ASSALAMU’ALAIKUM WR.WB. DIKA AULIA ADMINISTRASI PERKANTORAN

MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR BAB 2 MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

Menyebutkan jenis-jenis peralatan kantor Melakukankan pengoperasian alat komunikasi menggunakan alat penggandaan dokumen Memahami peralatan perekaman data menggunakan alat bantu presentasi Memahami masin ketik manual, elektrik, elektronik TUJUAN PEMBELAJARAN

JENIS-JENIS PERALATAN KOMUNIKASI Telepon Salah satu alat komunikasi yang praktis digunakan. Telepon ini praktis dan mudah dibawa kemana-mana sepanjang tempat tersebut mempunyai frekuensi dari operator telepon tersebut. Seorang operator telepon atau sekertaris harus bersikap ramah dan bijaksana serta terampil dalam berkomunikasi. Tata cara yang baik dalam menelepon adalah sebagai berikut : JENIS-JENIS PERALATAN KOMUNIKASI

CARA MENELEPON KELUAR Pastikan bahwa nomor yang diinginkan benar sekertaris hendaknya mencatat hal-hal pokok yang akan disampaikan pada Blocknote sebelum mangangkat gagang telepon Sekertaris hendakanya minta maaf apabila salah sambung Sekertaris hendaknya memperkenalkan diri dan menyatakan maksud pada saat menelepon pada saat mengangkat telepon setelah melakukan pembicaraan, pastikan gagang telepon diletakan dengan benar CARA MENELEPON KELUAR

CARA MENERIMA TELEPON MASUK Sekertaris harus segera menjawab dan jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali Mengangkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan Blocknote Hindari menjawab dengan mengatakan “Halo”, karena hanya akan membuang waktu Berikan salam dan menyebutkan nama perusahaan. Misalnya “Selamat pagi, CV Aulia” CARA MENERIMA TELEPON MASUK

Sekertaris harus menjawab segala pesan atau permintaan penelepon dengan tepat sambil menaruh perhatian penuh kepada percakapan telepon itu. Apabila perlu, ia harus meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing. Nomor telepon, angka-angka dan pesan pesing harus diulang untuk memastikan kebenarannya. Sekertaris harus selalu berusaha agar terdengar ramah dan penuh minat. Dalam mentransfer telepon, sekertaris harus benar-benar mengetahui siapa yang dapat menangani masalah si penelepon.

Jika sedang mentransfer telepon, sekertaris menunggu sampai penelepon memperoleh nomor pesawat yang dimaksud. Berusaha untuk mendengarkan dan menyimak percakapan dengan baik. Apabila sekertaris tidak dapat memenuhi permintaan penelepon, ia perlu menanyakan apakah penelepon setuju jika ia menelepon kembali. Bila ada pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai hasil dari pembicaraan telepon tersebut, sekertaris harus langsung membuat catatan.

Apabila harus menerima pesan untuk rekan yang sedang absen, sekertaris harus mencatat mangulangi pesan tersebut untuk menyakinkan apakah pesan yang disampaikan sudah benar. Apabila sedang menunggu telepon namun harus meninggalkan tempat, sebaiknya sekertaris memberitahu rekan dimana ia dapat dihubungi. Sekertaris jangan melayani rekan yang mencoba menarik perhatian pada saat ia sedang melakukan pembicaraan telepon. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

Alat komunikasi yang menghubungkan dari ruangan satu dengan ruangan yang lain dengan menghubungkan jaringan kabel antar ruangan. Dengan kemajuan teknologi sekarang ini, airphone dilengkapi layar sehingga kita bisa melihat langsung dengan siapa berkomunikasi. AIRPHONE

CARA MENGOPERASIKAN AIRPHONE Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting yang akan disampaikan dan yang akan diterima. Angka gagang airphone dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan Blocknote. Pastikan terlebih dahulu nomor ruangan yang akan dituju. Gunakan bahasa yang sopan dengan nada suara yang ramah dan jelas. Pembicara ditutup dengan ucapan terima kasih. Letakan gagang airphone dengan benar.

TELEPON GENGGAM (PONSEL) Alat Komunikasi yang dapat diterima secara langsung tanpa dihubungkan dengan kabel. Cara mengoperasikan ponsel dapat kalian lihat pada user manual yang disertakan dengan ponsel yang dibeli. Cara pengoperasian dan fasilitas yang dimiliki oleh ponsel masing-masing jenis dan merk berbeda. TELEPON GENGGAM (PONSEL)

SEKIAN & TERIMA KASIH