PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM

ANALISIS SISTEM Metode apa yang bisa digunakan dalam analisis? Observasi Wawancara Diskusi kelompok/individual Kuesioner Presentasi

OBSERVASI  Kebaikan Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai kendala yang tinggi. Kadang-kala observasi dilakukan untuk mengecek validitas dari data yang telah diperoleh sebelumnya dari individu-individu. Analisa sistem dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk diterangkan dengan kata-kata. Melalui observasi, analis sistem dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak tepat yang telah digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.

OBSERVASI  Kebaikan analis sistem dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegitan-kegiatan seperti misalnya tata-letak fisik peralatan, penerangan, gangguan suara dan lain sebagainya analis sistem dapat megukur tingkat suatu pekerjaan (work measurement).

OBSERVASI  Kekurangan Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaannya dengan tidak semestinya Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitan pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan, atau volume-volume kegiatan tertentu.

OBSERVASI  Kekurangan Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan Orang yang diamati cenderung melekukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutup-nutupi kejelekan-kejelekannya

OBSERVASI  Petunjuk Rencana apa yang diobservasi; dimana letak lokasi observasi; kapan observasi akan dilakukan siapa yang akan melaksanakan observasi ini; siapa yang akan diobservasi; bagaimana melaksanakan observasi ini Ijin Bertindaklah dengan rendah hati (low profile). Bertindaklah dengan catatan selama observasi berlangsung. Kaji-ulanglah hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat

OBSERVASI  Can’t Do It Mengganggu kerja individu yang diobservasi maupun individu lainnya Terlalu menekankan pada pekerjaan-pekerjaan yang tidak penting Jangan membuat asumsi-asumsi

WAWANCARA  + Memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyan yang diajukan Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang

WAWANCARA  + Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi

WAWANCARA  - Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik yang lainnya Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antara manusia (human relation).

WAWANCARA  - Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan damai. Wawancara sangat mengganggu kerja dari yang diwawancarai bila waktu yang dimiliki sangat terbatas.

WAWANCARA  Petunjuk Gunakanlah bahasa yang baik, sopan dan jelas. Janganlah memasukan pendapat pribadi Anda sebagai bagian dari pertanyaan Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit. Hindari pertanyaan-pertanyaan yang menakutkan atau membuat khawatir orang yang diwawancarai. Hindari pertanyaan-pertanyaan yang mengkritik

PERSIAPAN WAWANCARA Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu. Utarakanlah maksud dari wawancara Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancara yang berbeda dan orang yang diwawancarai juga berbeda. Buatlah suatu panduan wawancara (interview guide) supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar. Panduan wawancara (interview guide) adalah daftar pengecekan (checklist)

PELAKSANAAN WAWANCARA Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya Anda Menjelaskan apa tujuan dari wawancara ini dan hubungannya dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara ini. Pewawancara harus menghilangkan kesan menginterogasi. Selama wawancara, pewawancara harus mendengarkan dengan teliti dan jangan terlalu banyak berbicara dibandingkan mendengarnya. Biarkan orang yang diwawancarai berbicara, bukan Anda yang berbicara lebih banyak dari yang diwawancarai.

PELAKSANAAN WAWANCARA Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan . Jangan memotong omongan orang yang diwawancarai sebelum selesai Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak berdasar Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal-hal yang tidak sesuai Ucapkanlah terima-kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau untuk diadakan wawancara lagi bilamana perlu.

DAFTAR PERTANYAAN  + Daftar pertanyaan baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi daftar pertanyaan dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang Daftar pertanyan secara relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak Karena daftar pertanyaan biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif

DAFTAR PERTANYAAN  - Daftar pertanyaan tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati Daftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus dijawab terbatas yang dicantumkan di daftar pertanyaan saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya Pengumpulan sample tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan, lain halnya dengan observasi yang dapat sekaligus mengumpulkan sample. Daftar pertanyaan yang lengkap sulit untuk dibuat

TIPE DAFTAR PERTANYAAN Format Bebas (Free Format) Bentuk Pasti (Fixed Format)

Format Bebas (Free Format) Apakah sajakah yang sudah anda lakukan selama ini ? Apakah hal itu bermanfa’at buat anda ? Bagaimana dengan perusahaan ?

Bentuk Pasti (Fixed Format) Check-off Quentions Daftar supplier :  Compaq  Brurroughs  IBM  Commodore  Univac  Apple  DEC  Xerex Yes/No Quentions Ya Tidak, sebutkan alasannya…………….

Bentuk Pasti (Fixed Format) Opinion/Choice Quentions Berilah rangking dalam presentase jumlah waktu yang saudara habiskan untuk menangani transaksi berikut : _________ % membuat order penjualan baru _________ % membuat order penjualan _________ % membuat faktur penjualan

DAFTAR PERTANYAAN  Petunjuk Rencanakanlah terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang ingin dikumpulkan. Berdasarkan fakta-fakta dan opini-opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakta dan opini tersebut. Tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan. Pertanyaan-pertanyaan harus tidak boleh mengandung kesalahan dan harus jelas serta sederhana. Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlebih dahulu (2 atau 3 responden). Bila responden-responden ini mengalami kesulitan dalam mengisi daftar pertanyaan ini, perbaiki kembali daftar pertanyaan ini. Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik ini.

ANALISIS SISTEM Bagaimana menggambarkan sistem yang sekarang? Bisa digunakan 4 macam model: model organisasi/orang  diagram struktur organisasi (pengetahuan umum) model proses  diagram arus data (DAD)/data flow diagram (DFD) (mtkul ansis) model data  diagram relasi entitas (diagram ER) (mtkul Basis Data) model jaringan komputer  diagram jaringan (mtkul Jarkom)