PJMK Ir. Purana Indrawan, MP PENGENDALIAN EFEKTIF Dasar Manajemen PJMK Ir. Purana Indrawan, MP

Definisi Pengendalian Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan Mengamati dan mengalokasikakan dengan tepat penyimpangan yang terjadi

Langkah Proses Pengendalian Menetapkan standar dan metode mengukur prestasi kerja Pengukuran prestasi kerja Menetapkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar Mengambil tindakan korektif

1. Menetapkan Standar dan Metoda Pengukuran Sasaran dan tujuan yang ditetapkan saat proses perencanaan dinyatakan istilah yang jelas, dapat diukur termasuk batas waktunya. Contoh : memperbaiki keterampilan karyawan dengan melaksanakan seminar seminggu sekali kegiatan bisnis turun pada bulan Juni – Oktober 2014 Dalam industri jasa, contoh standar dan pengukuran: Jumlah waktu pelanggan hrs menunggu dalam antrian Jumlah waktu menunggu sebelum telepon dijawab. Jumlah klien baru yang tertarik oleh kampanye iklan

2. Pengukuran Prestasi Kerja Pengukuran merupakan proses yang berulang dan terus menerus Frekuensi pengukuran tergantung tipe aktivitas yg diukur. Contoh : Tingkat partikel gas di udara harus dimonitor terus menerus Kemajuan produksi jangka panjang mungkin cukup ditinjau hanya setahun sekali

3. Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar Proses membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar  sesuatu sudah dalam kendali Pengendalian tidak harus mengganggu operasi organisasi

4. Mengambil Tindakan Korektif Suatu proses yang penting bila prestasi kerja lebih rendah dari standar, dan analisis menunjukkan ada tindakan yang harus dilakukan. Pengendalian dapat pula mengungkapkan bahwa standar yg ditetapkan terlalu tinggi atau rendah, tindakann korektifnya adalah merubah standar semula, bukan mengubah aktivitasnya.

Perlunya Pengendalian Menciptakan mutu yang lebih baik Menciptakan siklus yang lebih cepat Menambah nilai pada produk atau jasa Mempermudah delegasi dan kerja tim

Prinsip Pengendalian Mencerminkan sifat dari apa yg diawasi Dapat diketahui dengan segera penyimpangan yg terjadi Luwes/fleksibel Mencerminkan pola organisasi yg ada Efisien Dapat mudah dipahami Dapat segera diadakan perbaikan

Jenis Pengendalian Pengendalian dari segi Waktu  preventif dan represif Pengendalian dari segi Obyek  produksi, keuangan, aktivitas karyawan, dll Pengendalian dari segi Subyek  pengawasan intern dan ekstern

Jenis Pengendalian Pengendalian pra-tindakan (pre-action control) Suatu tindakan bisa dilakukan jika sumberdaya (resource) tersedia dalam jenis, jumlah dan mutu yg tepat 2. Pengendalian kemudi (steering control) Pemimpin melihat adanya penyimpangan dan dimungkinkan untk melakukan koreksi, walaupun kegiatan belum selesai dilakukan

3. Pengendalian skrining (screening control atau yes/no control) Mampu melakukan penelitian ganda ketika pengamanan resiko tindakan manajer diperhatikan 4. Pengendalian purna karya (post action control) Metode pengendalian digunakan untuk melihat adanya penyimpangan setelah kegiatan selesai

Bentuk Pengendalian keuangan Laporan keuangan Neraca Laporan rugi laba Arus kas

Bentuk Pengendalian Produksi Pengendalian bahan baku Pengendalian mutu produksi Pengendalian sediaan produksi (inventory) Pengendalian distribusi logistik

Selesai