BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA BKN KNOWMENT AIE Information Technology National Civil Service Information System (NCSIS) Pengenalan aplikasi SAPK Training NCSIS Application

Agenda Pelatihan NCSIS Project Snapshot & Program Sosialisasi SAPK: Pengenalan SAPK: Pengadaan SAPK: KP SAPK: Pensiun Mekanisme Peremajaan (Update) Data, Kontrol & Supervisi Aplikasi HRMA:Unit Organisasi & Formasi

1. NCSIS Project Snapshot & Program Pelatihan Misi dan Visi NCSIS Tujuan dan Manfaat Training NCSIS Ruang Lingkup Proyek NCSIS Aplikasi-aplikasi NCSIS Program Workshop Pelatihan

Visi dan Misi NCSIS Visi Proyek Misi Proyek Kontribusi BKN pada strategi Good Governance dengan peran serta aktif dalam Program Reformasi Pemerintah, Manajemen Perencanaan SDM, Manajemen & Pembangunan yang efisien, efektif, transparan dan dapat diandalkan. Visi Proyek Membangun sistem informasi manajemen terpadu mencakup semua area fungsional di BKN dan modul pertukaran data yang diperlukan dengan stakeholder terkait. Mengimplementasikan secara menyeluruh Rantai Strategi Manejemen, mencakup semua faktor (kepemimpinan, onganisasi, proses bisnis, keterlibatan pengguna, dan alih pengetahuan) Memastikan Pembangunan Kemampuan institusi melalui Program Pelatihan yang menyeluruh dan strategi alih teknologi yang realistis Misi Proyek Rencana Pembangunan Jangka Menengah dari 2010 – 2014 merumuskan bahwasanya Agenda Reformasi Sipil adalah untuk menjadi Aparatur Negara yang profesional dan handal dengan menyediakan layanan umum berkualitas melalui pelaksanaan Good Governance. Oleh karena itu, misi dari proyek ini adalah: Untuk membangun sistem informasi manajemen terpadu mencakup semua area fungsional di BKN dan modul pertukaran yang diperlukan dengan stakeholder terkait. Untuk mengimplementasikan secara menyeluruh Rantai Strategi Manejemen, mencakup semua faktor (kepemimpinan, onganisasi, proses bisnis, keterlibatan pengguna, dan alih pengetahuan) Untuk memastikan Pembangunan Kemampuan institusi melalui Program Pelatihan yang menyeluruh dan strategi alih teknologi yang realistis

Ruang Lingkup Proyek NCSIS Infrastruktur Aplikasi Implementasi Pelatihan Sosialisasi Fungsi Pengamanan Fokus Area BKN Pusat 12 Kantor Regional Lokasi Proyek

Aplikasi-aplikasi NCSIS SAPK Sistem aplikasi pelayanan terdiri dari modul Pengadaan, KP, Pensiun, Mutasi, Kontrol & Supervisi dan Pension Data Management HRMA Aplikasi yang akan menyediakan laporan, analisis, dan pemantauan perangkat lunak terpadu untuk membantu BKN membuat keputusan yang lebih baik dalam Manajemen SDM. Terdiri dari modul Position Inventory, Formasi, Performance Management dan Welfare & Remuneration. Interface with Stakeholder Modul yang menghubungkan aplikasi dan database BKN dengan Stakeholder , seperti TASPEN, ASKES, BAPERTARUM. Export Module with BKD, Kanreg, Instansi Modul ini akan menangani mekanisme export informasi dari BKN Pusat ke Kanreg dan BKD. Enhancement Portal BKN Redesign Portal BKN dan Kanreg dan penambahan fitur-fitur baru. Document Management System Aplikasi yang menangani dokumentasi dan informasi BKN. Terdiri dari Sistem Manajemen Dokumen C/PNS terdiri dari Modul Manajemen Dokumen Elektronik, Kontrol Arsip, Peranan Pengguna, Mail Tracking System BKN Internal Management Functions Aplikasi untuk kebutuhan Manajemen BKN terdiri dari Modul Manajemen Aset dan Presence Control System. EIS & DSS Sistem Informasi Manajemen untuk eksekutif senior dalam membantu proses pengambilan keputusan. Helpdesk & Monitoring System Sistem untuk memonitoring kinerja jaringan dan komponennya secara terus menerus, sehingga apabila terjadi masalah dapat segera terdeteksi dan diperbaiki. Penjelasan Singkat Rencana Pembangunan Jangka Menengah dari 2004 – 2009 merumuskan bahwasanya Agenda Reformasi Sipil adalah untuk menjadi Aparatur Negara yang profesional dan handal dengan menyediakan layanan umum berkualitas melalui pelaksanaan Good Governance. Oleh karena itu, misi dari proyek ini adalah: Untuk membangun sistem informasi manajemen terpadu mencakup semua area fungsional di BKN dan modul pertukaran yang diperlukan dengan stakeholder terkait. Untuk mengimplementasikan secara menyeluruh Rantai Strategi Manejemen, mencakup semua faktor (kepemimpinan, onganisasi, proses bisnis, keterlibatan pengguna, dan alih pengetahuan) Untuk memastikan Pembangunan Kemampuan institusi melalui Program Pelatihan yang menyeluruh dan strategi alih teknologi yang realistis

Penggunaan Aplikasi NCSIS Semua BKN Pusat SAPK (Pengadaan, KP, Pensiun, Peremajaan Data, Control & Supervision) HRMA (Unor) Portal Document Management System Internal Management Functions EIS & DSS Helpdesk & Monitoring BKN Kanreg SAPK (Pengadaan, KP, Pensiun, Peremajaan Data) HRMA (Unor, Formasi) BKD/Instansi Rencana Pembangunan Jangka Menengah dari 2004 – 2009 merumuskan bahwasanya Agenda Reformasi Sipil adalah untuk menjadi Aparatur Negara yang profesional dan handal dengan menyediakan layanan umum berkualitas melalui pelaksanaan Good Governance. Oleh karena itu, misi dari proyek ini adalah: Untuk membangun sistem informasi manajemen terpadu mencakup semua area fungsional di BKN dan modul pertukaran yang diperlukan dengan stakeholder terkait. Untuk mengimplementasikan secara menyeluruh Rantai Strategi Manejemen, mencakup semua faktor (kepemimpinan, onganisasi, proses bisnis, keterlibatan pengguna, dan alih pengetahuan) Untuk memastikan Pembangunan Kemampuan institusi melalui Program Pelatihan yang menyeluruh dan strategi alih teknologi yang realistis

2. SAPK: Pengenalan Ruang Lingkup SAPK Fungsi-fungsi Utama SAPK Fitur-fitur Baru SAPK

ADMINISTRATION APPLICATION Ruang Lingkup SAPK Terdapat 6(enam) modul utama yang dikembangkan dalam Sistem Aplikasi Pelayanan: SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN PELAYANAN PENGADAAN PELAYANAN KP PELAYANAN PENSIUN PEREMAJAAN DATA CONTROL & SUPERVISION PENSIUN DATA MANAJEMEN Peremajaan data = Modul Mutasi untuk mengupdate semua informasi yang terkait dengan 3 pelayanan diatas. Pensiun Data Manajemen = mengelola informasi pensiunan PNS (telah dipensiunkan), sedangakan pelayanan pensiun untuk PNS yang akan pensiun.. Administration application termasuk manajemen database ADMINISTRATION APPLICATION

Fungsi-fungsi utama SAPK Pengadaan/penerimaan CPNS Pusat & Kanreg Honorer, Sekdes Perhitungan Masa Kerja Bawaan Pembuatan NP (NIP baru) Pembuatan SPMT (Surat Perintah Menjalankan Tugas) Pembuatan SK Periksa Status per Berkas/Usul/Instansi Pelayanan Pengadaan KP s/d IIId KP IIId s/d IVb KP > IVb Jenis KP sesuai dengan eligibilitasnya Pelayanan KP

Fungsi-fungsi utama SAPK Pensiun s/d IVb Pensiun > IVb Pusat & Kanreg Pensiun KPP Pensiun Anumerta Pensiun APS Periksa Status per Berkas/Usul/Instansi Pelayanan Pensiun Pindah Instansi Peninjauan Masa Kerja DPB, DPK Update informasi Keluarga C/PNS CPNS menjadi PNS (umum & >2thn) Riwayat KP, Golru, Jabatan DikLat dan Sertifikasi Status dan Kedudukan Hukuman dan Penghargaan Alih Status Peremajaan Data

Fungsi-fungsi utama SAPK Log perubahan data sensitif Workload by profile Dokumen yang dibuat instansi Dokumen yang dicetak Status & Tracking berkas Riwayat perubahan Berkas BTL & TMS CLTN belum kembali CPNS belum diangkat Kontrol & Supervisi Aktifitas InPassing Janda/Duda PN Update informasi Ahli Waris & Janda/Duda Tracking & Riwayat Rekapitulasi Pension Data Management

Manajemen Tugas & Berkas Fitur-fitur Baru SAPK Berkas dibagi berdasar pelayanan (Pengadaan, KP dan Pensiun). Workflow manager, untuk fleksibilitas, pengubahan aktifitas pada alur kerja apabila terjadi perubahan regulasi. Berkas dapat dilacak dan ditampilkan status dan riwayatnya Semua informasi terkait dapat saling terhubung. Contoh dapat melihat riwayat KP, jabatan, golru apabila dibutuhkan dalam sebuah proses KP. Workload tugas dapat diatur sesuai dengan profil, area kerja dan variabel lainnya. Mekanisme pengaturan workload ini membuat pembagian beban kerja lebih merata Kalkulasi, kinerja dan statistik Tugas dan Berkas Memungkinkan BKD/Instansi untuk memuktahirkan semua data yang diperlukan termasuk informasi C/PNS Manajemen Tugas & Berkas 1

Pembuatan Konsep otomatis di KP dan Pensiun Fitur-fitur Baru SAPK Aktifitas pembuatan konsep otomatis pada pelayanan KP dan Pensiun, sesuai dengan jenis KP dan Pensiun. Manual override memungkinkan, aplikasi akan memberikan advise. Otorisasi lebih tinggi diperlukan. Eskalasi ke profil atau aktifitas yang telah ditentukan apabila ada pengecualian. Pembuatan Konsep otomatis di KP dan Pensiun 3

Penjadwalan, pesan, penomoran otomatis Fitur-fitur Baru SAPK Jadwal otomatis yang dapat diatur untuk aktifitas Pengadaan, KP, Pensiun. Jadwal dapat disimpan di database. Penjadwalan dan reminder otomatis untuk berkas sehubungan dengan Status dan Kedudukan (CLTN dan Kembali, Hukuman, Pembebasan Jabatan). Pembuatan nomor dan template otomatis untuk pembuatan surat. Dapat diatur sesuai kebutuhan. Penjadwalan, pesan, penomoran otomatis 5

Manajemen Keamanan & Audit Log Fitur-fitur Baru SAPK Pengaturan hak, tugas dan tanggung jawab, akses via Profile Management. Otorisasi berjenjang untuk hal penting, atau pengecualian. Mekanisme strong-typed password, time-expiration dan automatic log-off. Modifikasi informasi penting dicatat dalam log. Laporan summary dan performance Transmisi Data secara aman melalui mekanisme SSL pada komunikasi internet. Manajemen Keamanan & Audit Log 6

Pencetakan & Dokumen Elektronis Fitur-fitur Baru SAPK Semua dokumentasi dicetak secara elektronis. Pencetakan fisik tetap bisa dilakukan. Pencatatan Pencetakan: aplikasi mencatat surat-surat penting yang telah dicetak, siapa, kapan dan berapa kali. Hal ini untuk pengawasan dan audit. Preview dokumen penting sebelum dicetak. Penyeragaman dan simplifikasi surat yang sering dicetak. Template dan penomoran otomatis. Dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan. Tipe surat yang sering dicetak dapat disimpan konten-nya ke dalam database. Pencetakan & Dokumen Elektronis 7

Integrasi dengan DMS Fitur-fitur Baru SAPK 8 Dokumen yang wajib, apabila diperiksa oleh aplikasi belum ada file elektronis-nya dapat dihubungkan langsung dengan modul Document Management System untuk di-scan. Alur kerja dari semua Pelayanan akan menyertakan aktifitas ini. Dokumen dapat di-scan BKD/Instansi atau di Pusat tergantung ketersediaan scanner. Dokumen dapat diambil dari DMS oleh aplikasi ketika dibutuhkan. Integrasi dengan DMS 8

Integrasi dengan Portal Fitur-fitur Baru SAPK Periksa status, kelengkapan dokumentasi pelayanan Pengadaan, KP dan Pensiun via Portal. Update informasi terbatas PNS via Portal. Simulasi KP dan Pensiun via Portal. Mengunduh (download) form, dokumen yang sering dipakai via portal. Integrasi dengan Portal 9

3. SAPK: Pengadaan SOP Layanan Pengadaan yang Baru secara Umum Mekanisme (Baru) pada Layanan Pengadaan. Praktek

SOP layanan Pengadaan yang Baru secara umum

SOP Layanan Pengadaan Mekanisme (Baru) pada Layanan Pengadaan Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem. Untuk Berkas data bermasalah, Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Perbaiki Berkas Pengadaan). Ada profil tambahan yang menerima dan mengunggah SK yaitu Profil Penerimaan SK.

4. SAPK: Kenaikan Pangkat SOP Layanan KP yang Baru secara Umum Mekanisme (Baru) pada Layanan KP Praktek

SOP Layanan KP yang Baru Secara Umum KP 3c kebawah dari BKD Kabupaten

SOP Layanan KP Mekanisme (Baru) pada Layanan KP Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Perbaiki Berkas KP). User dapat langsung melakukan update data (mutasi), sesuai dengan hak akses yang diberikan. Penggunaan barcode pada SK. Banyak perhitungan dan pemeriksaan manual terkait seperti kalkulasi CLTN, Hukuman, atau lainnya telah dibantu aplikasi secara otomatis

5. SAPK: Pensiun SOP Layanan Pensiun yang Baru secara Umum Mekanisme (Baru) pada Layanan Pensiun Praktek

SOP Layanan Pensiun SOP Layanan pensiun yang baru secara umum Pensiun BUP 4b kebawah dari BKD Propinsi

SOP Layanan Pensiun Mekanisme (Baru) pada Layanan Pensiun Nomor Agenda masuk di-generate otomatis oleh sistem. Untuk Golongan IV/b ke bawah, SK Pensiun dicetak oleh Tim Teknis Pensiun Penggunaan barcode pada SK Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh BKN, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Fix Berkas Pengadaan). Banyak perhitungan dan pemeriksaan manual terkait seperti kalkulasi CLTN, Hukuman, atau lainnya telah dibantu aplikasi secara otomatis

6. Mekanisme Peremajaan Data Update/Modifikasi Data Prosedur Pengubahan Data Kontrol & Supervisi Praktek

Mekanisme Update Data Update/Modifikasi Data pada KP dan Pensiun Dalam pembuatan Usul KP dan Pensiun, pengguna BKD akan diinformasikan tentang kualitas data. Sistem secara otomatis akan menjalankan rangkaian validitas mengikuti regulasi BKN, seperti tingkat pendidikan, masa kerja aktual golongan, masa kerja jabatan aktual, golongan atasan langsung dan lainnya. Daftar validasi akan ditampilkan kepada pengguna, adalah tanggungjawab pengguna untuk melanjutkan proses layanan, apabila ada ketidaksesuaian proses update bisa dilakukan dalam modul mutasi, sehingga proses layanan tidak terganggu oleh validasi- validasi tersebut. Tidak semua informasi PNS dapat diubah oleh BKD, oleh karenanya ada beberapa informasi harus diubah oleh staf BKN. Tim Teknis BKN akan menjalankan validasi yang sama, mereka juga mempunya wewenang untuk mengubah informasi.

7. Unit Organisasi & Formasi Ruang Lingkup, Fungsi Utama dan Fitur HRMA Praktek

Human Resource Management Analysis Terdapat 4(Empat) Modul utama yang akan dikembangkan dalam aplikasi HRM ANALYSIS. HUMAN RESOURCES MANAGEMENT ANALYSIS POSITION INVENTORY FORMASI PERFORMANCE MANAGEMENT WELFARE & REMUNERATION Aplikasi Analisis Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resources Management Analysis) adalah sebuah aplikasi yang terintegrasi yang dapat memberikan pelaporan, analisis, dan aplikasi pemantauan untuk membantu BKN membuat keputusan yang lebih baik dalam Manajemen Sumber Daya Manusia STATISTICS DATA

Hubungan Pembinaan SDM dengan modul HRMA

Hubungan Antar Aplikasi NCSIS dengan HRMA

1. Formasi 2. Position Inventory Modul-modul dan Informasi dari Sistem HRMA Data penetapan rincian formasi Data kekuatan jumlah PNS yang ada termasuk kekurangan & kelebihan Data tenaga guru, kesehatan & teknis lainnya Statistik jumlah sekola, rombel, RS di daerah 1. Formasi UNOR Uraian Tugas/Tupoksi unit-unit Peta Jabatan (termasuk jumlah & profil staf) Data jabatan struktural, fungsional umum & tertentu 2. Position Inventory

3. Performance Management 4. Welfare & Remuneration Modul-modul dan Informasi dari Sistem HRMA Penilaian administratif PNS Kamus kompetensi Profil kompetensi individu untuk bahan pertimbangan penempatan jabatan & pangkat 3. Performance Management Tabel gaji berkala Bobot kerja File perundang-undangan Tunjangan umum PNS, Tunjangan Jabatan tertentu, Tunjangan Struktural Jenis tunjangan PNS Anggaran belanja pegawai Variabel kompetensi 4. Welfare & Remuneration

UNOR (Unit Organisasi) MEKANISME PADA UNIT ORGANISASI : Cepat Kode di-generate otomatis oleh sistem. User di level BKD, BKN Kanreg dan BKN Pusat dapat membuat, mengubah, menghapus, memindahkan, dan mengganti urutan unit organisasi. User dapat langsung melakukan pindah unor pns, sesuai dengan hak akses yang diberikan. Untuk prosedur pembuatan unor yang akan dibuat di level Kanreg dan level Pusat ada tambahan menu untuk memilih unor yang berada di bawah lingkupnya masing masing, dengan fasilitas pencarian berdasarkan nama atau kode cepat.

Data UNOR Data pada tab Data Unor hanya menampilkan informasi Unor : Nama Unor Nama Jabatan Eselon, dan Kode Cepat

Data UNOR Data pada tab Uraian Jabatan hanya menampilkan informasi : Tugas Pokok Fungsi Ikhtisar Jabatan Unit Kerja Bahan Kerja Perangkat/Alat Kerja Hasil Kerja Tanggung Jawab Wewenang Nama Jabatan yang berada dibawah jabatan ini Korelasi Jabatan Kondisi lingkungan kerja Resiko Bahaya Syarat Jabatan Standar Prestasi Kerja Informasi lain

Data UNOR Data pada tab Kompetensi Jabatan hanya menampilkan informasi : Item kompetensi Definisi Kompetensi Bobot atau Level Kompetensi

Data UNOR Data pada tab Kepala Unit & Staff hanya menampilkan informasi : Informasi yang ditampilkan untuk data kepala unit yang menduduki jabatan tersebut antara lain : - Nama PNS - NIP - Golongan - TMT Jabatan - Nomor SK - Tanggal SK Sedangkan data informasi staf yang berada didalam unit tersebut, informasi yang ditampilkan adalah: - NIP Lama - NIP Baru - Nama - Jenis Jabatan - Nama Jabatan - Informasi Nomor dan Tanggal SK

Alur Prosedur Formasi

Formulir Penyusunan Penetapan Formasi Daftar Formulir untuk Instansi Daerah : 1. Formulir 1, Penyusunan Bezzeting Tahun. 2. Formulir 2, Pengolahan Formasi Tahun Anggaran. 3. Formulir 3, Daftar Kebutuhan PNS Pusat/Daerah Menurut Jabatan Tahun Anggaran. 4. Formulir 3-R, Rekapitulasi Kebutuhan PNS Pusat/Daerah Menurut Jabatan Tahun Anggaran. 5. Formulir 3a, Daftar Kebutuhan Tenaga Guru TK Negeri Tahun Anggaran. 6. Formulir 3b, Daftar Kebutuhan Tenaga Guru SD Negeri Tahun Anggaran. 7. Formulir 3c, Daftar Kebutuhan Tenaga Guru SLTP Negeri Tahun Anggaran. 8. Formulir 3c-R, Rekapitulasi Kebutuhan Tenaga Guru SLTP Negeri Tahun Anggaran. 9. Formulir 3d, Daftar Kebutuhan Tenaga Guru SMU Negeri Tahun Anggaran. 10. Formulir 3d-R, Rekapitulasi Kebutuhan Tenaga Guru SMU Negeri Tahun Anggaran. 11. Formulir 3e, Daftar Kebutuhan Tenaga Guru SMK Negeri Tahun Anggaran. 12. Formulir 4, Daftar Kebutuhan Tenaga Kesehatan Tahun Anggaran. 13. Formulir 4-R, Rekapitulasi Kebutuhan Tenaga Kesehatan Tahun Anggaran. 14. Formulir 5, Daftar Usul Formasi Pegawai Negeri Sipil Tahun Anggaran. 15. Formulir 6, Daftar Jumlah Pegawai Yang Berhenti, Pensiun, dan Meninggal Dunia Tahun Anggaran. 16. Formulir Profil Daerah (Profil Wilayah, Profil APBD, Profil Pegawai Negeri Sipil, Profil Penduduk dan Profil Unit Organisasi Daerah).

Formulir Penyusunan Penetapan Formasi Daftar Formulir untuk Instansi Pusat : 1. Formulir 1, Penyusunan Bezzeting Tahun. 2. Formulir 2, Pengolahan Formasi Tahun Anggaran. 3. Formulir 3, Daftar Kebutuhan PNS Pusat/Daerah Menurut Jabatan Tahun Anggaran. 4. Formulir 3-R, Rekapitulasi Kebutuhan PNS Pusat/Daerah Menurut Jabatan Tahun Anggaran. 5. Formulir 4, Daftar Kebutuhan Tenaga Kesehatan Tahun Anggaran. 6. Formulir 8, Daftar Jumlah Pegawai Yang Berhenti, Pensiun Dan Meninggal Dunia Tahun Anggaran. 7. Formulir 5, Susunan Jabatan Utama (Golongan IV). 8. Formulir 6, Perwakilan RI Diluar Negeri Daftar Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil Tahun Anggaran. 9. Formulir 7, Perwakilan RI Diluar Negeri Daftar Kebutuhan Pegawai Lokal Staf Tahun Anggaran.

MONITORING STATUS FORMASI Perubahan atau perjalanan Status pada Formasi : 1. Usulan 2. Pertimbangan 3. Rincian 4. Validasi BKN 5. Pengadaan Modul Monitoring ini adalah modul yang digunakan untuk melihat status-status yang telah dilewati formasi dari berbagai instansi.

Thank you for your attention Terima kasih atas perhatiannya Gracias por su atención