Pertemuan 10 Materi pembelajaran Penanganan telepon keluar bagi sekretaris Penanganan telepon masuk bagi sekretaris
Penanganan telepon keluar bagi sekretaris Persiapan, antara lain : siapkan tujuan yang akan ditelepon Siapkan nomor yang akan dituju Siapkan alat tulis dan kertas untuk mencatat bila diperlukan Bila sudah ada yang menerima telepon, sebutkan identitas penelepon, sebutkan identitas penelepon, kemudian bicarakan yang lainnya Bila terjadi salah sambung segera minta maaf Bila yang akan dihubungi melalui extention atau pesawat khusus, tanyakan nomor pesawat yang bersangkutan Bila nomor tidak ada atau kurang jelas, mintalah bantuan operator
b. Proses menelepon Sekretaris kemungkinan dihadapkan pada 2 hal : Menyambungkan untuk pimpinan Menyampaikan pesan pimpinan
Penanganan telepon masuk bagi sekretaris Persiapan Etika bertelepon yang harus diperhatikan : Mengangkat telepon dengan segera bila telepon berdering Memperkenalkan diri terlebih dahulu, apabila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon Menggunakan bahasa yang formal Menyapa penelepon dengan sambutan ibu atau bapak Berbicara dengan ramah dan sopan Bertanya dengan bijaksana Mencatat pesan yang disampaikan Mengucapkan terima kasih dan salam pada akhir pembicaraan Meletakkan gagang telepon dengan pelan
b. Proses menelepon Hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima telepon : Ketika telepon berdering, usahakan tidak lebih dari 3 kali Angkatlah gagang telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis Menjawab telepon secara tepat, singkat, jelas dan hormat serta berikan identifikasi Memberikan keterangan dengan jelas dan sopan Jika pimpinan tidak ada di tempat, hubungi orang yang telah diberi kuasa untuk menggantikan pimpinan Bila ada suatu keperluan, sebaiknya mintalah bantuan kepada seorang rekan untuk menerima telepon Bila hubungan terputus, letakkan segera gagang telepon
Media pembelajaran Mempergunakan semua peralatan kantor bagi sekretaris