Pelayanan Prima dalam Perspektif Sekretaris Profesional Oleh: Sunggu Anwar Aritonang Direktur Niaga dan Pelayanan Pelanggan PT PLN (Persero) SARASEHAN SEKRETARIS NASIONAL III PT PLN (PERSERO)

Peran Sekretaris Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Untuk dapat memahami tugas-tugas tersebut diperlukan suatu pedoman praktis, mudah dipahami dan dikerjakan Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Pertemuan-pertemuan bisnis yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya, maka peranan sekretaris sangat penting. Apakah fungsi Sekretaris merupakan suatu sebutan Jabatan di PLN?

Tugas Seketaris Seorang pemimpin sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat menyelesaikannya dengan baik. Tugas-tugas utama meliputi : menerima tamu, membuka surat, menyimpan surat atau arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan Tugas lainnya: Tugas-tugas khusus yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas-tugas istimewa,yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan . Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan lewat telepon,menerima tamu,mencatat janji-janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja pimpinan. Tugas keuangan,yaitu menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari Tugas sosial

Kebutuhan kompetensi Dalam meniti karier sampai jenjang yang paling atas seorang sekretaris, disamping harus cekatan dan lincah diperlukan pula ilmu pengetahuan sekretaris yang mantap. Seyogyanya, penugasan Sekretaris dibuat berjenjang, di mana Sekretaris Direksi menjadi jabatan struktural Sekretaris tertinggi. Semakin tingginya persaingan profesionalisme dilapangan bisnis modern, menuntut keperibadian sekretaris yang mantap di sertai dengan rasa percaya diri yang tinggi. Selain itu,masih diperlukan kemampuan berintaraksi antar individu dalam kelompok serta efektif dan berkomunikasi dengan baik. Untuk melaksanakan tugas-tugas sekretaris yang begitu kompleks maka diperlukan pengetahuan yang sangat luas mengenai tugas-tugas tersebut. Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan,harus mampu melaksanakan tugasnya dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan Disamping pengetahuan umum dan khusus yang dimiliki oleh sekretaris ia juga harus mempunyai pengetahuan penunjang demi kelancaran pelaksanaan tugas–tugasnya

Pengetahuan penunjang harus dimiliki oleh sekretaris Pengetahuan tentang Penerimaan Tamu Prinsip dasar adalah menghormati setiap tamu yang datang di kantor: setiap manusia yang datang bertemu di kantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin di hormati. Sekretaris harus pandai-pandai berbicara agar tamu yang datang tidak tersinggung perasaannya. Melayani tamu menurut kepentingannya Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa Tamu yang datang untuk meminta informasi: wartawan, mitra Tamu aparat pemerintah Yang bersifat kunjungan rutin Yang bersifat kunjungan khusus. Tamu-tamu teman pimpinan Pengetahuan tentang pengaturan tata ruang kerja Pengetahuan tentang pengaturan informasi (data, kliping koran, pengarsipan surat) Pengetahuan tentang penampilan yang positif Pengetahuan berkomunikasi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan Datang lebih awal, pulang lebih akhir dari Pimpinan Jadilah bagian dari diri Pimpinan, terutama untuk kerahasiaan informasi Memahami issu/thema/topik utama pekerjaan Pimpinan hari ini, minggu ini, bulan ini Cepat menyediakan informasi/data terkait bila diperlukan Mampu menghubungi pejabat yang terkait dengan issu, bila diperlukan Selalu ceria, karena tampilan ceria merupakan penyelesaian 50% permasalahan Pimpinan Hendaknya selalu menyatakan “siap” untuk setiap penugasan, walaupun bukan kompetensinya. Namun, setelah itu harus cari jalan keluarnya, mungkin dengan bantuan pihak lain. (Seorang Pimpinan ketika menyampaikan penugasan kepada orang lain (termasuk Sekretaris), maka yang diperlukan adalah penyelesaian tugas tersebut, bukan permasalahan baru, misalnya jawaban: “Pak untuk data itu siapa yang saya hubungi..?” hendaknya dihindari)

SEKIAN DAN TERIMAKASIH Jakarta, 19 Januari 2008