a + b (30) [ x 1] 1.548 = 10.a + 20.b 1.618 = 10.a + 30.b - 70 = -10.b b = 7 Substitusi: 774 = 5.a + 10 (7) a = 5 maka persamaan trendnya : Y = 140,8 + 7 (x) Forecast penjualan tahun 2005dan 2006 adalah : Y = 140,8 + 7 (5) = 175,8 Y = 140,8 + 7 (6) = 182,8 dst.

Metode Least Square (Kuadrat Terkecil) Dalam hal ini terhadap data dilakukan pembagian menjadi dua kelompok. Untuk data yg jumlahnya : a. Genap : maka secore nilai X adalah : .. -5,-3,-1,1,3,5.. b. Ganjil : maka score nilai X adalah : …-2,-1,0,1,2 … Selanjutnya koefisien a dan b dicari dengan rumus : a = Y: n b = XY : X²

Tahun Sales (Y) Score (X) XY X² 2000 140 -2 - 280 4 2001 148 -1 - 148 1 2002 157 0 0 0 2003 160 1 160 1 2004 169 2 338 4  774 0 70 10 a = Y: n 774 : 5 = 154,8 b = XY : X² 70 : 10 = 7 Forecast penjualan tahun 2005 dan 2006 : Y = 154,8 + 7(3) = 175,8 Y = 154,8 + 7(4) = 182,8 dst

Rencana Penjualan Strategis dan Taktis Sesuai dengan Program PPL, maka rencana Penjualan Strategis (Strategic Long-range Sales Plan) dan Taktis (Tactical Short-range Sales Plan) harus disusun. Rencana Penjualan Strategis Perlu dibuat sebagai pendekatan praktis Merupakan proses awal dari proses perencanaan keseluruhan Disusun untuk jangka waktu 5 -10 tahun Memerlukan analis yang mendalam (a.l populasi penduduk, per - tumbuhan ekonomi, proyeksi industri, tujuan-2 perusahaan) Strategi yang digunakan akan berpengaruh pada kebijakan harga jk. panjang, pengembangan produk baru, inovasi produk sekarang, arah/usaha pemasaran, eskpansi /perubahan distribusi, pola biaya

Rencana Penjualan Taktis Rencana penjualan jk. pendek yang meliputi 4 triwulan mendatang dan triwulan pertama dirinci perbulan Disusun berdasarkan evaluasi dan revisi jangka pendek Pada setiap akhir bulan dan akhir triwulan rencana perlu dievalu- asi dan direvisi (jika diperlukan) kemudian ditambah satu periode budget yad. dan dihapus satu periode budget yang telah dilalui Biasanya disusun dengan menunjukkan jenis produk, harga per- unit, jumlah penjualan ( unit dan harga) dan tanggung jawab pe- masaran (misal : daerah penjualan)

Pedoman Manajemen dalam Perencanaan Penjualan Menyeluruh Proses perencanaan penjualan dan tujuannya Perbandingan rencana penjualan strategis dengan taksis Perencanaan penjualan dalam perusahaan non manufaktur

Pengendalian atas Penjualan dan Biaya-biaya yang Terkait Harus dipandang sebagai kegiatan keseluruhan, meliputi: volume penjualan pendapatan penjualan biaya promosi biaya distribusi

Penyusunan Rencana Penjualan yang Menyeluruh Agar diperpoleh Rencana yang realistis manajemen perlu menentukan langkah dalam penyusunan Rencana Penjualan Komprehensif, yaitu : Langkah 1 : Penyusunan Pedoman Rencana Penjualan, Membuat pedoman khusus manajemen untuk perencanaan pen- jualan mencakup proses perencanaan penjualan dan pertang - gung-jawaban perencanaan Langkah 2 - Penyusunan Ramalan Penjualan Mempersiapkan satu atau lebih ramalan penjualan (pasar) yang konsisten dengan pedoman Peramalan khusus termasuk asumsi-asumsinya

Langkah 3 - Penggabungan Data Relevan Menyusun semua data lain yang relevan dalam pembuatan rencana penjualan yang komprehensif Langkah 4 - Menyusun Rencana Penjualan Strategis dan Taktis Berdasarkan langkah 1,2 dan 3 diatas gunakan evaluasi mana- jemen untuk membuat rencana penjualan yang komprehensif Langkah 5 - Melaksanakan Rencana Penjualan Menjamin komitmen manajerial untuk mencapai tujuan yang diinginkan dalam rencana penjualan yang komprehensif

Pertimbangan Lini Produk dalam Perencanaan Penjualan Pertimbangan Alternatif dalam Pembuatan Rencana Penjualan yang Realistik Pertimbangan Harga Pokok - Biaya - Volume (HP - B - V) dalam Perencanaan Penjualan Pertimbangan Lini Produk dalam Perencanaan Penjualan

Pertimbangan HP - B - V dalam Perencanaan Penjualan Strategi HP-B-V merupakan bagian yang penting dalam Perencanaan Penjualan Dalam pasar kompetitif Harga dan Volume penjualan saling tergantung Dua dasar yang berkaitan dengan Perencanaan Penjualan harus dipertimbangkan : 1. Perkiraan kurva permintaan , yaitu perluasan dimana volume penjualan bervariasi pada perbedaan harga yang ditawarkan 2. Kurva biaya per unit yang berbeda-beda dengan tingkat produktivitas hasil

Hubungan HP-B-V mempunyai pengaruh besar pa- da strategi manajerial yang harus dijalankan oleh manajemen Strategi harga harus dianalis secara mendalam Peningkatan harga jual tanpa perubahan volume direfleksikan dengan nilai uang dalam laba sebelum pajak Peningkatan dalam volume penjualan tanpa kenaikan harga jual direfleksikan dalam Laba sebelum pajak hanya dengan perbedaan penjualan perunit dengan Biaya Variabel perunit dari produk Pertimbangan HP - B - V lihat kasus Simple Trading Company

Pertimbangan Lini Produk dalam Perencanaan Penjualan Penentuan jumlah dan variasi dari produk yang akan dijual adalah penting dalam penyusunan Perencana- an Penjualan Rencana penjualan strategis maupun taktis harus mencakup keputusan sementara tentang lini produk baru, lini produk lama yg akan dihapus, inovasi dan produk campuran Produk campuran adalah hubungan volume antara dua produk atau lebih Produk dengan kontribusi marjin tertinggi harus didorong untuk perluasan yang realistis

Pengendalian Biaya Penjualan dan Biaya yang Berkaitan Kontrol dalam Fungsi Penjualan harus dipandang sebagai kegiatan menyeluruh yang meliputi Volume Penjualan, Pendapatan PenjualanBiaya Promosi dan Beban Distribusi Diperlukan standar spesifik untuk melaksanakan usaha-2 pengendalian a.l : - Jumlah kunjungan per-periode, per-petugas penjual - Jumlah prospek baru yang memenuhi syarat - Jumlah pelanggan baru - Jumlah beban penjualan per-petugas penjual - Beban penjualan sebagai suatu % dari jumlah penjualan

Laporan Kinerja periodik harus meliputi : - Rata-2 jumlah pesanan (order) - Jumlah pesanan yang belum dipenuhi - Jumlah pesanan perkunjungan yang dilakukan - Kuota penjualan dalam Rp per-petugas, per-periode Pengendalian yang efektif juga memerlukan laporan kinerja periodik per Pusat Pertanggungjawaban yg. meliputi penjualan maupun beban terkait. Laporan Kinerja periodik harus meliputi : - Kinerja dalam menghasilkan penjualan - Kinerja dalam mengendalikan beban distribusi - Kinerja dari kegiatan-2 lainnya yang berada dibawah kontrol Manajemen Penjualan

Perencanaan Penjualan Perusahaan Non-Manufaktur The Merchandise Budget Atau Anggaran Barang Dagang biasanya meliputi Perencanaan Penjualan, Persediaan, Diskon Harga Biaya Pegawai, Kekurangan Stock, Pembelian dan Laba Kotor. Anggaran Penjualan adalah anggaran pertama dalam perusahaan dagang Dua pendekatan yang digunakan untuk menyusun Rencana Penjualan, adalah : 1. Pendekatan Harga Unit 2. Pendekatan Jumlah/Nilai Penjualan

Faktor-Faktor yang harus dipertimbangakan oleh perusahaan dagang dalam menyiapkan perencanaan penjualan : 1. Lingkungan Eksternal 2. Lingkungan Internal SEE YOU NEXT