Tugas Kepatuhan Internal di Lingkungan Ditjen Perbendaharaan Maret, 2013

Outline Latar belakang, tahapan implementasi dan model penerapan Tujuan dan manfaat penerapan Kunci sukses implementasi Struktur pelaksanaan tugas Sumber daya manusia Unsur dan proses bisnis pelaksanaan tugas

Latar Belakang Regulasi Instruksi Menkeu Best Practice UU Nomor 1 Tahun 2004 PP Nomor 60 Tahun 2008 KMK Nomor 130/KMK.09/2011 KMK Nomor 152/KMK.09/2011 Instruksi Menkeu Membentuk Unit Kepatuhan Internal di seluruh level/struktur unit di lingkungan Kemenkeu. UKI berfungsi sebagai advisor yang memberikan saran perbaikan terhadap proses bisnis, kualitas pertanggungjawaban, dan penataan organisasi Best Practice COSO Internal Control Framework, yang diterapkan pada organisasi publik dan swasta di berbagai negara

Regulasi sebagai Landasan Perbendaharaan Negara Pasal 58 UU No. 1 Th 2004 Presiden selaku Kepala Pemerintahan mengatur dan menyelenggarakan sistem pengendalian intern di lingkungan pemerintahan secara menyeluruh Sistem Pengendalian Intern Pemerintah Pasal 2 PP No. 60 Th 2008 Untuk mencapai pengelolaan keuangan negara yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel, menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota wajib melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan Diktum KEEMPAT KMK No. 130/KMK.09/2011 Kebijakan Pengawasan Intern Kemenkeu Pembangunan dan penguatan fungsi pengendalian intern di lingkungan Kemenkeu dilaksanakan melalui peningkatan penerapan pengendalian intern oleh pimpinan dan seluruh pegawai di Kemenkeu Peningkatan Penerapan Pengendalian Intern di Lingkungan Kemenkeu Diktum PERTAMA KMK No. 152/KMK.09/2011 Pimpinan dan seluruh pegawai di Kemenkeu harus meningkatkan penerapan pengendalian intern dalam setiap pelaksanaan tugas dan fungsinya

Tahapan Implementasi Landasan Peningkatan Penerapan Pengendalian Intern (sesuai KMK Nomor 152/KMK.09/2011) 2011 2012 2013 2014 2015 Penunjukan unit pelaksana pemantauan, penataan tugas serta pengembangan metodologi dan tools pemantauan pada kegiatan tertentu. Pembentukan struktur UKI permanen; Pengembangan tools pemantauan pada kegiatan di luar tahun 2011; Pengembangan metodologi dan tools seluruh unsur pengendalian intern. Uji coba penerapan metodologi dan tools seluruh unsur pengendalian intern pada kegiatan tertentu. Pengembangan & penerapan tools seluruh unsur pengendalian intern pada kegiatan di luar tahun 2013. Pengembangan & penerapan tools seluruh unsur pengendalian intern pada seluruh kegiatan.

Three Lines of Defense (Tiga Lini Pertahanan) Model Penerapan Pengendalian Intern pada Kemenkeu Three Lines of Defense (Tiga Lini Pertahanan) Unit Operasional Melaksanakan pengendalian intern sepanjang waktu Unit Kepatuhan Intern Melakukan monitoring atas penerapan pengendalian intern Inspektorat Jenderal Internal audit, melakukan evaluasi penerapan pengendalian intern secara sampling Internal Manajemen

Tujuan dan Manfaat Penerapan Tugas Kepatuhan Internal Memberikan keyakinan yang memadai (reasonable assurance) terhadap pencapaian tujuan organisasi Manfaat Meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasi Meningkatnya kualitas tata kelola dan sistem pelaporan Terjaganya kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundang-undangan Meningkatnya pengamanan terhadap aset negara Meningkatnya reputasi organisasi dan kepercayaan para pemangku kepentingan

Kunci Sukses Implementasi Tugas Kepatuhan Internal di Seluruh Level Ditjen Perbendaharaan Penjagaan kualitas Tone at The Top Penetapan Struktur Kunci Sukses Komitmen Pegawai Integrasi Kegiatan Keseriusan Proses

Dasar Pelaksanaan Tugas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 169/PMK.01/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-3/PB/2013 tentang Pengelolaan Pengaduan di Lingkungan Ditjen Perbendaharaan Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor KEP-34/PB/2013 tentang Tata Kelola Pelaksanaan Tugas Kepatuhan Internal di Lingkungan Ditjen Perbendaharaan

Struktur dalam pelaksanaan tugas UKI-E1 Sekretariat Ditjen Unit Pengendalian dan Kepatuhan Internal (UPKI) UKI-W Bidang Supervisi KPPN dan Kepatuhan Internal Seksi Kepatuhan Internal UKI-P Seksi Manajemen Satker dan Kepatuhan Internal/ Seksi Verifikasi, Akuntansi, dan Kepatuhan Internal Pelaksana dedicated untuk tugas

STRUKTUR UNIT PENGENDALIAN DAN KEPATUHAN INTERNAL (UPKI) Memperhatikan: 1. Struktur UKI permanen pada Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan masih dalam proses pembahasan di Biro Organta Sekjen Kemenkeu dan Kementerian PAN dan RB. 2. Tugas UKI pada Kantor Pusat dimanifestasikan pada dua struktur di Sekretariat Ditjen, yaitu Bagian OTL dan Bagian Administrasi Kepegawaian. Pengarah Sekretaris Ditjen Perbendaharaan Ketua II Kepala Bagian Adm. Kepegawaian Ketua I Kepala Bagian OTL Koordinator SPI, RM, Hasil Pemeriksaan dan Pengelolaan Pengaduan Kepala Subbagian EHPK Koordinator Kode Etik dan Penindakan Kepala Subbagian PDPP

Kerangka Umum Struktur UKI Ditjen Perbendaharaan Direktur Jenderal Perbendaharaan Pihak Eksternal Penerusan Pengaduan Tanggapan Pengaduan UKI Eselon I (UKI-E1) Pengaduan via UKI –E1 Penerusan kasus/pengaduan ke UKI-E1 Pelimpahan kasus/pengaduan ke UKI-W atau UKI-P Laporan Rutin atau Insidental Tanggapan Pengaduan Pegawai, Stakeholders, Masyarakat UKI Kantor Wilayah (UKI-W) Aparat Pengawasan Fungsional (Inspektorat Jenderal Kemenkeu, BPK, BPKP, dll) Tindak lanjut hasil pemeriksaan atau pengaduan Pengaduan via UKI-W Penerusan kasus/pengaduan ke UKI-W Pelimpahan kasus/pengaduan ke UKI-P Laporan Rutin atau Insidental Tanggapan Pengaduan UKI KPPN (UKI-P) Pengaduan via UKI-P

Kompetensi Pegawai UKI Sumber Daya Manusia Kompetensi Pegawai UKI Kompetensi Umum Kompetensi Inti Kompetensi Khusus: Courage of Convictions (Keberanian Berdasarkan Keyakinan) Resilience (Ketabahan) Relationship Management (Mengelola Hubungan)

Unsur-unsur Tugas Output utama: PENYEM-PURNAAN PROSES BISNIS Manajemen risiko Pemantauan pengendalian internal Pengelolaan pengaduan Tindak lanjut hasil pemeriksaan aparat pengawas Pemantauan penerapan kode etik dan disiplin pegawai Output utama: PENYEM-PURNAAN PROSES BISNIS

Integrasi atas Proses Bisnis UKI Manajemen Risiko Strategi Pengembang-an Assessment risiko Rencana dan Pelaksanaan Mitigasi Monitoring risiko Pengendalian Pelaksanaan dan Monitoring Mitigasi Risiko Pemantauan Pengendalian Utama Pemantauan EIKR Pengendalian LHP Aparat Pengawas Analisis Temuan dan Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Tindak Lanjut Penyelesaian Temuan Pengelolaan Pengaduan Layanan dan koordinasi tindak lanjut pengaduan Analisis Pengaduan Konsep Penyempurna-an Prosedur Kerja Infrastruktur/ Sarpras Sistem dan Aplikasi Output/ Dokumentasi Mana- jemen Risiko KEMBALI KE SIKLUS SEMULA

Unsur Tugas 1: Manajemen Risiko Input Dokumen pendukung, struktur manajemen risiko (penunjukan Koordinator MR, Administrator MR, anggota sekretariat) 2. Proses Siklus manajemen risiko 3. Output: disampaikan kepada Kantor Pusat DJPBN, yaitu: Keputusan Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan tentang Penetapan Tim Struktur Manajemen Risiko pada Unit Pemilik Risiko Kanwil Ditjen Perbendaharaan bersangkutan Laporan profil dan peta risiko Laporan rencana penanganan risiko Laporan monitoring risiko

Siklus Manajemen Resiko Penetapan Konteks latar belakang, ruang lingkup, tujuan, dan lingkungan pengendalian Identifikasi Risiko mengidentifikasi risiko, waktu, sebab, dan proses terjadinya peristiwa risiko Analisis risiko mencermati risiko dan tingkat pengendalian serta menilai risiko Evaluasi risiko dilakukan untuk pengambilan keputusan mengenai penanganan risiko Penanganan risiko mengidentifikasi opsi penanganan risiko dan memilih opsi terbaik Monitoring dan reviu memastikan penanganan dan langkah-langkah lanjutran yang diperlukan Komunikasi dan konsultasi dilakukan terus menerus dengan cara mengembangkan metode komunikasi /pelaporan kepada stakeholder internal maupun eksternal

Pengendalian Intern Evaluasi Terpisah Unsur Tugas 2: Pemantauan Pengendalian Internal Pengendalian Intern Evaluasi Terpisah Penilaian pemantauan Pemantau Pengendalian KPPN Pemantauan Pengendalian Utama (PPU) Pemantauan Efektivitas Implementasi Kecukupan Rancangan (EIKR) Penilaian atas pemantauan pengendalian yang dilaksanakan KPPN bertujuan untuk menilai kualitas pelaksanaan pemantauan pengendalian pada KPPN Dilaksanakan untuk memastikan apakah pengendalian utama yang ditetapkan dalam suatu kegiatan telah berjalan Dilakukan minimal 1 tahun sekali atau ketika terjadi perubahan organisasi. Tahapan : evaluasi pengendalian intern tingkat entitas pemantauan efektivitas implementasi evaluasi kecukupan rancangan penyusunan simpulan mengenai efektivitas pengendalian intern secara keseluruhan

Unsur Tugas 3: Pengelolaan Pengaduan Kerangka Umum untuk Tingkat Kanwil UKI Kantor Wilayah Menerima pengaduan Menerima pengaduan eskalasi dari UKI KPPN Konfirmasi pengaduan ke Unit terkait Tanggapan ke pelapor Eskalasi pengaduan ke UKI Kanpus Menerima Laporan Bulanan Pengaduan dari UKI KPPN Dokumentasi Melaporkan Triwulanan Pengaduan ke UKI Kantor Pusat UKI Kantor Pusat Menerima eskalasi pengaduan dari UKI Kanwil Menindaklanjuti pengaduan eskalasi dari Kanwil Menerima Laporan Triwulanan Pengaduan dari Kanwil Pegawai, Stakeholders, Masyarakat Unit Terkait Intern Bagian Umum, Bidang, KPPN 1. Pengaduan via UKI Kanwil 6. Eskalasi ke UKI Kanpus 3. Konfirmasi 4. Jawaban Konfirmasi 5. Tanggapan 7. Konfirmasi/Tanggapan UKI KPPN Eskalasi pengaduan ke UKI Kanwil Laporan Bulanan pengaduan 2. Eskalasi ke UKI Kanwil 8. Laporan Bulanan Pengaduan 9. Laporan Triwulanan Pengaduan

Unsur Tugas 4: Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Aparat Pengawas Input LHP dari unit aparat pengawas bersangkutan (Itjen Kemenkeu, BPK, BPKP) atau dari Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan pelaksanaan Proses Menelaah hasil pemeriksaan dan mengidentifikasi pihak-pihak yang harus menindaklanjuti ►Menyampaikan hasil pemeriksaan tersebut kepada pihak terkait ►tindak lanjut dan bukti dukungnya ditelaah oleh UKI Kanwil►Tindak lanjut atas hasil pemeriksaan berikut bukti dukungnya disampaikan kepada Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan ►Apabila terdapat progress status hasil pemeriksaan dari Kantor Pusat, tahapan yang dilakukan UKI Kanwil diulang dari awal Tindak lanjut atas hasil pemeriksaan yang bersifat signifikan dan strategis dijadikan bahan penyusunan kebijakan perbaikan proses bisnis unit bersangkutan Output Matriks hasil pemeriksaan aparat pengawas fungsional dan tindak lanjutnya Surat penyampaian tindak lanjut hasil pemeriksaan kepada Kantor Pusat Rekomendasi perbaikan proses bisnis di lingkungan unit bersangkutan

Unsur Tugas 5: Pemantauan Penerapan Kode Etik dan Disiplin Pegawai Input Laporan pelaksanaan pemantauan , Laporan tindak lanjut pengaduan Surat permintaan investigasi (dari Kantor Pusat), Penunjukan tim khusus pada unit, Dokumen yang terkait dengan investigasi Proses Berdasar input, UKI membentuk tim ►Tim melakukan penelaahan ►Tim membuat rencana investigasi dan pengumpulan keterangan►Tim menyusun laporan yang berisi kronologis masalah, identifikasi penyebab, akibat, dan rekomendasi untuk tindak lanjutnya. Untuk penyebab masalah yang berasal dari kelemahan proses bisnis disusun rekomendasi tindak lanjut yang bersifat spesifik. Apabila ada dugaan pelanggaran kode etik/disiplin, rekomendasi disampaikan pada unit penindakan pegawai (Bagian Adm. Kepegawaian Sekretariat Ditjen, Bag. Umum Kanwil c.q. Subbagian Kepegawaian, Subbagian Umum KPPN) Output Laporan hasil pemeriksaan masalah terkait Rekomendasi tindak lanjut apabila ditemukan kelemahan proses bisnis Rekomendasi penindakan pegawai, bila ada dugaan pelanggaran kode etik/disiplin Dokumen pakta integritas internal dan eksternal Dokumentasi hasil internalisai dan evaluasi kode etik pegawai

Hubungan BSc, Manajemen Risiko, SPI Pengelolaan Kinerja Manajemen Risiko Manajemen Risiko Pemantauan Pengendalian Internal VISI Pemetaan Risiko Sasaran Strategis Pemantauan Pengendalian Utama Risiko Mitigasi Risiko Indikator Kinerja Utama Pemantauan Efektivitas Implementasi Kecukupan Rancangan (EIKR) Monitoring Risiko Target Kinerja Kegiatan/ proses bisnis keseharian Kegiatan dipantau untuk memastikan kegiatan sesuai ketentuan Pencapaian target kinerja memerlukan kegiatan dana

Terima Kasih