EVALUATION OF PLANNING PROCESS DR. NYOMAN ANITA DAMAYANTI, DRG., M.S FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS AIRLANGGA AURABAYA 8 JULI 2011

Perkenalan Nama : Tupoksi : Sampaikan apa yang saudara ketahui tentang evaluasi?

POKOK BAHASAN REVIEW POSISI PERENCANAAN vs EVALUASI EVALUASI PROSES PERENCANAAN PENGERTIAN EVALUASI MENGAPA PERLU EVALUASI RENCANA? HUBUNGAN PERENCANAAN DAN EVALUASI TAHAP EVALUASI PERENCANAAN Dr. Nyoman Anita D, drg., M.S

Integrated Planning Process Review Integrated Planning Process

PERENCANAAN (PLANNING) RENSTRA RENOP IMPLEMENTASI EVALUASI Evaluasi rencana BEDANYA APA?

Plan ning PERENCANAAN DAN EVALUASI Integral dengan Proses Menyeluruh (fungsi Manajemen New Plans No Undesirable Deviations from Plans Implementation of Plans Controlling: Comparing Plans with Results Plan ning Undesirable Deviation CORRECTIVE ACTION

Menggabungkan MONEV Ke Dalam Siklus Manajemen Planning (1) Budgeting (2) Implementation (3) Monitoring Evaluation (4) REPORTING Dr. Nyoman Anita D, drg., M.S

Tahap Perencanaan Formulasi masalah, isu, maupun concern Konseptualisasi umum dari beberapa alternatif yang mungkin diambil Perincian dari beberapa alternatif dan implikasi potensial yang mungkin terjadi Penilaian terhadap alternatif dan pemilihan yang terbaik Implementasi alternatif yang terpilih

PENYAMAAN PERSEPSI DAN PEMAHAMAN SESI INI MEMPELAJARI : EVALUASI PERENCANAAN (EVALUASI DARI PROSES PERENCANAAN SAMPAI MENJADI RENCANA) bukan EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA

DENGAN DEMIKIAN PEMAHAMAN DAN KETERAMPILAN DALAM MELAKSANAKAN SETIAP TAHAP PENYUSUNAN RENCANA ADALAH KUNCINYA

Integral dengan perencanaan Dilaksanakan untuk mengukur pencapaian EVALUASI Integral dengan perencanaan Dilaksanakan untuk mengukur pencapaian Mengetahui kesesuaian rencana dg hasil analisis situasi Memperoleh Informasi sebagai bahan pengambilan keputusan

* Mempertahankan (Maintain) *Menghentikan (Terminate) dan TUJUAN EVALUASI: *Untuk meningkatkan (Improve) kualitas rencana * Mempertahankan (Maintain) *Menghentikan (Terminate) dan rencana disusun ulang

PENGERTIAN EVALUASI determine wether to improve, maintain or PROVUS : …comparing performance againts standards to determine wether to improve, maintain or terminate a program SCRIVEN : … GATHERING AND COMBINING PERFORMANCE DATA WITH WEIGHTED SET OF GOAL SCALE STUFFLEBEAM : … defining, obtaining and using information for decision making to provide relevant information to decision makers. MORRIS SCAEFER : … that part of the decision making process, in which information about ations and their result are systematically assses againts norms and their criteria, in order to select among alternatives for the future

W.H. O : … A SYSTEMATIC WAY OF LEARNING FROM EXPERIENCE AND USING THE LESSON LEARNED TO IMPROVE CURRENT ACTIVITIES AND PROMOTE BETTER PLANNING BY CAREFUL SELECTION OF ALTERNATIVES FOR FUTURE ACTION.

KENAPA PERLU EVALUASI PROSES PERENCANAAN? PERENCANAAN ADALAH SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN YANG SANGAT VITAL KEGAGALAN DALAM MENYUSUN PERENCANAAN BERARTI MERENCANAKAN KEGAGALAN

KENAPA PERLU EVALUASI PERENCANAAN UNTUK MENJAMIN AGAR SETIAP LANGKAH DARI PERENCANAAN TERLAKSANA DENGAN BAIK DAN BENAR HASIL DARI SETIAPLANGKAH DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN SESUAI TUJUAN DAN BERDASARKAN DATA SERTA INFORMASI YANG VALID

KENAPA PERLU EVALUASI PERENCANAAN EVALUASI PROSES PERENCANAAN MEMBERI GAMBARAN YANG LENGKAP TENTANG : APA YANG DIKERJAKAN? MENGAPA MENGERJAKAN ITU? KAPAN MENGERJAKANNYA? SIAPA YANG MENGERJAKAN APA?

KENAPA PERLU EVALUASI PERENCANAAN AGAR TERSUSUN RENCANA YANG : VALID; DINAMIS DAN RESPONSIVES : dapat menjawb kebutuhan masyarakat dan stakeholder lain b. EFEKTIF : apakah perencanaan betul-betul dapat menyelesaikan masalah?

apakah sumber daya yang dialokasikan sudah tepat? KENAPA PERLU EVALUASI PERENCANAAN AGAR TERSUSUN RENCANA YANG : c. EFISIEN : apakah sumber daya yang dialokasikan sudah tepat? d. APPROPRIATE (layak/ patut): apakah rencana tersebut layak untuk dilaksanakan?

KENAPA PERLU EVALUASI PERENCANAAN KARENA SANGAT BERGUNA UNTUK MENDIAGNOSA OUTCOME CRITICAL UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SECARA TERUS MENERUS.

PROSES EVALUASI TAHAP BERPIKIR SECARA KONSEPTUAL Kegiatan: * Penentuan jenis evaluasi (sumatif, formatif) * Penentuan tingkat atau level/penanggung jawab evaluasi * Formulasi tujuan dan sasaran serta manfaat evaluasi

PROSES EVALUASI Kegiatan: TAHAP BERPIKIR SECARA KONSEPTUAL Formulasi sumber dan jenis informasi yang dibutuhkan Formulasi kriteria atau indikator yang digunakan Formulasi model/kerangka kerja/ rancang bangun

2. TAHAP KEGIATAN OPERASIONAL * Pengumpulan informasi teknik : * Wawancara * Observasi * NGT * Time and Motion Study * Penelusuran dokumen * Penelusuran data (informasi)

3. Tahap Kegiatan Penilaian Formulasi derajat keberhasilan Formulasi dan identifikasi keberhasilan dan atau masalah (kegagalan) Formulasi faktor-faktor penunjang dan penghambat Formulasi sebab ketidak berhasilan Pelaporan hasil evaluasi

4. Tahap Kegiatan Tindak Lanjut Formulasi atau rekomendasi tindak * 4. Tahap Kegiatan Tindak Lanjut Formulasi atau rekomendasi tindak pemecahan masalah Feedback informasi tambahan Feedback hasil evaluasi Follow up tindakan koreksi/ pemecahan masalah

KERANGKA PIKIR PROSES EVALUASI Kriteria/ langkah normative Membanding kan Analisis Hasil Penilaian Keberhasilan Pengambilan Keputusan: Perbaiki, teruskan, hentikan Perencanaan baru Tahap I Tahap II Tahap III Pelaporan/Komunikasi hasil Tahap IV Tahap V Pelaksanaan : Pengumpulan Informasi

Ringkasan : Langkah Evaluasi Perencanaan Tentukan objek perencanaan yang akan dievaluasi Akan membantu dalam memfokuskan pada isu penting dalam perencanaan yang perlu dievaluasi Gali terus potensi masalah dari setiap rencana yang telah dibuat Tentukan alternatif solusi yang bisa diambil Lihat kembali tujuan Anda, apakah telah sesuai dengan rencana maupun alternatif rencana

Langkah Evaluasi Perencanaan Jelaskan mengenai: Kapan dan dimana solusi ini dapat dilakukan? Siapa yang berkompeten dan berwenang mengambil alternatif tersebut? Apa saja kelebihan perencanaan yang telah dirumuskan sebelumnya? Apakah akan ada perubahan situasi jika rencana alternatif yang dipilih

Evaluation Concern Pengetahuan terhadap Master Plan Konsistensi terhadap tujuan dan prioritas tindakan Keterlibatan dalam proses perencanaan Penggunaan hasil master plan

Evaluation Concern Pengetahuan terhadap Master Plan Salah satu tujuan utama dari evaluasi perencanaan adalah untuk secara efektif berkomunikasi dengan seluruh staf tentang aktivitas perencanaan yang utama Seluruh anggota organisasi harus mengetahui Master Plan

Sangat tidak konsisten. Evaluation Concern Konsistensi terhadap tujuan dan prioritas tindakan Pelajari kembali apakah tindakan yang disusun sudah konsisten dengan tujuan? Contoh : Tujuan : menurunkan angka kematian ibu melahirkan Prioritas tindakan : menggalakkan penggunaan jamban keluarga Sangat tidak konsisten.

Evaluation Concern Keterlibatan dalam proses perencanaan Sangat terkait dengan input SDM dalam penyusunan Master Plan Pengetahuan staf terhadap tujuan perencanaan

Evaluation Concern Penggunaan hasil master plan

SIAPA YANG BERHAK MENGEVALUASI? INTERNAL EVALUATOR EKSTERNAL EVALUATOR KOMBINASI INTERNAL DAN EKSTERNAL EVALUATOR

EVALUATOR Internal Evaluators External evaluators Evaluator yang terkait dengan perencanaan sehingga memiliki pengetahuan yang lebih banyak tentang prencanaan tersebut Evaluator yang sering terlibat dalam berbagai perumusan perencanaan Dll. Ada orang di luar orang yang terlibat perencanaan Evaluasi dapat terhambat pada pengetahuan evaluator yang tidak terlibat dalam proses perencanaan Dianggap sebagai ancaman bagi perumus rencana

Tidak ada satu jawaban yang benar- akan ada banyak jawaban benar Menjadi objek evaluasi merupakan hal yang stressfull, menjadi evaluator juga stressfull Tidak ada satu jawaban yang benar- akan ada banyak jawaban benar

Perencanaan yang berhasil harus mengalir tahap demi tahap Successful planning process should flow from step to step

Semua tahap harus berhubungan satu sama lain dan konsisten dengan pernyataan misi All steps should relate to and be consistent with the mission statement

The Planning-Evaluation Cycle / Assessment

KESIMPULAN DALAM MELAKUKAN EVALUASI PERENCANAAN : DIBUTUHKAN KEMAMPUAN DALAM MENILAI KETEPATAN SETIAP LANGKAH PERENCANAAN (DIAWALI ANALISIS SITUASI) DIBUTUHKAN KEMAMPUAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG BAIK DIBUTUHKAN KEMAMPUAN DALAM MENILAI KEBUTUHAN (need assessment)

KESIMPULAN DIBUTUHKAN KEMAMPUAN DALAM MENILAI KETEPATAN ALTERNATIF PENYELESAIAN MASALAH DAN MEMILIH PENYELESAIAN YANG PALING TEPAT SANGAT PENTING MELAKUKAN EVALUASI PROSES PERENCANAAN RENCANA YANG BAIK TIDAK DAPAT DILIHAT HANYA DARI DOKUMEN RENCANA TANPA MEMPELAJARI DATA DAN INFORMASI LENGKAP SEBAGAI BAHAN DASARNYA, SERTA PROSES YANG DILALALUI

TERIMAKASIH ATAS PERHATIANNYA