BAB IV PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN-PESAN BISNIS Kelanjutan dari proses perencanaan pesan bisnis yaitu menulis pesan dan menyelesaikan pesan. Menulis pesan berkaitan dengan upaya untuk mengorganisir pesan dan memformulasikan pesan. Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan menyunting, memproduksi dan mencetak pesan.

CONTOH Kepada Yth: Bapak/Ibu Dosen FIA UB Dengan hormat, Sehubungan dengan upaya untuk membangun Data Base Dosen terkait pemetaan kompetensi dan minat dari seluruh dosen FIA Jurusan Administrasi Bisnis, maka Jurusan Administrasi Bisnis mengirimkan kepada Bapak/Ibu formulir Peta Kompetensi (terlampir) untuk diisi dan diserahkan kepada Staf Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, 21 Pebruari 2014. Demikian surat pemberitahuan kami, atas perhatian disampaikan terima kasih.

Pengorganisasian Pesan Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan penyusunan kata, kalimat, dan paragraf. Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata, kalimat, dan paragraf yang digunakan adalah sederhana, mudah dimengerti, dan dapat dilaksanakan. Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka pesan tidak dapat mencapai sasaran dan respon audien tidak seperti yang diharapkan

Pesan-pesan yang Tidak Terorganisi dengan Baik Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144). Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang dapat menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga akan mempersulit penerima dalam memahami maksud pesan Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga mengkaburkan pesan pokok dan membuang waktu untuk membacanya. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi pesan sulit dipahami. Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian terpusat pada penyadian ide pendukung dan pelengkap

CONTOH Kepada Yth: Bapak/Ibu Dosen FIA UB Dengan hormat, Sehubungan dengan upaya untuk membangun Data Base Dosen terkait pemetaan kompetensi dan minat dari seluruh dsen FIA Jurusan Administrasi Bisnis, maka Jurusan Administrasi Bisnis mengirimkan kepada Bapak/Ibu formulir Peta Kompetensi (terlampir) untuk diisi dan diserahkan kepada Staf Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, 21 Pebruari 2014. Demikian surat pemberitahuan kami, atas perhatian disampikan terima kasih.

Cara pengorganisasian pesan Untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan tiga langkah yaitu: Menetapkan ide/gagasan pokok. Mengelompokkan ide/gagasan Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan. (Dewi, 2007:66)

Menetapkan Ide Pokok Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan khusus. Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok – yaitu pernyataan spesifik mengenai topik pesan. Menetapkan ide pokok disesuaikan dengan tujuan pesan, seperti nampak pada gambar 4.1 yang berikut.

Memberitahu cara membuat berkas klaim asuransi Klaim asuransi Tabel 4.1. Mendefinisikan Topik dan Ide Pokok Tujuan Umum Tujuan Khusus Topik Ide Pokok Memberi informasi Memberitahu cara membuat berkas klaim asuransi Klaim asuransi Penyimpanan berkas yang tepat, menghemat waktu dan uang perusahaan Membujuk Meminta TM me-nyetujui kenaikan anggara litbang Anggaran litbang Para pesaing membelanja-kan dana yang lebih banyak untuk litbang daripada perusahaan kita Kolaborasi Menghimpun ide-ide untuk sistem insentif yang meng-kaitkan gaji dengan laba. Pembayaran insentif Mengkaitkan gaji dengan laba, memotivasi karyawan dan mengurangi kompen-sasi di tahun-tahun sulit. Sumber: Bovee & Thill. (2007:148) Komunikasi Bisnis

Mengelompokkan ide Ide pokok umumnya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks maka perlu dibuat outline yang berfungsi: Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif. Susunan suatu outline digolongkan menjadi: Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan Poin pendukung, sebagai ide pendukung dari ide pokok Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.

Memilih Pendekatan Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide. Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu: 1. Pendekatan langsung atau deduktif Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti. Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan. 2. Pendekatan tak langsung atau induktif Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal lalu diikuti ide pokok Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima pesan

Gambar 4.2. Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung. Pendekatan tidak langsung Reaksi penerima Ingin sekali/terta-rik/senang/netral Tidak senang Tidak tertarik/ tidak mau Pembukaan pesan Memulai dengan ide pokok, permintaan, atau berita baik Mulai dg pernyataan netral sbg transisi ke alasan untuk berita buruk Mulai dg pernyata-an atau pertanyaan yg dapat menarik perhatian Isi pesan Berikan detail-detail yang perlu Berikan alasan untuk menjelaskan jawaban negatif. Sampaikan berita buruk dan berikan saran positif Bangkitkan minat penerima . Bangun keinginan untuk mengikuti Penutupan pesan Tutup komentar yang menyenangkan Tutup dengan ramah Mintalah utk me-lakukan tindakan

Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan Permintaan Langsung (Direct request) Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian nya langsung pada poin yang dituju. Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsung Pesan rutin, good news atau good will Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutin Good news atau good will adalah berita baik (msl penurunan harga) yang menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan pendekatan langsung Pesan bad news Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung Pesan persuasif Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima diperkirakan tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung

MEMFORMULASIKAN PESAN Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan naskah bisnis. Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali, yang perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya dan nada. Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa.

Menggunakan Nada Percakapan Sebagian besar pesan bisnis menggunakan nada percakapan yang hangat tetapi tetap lugas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak familier dan muluk-muluk. Hindari menceramahi dan membual Hati-hatilah dengan keakraban Berhati-hatilah dengan humor. (Bovee & Thill 2007:181).

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang berikut; Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan pengalaman audiens Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir. Gunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar.

Kata Fungsional dan Kata Isi Menggunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar. Kata-kata fungsional mengekspresikan hubungan dan hanya mempunyai satu arti dalam setiap konteks penggunaannya – melputi kata penghubung, kata depan, kata sandang, dan kata ganti. Kata-kata isi, adalah kata-kata yang bersifat multi demensi – meliputi kata benda, kata kerja, kata sifat dan kata keterangan.

MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik Terdapat tiga jenis kalimat yaitu; Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk kalimat (satu subyek dan satu predikat) Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen, dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetapi Kalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat. Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana. Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih rendah, maka gunakan kalimat kompleks.

CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAF Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf yaitu; Pendekatan induktif, dimulai dengan berbagai alasan baru dibuat kesimpulan Pendekatan deduktif, dimulai dari kesimpulan baru diikuti alasan-alasannya Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan; Ilustrasi, yang dapat memperjelas ide pokok Perbandingan, yang menguraikan persamaan dan perbedaan Pembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu. Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik. Pembahasan pemecahan masalah. Dalam setiap paragraf pusatkan pada ide tunggal dan harus tetap dijaga sebagai kesatuan ide yang utuh. Gunakan kata transisi, kata ganti sebagai penghubung antar kalimat.

MEREVISI PESAN BISNIS revisi pesan Revisi pesan berhubungan dengan: Pesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan penerima pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu: Perencanaan pesan, Pengorganisasian pesan, dan revisi pesan Revisi pesan berhubungan dengan: Keterampilan revisi pesan-pesan bisnis Membuat kalimat yang efektif Mengembangkan paragraf

Revisi Pesan Bisnis (Tertulis) 1. Penyuntingan Pesan (Editing) Proses penulisan pesan bisnis tertulis diawali dengan penulisan draf, kemudian ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi baik dari sudut isi, maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi dan formatnya Mengevaluasi isi dan organisasi pesan, diawali dengan membaca secara cepat (skimming) dengan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan

2. Menulis /membaca ulang pesan Hindari tanpa melakukan penulisan ulang dan mengirim dokumen pada saat terakhir dibutuhkan Ketika menulis ulang perhatian pada setiap kata dan kalimat. Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus 3. Memproduksi pesan yang menarik dan efektif Pemakaian desain yang konsisten untuk elemen desain yang muncul berulang spt.; marjin, jenis huruf, keseimbangan ruang antara teks, gambar dsb Sederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau terlalu banyak sentuhan dekoratif. 4. Mencetak dan mendistribusikan pesan Lewat print preview di layar komputer sudah WYSWYG (What You See is What You Get) namun pastikan margin, nomor halaman, gambar, margin sudah benar. Setelah dicetak baru distribusikan.

SAMPAI MINGGU DEPAN

CONTOH Kepada Yth: Bapak/Ibu Dosen FIA UB Dengan hormat, Sehubungan dengan upaya untuk membangun Data Base Dosen terkait pemetaan kompetensi dan minat dari seluruh dsen FIA Jurusan Administrasi Bisnis, maka Jurusan Administrasi Bisnis mengirimkan kepada Bapak/Ibu formulir Peta Kompetensi (terlampir) untuk diisi dan diserahkan kepada Staf Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, 21 Pebruari 2014. Demikian surat pemberitahuan kami, atas perhatian disampikan terima kasih.

CONTOH REVISI PESAN Kepada Yth: Bapak/Ibu Dosen FIA UB Dengan hormat, Bahwa untuk melengkapi Data Base Dosen , maka perlu pemetaan kompetensi dan minat dosen . Sehubungan hal di atas maka bersama ini kami kirimkan formulir Peta Kompetensi untuk diisi dan diserahkan ke Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, tanggal 21 Pebruari 2014 Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya disampikan terima kasih.