TIM PELAPORAN DAN PEYIMPANAN ARSIP

SEKTOR PP

Administrasi Biaya Asuransi PP ( kondisi sekarang) Terdapat 3 (tiga) wewenang penerbitan desisi biaya asuransi ; 1. Wewenang BO (Ekspirasi & Tahapan) 2. Wewenang RO (Penebusan & Klaim Meninggal dunia kurang dari 50 jt) 3. Wewenang HO ( Ekspirasi kadaluwarsa & Klaim Meninggal dunia lebih dari 50 jt) Proses penyelesaian biaya asuransi masih manual (belum melalui Jl-iNdO)

Administrasi dan Laporan Biaya Asuransi PP (kondisi sekarang) Alur Penyelesaian Biaya Asuransi di BO sesuai Wewenang BO Pertangg 2 Pertangg 2 Adm Logistik 3 Adm Logistik 3 Operasional 4 Operasional 4 RO 5 RO 5 Pem. Polis 1 Pem. Polis 1 Pem Pol HO 6 HO 6

kondisi sekarang Distribusi Dokumen Biaya Asuransi wewenang BO (Expirasi) : UnitBOROHO Pertanggungan- Surat Pengajuan Asli -Copy Identitas Diri/KTP -Copy Kuit. Premi terakhir -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby. -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Copy Polis -Copy Kartu Premi -Copy Surat Pengajuan -Copy Identitas Diri/KTP -Copy Kuit. Premi terakhir -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby. -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Copy Polis -Copy Kartu Premi -Lap Biaya Asuransi -Copy Surat Pengajuan -Polis asli -Copy Identitas Diri/KTP -Kuitansi Premi terakhir -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby -Copy Desisi -Copy Kartu Premi -Lap Biaya Asuransi Administrasi & Logistik (BO) Bagian Adm & Keuangan (RO) -SIP -Kuitansi Pembayaran -Copy Identitas Diri/KTP -Desisi -Surat Permintaan transfer (jika ada) -Slip Setoran -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby. -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Surat Permintaan transfer (jika ada) Operasional- Slip Setoran (Potongan Premi)

kondisi sekarang Distribusi Dokumen Biaya Asuransi wewenang BO (Tahapan & Anuitas) : UnitBOROHO Pertanggungan- Surat Pengajuan Asli -Copy Identitas Diri/KTP -Copy Kuit. Premi terakhir -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby. -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Copy Polis -Copy Kartu Premi -Copy Surat Pengajuan -Copy Identitas Diri/KTP -Copy Kuit. Premi terakhir -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby. -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Copy Polis -Copy Kartu Premi -Lap Biaya Asuransi -Copy Surat Pengajuan -Copy Polis -Copy Identitas Diri/KTP -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby -Copy Desisi -Lap Biaya Asuransi -Copy Kartu Premi Administrasi & Logistik (BO) Bagian Adm & Keuangan (RO) -SIP -Kuitansi Pembayaran -Copy Identitas Diri/KTP -Desisi -Surat Permintaan transfer (jika ada) -Slip Setoran -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby. -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Surat Permintaan transfer (jika ada) Operasional- Slip Setoran (Potongan Premi)

Administrasi Biaya Asuransi PP (kondisi sekarang) Alur Penyelesaian Biaya Asuransi di BO sesuai Wewenang RO Pertangg 2 Pertangg 2 Adm Logistik 4 Adm Logistik 4 Operasional 5 Operasional 5 RO 3 RO 3 Pem Pol 1 Pem Pol 1 Pem Pol HO 6 HO 6

(kondisi sekarang) Distribusi Dokumen Biaya Asuransi wewenang RO ( Tebus ) UnitBOROHO Pertanggungan-Copy Surat Pengajuan -Copy KTP -Copy Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuit Pemby. -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Copy Polis -Copy Kartu Premi -Copy Surat Pengajuan -Copy KTP -Copy Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuit Pemby -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Copy Polis -Copy Kartu Premi -Lap Biaya Asuransi -Surat Pengajuan -Polis asli -Copy KTP -Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuit Pemby -Copy Desisi -Copy Kartu Premi -Lap Biaya Asuransi Administrasi & Logistik Bagian Adm & Keuangan (RO) -SIP -Copy KTP -Desisi -KuitansTerakhir -Surat Permintaan transfer (jika ada) -Slip Setoran -Copy SIP -Copy Kuit Pemby -Copy Desisi -Copy Slip Setoran Operasional- Slip Setoran Potongan Premi

(kondisi sekarang) Distribusi Dokumen Biaya Asuransi wewenang RO ( Klaim Menggl ) UnitBOROHO Pertanggungan-Copy Surat Pengajuan -Copy KTP -Copy Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuit Pemby. -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Copy Polis -Copy Kartu Premi -Copy Ket.Mngl dari kel. -Copy ket.sebab mngl -Copy Surat Pengajuan -Copy KTP -Copy Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuit Pemby -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Copy Polis -Copy Kartu Premi -Copy ket.sebab mngl -Lap Biaya Asuransi -Surat Pengajuan -Polis asli -Copy KTP -Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuit Pemby -Copy Desisi -Copy Kartu Premi -Copy ket.sebab mngl -Lap Biaya Asuransi Administrasi & Logistik Bagian Adm & Keuangan (RO) -SIP -Copy KTP -Desisi -KuitansTerakhir -Surat Permintaan transfer (jika ada) -Slip Setoran -Copy SIP -Copy Kuit Pemby -Copy Desisi -Copy Slip Setoran Operasional- Slip Setoran Potongan Premi

Administrasi Biaya Asuransi PP (kondisi sekarang) Alur Penyelesaian Biaya Asuransi di BO sesuai Wewenang HO Pertangg 2 Pertangg 2 Adm Logistik 5 Adm Logistik 5 Operasional 6 Operasional 6 RO 3 RO 3 Pem Pol 1 Pem Pol 1 Pem Pol HO 4 HO 4

(kondisi sekarang) Distribusi Dokumen Biaya Asuransi wewenang HO (Exp Kadaluarsa): UnitBOROHO Pertanggungan-Copy Surat Pengajuan -Copy KTP -Copy Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Copy Polis -Copy Kartu Premi -Surat Pengajuan -Polis asli -Copy KTP -Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby -Copy Desisi -Copy Kartu Premi -Lap Biaya Asuransi -Surat Pengajuan -Polis asli -Copy KTP -Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby -Copy Desisi -Copy Kartu Premi -Lap Biaya Asuransi Administrasi & Logistik -SIP -Kuitansi Pemby -Copy KTP -Desisi -Surat Permintaan transfer (jika ada) -Slip Setoran -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby -Copy Desisi -Copy Slip Setoran Operasional- Slip Setoran Potongan Premi

(kondisi sekarang) Distribusi Dokumen Biaya Asuransi wewenang HO (Klaim Meninggal) UnitBOROHO Pertanggungan-Copy Surat Pengajuan -Copy KTP -Copy Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby -Copy Desisi -Copy Slip Setoran -Copy Polis -Copy Kartu Premi -Copy Ket.Mngl dari kel. -Copy ket.sebab mngl -Surat Pengajuan -Copy Polis -Copy KTP -Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby -Copy Desisi -Copy Kartu Premi -Lap Biaya Asuransi -Copy Ket.Mngl dari kel. -Copy ket.sebab mngl -Surat Pengajuan -Polis asli -Copy KTP -Kuitansi Terakhir -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby -Copy Desisi -Copy Kartu Premi -Lap Biaya Asuransi -Copy Ket.Mngl dari kel. -Copy ket.sebab mngl Administrasi & Logistik -SIP -Kuitansi Pemby. -Copy KTP -Desisi -Surat Permintaan transfer (jika ada) -Slip Setoran -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby -Copy Desisi -Copy Slip Setoran Operasional- Slip Setoran Potongan Premi

PEMEGANG POLIS SELAMA INI DIBERIKAN SIP & KUITANSI BOLEHKAH HAL SEPERTI INI ????

USULAN TIM : 1.DISIAPKAN OLEH PAK SUKENDRO

SEKTOR JHT

Administrasi Biaya Asuransi JHT ( kondisi sekarang) wewenang penerbitan desisi biaya asuransi: Unit JHT (Sentralisasi di Head Office) Proses penyelesaian biaya asuransi masih manual (belum melalui PL-iNdO)

Administrasi Biaya Asuransi dan Laporan Bias JHT di BO Alur Penyelesaian Biaya Asuransi dengan pemilik portofolio BO Pertangg 2 Pertangg 2 Adm Logistik 4 Adm Logistik 4 RO 6 RO 6 HO 3 HO 3 Pem Pol 1 Pem Pol 1 Pem Pol 5 Pem Pol 5

Kondisi sekarang Jenis mutasi : Pembayaran Pensiun Normal / Percepat Pemilik Portopolio : Branch Office ( BO ) UnitBOROHO Pertanggungan- Cp Surat Pengajuan - Cp SK Pemberhentian - Cp Surat Nikah - Cp Kartu Keluarga - Cp Surat Penyelesaian - Cp Lamp Perhitungan - Desisi Asli - Copy SIP - Copy Kuitansi Pemby. - Lap Biaya Asuransi - Cp Surat Pengajuan - Cp SK Pemberhentian - Cp Surat Nikah - Cp Kartu Keluarga. - Cp Surat Penyelesaian - Cp Lamp Perhitungan - Copy Desisi - Lap Biaya Asuransi - Surat Pengajuan Asli - SK Pemberhentian Asli - Cp Surat Nikah - Cp Kartu Keluarga - Cp Surat Penyelesaian - Cp Lamp Perhitungan - Copy Desisi - Lap Biaya Asuransi Administrasi & Logistik (BO) Bagian Adm & Keuangan (RO) - Copy Desisi - SIP Asli - Copy Kuitansi Pemby. -Copy Desisi -Copy SIP -Copy Kuitansi Pemby.

Usulan Tim Jenis mutasi : Pembayaran Pensiun Normal / Percepat Pemilik Portopolio : Branch Office ( BO ) UnitBOROHO

Administrasi Biaya Asuransi dan Laporan Bias JHT di RO Alur Penyelesaian Biaya Asuransi dengan pemilik portofolio RO Pertangg 2 Pertangg 2 Adm Keuangan 4 Adm Keuangan 4 HO 3 HO 3 Pem Pol 1 Pem Pol 1 Pem Pol 5 Pem Pol 5

kondisi sekarang Jenis mutasi : Pembayaran Pensiun Normal / Percepat Pemilik Portopolio : Regional Office ( RO ) UnitROHO Pertanggungan - Cp Surat Pengajuan - Cp SK Pemberhentian - Cp Surat Nikah - Cp Kartu Keluarga - Cp Surat Penyelesaian - Cp Lamp Perhitungan - Desisi Asli - Copy SIP - Copy Kuitansi Pemby. - Lap Biaya Asuransi -Surat Pengajuan Asli - SK Pemberhentian Asli/Salinan - Cp Surat Nikah - Cp Kartu Keluarga - Cp Surat Penyelesaian - Cp Lamp Perhitungan - Copy Desisi - Lap Biaya Asuransi Bagian Adm & Keuangan - Copy Desisi - SIP Asli - Copy Kuitansi Pemby.

Usulan Tim Jenis mutasi : Pembayaran Pensiun Normal / Percepat Pemilik Portopolio : Regional Office ( RO ) UnitROHO

SEKTOR PERTANGGUNGAN KUMPULAN

Administrasi Biaya Asuransi PK ( kondisi sekarang) wewenang penerbitan desisi biaya asuransi: 1.HO ( Askes & Cacat) 2.RO (THT, DGK, ASKRED dll) 3.BO ( untuk DDN & SIHARTA) Proses penyelesaian biaya asuransi masih manual (belum melalui GL-iNdO)

Administrasi Biaya Asuransi DDN & SIHARTA Wewenang BO dan BO sebagai Pemilik Portofolio Pertangg 2 Pertangg 2 Adm Logistik 3 Adm Logistik 3 HO 5 HO 5 Pem Pol 1 Pem Pol 1 Pem Pol 4 Pem Pol 4 Kondisi Sekarang

Kondisi sekarang Distribusi Dokumen untuk Wewenang BO (DDN & SIHARTA) UnitBOROHO Pertanggungan-Cp Surat Pengajuan *) -Desisi - SIP Asli -Kuitansi -Daftar Peserta -Lap Biaya Asuransi *) termasuk Dokumen Pendukung -Lap Biaya Asuransi-Cp Surat Pengajuan *). -Desisi - SIP Asli -Kuitansi -Daftar Peserta -Sertipikat -Lap Biaya Asuransi Administrasi & Logistik (BO) Bagian Adm & Keuangan (RO) - Desisi - SIP Asli -Kuitansi -Daftar Peserta -Desisi - SIP Asli -Kuitansi -Daftar Peserta

Kondisi sekarang Distribusi Dokumen untuk Wewenang RO & HO (THT, DGK, ASKRED, ASKES, KECELAKAAN, dll) UnitBOROHO Pertanggungan-Cp Surat Pengajuan *). -Desisi - SIP Asli -Kuitansi -Daftar Peserta -Lap Biaya Asuransi -Cp Surat Pengajuan *). -Desisi - SIP Asli -Kuitansi -Daftar Peserta -Lap Biaya Asuransi -Cp Surat Pengajuan *). -Desisi - SIP Asli -Kuitansi -Daftar Peserta -Sertipikat -Lap Biaya Asuransi Administrasi & Logistik (BO) Bagian Adm & Keuangan (RO) - Desisi - SIP Asli -Kuitansi -Daftar Peserta -Desisi - SIP Asli -Kuitansi -Daftar Peserta

USULAN TIM :

Usulan Tim Distribusi Dokumen Biaya Asuransi untuk Portofolio BO wewenang BO (Siharta & DDN) UnitBOROHO

Usulan TIM Distribusi Dokumen Biaya Asuransi untuk Portofolio BO wewenang HO (Askes & Cacat) UnitBOROHO

Usulan TIM Distribusi Dokumen Biaya Asuransi untuk Portofolio BO wewenang RO ( THT, DGK, ASKRED dll ) UnitBOROHO

Usulan TIM Distribusi Dokumen Biaya Asuransi untuk Portofolio RO wewenang RO UnitROHO

ARSIP / DOKUMEN

kondisi sekarang Sistem Pengarsipan : SektorBOROHO Pertanggungan-BAP dan Biaya Asuransi diarsip tersendiri (disimpan dalam ruang Seksi Pertanggungan), terpisah dari seksi lainnya untuk semua berkas. -Tidak ada pengkodean arsip, hanya diberi tanda di ordner -Mempunyai Arsip tersendiri terpisah dari unit lainnya untuk semua berkas yang disimpan dalam ruang pertanggungan. -Tidak ada pengkodean arsip, hanya diberitanda di ordner -Mempunyai Ruang Arsip yang dikelola oleh Seksi Arsip dengan ruang yang terpisah dari unit lainnya. -Sudah ada sistem pengkodean arsip. - untuk sektor PP Sebagian mengguna- kan pihak ketiga Adm & Logistik (BO) Adm & Keuangan (RO) Mempunyai Arsip untuk seluruh transaksi, terpisah dari unit lainnya yang disimpan dalam ruang seksi Adm & Logistik -Tidak ada pengkodean arsip, hanya diberitanda di ordner Mempunyai Arsip untuk seluruh transaksi, terpisah dari unit lainnya yang disimpan dalam ruang Bagian Adm & Keuangan. -Tidak ada pengkodean arsip, hanya diberi tanda di ordner -Mempunyai Ruang Arsip yang dikelola oleh Bagian Akuntansi dengan ruang yang terpisah dari unit lainnya. -Sudah ada sistem pengkodean arsip.

Jenis DokumenArsip BOArsip ROArsip HO BAP (Cetakan RO) -Copy SP -Copy BK -Copy Indentitas -Copy SP -Copy BK -Copy Indentitas -Tindasan Polis - Copy SP/SKK BAP (Cetakan BO) -SP / SKK -Copy Polis -Copy BK -Copy Indentitas -SP / SKK -Copy Polis -Copy BK -Copy Indentitas - Tindasan Polis - Copy SP/SKK Dokumen Klaim meninggal - Copy pengajuan -Copy Indentitas - Copy srt klaim - Desisi - SIP & Kuit - Copy pengajuan -Copy Indentitas - Copy srt klaim - Desisi - SIP & Kuit -Copy pengajuan -Copy Indentitas - Copy srt klaim - Desisi - SIP & Kuit Dokumen Ekspirasi, tebus, tahapan -Copy pengajuan -Copy Indentitas - Copy srt klaim - Desisi - SIP & Kuit -Copy pengajuan -Copy Indentitas - Copy srt klaim - Desisi - SIP & Kuit -Copy pengajuan -Copy Indentitas - Copy srt klaim - Desisi - SIP & Kuit Distribusi dokumen PP Sektor Pertanggungan Kondisi sekarang

PERMASALAHAN ARSIP DI BRANCH / REGIONAL OFFICE ; Belum ada standarisasi pengarsipan disetiap unit. Banyak terjadi duplikasi arsip Tidak semua kantor mempunyai ruang arsip yang memenuhi standar Belum ada standarisasi jenis dokumen yang di arsip untuk semua sektor Belum memahami manfaat arsip

Usulan TIM Sistem Pengarsipan : SektorBOROHO Pertanggungan Adm & Logistik (BO) Adm & Keuangan (RO)

Jenis DokumenArsip BOArsip ROArsip HO BAP (Cetakan RO) BAP (Cetakan BO) Dokumen Klaim meninggal Dokumen Ekspirasi, tebus, tahapan Distribusi dokumen PP Sektor Pertanggungan Usulan TIM

Jenis DokumenArsip BOArsip ROArsip HO BAP (Cetakan RO) BAP (Cetakan BO) Dokumen Ekspirasi, tebus, tahapan, Klaim meninggal & Cacat (SIP dll) Tempat Arsip dokumen PP Usulan TIM