Oleh : Binner Sitompul, SH Kebijakan Kearsipan Nasional Oleh : Binner Sitompul, SH KEPALA PUSAT JASA KEARSIPAN ANRI Disampaikan pada Pelatihan Budaya Dokumentasi dan Sertifikasi bagi Aparatur Pemerintah di Provinsi Maluku Utara, 3 November 2011.

BIODATA Nama : Binner Sitompul, SH Tempat/ tgl lahir : Sibolga, 01 September 1957 Instansi : Arsip Nasional RI Jabatan : Kepala Pusat Jasa Kearsipan, ANRI Pangkat/ Golongan : Pembina Utama Muda/ IV d. Pengalaman Kerja : 1. Guru SMA 1982-1984 2. PNS di ANRI 1985 sampai sekarang 3. Dosen Fak. Sastra UI Jurusan Kearsipan 1992-1996 4. Mengikuti konprensi dan seminar kearsipan di Bangkok, 2002 5. Studi Banding Kearsipan di Singapore dan Malaysia, 2002 6. Studi Banding Kearsipan di Australia, 2006 7. Sosialisasi UU Nomor 43 Tahun 2009 di Bangkok, Thailand Tahun 2011 8. Pengajar, instruktur kearsipan di Lembaga Pemerintah Pusat dan Daerah, BUMN dan Perbankan dan Perusahaan Swasta. Pengalaman Jabatan : Kepala Bidang Evaluasi dan Laporan Diklat Tahun 1990 - 1993 Kepala Bidang Perencanaan Tahun 1993 - 1996 Kepala Sub Direktorat Penyelenggaraan Diklat 1996 - 2002 Kepala Pusat Pusat Jasa Kearsipan Tahun 2002 – 2006 Direktur Kearsipan Daerah Tahun 2007 - 2009 Inspektur Tahun 2009 - 2011 Kepala Pusat Jasa Kearsipan Tahun 2011 - sekarang 2

Negara Kesatuan Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia 4

Misi ANRI 1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan. 2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi. 3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah 4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jatidiri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. 5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan bagi kesejateraan rakyat sesuai peraturan perUndang-Undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.

PENTINGNYA ARSIP

Pidato/Pembacaan Teks Proklamasi

Proklamasi dalam foto

Ditulis tangan oleh Bung Karno Teks Proklamasi Ditulis tangan oleh Bung Karno 9 9

Diketik oleh Sayuti Melik Teks Proklamasi Diketik oleh Sayuti Melik 10 10

“Apabila dokumen2 negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan se-mata2 karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2-nja memberi pelajanan kepada rakjat.” [Soeharto, Presiden Republik Indonesia 1969]

PENTINGNYA ARSIP "Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya." (Sir Arthur Doughty, 1924)

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2) 14 14

Bentuk Corak Arsip 1. Arsip Tekstual 2. Arsip Audio-Visual Paper Records/Paper Based Records Conventional Records Human Readable Records Eye Readable Records Hard Copy 2. Arsip Audio-Visual Audio-visual Based Records 2.1. Gambar Statik Still Images 2.2. Citra Bergerak Moving Images 2.3. Rekaman Suara Sound Recording 3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan Cartographic & Architectural Records 4. Arsip Bentuk Mikro Microfilm, Microfiche, - Computer Output Microfilm 5. Arsip Elektronik Electronic Records/Electronic Based-Records Computer Records Machine Readable Records

Sehingga dapat dikatakan bahwa Manajemen Arsip Dinamis adalah bagaimana mengelola (how to manage) arsip (dinamis) sejak diciptakan/dibuat, dipergunakan dan dirawat sampai dengan disusutkan secara efektive dan efisien.

* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah Manajemen Arsip Dinamis (Records Management) DAUR HIDUP ARSIP (Life Cycle of Records) PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN PENYUSUTAN *Survei/Inventarisasi arsip * Penilaian arsip * Jadwal retensi * Pemindahan arsip inaktif * Pemusnahan * Penyerahan arsip Statis ke ANRI * Pengurusan Surat * Sistem Pemberkasan dan Temu Balik * Manajemen Arsip aktif * Manajemen Arsip Inaktif * Program arsip Vital * Disaster prevention & recovery plan * Program Perawatan PENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen * Manajemen Korespondensi & Tata Naskah * Manajemen Laporan * Manajemen Produk Hukum 17

Penciptaan Penggunaan Penyusutan Pemeliharaan (Creation) (Use) & Manajemen Arsip Dinamis (Records Management) Life Cycle of Records (1st Cycle) Penggunaan (Use) & Pemeliharaan (Maintenance) Penciptaan (Creation) Penyusutan (Disposition) 18

Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP Peran Kearsipan dalam Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP 19

KERANGKA HUKUM KIP DI INDONESIA UU No. 39/1999 Tentang HAM Keterbukaan Informasi Publik UU No. 25/2009 Ttg Pelayanan Publik National Security Act RUU Rhs Negara UU No. 43/2009 Ttg Kearsipan Privacy Act UU No. 11/2008 Ttg ITE Corporate Privacy Personal Privacy UU No. 40/1999 Ttg PERS

Pengelolaan arsip dalam mendukung UU No 14 Tahun 2008 Pengelolaan arsip dalam kaitannya dengan UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan transaksi Elektronik Arsip Sebagai Alat Bukti Pengelolaan arsip dalam mendukung UU No 14 Tahun 2008 Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik

UU ITE

ASAS DAN TUJUAN ITE Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi. (UU ITE Pasal 3) Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk: mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia; mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;

ASAS DAN TUJUAN ITE Tujuan lanjutan ..... meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik; membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi. (UU ITE Pasal 4)

ASPEK LEGAL ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK) Undang-undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana, yang menurut pasal 184 tentang alat bukti adalah : keterangan Saksi Keterangan Ahli Surat Petunjuk Keterangan Terdakwa

Bukti surat dalam pasal 1904 KUH Perdata, dikenal kategori “tertulis” yaitu : Akta Otentik Akta Bawah Tangan Akta otentik lebih kuat dibanding Akta Bawah Tangan karena mempunyai kekuatan pembuktian formil, pembuktian mengikat dan pembuktian keluar

Mengingat pasal 1905 KUH Perdata, bahwa Akta Otentik adalah akta yang dibuat menurut bentuk Undang-Undang dan dihadapan seorang pegawai umum yang berwenang ditempat itu (Notaris) Contoh : Akta Jual Beli Tanah

Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan. (UU ITE Pasal 5Ayat (1))

Di Australia penetapan peraturan tidak seragam Di dalam hukum yang berlaku umum di negara bagian “Pengaturan Keaslian Dokumen “ pihak yang berpekara di harapkan membuktikan isi dokumen, dokumen asli ditunjukkan tidak berupa copy atau dokumen sekunder yang diperoleh dari itu. 2) Dalam kenyataannya ada beberapa pengecualian yang dibuat dalam peraturan persidangan, seringkali menerima copy dokumen pada pembuktian. Dibeberapa negara bagian, Queensland, Victoria dan Australia Barat mempunyai ketentuan peraturan perundang-undangan yang telah merubah “Peraturan Keaslian Dokumen” yang membolehkan untuk menerima arsip microfilm sebagai pengganti arsip kertas, yang harus mendapat persetujuan/legislisasi dan pemerintah negara bagian

Di Malaysia Amandemen Evident act 1950 pada Tahun 1997 Malaysia mencanangkan negara berbasis TI sejak Tahun 1996 melalui Proyek Malaysia Super Coridor (MSC). Masuknya alat bukti elektronik yaitu: penambahan pada pasal 62 tentang alat bukti primer yaitu: dokumen yang dikeluarkan dari computer merupakan alat bukti primer.

UU KIP

UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010 7-Apr-17 UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010 UU ini mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik melalui pengelolaan dan pelayanan informasi yang mudah diakses masyarakat UU ini mendorong Reformasi birokrasi Sejak dini harus dipersiapkan berbagai perangkat agar implementasi UU KIP dapat dilakukan secara konsisten

Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini: Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan yang terbuka untuk umum) Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789 (Liberte, Egalite, dan Fraternite) Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini: Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi pemerintah masa lalu; Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu negara; Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip untuk masyarakat umum/publik

Kewajiban Badan Publik : Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik Menyediakan Informasi Publik yang akurat,benar, dan tidak menyesatkan Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keaman negara (pasal 7 UU KIP) www.indonesia-satu.com

Hak Badan Publik : Badan publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan , yang mencakup: 1. Informasi yang dapat membahayakan negara 2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat 3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi www.indonesia-satu.com

Pasal 13 Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dan 7-Apr-17 Pasal 13 Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana, setiap Badan Publik : Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dan Membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan informasi publik yang berlaku secara nasional. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sbgmn dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional

Pasal 52 Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan Informasi Publik berupa Informasi Publik secara berkala, Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atau Informasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah). (Pasal 52 UU KIP)

SAMPAI JUMPA LAGI... Terima Kasih