MEKANISME PENYALURAN BEASISWA UNGGULAN BIRO PERENCANAAN DAN KERJASAMA LUAR NEGERI KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN 2012

Usulan Beasiswa 1 Daftar Riwayat Hidup/curiculum vitae Peserta mengajukan secara tertulis permohonan Beasiswa Unggulan kepada Kepala Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri, Kemdikbud, dengan melampirkan: 1 Daftar Riwayat Hidup/curiculum vitae 2 surat diterima diperguruan tinggi 3 mengisi form Beasiswa Unggulan 4 draft usulan sekripsi/tesis/destertasi 5 ijasah dan transkrip terakhir 6 surat rekomendasi 7 fotokopi nilai toefl atau yang lain 8 fotokopi sertifikat atau penghargaan lainnya

Surat Lulus 1. Berdasarkan usulan dari calon Penerima yang memenuhi syarat akademik, adminstrasi dan lainnya, Biro PKLN mengeluarkan surat lulus yaitu surat penegasan atas persetujuan pemberian beasiswa 2. Pemberitahuan ini, disampaikan melalui email, faksimili dan atau telephone kepada calon penerima, dengan memberitahukan tahap-tahap selanjutnya guna pemrosesan lebih lanjut 3. Calon penerima akan menerima draft lampiran berita acara dan tata cara/tahap-tahap penerimaan beasiswa.

Penetapan Beasiswa Berdasarkan usulan yang diterima (proposal dan usulan beasiswa), sekretariat Beasiswa Unggulan memeriksa kembali berkas usulan khurusnya mengenai usulan pendanaan Berdasarkan usulan dilakukan penilaian kelayakan beasiswa Dimintakan persetujuan kepada pimpinan untuk selanjutnya ditetapkan sebagai besaran beasiswa yang diterimakan kepada peserta Beasiswa Unggulan

Berita Acara/Kontrak Sesuai surat lulus yang disampaikan dan berdasarkan penetapan beasiswa, peserta beasiswa dipanggil beserta satu orang saksi (untuk program S1 biasanya orang tuanya), menandatangani berita acara/kontrak beasiswa unggulan SEBAGAI lampiran surat keputusan pemberian Beasiswa Unggulan Dalam kontrak/BA disampiakan maksud dan tujuan pemberian beasiswa, jangka waktu, beasiswa yang diberikan, tata cara pembayaran, hak dan kewajiban, monev. Bagi peserta yang jauh berita acara dilakukan secara desk to desk dengan terlebih dahulu dilakukan pengecekan kebenaran.

SK Penyaluran Dana Sesuai dengan usulan, surat lulus, dan kontrak dibuat Surat Keputusan (SK) penyaluran Dana Beasiswa Unggulan SK ini mencantumkan peserta yang mendapatkan beasiswa, besaran beasiswa yang dibayarkan SK ini juga sebagai dasar pengajuan dana atau Surat Pencairan Dana (SPP)

Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Merupakan dokumen permohonan pencairan kepada Bendahara Umum Negera (BUN) Adapun dokumen SPP berupa: Surat Keputusan penyaluran dana, Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTB), kontrak/BA SPP ini dari Bendahara Pembantu Pengeluaran (BPP) Beasiswa Unggulan di sampaikan kepada Kepala Biro Keuangan, untuk dimintakan permintaan pembayaran (SPM: Surat Perintah membayar) kepada KPPN III Jakarta

Surat Perintah Membayar (SPM) Surat otorisasi perintah membayar dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan terdahap alokasi dana yang telah ditetapkan dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) yang telah disetujui Pemerintah dan DPR dalam tahun berjalan kepada Kementerian Keuangan dhi KPPN III jakarta SPM dikeluarkan oleh Biro Keuangan, Kemdikbud untuk selanjutnya dibawa oleh petugas khusus kepada KPPN III Jakarta KPPN III Jakarta akan melakukan pengecekan dokumen pengajuan, verifikasi data dan alokasi anggaran yang dicantumkan

Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Berdasarkan usulan dari Biro Keuangan, Kemdikbud dan telah dilakukan pengecekan terhadap kelengkapan dokumen dan pembebanan anggaran KPPN III Jakarta mengeluarkan SP2D SP2D adalah surat perintah kepada Bendahara Umum Negara (BUN) kepada Bank Persepsi BUN untuk melakukan pemindahbukuan/transfer sesuai Mata Anggaran Keluaran (MAK) yang telah diajukan kepada Penerima Beasiswa Unggulan Berdasarkan SP2D ini Bank persepsi (Bank BRI-mitra KPPN III Jakarta) melakukan pengiriman dana/tranfer kepada penerima Beasiswa Unggulan

Retour Bank BRI selaku bank persepsi, dalam waktu satu kali 24 jam akan melaporkan proses penyaluran dana kepada lembaga atau masyarakat baik yang lolos ataupun gagal/retour Berdasarkan data tersebut, KPPN III Jakarta akan memberitahukan surat pemberitahukan gagal kirim/retour kepada Biro Keuangan, Kemdikbud Selanjutnya Biro Keuangan, Kemdikbud akan memberitahukan kepada BPP atas gagal kirim/retour BPP akan kembali mengajukan SPP retour Kendala utama pada retour adalah terjadi pengulangan dua kali pada ratai birokrasi berdampak pada lamanya proses penerimaan anggaran kepada penerima beasiswa unggulan

Prosedur pembayaran dana tahap II dst.. Mengajukan usulan pembayaran Beasiswa, dengan melampirkan: laporan akademik dan keuangan Penerima Beasiswa atau provider beasiswa unggulan sesuai kewajibannya melaporkan kegiatan baik akademik maupun keuangan Bila terjadi perubahan rekening segera melakukan koreksi terhadap perubahan rekening Hal pokok terhadap laporan keuangan total kewajiban, total realisasi, total kekurangan pembayaran dan laporan umum penggunaan dana beasiswa

Mekanisme Pencarian Dana