Clerical Work of Administration By : Rahmayanti, S.IP., M.Si

Clerical Work meliputi … Manajemen Rapat dan Notula Etiket Menerima Tamu Handling Calls in and out Perencanaan Kerja Individu Perbekalan Kantor

Manajemen Rapat dan Pembuatan Notula

Pengambilan Keputusan Fungsi Rapat Rapat Komunikasi Koordinasi Pertanggung jawaban Pengambilan Keputusan

Prinsip Penyelenggaraan Rapat Why What Who Where When How

Agenda Rapat biasanya berisi … Keterangan peserta yang tidak hadir Minutes relevan dari rapat terakhir Membicarakan masalah yang dihadapi serta solusinya Any other business Tanggal dan waktu rapat yang akan datang

Contoh agenda rapat … Pendataan peserta yang tidak hadir Permohonan maaf atas ketidakhadiran salah satu pemimpin rapat Hal-hal yang akan dibicarakan )* Laporan dari sekretaris, bendahara,bagian marketing Lain-lain Penetapan waktu rapat berikutnya

Tipe Pemimpin Rapat Otoriter Demokratis Laissez-faire

Tipe Peserta Rapat Sang moderator Pecandu rapat Sang pembantah Maniak Gadget Mr/Mrs ring-ring Sang pelawak Sang apatis

Peran Peserta … Sebagai penyumbang pendapat/data Sebagai pembuat keputusan Sebagai penerima keputusan Sebagai pembantu pimpinan

No Nama Jabatan Tandatangan Ket PT. INDOFARMA, (Tbk) Surat Edaran Undangan Nomor : ………… Diharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara yang namanya tersebut di bawah ini, untuk dapat hadir pada Rapat/ Pertemuan Koordinasi awal Bulan Februari 2012, yang rencananya akan diadakan pada : Hari/Tanggal : Waktu : Tempat : Acara : No Nama Jabatan Tandatangan Ket

Syarat rapat yang Baik… Suasana rapat terbuka Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif Mendapat bimbingan dan pengawasan dari pimpinan Hindari perdebatan Pertanyaan singkat dan jelas Hindari terjadinya monopoli

Membuat Notula Rapat Notula atau risalah rapat adalah catatan singkat tentang suatu pembicaraan dalam rapat

Notula memuat… Judul rapat Waktu, tempat dan jam Pemimpin rapat dan sekretaris Jumlah yang hadir dan tidak hadir (beserta nama) Acara rapat (sebut secara berurutan) Jalannya rapat (dari awal s.d keputusan) Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan notulen Tandatangan sekretaris dan pemimpin rapat

Buat catatan rapat untuk pribadi Hasil pembicaraan pertopik Tindakan yang harus dilaksanakan Penanggung jawab Batas waktu penyelesaian

Etiket Menerima Tamu

Grooming … Pastikan kesan pertama yang positif Eye contact Jabat tangan Jaga jarak ideal ± 45,7 cm Pandangan non pribadi Bersikap ramah Bersihkan tangan yang basah Sikap tubuh, raut wajah yang ramah

Jenis tamu Relasi perusahaan yang secara berkala melakukan kunjungan Relasi perusahaan dalam dan luar kota Teman sejawat/ keluarga atasan Tamu untuk bagian yang lain Tamu yang tidak menguntungkan perusahaan

Cara menerima tamu Berikan salam Lakukan perkenalan Tanyakan maksud Menolak tamu dengan baik Meneruskan tamu dengan petunjuk Berikan kenyamanan pada saat tamu menunggu

Handling calls in and out

Handling calls in Jawab deringan telepon tidak lebih dari 3 kali dering Angkat dengan tangan kiri, tangan kanan untuk mencatat info penting

Hindari kata “hallo”, gunakan kata salam waktu : selamat pagi, selamat siang… Catat pesan penting dalam buku khusus Meminta mengeja kembali kata-kata yang sulit dimengerti Active Listening

Mengulang nomor penting Ramah, penuh minat Kenali mesin telepon untuk mentransfer Jika waktu penanganan cenderung lama, tawarkan untuk ditelepon atau menelepon kembali Jika hasil pembicaraan mengharuskan kita mengambil tindakan, lakukan segera mungkin Pesan = amanah Tunggu hingga penelepon memutuskan hubungan lebih dulu

Handling calls out Pastikan menekan nomor telepon yang benar Siapkan catatan bila perlu Mohon maaf jika salah sambung Perkenalkan diri jika penelepon belum dikenal

Don’t forget… Smile when you are calling

Perencanaan Kerja Individu

Perencanaan kerja individu merupakan manajemen diri Sebagai alat bantu dalam menyusun, melaksanakan dan mengevaluasi tugas pribadi Diawali oleh komitmen dan kepedulian terhadap tugas

Hendaknya perencanaan dibuat secara : Masuk akal Sederhana Luwes Mencakup kegiatan menyeluruh continue.

List to do.. Period : 30 Jan – 4 Feb 2012 NO Item Priority Status Description 1 Weekly Regroup High Done 2 Seminar @ Patra Jasa Hotel Progress 3 Pembuatan Laporan Keuangan Limit : 3 Feb 2012 etc

KOMUNIKASI SELF DEVELOPMENT KOORDINASI FORECASTING KREATIF MOTIVASI DIRI TEAM WORK RE-CHECK

“Sukses dalam perencanaan individu membantu kesuksesan pencapaian tujuan perusahaan”

PERBEKALAN KANTOR Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor Tanpa perbekalan, operasional kantor akan terhambat

Perbekalan kantor Perabot Peralatan Mesin Pesawat komunikasi Interior ruang kantor

Perabot kantor

Peralatan Kantor

Mesin kantor

Pesawat komunikasi kantor

Interior ruang kantor

Identifikasi Kebutuhan Barang Sebelum pengadaan perbekalan, dibutuhkan informasi mengenai “Identifikasi Kebutuhan Barang” No Kode Nama Barang Jenis Jumlah kebutuhan Unit

Penanganan Perlengkapan Kantor Pengadaan Penyimpanan Pendistribusian Pemeliharaan Penghapusan

Hatur Nuhun