PERENCANAAN RUANG UNIT KERJA REKAM MEDIS

Untuk meningkatkan produktivitas kerja dan kenyamanan, serta untuk menghasilkan RM yang baik dan berkualitas diperlukan pengaturan tata ruang yang baik, aman, nyaman dan terpelihara. Kondisi ruang URM yang tidak teratur dan tidak terpelihara, seperti RM tergeletak berhamburan, ruang penyimpanan penuh debu dan rayap, ruang kerja yang sempit dan berantakan  akan menghilangkan keakuratan dan nilai guna RM tersebut serta menurunkan kualitas pelayanan

PERTIMBANGAN DALAM MENDISAIN RUANG KERJA Work flow Traffic Pattern Functions Performed in the Work Space Need for Confidentiality of Work Performed Shift Workers – Sharing Work Space Flexibility for Future Needs Employees’ Personal Needs

Employees’ Personal Needs Physical Needs Injury Prevention Safety Needs Social Needs Personal space

SAFETY NEEDS  MANAGEMENT Maintaining a favorable climate for safety Assuring that the equipment and furniture are in the best working condition Being a good example Teaching principles of safety Stressing an orderly work environment Stopping unsafe acts

KEBUTUHAN RUANG Kebutuhan ruang yang sangat penting Loket pendaftaran Ruang kerja Ruang penyimpanan RM Kebutuhan ruang yang penting Ruang tamu Ruang rapat Kebutuhan ruang yang kurang penting Gudang Dapur Kamar mandi/toilet

Kebutuhan ruang di URM Loket pendaftaran Ruang kerja Ruang penyimpanan RM KURANG PENTING PENTING SANGAT PENTG Ruang tamu Ruang rapat Gudang Dapur Kamar mandi

KEBUTUHAN RUANG a. Loket Pendaftaran Kebutuhan loket = Jumlah pasien (total) x t Jam kerja loket t = waktu di loket/pasien b. Ruang Kerja Jumlah petugas terbanyak berdasarkan shift (pagi)+peralatan Shift Kerja: Pagi >>> Siang >> Malam > c. Ruang Penyimpanan RM  UU atau Ketentuan yg Berlaku (5 th) d. Ruang lain-lain: gudang, dapur, toilet dll

KEBUTUHAN LOKET PENDAFTARAN LATIHAN KASUS: 1. Jumlah pasien RJB : 14 orang / hari. 2. Jumlah pasien RJL : 45 orang / hari. 3. Jumlah pasien RI : 9 orang / hari. + T O T A L 68 orang 4. Lama loket buka : 14 jam (07.00 wib – 21.00 wib) JAWAB: Lama penyelesaian 1 RM di loket Pasien RJB = 105 “ Pasien RJL = 95 “ + 200”/60’ = 3,33’ per 1 RM = 3’/1 RM. Jumlah RM yang dihasilkan 1 loket per jam = 60’/ 3’ / 1 RM = 20 RM/jam. Jumlah RM yang dihasilkan 1 loket per 14 jam= (20 RM/jamx14 jam). = 280 RM/14 jam. Jumlah loket yang dibutuhkan = 68 pasien/hari x (1 loket) 280 RM/14 jam = 0,24 loket = 1 loket. LOKET BUKA

SOAL LATIHAN TOTAL PASIEN 400 ORG RJB = 100 ORG RJL = 250 ORG RI = 50 ORG WAKTU EFEKTIF = 6 JAM/HARI WAKTU LOKET BUKA 14 JAM (PK 07.00 – 21.00) BERAPA JUMLAH LOKET YANG DIBUTUHKAN?

LUAS LOKET Diketahui Peralatan yang terdapat di loket. 1. Meja loket (2,4 m x 0,5 m) = 1,2 m2 2. Meja komputer (0,5 m x 0,5 m) = 0, 25 m2 3. Kursi moveable (0,5 m x 0,5 m) = 0,25 m2 + TOTAL 1,7 m2 Space ruangan (60 % x 1,7 m2 ) = 1,02 m2 Luas loket (1,7 m2 + 1,02 m2) = 2,72 m2  3 m2  60% adalah persentase jarak lalu lalang maupun jarak antara satu alat dengan alat lainnya yang dibutuhkan dalam suatu ruangan.

LUAS RUANG KERJA Identifikasi jenis ruang 1. Ruang Manajer 2. Ruang staf (jumlah) Identifikasi peralatan yang digunakan 1. Meja 2. Kursi 3. Filing Kabinet dll

GAMBAR RUANG KERJA

LUAS RUANG KERJA 1. Ruang Manajer URM. Peralatan yang dibutuhkan di ruang Manajer URM a. Meja 1 biro (1,55 m x 0,6 m) = 0,93 m2 b. Filing kabinet (0,4 m x 0,6 m) = 0,24 m2 c. 3 buah kursi movable (0,5 m x 0,5 m) = 0,75 m2 d. 1 unit komputer + meja (1,03 m x 0,6 m) = 0,618 m2 + 2,538 m2 space ruangan (60 % x 2,538 m2) = 1,5228 m2 luas ruang kerja (2,538 m2 + 1,5228 m2) = 4,0608 m2  4 m2 2. Ruang Staf URM. Peralatan yang dibutuhkan di ruang kerja staf: a. 3 buah meja ½ biro (1,2 m x 0,6 m) = 2,16 m2 b. 2 buah filing kabinet (0,4 m x 0,6 m) = 0,48 m2 c. 1 buah rak terbuka untuk sortir (0,38 m x 0,38 m) = 0,14 m2 d. 3 buah kursi movable (0,5 m x 0,5 m) = 0,75 m2 e. 1 buah mesin tik listrik + meja (0,6 m x 0,6 m) = 0,36 m2 f. 1 unit komputer + print + meja (1,03 m x 0,6 m) = 0,618 m2 + 4,508 m2  5 m2 space ruangan (60 % x 5 m2) = 3 m2 luas ruangan kerja (5 m2 + 3 m2) = 8 m2

LUAS RUANG PENYIMPANAN RM Kebutuhan rak filing RM 1. Ukuran RM 2. Jenis statis atau moveable=roll-o-pact 3. Ukuran rak  daya tampung RM 4. Jumlah RM  periode tertentu Luas ruangan

UKURAN REKAM MEDIS Lebar Tebal Panjang

RAK STATIS

CONTOH ROLL-O-PACT (1)

CONTOH ROLL-O-PACT (2) 1 2 3 4 5 6 7 3 2 1

1 unit ROP 1 unit ROP, terdiri dari: 3 sub rak ke samping @100 cm 7 sub rak ke atas-bawah Kapasitas 1 unit ROP  tebal 1 RM +0,5cm = {7 x (100/ 0,5)} x 3 = 4.200 RM

KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN (5 TH) Jumlah RM dalam jangka waktu 5 tahun Daya tampung RM  rak filing

CONTOH KASUS JUMLAH RM DALAM 5 TAHUN “RS A” KEBUTUHAN ROP = {(TAHUN x jumlah HARI setahun x pasien RJB) + pasien RJL} = {(5 tahun x 365 hari x 14 orang) + 45 orang} = (25.550 + 45 orang) = 25.595 RM/5 tahun. KEBUTUHAN ROP 1 unit ROP kapasitas 4.200 RM  25.595/4.200=6,1  maka dalam 5 tahun butuh  6 unit ROP

KEBUTUHAN LUAS RUANG PENYIMPANAN Tergantung jenis Rak penyimpanan yang digunakan (ROP atau rak statis) Langkah-langkah: Hitung kebutuhan jumlah rak Hitung kebutuhan luas setiap 1 unit rak Hasil perhitungan luas 1 unit rak x jumlah unit rak yang diperlukan, lalu tambahkan dengan lebar gang yang diperlukan (mis: 60-90 cm) Total kebutuhan luas ruang ditambah 60%

CONTOH Kebutuhan 6 unit ROP Luas 1 unit ROP = 3 x 100cm x 37 cm = 1,1 m2 Luas 6 unit ROP = (6 x 1,1 m2) + 80 cm = 7,4 m2 dengan tinggi  (7 x 33 cm) = 231cm + 8 cm (kaki) = 239 cm (2,39 m) Kebutuhan luas 6 unit ROP = 7,4 m2 + 60% (7,4) = 7,4+4,4= 11,84 m2  12 m2

KEBUTUHAN LUAS RUANG UKRM Loket Pendaftaran …. m2 Ruang Kerja (manajer + staf) ……….. m2 Ruang penyimpanan RM ………… m2 Ruang rapat, pantry dll (jika memungkinkan) …m2 Total = ……………………… m2

CONTOH Loket Pendaftaran = 3 m2 Ruang Kerja (manajer + staf) = 12 m2 Ruang penyimpanan RM = 12 m2 Total = 27 m2

TUGAS KELOMPOK Berdasarkan beban kerja yang ada di RS saat ini seperti pada tabel berikut ini, buatlah suatu analisis kebutuhan Unit Kerja Rekam Medis meliputi: Kebutuhan Luas Ruang UKRM, meliputi: Loket pendaftaran Ruang kerja (ruang manajer dan staf) Ruang penyimpanan rekam medis (asumsi ketebalan RM + 0,5 cm)  Roll-o-pact standard dengan spesifikasi: 1 (satu) unit Roll-o-pact terdiri dari 3 sub rak ke samping dan 7 sub rak ke atas-bawah. Ukuran setiap sub rak adalah: Panjang = 100cm = 1m Lebar = 37cm = 0,37m Tinggi = 33cm=0,33m Jarak/gang = 80cm = 0,8m

Tabel Beban Kerja  Jumlah RM Waktu kerja efektif  6 jam sehari Kelompok I II III IV Nama RS MEDIKA LOKA AMANAH CITRA MEDIKA INSANI MULIA Pasien RJB 100 40 200 300 Pasien RJL 250 400 700 Pasien RI 50 20 80 120

SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN Bab I Pendahuluan Bab II Kondisi yang ada saat ini (gambar + foto) Bab III Kondisi berdasarkan hasil analisis Bab IV Pembahasan Bab V Kesimpulan dan saran Laporan dibuat dengan kertas A4, Jenis huruf times newroman dan spasi 1,5 Dikumpulkan paling lambat tanggal …………..