PROSES SELEKSI

Sebagai tindak lanjut dari analisa jabatan,setelah menghasilkan deskripsi jabatan , spesifikasi jabatan dan standar-standar prestasi yang disyaratkan pada setiap jabatan Dilakukan setelah rekrutmen calon karyawan Merupakan kunci sukses manajemen personalia, bahkan sukses organisasi. Tantangan yang perlu dihadapi manajer personalia :tantangan suplai, tantangan ethis dan tantangan organisasional

Tantangan suplai : semakin besar jumlah pelamar yang “qualified” maka akan semakin mudah bagi departemen personalia untuk memilih karyawan baru yang berkualitas. Keterbatasan suplai menyebabkan organisasi tidak leluasa memilih calon karyawan yang baik. Tantangan ethis : family system dalam proses seleksi merupakan tantangan bagi manajer personalia maupun manajer lainnya. Penerimaan karyawan baru karena hubungan keluarga, pemberian komisi, suap menyebabkan diterimanya karyawan yang tidak tepat. Tantangan organisasi : keterbatasan anggaran, strategi, kebijakan organisasi (lebih suka laki-laki )

Langkah-langkah dalam proses seleksi : Langkah 1 :Penerimaan pendahuluan : proses jalur dua arah. Kunjungan calon ke bagian personalia – wawancara permulaan dapat dilakukan disertai dengan pengisian data pelamar. Langkah 2 :Tes-tes penerimaan : berguna untuk mendapatkan informasi yang relatif obyektif. Agar tes dapat meloloskan para pelamar yang tepat, maka tes harus valid dan reliable. Valid = mengukur apa yang hendak diukur. Reliable = konsisten. Berbagai peralatan tes : tes psikologis (psychological tests), tes pengetahuan ( knowledge tests), performance tests

Tes psikologis : berbagai peralatan tes yang mengukur kecerdasan, sikap kerja, kepribadian, kepemimpinan dsb. Tes pengetahuan : tes yang menguji informasi atau pengetahuan yang dimiliki para pelamar. Pengetahuan yang diujikan harus sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan pekerjaan. Performance test : tes yang mengukur kemampuan para pelamar untuk melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya. Contoh : tes membuat surat dalam bahasa Inggris dengan menggunakan komputer untuk tenaga administrasi.

Langkah 3 : Wawancara seleksi : bisa dilakukan oleh psikolog yang ditunjuk atau karyawan bagian personalia. Menjawab pertanyaan umum : Dapatkah pelamar melaksanakan pekerjaan ? Sesuaikah pelamar dengan kriteria yang diperlukan ? Bagaimana kemampuan pelamar dibandingkan dengan pelamar lainnya ? Keuntungan : mempunyai tingkat fleksibilitas tinggi ( untuk jabatan tingkat apa saja), memungkinkan pertukaran informasi dua arah. Kelemahan : validitas dan reliabilitasnya diragukan. Informasi yang diperoleh pewawancara yang satu berbeda dengan yang lain. Dapat diatasi dengan menggunakan pewawancara yang berpengalaman.

Tipe wawancara : Wawancara individual : jumlah pewawancara 1 orang, jumlah pelamar 1 orang. Wawancara kelompok : jumlah pewawancara lebih dari 2 - jumlah pelamar 1 atau jumlah pewawancara 1 –jumlah pelamar lebih dari 2 atau jumlah pewawancara lebih dari 2 – jumlah pelamar lebih dari 2. Format wawancara dapat terstruktur, tidak terstruktur, campuran, pemecahan masalah atau stress interview.

Proses wawancara : Persiapan pewawancara : mencakup penentuan sasaran, pengembangan pertanyaan, penetapan tipe wawancara dan format pertanyaan, pengenalan awal tentang pelamar dengan mempelajari blanko lamaran. Pewawancara harus mampu menjelaskan tentang seluk beluk organisasi, mis : standar prestasi tugas pekerjaan, upah dan tunjangan. 2. Penciptaan hubungan : agar suasana relax. Dapat dimulai dengan pertanyaan-pertanyaan santai, dan menggunakan gerakan tubuh untuk membuat pelamar relaks (senyuman, jabat tangan).

Wawancara : Bagaimana sdr. Menggunakan waktu luang ? Apa hobby sdr ? Apa olah raga favorit sdr ? Apa kegiatan sekolah atau masyarakat yang telah diikuti ? Tipe pekerjaan macam apa yang anda sukai ? Mengapa sdr. ingin bekerja di perusahaan kami? Apakah sdr. bersedia ditempatkan dimanapun ? Berapa gaji yang sdr. minta ? Apa yang sdr. ketahui tentang produk-produk perusahaan ? Jelaskan boss ideal menurut anda ? Apa kelebihan dan kelemahan sdr ? Apa sasaran karier saudara ? Mengapa kami harus menerima sdr. bekerja di perusahaan kami ?

3. Pertukaran informasi : komunikasi dua arah dengan memberikan kesempatan calon untuk mengajukan pertanyaan. Dapat dipakai untuk menambah penilaian terhadap calon pelamar. 4. Terminasi : pewawancara memberikan isyarat bahwa wawancara akan diakhiri, bisa dengan komunikasi non verbal ( melihat jam tangan, membereskan berkas). Kapan keputusan penerimaan akan diambil harus diberitahukan. 5. Evaluasi : melihat kembali jawaban dan kesan umum terhadap calon. Evaluasi dapat berdasarkan catatan yang telah disiapkan secara standar.

Kesalahan-kesalahan Wawancara : Halo effect : Penampilan pertama diggunakkan untuk dasar evaluasi karakteristik pelamar . Cantik = pandai= disenangi = unggul. Leading questions : pewawancara mengirimkan jawaban yang diinginkan. Mis : “Apakah sdr akan menyenangi pekerjaan ini ? Personal biases : prasangka pribadi terhadap kelompok tertentu. Mis : Apa pekerjaan yang hanya pantas dilakukan oleh orang laki-laki. Dominasi pewanwancara : karena pewawancara terlalu banyak membual.

Langkah 4 : Pemeriksaan referensi Personal references : tentang karakter pelamar, biasanya diberikan oleh teman-teman terdekat yang ditunjuk pelamar atau yang diminta perusahaan. Umumnya jarang digunakan karena hampir selalu berisi hal-hal positif. Employment references : bisa di buat secara tertulis atau diperoleh dengan telephone. Langkah 5 : Evaluasi medis, dapat dilakukan oleh dokter diluar perusahaan maupun dokter perusahaan. Memungkinkan perusahaan menekan biaya perawatan kesehatan dan memperoleh karyawan yang dapat mengatasi stres fisik maupun mental suatu pekerjaan.

Langkah 6 : Wawancara atasan langsung (user) Pendapat atasan langsung perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan akhir. Terutama untuk mengevaluasi kemampuan teknis, kemampuan akan pekerjaan-pekerjaan praktis tertentu, potensi, kesediaan bekerja sama dan seluruh kecocokan pelamar. Langkah 7 : Keputusan penerimaan , menandai selesainya proses seleksi. Sebaiknya para pelamar lainnya yang tidak terpilih juga diberi tahu. Blanko lamaran pelamar yang diterima berisi informasi yang berguna bagi departemen personalia, dapat dipakai sebagai evaluasi proses seleksi.