Applied Information System Project Management

Mengapa proyek SI gagal ? Orang memulai dengan memprogram sebelum mereka mengerti masalahya Semua orang merasa membuat kemajuan (progress) Ketika tim mulai mengkode, maka seakan proyek telah dimulai dan akan memperoleh keutungan Ketika masalah menjadi kompleks, mulai terjadi kepanikan Kemungkinan tim membuat PL yang baik sebagai solusi bagi persoalan yang tidak tepat

Management The act, manner, or practice of managing; handling, supervision, or control ( The American Heritage ® Dictionary of the English Language, Fourth Edition) Management is a process of achieving organizational goals by engaging in the four major organizational functions of planning, organizing, actuating and controlling based on limited resources

Management Direct-Measure-Control Direct :pencapaian sasaran, tujuan, kinerja, dan tanggungjawab SDM Measurement : memantau kemajuan, mengukur hasil kerja, dan pencapaian mutu Control : pengendalian perubahan untuk menetapkan prioritas, standar, penugasan, alokasi sumber daya guna menjamin tercapainya tujuan organisasi. Kontrol efektif jika ada standar dan rencana.

Management POAC - Planning : goal, assumption, activities setting. - Organizing : pengaturan sumber daya - Actuating : a. Staffing : rekrutmen, penempatan, pelatihan, pengembangan SDM b. Directing : memotivasi, mengatur c. Supervising : mengawasi - Controlling : evaluasi, perbaikan

Project Usaha formal yang ditetapkan dalam satuan waktu tertentu, yang memiliki karakteristik, antara lain: Dimulai pada waktu/hari tertentu Tujuan dan lingkup kerja ditetapkan dengan pasti Hasil/produknya termasuk kriteria kinerja produk ditetapkan dengan baik Kriteria penyelesaian proyek diterapkan dengan baik Titik akhir atau waktu penyelesaian ditetapkan (Burrill, Claude W. & Leon W. Ellsworth, “Modern Project Management – Foundation for Quality Productivity”) Tugas yang dapat diukur besarnya dan harus diselesaikan dengan anggaran serta satuan waktu tertentu, sekali dan tidak berulang (Kepner Tregoe, “Project Management”) Suatu usaha yang mempunyai awal-akhir dan dijalankan untuk memenuhi tujuan yang sudah ditetapkan dalam biaya, jadwal, dan sasaran kualitas

Project Kata Kunci : - Tidak rutin - Memiliki tujuan yang spesifik - Tujuan mengarah pada perubahan - Terjadi perubahan bisnis (operasional)

Tujuan Proyek Performance, peningkatan terhadap kinerja Information, peningkatan terhadap mutu dari informasi yang disajikan Economy, peningkatan terhadap nilai manfaat / penurunan biaya yang terjadi Control, peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan/kecurangan yang dan akan terjadi Efficiency, peningkatan terhadap efisiensi operasi. Services, peningkatan pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Batasan Proyek Time Berapa lama untuk penyelesaian? Cost Berapa biaya yang diperlukan? Scope Apa yang hendak dicapai oleh proyek?

Ordinary Mgt vs Project Mgt

Project Management Initiation : mendefinisikan Tujuan dan Sasaran Proyek (scope of the task, financial & technical feasibility, design process, selecting & building a team) Directing : menyampaikan tujuan, sasaran, standar kinerja dan tanggung jawab kepada staf Measurement : memantau kemajuan, hasil kerja dan kualitas kerja Control : melakukan perubahan penting untuk melakukan prioritas, standar, pekerjaan, penugasan dan alokasi sumber daya perusahaan untuk memastikan tujuan organisasi tercapai Termination : memberikan hasil kerja (product / deliverables) kepada organisasi.

Inisialisasi dan Terminasi Proyek Inisialisasi melibatkan: Penetapan tujuan proyek Penetapan batasan proyek Penetapan kelayakan teknis dan finansial Pendefinisian proses guna pencapaian tujuan Pembuatan tim proyek Terminasi melibatkan: Penyampaian hasil kerja Perencanaan sumber daya dalam transisi untuk penugasan baru Evaluasi untuk proyek selanjutnya

Konsep Dasar Pengelolaan Proyek Scope What is and what is not included Where are the boundaries Time and deadlines Time is our one replaceable resource Deadlines are dates by which a particular task or product must be complete Human Resources These are the people who will participate in the projects

Konsep Dasar Pengelolaan Proyek Quality Quality of the work done and the products produced is fundamental to achieving the project objectives. It is also vital to achieving productivity Communications The Project resides at the center of a web of communications. It is also essential that communication within the project team is effective Risk Risk of failure in terms of requirements,budget and deadlines is ever present Determine financial and technical feasibility Designing process to achieve the objectives

Project Lifecycle

Project Lifecycle Project genesis (J. Phillips) Project genesis Mulai keinginan dan ide untuk mengatasi persoalan guna memperbaiki organiasi, kemudian menyusun tujuan, state deliverables, identify risk Project planning Mengidentifikasi kegiatan yang perlu dilakukan, estimasi waktu, kebutuhan sumber daya, anggaran, dan keterampilan SDM Project execution Project control Project closure