PEMAHAMAN AUDIT INTERNAL NON AKADEMIK . . . . . Oleh Dr. Wonny Ahmad Ridwan, MM, CPHR Pelatihan Audit Mutu Internal – Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, 21 – 22 Februari 2013

PERCEPTIONS OF INTERNAL AUDITORS

PERCEPTIONS OF INTERNAL AUDITORS Auditor Auditee

How do you know that you are good? ARE WE GOING WORLD CLASS? Quality is on the eyes of beholder

EVALUASI DIRI WHY ARE WE DOING..... ? DO WE REALLY.........?

DASAR HUKUM AUDIT MUTU INTERNAL UU No. 20/2003 (UUSPN) UU NO.17/2003 (KEUANGAN NEGARA) Penjelasan Umum butir 9 UU NO. 1/2004 (PEMBENDAHARAAN NEGARA) PASAL 58 Ayat (1) UU NO.15/2004 (Pemeriksaan Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Negara) Pasal 9 dan 12 PP NO.8/2006 (Pelaporan Keuangan & Kinerja Instansi Pemerintah) Pasal 3 Ayat (1 dan 2) PERMENKEU NO.59/PMK.06/2005 (Akuntansi & Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat) Pasal 32 dan 33 Ayat (1) PERMENDIKNAS No. 47/2011 (SPI KEMDIKBUD) PP No. 19/2005 (Standar Pendidikan) PP No. 17/2010 & PP No 66/2010 (Pengelolaan Penyelenggaraan Pendidikan) Pelaksanaan Inpres No 5 Tahun 2004 ttg Percepatan Pemberantasan KKN PP No 60 Tahun 2008 Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) PP BLU No 27 Tahun 2012 UU No 12 tahun 2012 Perguruan Tinggi BAN PT / LAM 9

Pengertian MUTU sesuai dengan ‘standar’ sesuai dengan harapan ‘pelanggan’ sesuai dengan harapan ‘pihak-pihak terkait’ sesuai dengan yang ‘dijanjikan’ semua karakteristik produk dan pelayanan yang memenuhi persyaratan dan harapan

Karakteristik Mutu (berkaitan dengan): Fisik Fungsi Waktu/Umur Purnalayan

AUDITOR VS ASESOR Auditor memastikan bahwa proses kegiatan telah berjalan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan dasar audit adalah apakah kegiatan yg dilakukan berdasarkan aturan yg telah disepakati (dalam mencapai mutu) Kegiatan memastikan telah dipatuhinya aturan secara internal dilakukan oleh Auditor Internal Asesor memastikan bahwa proses kegiatan telah sampai pada level standar/mutu tertentu dasar asesor adalah apakah kegiatan yg dilakukan telah mencapai standar/mutu yang telah ditetapkan Kegiatan mengukur standar/mutu internal dilakukan oleh penjamin mutu/gugus kendali mutu 12

Standar Mutu PP. No.19 Tahun 2005 8 Jenis SNP Standar Lain Ditetapkan sendiri oleh PT : a. Penelitian dan publikasi b. Pengabdian kepada masyarakat; c. Sistem informasi; d. Kerjasama institusional dalam dan luar negeri; e. Kemahasiswaan; f. Suasana akademik; g. Sumber pendanaan (revenue generating); h. Bidang lain sesuai ciri khas perguruan tinggi yang bersangkutan. Standar Lain (Melampaui SNP) Internally driven Psl 2 ayat (1) PP No 19/2005 1. Standar Isi 2. Sandar Proses 3. Standar Kompetensi Lulusan 4. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan 5. Standar Sarana dan Prasarana 6. Standar Pengelolaan 7. Standar Pembiayaan 8. Standar Penilaian Pendidikan 8 Jenis SNP (Standar Minimal) Wajib

Pangkalan Data Perguruan Tinggi Kondisi Yang Direncanakan Perguruan Tinggi SNP SNP Penjaminan Mutu Eksternal (PME) Penjaminan Mutu Internal (PMI) M SNP SNP Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) /Epsbed

Unsur Mutu PT Masukan Proses Keluaran Pihak-2 Terkait / Pelanggan (Stakeholders) Masukan Proses Keluaran Silabus/RPKPS - Mahasiswa - Pengajar - Piranti dan Peralatan - Lingkungan - Anggaran - Dokumen - Peraturan - dll. Proses instruksi, - Kegiatan pendukung: riset, administrasi akademik, - Layanan akademik, - dll. Lulusan Pencapaian lain Institusi Pendidikan Tinggi - Pasar Tenaga Kerja - Orang Tua Mahasiswa - Pemerintah - Mahasiswa, - dll. (CU, 2003)

Non Akademik : adalah seluruh aktifitas di perguruan tinggi yang tidak terkait secara langsung dengan proses bisnis utama perguraun tinggi, atau kegiatan yang bersifat pendukung dari aktifitas utama 26

Akademik : adalah seluruh aktifitas di perguruan tinggi yang terkait secara langsung dengan proses bisnis utama perguruan tinggi, atau kegiatan yang bersifat sebagai aktifitas utama 27

Bisnis Proses Perguruan Tinggi Mahasiswa Baru Program pendukung pembelajaran Interaksi di kelas Tutorial dan latihan-latihan Perpustakaan dan Informasi Proses Pembelajaran Hubungan Luas Mendunia Praktikum dan Tugas Akhir Kerjasama kepakaran yang luas Sistem Evaluasi Pembelajaran Berbasis ICT Laboratorium Bahasa Lulusan Berkualitas Tinggi

Higher Education Value Chain Pendidikan Penelitian Pengabdian kepada Masyarakat Keuangan SDM Sarana Pra sarana M U T U 29

The Roles of Internal Auditors W a t c h d o g (1940s) C o n s u l t a n t (1970s) C a t a l y s t (1990s) Quality Improvement (2000s)

Wewenang AI AI mempunyai wewenang PENUH, BEBAS, dan TIDAK TERBATAS untuk melakukan akses terhadap semua bentuk dokumen, personalia dari aparat atau penyelenggara Institut maupun objek penyelenggaraan Institut, dan fasilitas fisik milik IPB guna mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dan berkaitan dengan pelaksanaan tugas auditnya.

Aspek Audit Operations and compliance Departments Colleges or Schools Programs, Grants, Contracts Information Technology Systems University-wide Processes

STANDAR PERILAKU INTERNAL AUDITOR Melakukan jasa-jasa sesuai kompetensi. Memenuhi Standar Profesi Audit Internal. Bersikap hati-hati & bijaksana. Mengungkapkan semua fakta penting. Meningkatkan kompetensi serta efektivitas dan kualitas tugas.

Audit Process PROSES AUDIT 1 Planning Seleksi auditan 9 2 Evaluasi Persiapan penugasan Risk Assessment Follow-up Survei Penda- huluan Monitoring tindak lanjut 3 PROSES AUDIT 8 4 Deskripsi & evaluasi Dokumen Pelaporan hasil audit 5 6 Reporting 7 Pengembangan temuan Pengujian lapangan Fieldwork

Menentukan kajiulang kebijakan REKTOR Pemilihan Pelatihan Menentukan kebijakan AI 1 KAI Kualifikasi AMI Perencanaan Audit 3 Menentukan kajiulang kebijakan Tentukan Tujuan Audit Kelompok Auditor 10 Membentuk Tim Audit 2 4 LAPORAN AUDIT Tindakan Koreksi 9 Tim Audit 5 Audit Kepatuhan Audit Sistem 8 Melaksanakan Audit Lapangan Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist 7 6 Jadwal Audit (Visitasi) Rapat Tim Audit Siklus Audit Internal

Customers Satisfaction INDIKATOR KEBERHASILAN AUDIT Follow-up (corrective action) Implementasi rekomendasi Repeat order Customers Satisfaction

obyek audit mutu non akademik Kepatuhan terhadap standar standar mutu dan kepatuhan yang terkait dengan Keuangan termasuk penggunaanya Sumberdaya manusia termasuk kinerjanya Barang barang inventaris (aset, lahan, bangunan) termasuk pengelolaan dan pemanfaatanya Pengadaan barang dan jasa Kerjasama termasuk isi kontrak, isi MOU dan manfaatnya Kemahasiswaan Seluruh aktifitas yg tidak masuk dalam proses kegiatan pendidikan, penelitian, dan PkM,

Kriteria audit mutu non akademik Keuangan  standar mutu yg ditetapkan oleh PTN (minimum standar BAN), peraturan internal PT, dan UU serta peraturan yg terkait (PP, Kepmenkeu, dan SE DJA,) Sumberdaya manusia  standar mutu yg ditetapkan oleh PTN (minimum standar BAN), peraturan internal PT, dan UU serta peraturan yg terkait (PP, Kepmenpan, Kepmendikbud, Kepka BKN, dan SE BKN, SE Dirjen Dikti) Barang barang inventaris (aset, lahan, bangunan)  standar mutu yg ditetapkan oleh PTN (minimum standar BAN), peraturan internal PT, dan UU serta peraturan yg terkait (PP, SE DJKN, dan SE DJBMN, SE Dirjen Dikti, (Kep Menkeu No 96/PMK.06/2007, No 97/PMK.06/2007, dan No 120/PMK.06/2007) Pengadaan barang dan jasa  standar mutu yg ditetapkan oleh PTN, Perpres 54 Tahun 2010, SE LKPP, dan Kepmen yg terkait. Kerjasama  termasuk isi kontrak, isi MOU dan manfaatnya (Kep Menkeu No 96/PMK.06/2007) Kemahasiswaan  SE Dirjen Dikti, SE DJKN dan peraturan terkait

obyek audit mutu akademik Kepatuhan terhadap standar standar mutu dan kepatuhan yang terkait dengan Proses belajar mengajar - perencanaan  GBPP/SAP - pelaksanaan  kecocokan dgn GBPP - evaluasi  penilaian mk Proses bimbingan Penelitian Pengabdian kepada masyarakat,

Kriteria audit mutu akademik Kepatuhan terhadap standar standar mutu dan kepatuhan yang terkait dengan Standar standar BAN PT (akademik Standar standar SPMI - ITS Standar standar lainnya

obyek audit akademik (nilai mk) VS audit non akademik (keuangan) Peraturan Rektor IPB No 003/I3/PP/2008, tentang Tata Tertib penyelenggaraan program pendidikan Sarjana IPB, Nilai Mata Kuliah 2 minggu setelah ujian Penilaian mata kuliah  PAP, PAN atau gabungan keduanya. BL harus sdh berubah maksimum 1 minggu setelah nilai mata kuliah diumumumkan, Keterlambatan nilai mempengaruhi pengisian rencana studi, yg ahirnya mempengaruhi pembayaran biaya SKS  piutang IPB  manajemen piutang dari mahasiswa Daftar peserta mata kuliah  honor koreksi, honor ngajar

Audit Internal “Internal Audit" is an independent examination of a quality system It measures the effectiveness of an organisation's quality management system. It is a documented and systematic tool It should be done periodically by independent and qualified people “Audit" itself is a checking system, NOT a quality assessment As a communication tool of management policies. All personnel have to understand and do their jobs well

MANFAAT AUDIT INTERNAL Tells you the health of a quality system Identify the root of a problem and plan for corrective and preventive actions with timeline Achieve better allocation of resources Able to avoid potentially big problem Learn what an auditors look for Continuous improvement Tells you the health of the quality system : It serves as a benchmark of current performance against which future improvements are compared. An audit will show the existing system and practices. It enables the organisation to achieve consistent performance throughout the various departments or sites. Identify root of the problem and plan for corrective and preventive actions (CAPA) with timeline: Avoiding of potentially big problems. Minimise the chances of “if we have known it earlier….”. Better allocation of resources. Redesignation of job functions and management of resources. Able to avoid potentially big problems (continuous improvement principle). Having a structured internal audit program helps to identify, avoid and/or minimise problems. It also serves as a mean for future improvement. Learn what an auditor looks for : Standard or expectations are communicated during the audit. In addition, ideas and solutions to problems can be shared between the auditors and auitees. A qualified auditor should be able to explain the rationale behind the requirements. Each audit is an opportunity to learn about the quality system of a company as well as the various approaches in meeting the GMP expectations. You will finally know whether you comply: Compliance brings many benefits in terms of company’s reputation, productivity and resources management.

STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN STANDAR AKREDITASI PROGRAM STUDI 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu 3. Mahasiswa dan lulusan 4. Sumber daya manusia 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik 6. Pembiayaan, sarana dan srasarana, serta sistem informasi 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama Standar isi Standar proses Standar kompetensi lulusan Standar pendidik dan tenaga kependidikan Standar sarana dan prasarana Standar pengelolaan Standar pembiayaan Standar penilaian pendidikan 44

tanpa visi akan terjadi kekacauan, tanpa skill akan terjadi kecemasan, Sebuah perubahan akan terjadi jika Visi, Skills, Insentif, Sumberdaya dan rencana tindak (action plan) tersedia. tanpa visi akan terjadi kekacauan, tanpa skill akan terjadi kecemasan, tanpa insentif akan terjadi penolakan, tanpa sumberdaya akan terjadi frustasi, Tanpa action plan akan terjadi kegagalan. (Palmer, et all 2006). Sejauh apapun kita telah melangkah, namun ternyata salah arah maka berbaliklah (Kasali, 2006) Sehebat apapun suatu sistem atau sehebat apapun suatu alat, jika sdm pengelola sistem dan alat tersebut tidak kompeten dan tidak amanah maka semuanya tidak ada artinya.

ANALISIS RESIKO MUTU INTERNAL

TERIMA KASIH.... TERIMA KASIH.... TERIMA KASIH.... TERIMA KASIH.... TERIMA KASIH....