FUNGSI DAN PROSES PERENCANAAN SERTA PENGENDALIAN Kuliah ke 10

A. Proses dan Sistematika Perencanaan Proyek. Menentukan tujuan. Menentukan sasaran. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan. Memilih alternatif. Menyusun rangkaian langkah mencapai tujuan.

1. Menentukan Tujuan Tujuan (goal) organisasi atau perusahaan dapat diartikan sebagai kegiatan yang hendak dilakukan. Contoh : Tujuan perusahaan adalah meningkatkan nilai saham perusahaan di pasaran.

2. Menentukan Sasaran Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai bila organisasi tersebut ingin tercapai tujuannya. Contoh : Tujuan perusahaan ingin menaikkan pemasukan netto per tahun. Tujuan tersebut diusahakan dengan membangun fasilitas baru. Sasaran proyek terdiri dari biaya, jadwal, dan mutu.

3. Mengkaji Posisi Awal Terhadap Tujuan Maksudnya adalah untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi organisasi pada saat awal terhadap sasaran yang telah ada. Contoh : Berapa besar sumber daya yang tersedia dalam bentuk dana, peralatan dan tenaga ahli.

4. Memilih Alternatif. Apakah alternatif yang dipilih memiliki cukup keluwesan untuk menghadapi perubahan keadaan yg mungkin timbul ? Apakah yang dipilih merupakan alternatif terbaik untuk memenuhi tuntutan proyek akan jadwal, biaya, dan mutu ? Apakah alternatif yang dipilih telah mempertimbangkan tersedianya sumber daya pada saat diperlukan ? Apakah telah dipikirkan penggunaan teknologi baru ?

5. Menyusun Rangkaian Langkah Mencapai Tujuan. Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan. Kemudian menyusunnya menjadi urutan dan rangkaian menuju sasaran dan tujuan.

B. Teknik dan Metode Perencanaan Top Down dan Bottom Up. Perencanaan yang effektif.

1. Top Down dan Bottom Up. Top down berarti perencanaan dimulai dari atas ke bawah. Tentukan terlebih dahulu sasaran antara yang ingin dicapai untuk penyelesaian proyek. Memecah menjadi komponen-komponen kegiatan dengan mempertimbangkan berbagai faktor, seperti fungsi, lokasi, sifat dan jenis pekerjaan, dan lain-lain.

1. Top Down dan Bottom Up. Bottom up berlawanan dengan top down. Proyek dipecah menjadi komponen-komonen yang lebih kecil setelah mempertimbangkan keperluan sumber daya pada tingkat normal. Memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing komponen.

2. Perencanaan yang Efektif. Penyampaian perencanaan kepada semua pihak yang berkaitan dengannya. Penjabaran perencanaan yang bersifat umum menjadi suatu action plan. Usahakan sejauh mungkin menggunakan parameter kuantitatif.

2. Perencanaan yang Efektif. Adanya pengkajian ulang (review) secara periodik. Penyusunan perencanaan yang realistis yang tidak terlalu optimistis atau konservatif. Dipikirkan suatu contingency, untuk menanggulangi situasi yang tidak terduga.

C. Fungsi dan Proses Pengendalian. Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, Merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar.

C. Fungsi dan Proses Pengendalian. Mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran

Langkah-Langkah Proses Pengendalian Menentukan Sasaran, Sasaran dihasilkan dari suatu perencanaan dasar dan menjadi salah satu faktor pertimbangan utama dalam mengambil keputusan untuk melakukan investasi atau membangun proyek. Lingkup Kegiatan, Meliputi ukuran, batas, dan jenis pekerjaan yang harus dilakukan.

Langkah-Langkah Proses Pengendalian 3. Standar dan kriteria, ada bermacam-macam standar & kriteria, yaitu berupa : Satuan uang. Jadwal kerja Unit pekerjaan. Standar mutu, kriteria dan spesifikasi.

Langkah-Langkah Proses Pengendalian 4. Merancang Sistem Informasi, berupa program komputer yang dapat mengumpulkan, menganalisis, menyimpan, dan memproses data sehingga menjadi informasi yang diperlukan.

Langkah-Langkah Proses Pengendalian 5. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan, yaitu mengkaji segala sesuatu yang dihasilkan oleh kegiatan pada butir 4. 6. Mengadakan tindakan pembetulan, yang berupa : realokasi sumber daya, menambah tenaga kerja dan pengawasan, mengubah metode, cara, dan prosedur kerja, atau mengganti peralatan yang digunakan.

D. Area (Objek) dan Aspek Pengendalian. Organisasi dan Personil, Memantau apakah organisasi pelaksana proyek dibentuk sesuai rencana, apakah pengisian personil telah memenuhi kualifikasi, dan apakah jumlahnya telah mencukupi. Waktu/Jadwal, Dalam aspek ini objek pengendalian amat ekstensif dan berlangsung sepanjang siklus proyek.

D. Area (Objek) dan Aspek Pengendalian. 3. Anggaran Biaya dan Jam-Orang, pengendalian anggaran dan pemakaian jam-orang berlangsung sepanjang siklus proyek. 4. Pengendalian pengadaan, meliputi masalah prosedur dan peraturan yang diberlakukan.

D. Area (Objek) dan Aspek Pengendalian. 5. Pengendalian lingkup kerja, berkaitan dengan aspek biaya. 6. Pengendalian mutu, berkaitan dengan tujuan pokok produk, mulai dari menyusun program sampai kepada inspeksi dan uji coba produksi. 7. Pengendalian kerja, memantau dan mengendalikan aspek biaya dan jadwal secara terpisah.

E. Pengendalian Proyek Pengendalian Proyek yang Efektif. Pengendalian Proyek yang Tidak Efektif

1. Pengendalian Proyek yang Efektif. Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan. Bentuk tindakan yang diadakan tepat dan benar. Terpusat pada masalah atau titik yang sifatnya strategis.

1. Pengendalian Proyek yang Efektif. d. Mampu mengetengahkan dan mengko-munikasikan masalah dan penemuan, agar koreksi dapat segera dilakukan. e. Kegiatan pengendalian tidak lebih dari yang diperlukan. f. Dapat memberikan petunjuk berupa perkiraan hasil pekerjaan yang akan datang.

2. Pengendalian Yang Tidak Efektif, disebabkan oleh : Karakteristik proyek, tidak mudah mengikuti kinerja masing-masing kegiatan dan menyimpulkan menjadi laporan yang terkonsolidasi. Kualitas informasi, laporan yang tidak tepat pada waktunya dan tidak pandai memilih materi. Kebiasaan, sulit menyesuaikan diri dalam waktu yang relatif singkat.