TENTANG TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN DEPDIKNAS PERMENDIKNAS NO.42/2006 TENTANG TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN DEPDIKNAS

Dasar dari dibuatnya PERMENDIKNAS No.42/2006 Adanya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di organisasi PP. No 9/2005. → PP No. 62/2005 Keseragaman dalam pengaturan tata persuratan

II. Perubahan KEPMENDIKBUD No. 091/u/1995 Menjadi : PERMENDIKNAS No. 37/2006 : tentang Tata Kearsipan PERMENDIKNAS No. 42/2006 : tentang Tata Persuratan Karena : Adanya perubahan organisasi di Lingkungan Depdiknas

III. Pengertian Surat Dinas Sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis kepada orang,organisasi,pejabat.(PUSAT PEMBINAAN DAN PEGEMBANGAN BAHASA) Surat Dinas/ Naskah Dinas : Bentuk komunikasi kedinasan secara tertulis.(PERMENDIKNAS No. 37/2006) Surat Dinas yang baik dan benar : Tidak terlalu panjang Bahasa yang jelas, padat dan sopan Sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan

V. Pencantuman Alamat Surat Alamat surat dicantumkan pada : Sampul Surat : Yth. Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Depdiknas Gedung C. Lantai 3 Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta 10270 Yth. Sekretariat Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Gedung E, lantai 5 Jakarta

Di Depan nama jabatan / gelar tidak dicantumkan kata penyapa seperti : Surat : Yth. Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Depdiknas Jakarta Di Depan nama jabatan / gelar tidak dicantumkan kata penyapa seperti : “Bapak”, “Ibu”, atau “Saudara”.

VI. Kode Surat Kode surat terdiri dari : Kode Jabatan Kode Organisasi Kode Hal Kode jabatan : Tanda jabatan dari pejabat penanda tangan surat (Menandatangani surat). Jabatan Menteri → Kode MPN Kode organisasi/ unit kerja : Tanda dari organisasi yang menerbitkan surat (asal surat) Kode Hal : Tanda dari hal atau inti dari surat

Urutan dari nomor surat keluar : Nomor urut surat Kode jabatan Kode unit/ organisasi Kode RHS (apabila surat rahasia) Kode hal Tahun pembuatan surat

Surat yang ditandatangani Menteri Pendidikan Nasional dengan memakai kode jabatan (MPN). Kode surat : 100/MPN/KU/2008 Penandatanganan Surat : Menteri Pendidikan Nasional Muhammad Nuh

2. Surat dibuat dan ditandatangani oleh pejabat Eselon I dengan penyebutan anb. menggunakan kode jabatan Menteri dan diikuti oleh kode unit kerja penanda tangan surat. Kode surat : 101/MPN. C/PR/2009 Penandatanganan surat : Menteri Pendidikan Nasional anb. Direktur Jenderal, Nama Jelas NIP

3. Surat ditandangani oleh pejabat Eselon I tetapi asal surat berasal dari pejabat setingkat dibawahnya (Eselon II), menggunakan kode unit kerja asal surat setelah menggunakan kode organisasi pejabat penanda tangan surat Kode surat : 103/D.D2/KP/2009 Penandatanganan surat : Direktur Jenderal, Nama Jelas NIP

4. Surat dibuat dan ditandangani oleh pejabat Eselon II dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit kerja dari pejabat yang diatasnamakan, setelah itu kode unit kerja penanda tangan surat Kode surat : 103/D. D2/KU/2009 Penandatanganan surat : a.n. Direktur Jenderal Direktur Akademik, Nama Jelas NIP

5. Surat dibuat dan ditandangani oleh pejabat eselon III dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit kerja dari pejabat yang diatasnamakan, dan diikuti kode nomor urut unit kerja penanda tangan surat. Kode surat : 104/A1.3/LK/2008 Penandatanganan surat : a.n. Kepala Biro Umum, Kepala Bagian Perlengkapan Nama jelas NIP

VII. Penandatanganan Surat Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan Departemen. a. Surat Menteri yang ditujukan kepada pimpinan instansi lain, ditandatangani oleh Menteri. contoh : Yth. Menteri Keuangan Jalan Lapangan Banteng Jakarta Pusat Menteri Pendidikan Nasional, Muhammad Nuh

Menteri mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya dengan penyebutan anb. Contoh : Yth. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Jalan Ampera Raya Jakata Selatan Menteri Pendidikan Nasional, anb. Sekretaris Jenderal, Nama Jelas NIP

Pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat berhalangan, penandatanganan didelegasikan kepada pejabat setingkat dibawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n. Contoh : Yth. Sekretaris Jenderal Departemen Luar Negeri Jalan Pejambon Jakarta Pusat a.n. Menteri Sekretaris Jenderal u.b. Kepala Biro Perencanaan dan KLN, Nama Jelas NIP

Surat pimpinan unit utama, pusat-pusat, perguruan tinggi negeri, dan koordinator Kopertis yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar departemen ditandatangani oleh pimpinan unit kerja/organisasi yang bersangkutan. contoh : Yth. Direktur Jenderal Departemen Keuangan Jalan Dr. Wahidin Jakarta Pusat Koordinator, Tembusan: Nama Jelas 1. Menteri Pendidikan Nasional NIP 2. Sekretaris Jenderal

Surat pimpinan unit kerja eselon II di lingkungan unit utama, universitas, institut yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar departemen, ditandatangani oleh pimpinan unit kerja eselon II yang bersangkutan dengan penyebutan a.n. Contoh : Yth. Direktur Jenderal Anggaran Departemen Keuangan Jalan Dr. Wahidin Jakarta Pusat a.n. Rektor Kepala Biro Administrasi dan Keuangan, Tembusan: Nama Jelas 1. Menteri Pendidikan Nasional NIP 2. Sekretaris Jenderal 3 Rektor

Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di dalam lingkungan departemen : Surat pimpinan Eselon I yang ditujukan kepada Menteri ditandatangani oleh pimpinan unit organisasi eselon I yang bersangkutan. Contoh : Yth. Menteri Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta Direktur Jenderal, Nama Jelas NIP

b. Jika pimpinan unit organisasi eselon I mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya (eselon II) dengan penyebutan a.n. , jika pejabat yang diberi wewenang menandatangani berhalangan, penandatanganan surat dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat dibawahnya dengan penyebutan u.b. setelah a.n. Contoh : Yth. Menteri Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta a.n. Direktur Jenderal Sekretaris Jenderal Dikti u.b. Kepala Bagian Kepegawaian, Nama Jelas NIP

c. Surat pimpinan organisasi eselon II yang ditujukan kepada menteri ditandatangani oleh pimpinan organisasi eselon II yang bersangkutan,dengan tembusan pimpinan unit organisasi eselon I Contoh : Yth. Menteri Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta Direktur Pembinaan SMP, Tembusan : Nama Jelas Direktur Jenderal NIP

Yth. Kepala Biro Hukum dan Organisasi Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Surat pimpinan unit kerja eselon II yang ditujukan kepada eselon II dilingkungan Departemen, ditandatangani oleh pimpinan unit kerja eselon II dengan tembusan kepada pimpinan organisasi eselon I. Contoh : Yth. Kepala Biro Hukum dan Organisasi Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta Direktur Kelembagaan, Tembusan : Nama Jelas Direktur Jenderal Pendidikan NIP Pendidikan Tinggi

Surat pimpinan unit kerja eselon III yang ditujukan kepada unit kerja eselon III lainnya dilingkungan departemen ditandatangani oleh pimpinan unit kerja eselon III tersebut, dengan tembusan kepada pimpinan organisasi eselon II. contoh: Yth. Kepala Bagian Perlengkapan Biro Umum, Sekretaris Jenderal Depdiknas Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta Kepala Bagian Tata Usaha, Tembusan: Nama Jelas Kepala Biro Umum NIP

Surat pimpinan unit kerja eselon IV yang ditujukan kepada eselon IV lainnya di lingkungan Departemen ditandatangani oleh pimpinan unit kerja eselon IV yang bersangkutan dengan tembusan kepada unit kerja eselon III. Contoh: Yth. Kepala Subbagian Penyusunan Program dan Anggaran, Bagian Perencanaan dan Penganggaran, Biro Umum Jalan Jenderal Sudirman Jakarta Kepala Subbagian Kearsipan Tembusan: Nama Jelas 1. Kepala Bagian Tata Usaha NIP 2. Kepala Bagian Perencanaan dan Penganggaran

IV Jenis Surat Contoh Surat

Surat pimpinan unit kerja eselon IV yang ditujukan kepada eselon IV lainnya di lingkungan Departemen ditandatangani oleh pimpinan unit kerja eselon IV yang bersangkutan dengan tembusan kepada unit kerja eselon III. Contoh: Yth. Kepala Subbagian Penyusunan Program dan Anggaran, Bagian Perencanaan dan Penganggaran, Biro Umum Jalan Jenderal Sudirman Jakarta Kepala Subbagian Kearsipan Tembusan: Nama Jelas 1. Kepala Bagian Tata Usaha NIP 2. Kepala Bagian Perencanaan dan Penganggaran

VII Penulisan dan Pemakaian Singkatan a.n : huruf kecil, masing-masing huruf diakhiri titik. Dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat mendelegasikan surat kepada eselon setingkat dibawahnya. Contoh : a.n. Direktur Jenderal Direktur Akademik, nama jelas NIP

anb. : huruf kecil dan diakhiri titik. Dipergunakan jika menteri menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya contoh : Menteri pendidikan Nasional anb. Sekretaris Jenderal, Nama Jelas NIP

kepada pejabat setingkat dibawahnya. contoh : a.n. Sekretaris Jenderal u.b. : Huruf kecil dan masing-masing huruf diakhiri dengan 3. u.b. penulisan dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri dengan titik. Dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa kepada pejabat setingkat dibawahnya. contoh : a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Hukum dan Organisasi u.b. Kepala Bagian Ketatalaksanaan Nama Jelas NIP

a.p. : Huruf kecil dan masing-masing huruf diakhiri dengan titik. Dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya. Contoh: a.p. Sekretaris Pelaksana Kepala Sub Kepegawaian, nama jelas NIP

apb. : Huruf kecil dan diakhiri dengan titik. Dipergunakan jika yang Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya. Contoh : Menteri Pendidikan Nasional apb. Kepala Biro Kepegawaian nama jelas NIP

6. plh. : Huruf kecil dan diakhiri dengan titik. Dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas dan menguasakan kepada pejabat setingkat dibawahnya. Contoh : plh. Kepala Biro Keuangan Kepala Bagian Subsidi nama jelas NIP

Contoh : wks. Kepala Biro Umum wks. : Huruf kecil dan diakhiri dengan titik. Dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu dan pejabat yang belum ditunjuk penggantinya, penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya. Contoh : wks. Kepala Biro Umum Kepala Biro Kepegawaian, nama jelas NIP

8. u.p. : Huruf kecil dan masing-masing huruf diakhiri dengan titik. Dipergunakan untuk tujuan alamat surat kepada pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan. Contoh : Yth. Kepala Biro Keuangan Departemen Pendidikan Nasional u.p. Kepala Bagian Subsidi