PROTOKOLER Sejarah dan Perkembangannya Disampaikan dalam : Pembinaan Protokoler Kankemenag Kab. Kulonprogo Meeting Room Hotel Kusuma Wates 27 – 28 Nopember 2013

Pengertian Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional. Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal. Secara Umum adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.

Undang-undang No. 8 tahun 1987 PENGERTIAN PROTOKOL Serangkaian aturan dalam ACARA KENEGARAAN ACARA RESMI Meliputi : TATA TEMPAT TATA UPACARA TATA PENGHORMATAN: sesuai Jabatan: NEGARA, PEMERINTAH, MASYARAKAT Undang-undang No. 8 tahun 1987

KISI KISI PROTOKOLER Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara. Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.” Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987 ; serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

PENTINGNYA ATURAN PROTOKOL tercipta : Suasana upacara: khidmat, tertib, lancar Tata pergaulan yang diterima semua pihak Suasana akrab  keberhasilan usaha Pemberian perlindungan Ketertiban dan rasa aman dalam tugas

SYARAT SYARAT PROTOKOLER Mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia Bermental kuat dan kepribadian tangguh Trampil dan cekatan menguasai situasi Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul Sangat memahami perasaan orang lain Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang Pandai membawa diri dan selalu mawas diri Rendah hati tetapi tidak rendah diri Penampilan menarik Pandai berbusana sesuai dengan suasana Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

Jenis-jenis Kegiatan Protokol  Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk: Upacara pelantikan dan serah terima jabatan Upacara penandatanganan naskah kerjasama Upacara sumpah pegawai Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru Peresmian pembukaan seminar, symposium, diskusi dan sebagainya

Jenis-jenis Kegiatan Protokol Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi : Upacara Dies Natalies Upacara wisuda sarjana Upacara pengukuhan guru besar Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu : Tata ruang, Tata upacara,  Aktivitas Protokoler Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu : Tata ruang, Tata upacara, Tata Tempat, Tata Busana, Tata Warkat.

Tata Ruang Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.  Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Yang perlu diperhatikan Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya Papan nama petunjuk yang diperlukan Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

Pemandu Acara (MC) Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut: Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC ; Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi Volume suara yang konstan dan mantap Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing. Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan Sifat yang tidak mudah tersinggung Berkepribadian Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan acara, oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggap membaca situasi. Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik Mengetahui  tempat  posisi  berdiri  yang  tepat  (menguasai  arena kegiatan) Pandai mengatur volume suara Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar) pidato seseorang Mampu menguasai massa

Tata Upacara Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya,  yang harus diperhatikan: jenis kegiatan; bahasa pengantar yang dipergunakan; materi aktivitas. Catatan : Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain.  Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.  Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.  Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

Tata Tempat (Preseance) Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968. Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance: Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya. Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Tata Busana Pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Pakaian harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal. Jenis tata busana yang perlu diketahui: Pakaian Sipil Lengkap (PSL) Pakaian Sipil Harian (PSH) Pakaian Dinas Lapangan (PDL) Pakaian Dinas Harian (PDH) Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer. Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu) Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri) Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

TataWarkat Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan ; Daftar nama tamu yang akan diundang Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan. Menentukan batas waktu penerimaan tamu. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan

Mengatur Kegiatan Protokol Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki : Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

Peran dan Fungsi Protokoler Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi, Merupakan bagian yang melekat dari aktivitas kelembagaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat intern maupun ekstern, Dapat menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, Terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, Terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

TATA LETAK UPACARA PENGAMBILAN SUMPAH JABATAN PELANTIKAN,SERTIJAB 10 4 3 1 6 5 2 2 5 11 8 7 7 8 9 1.Pejabat yang melantik 2. pejabat baru 3. pejabat setingkat yang melantik 4. istri pejabat (3) 5. saksi 6. pejabat yang lama 7. rohaniwan Islam/Hindu/Budha 8. rohaniwan Kristen/Katolik 9. undangan lainnya. 10. protokol 11. istri pejabat lama dan baru

UPACARA RESMI PEMERINTAH 8 10 4 2 1 3 5 7 11 9 12 13 1—7 PEJABAT SECARA BERURUTAN 8. GAMBAR PRESIDEN 9. BENDERA MERAH PUTIH 10. GAMBAR WAKIL PRESIDEN 11. BENDERA ORAGANISASI 12 .PROTOKOL 13. UNDANGAN

JABAT TANGAN TAMU  1 2 3 4 5 JAMUAN MAKAN 11 7 3 1 5 9 12 10 6 2 4 8

Terima Kasih