Appraisal dan Penyusutan Rekod Minggu XI dan XII Pokok Bahasan: Appraisal dan Penyusutan Rekod

Peran rekod/arsip dalam organisasi Sumber informasi penting organisasi Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi Akuntabilitas organisasi Mahal dalam penciptaan dan pemeliharaan. 2

Penilaian Arsip Merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal;nilaiguna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.

Kriteria Penilaian Nilai guna arsip/rekod Nilai guna rekod yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna rekod/arsip. A. Nilai guna Primer (Primary values) Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang.

Nilaiguna primer Nilai guna administrasi Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip. Contoh; undangan, dst Nilai guna keuangan/fiskal Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.

Nilaiguna primer Nilai guna hukum Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Contoh; Undang-undang, peraturan,surat keputusan instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dst Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Contoh; laporan hasil penelitian

………Lanjutan nilaiguna Nilai guna Sekunder (Secondary Values) Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. A.Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang dilakukan. Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata kerja, sertifikat perusahaan dst.

Nilaiguna sekunder Nilai guna informasional Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst

Prosedur Penilaian Membuat klas disposal Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen Melengkapi dokumentasi appraisal Diterapkan pada daerah lain Laporan untuk review

Alat Penilaian Arsip Survey arsip Jadwal retensi arsip Appraisal check list

Survey Survai Pengumpulan data melalui survai untuk mengetahui lokasi penyimpanan, asal dokumen-rekod, kondisi, jenis, kuantitas, kurun waktu,jalan masuk dan sistem penataannya,

Jadwal retensi arsip Satu daftar yang memuat deskripsi ringkas series dokumen-rekod (berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi), lama masa simpan dokumen-rekod aktif/inaktif, serta tindakan atau rekomendasi terhadap series arsip yang habis masa simpannya.

Tujuan Jadwal Retensi Arsip Memudahkan Penyusutan Memudahkan temu kembali rekod/arsip Memenuhi perundang-undangan

Appraisal check list Inventory rekod/arsip Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan kegiatan .

Keuntungan Penilaian Arsip yang bernilai dapat diidentifikasi dan dilindungi sejak tercipta sampai di accesion oleh organisasi. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak awal, sehingga dapat mengurangi biaya perservasi.

Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan (PP 34/1979 Pasal 2) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.

Prinsip-prinsip penghancuran arsip Adanya wewenang/otoritas Timely Aman/rahasia Terdokumentasi Kesesuaian/ramah lingkungan

Penghancuran informasi sensitif Informasi personal Informasi keuangan/finansial/komersial Informasi rahasia Informasi tentang penyelidikan Informasi tentang kemungkinan adanya resiko

Proses Penyusutan Penyiangan Pembuatan daftar Berita Acara Pelaksanaan Pemusnahan Dengan cara: 1. Peracikan 2. Secara Kimiawi 3. Dibakar

Lanjutan proses penyusutan…….. Penyiangan/identifikasi Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan rekod/arsip berdasarkan isi informasi dan kondisi fisik. Isi informasi identifikasi arsip asli dilakukan berdasarkan prioritas pertama dan prioritas kedua, yaitu nilai guna penelitian dan historis permanen tanpa memperhatikanbentuk arsip. Kondisi fisik; dipisahkan berdasarkan media, arsip bebas dari jamur, arsip dalam kondisi buruk, rapuh ataurusak harus diperbaiki atau dibuat copy lebih dahulu, staple dan penjepit harus dibuang, dokumen yang terlipat harus diluruskan

Record Inventory

Berita Acara Berita Acara Dokumen pengantar pemindahan arsip yang memuat unsur-unsur sebagai berikut: Hari/tanggal/bulan/tahun Nama yang menyerahkan Jabatan yang menyerahkan Nama jabatan yang menerima Keterangan (tanggal/bln/thn) pemindahan Tanda tangan kedua belah pihak.

Landasan Hukum PP No. 34/1979 SE/01/1981 Tentang penyusutan arsip SE/01/1981 Tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip. SE/02/1983 Tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.

Penyimpanan Arsip

Managed Records/File

Unmanaged Records/File

Sumber bacaan ISO/TR 15489-2. Information and Documentation-Records Management 2001. Sulistyo-Basuki.(1999).”Manajemen Arsip Dinamis= Records Management. Sebuah Pengantar”. Jakarta

Terima kasih dan pertanyaan