Standard Operational Procedure (SOP) Data Siswa (NISN) Malang, 28 April 2007 Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri Departemen Pendidikan Nasional

Agenda Acara Penjelasan JARDIKNAS Penjelasan SOP NISN Demo aplikasi operator NISN Pelatihan mandiri aplikasi Diskusi

Data Pokok Pendidikan Nasional

Standar Kodefikasi Dapodik Format kode NISN = XXX - YYY – ZZZZ (10 Digit) XXX = Tahun Kelahiran. YYY = Nomor Kelompok (Group Number) ZZZZ = Nomor Seri (Serial Number) Format kode NPSN = X-YY-ZZZZZ (8 Digit) X = Kode Pengelompokan Wilayah YY = Kode Kelompok (Group Number) ZZZZZ = Nomor Seri (Serial Number) Format kode NIGN (9 Digit) Bagi Guru Pegawai Negeri nomor NIG = NIP Bagi Guru non-Pegawai Negeri, sbb: Format kode NIG = XX – YYY – ZZZZ XX = Kode Departemen. YYY = Nomor Kelompok ZZZZ = Nomor Serial

Progress Dapodik 2007 Target Block Grant NISN 2006 11 Propinsi 222 Kota/Kabupaten 32 Juta Siswa Capaian hingga Maret 2007 Update 215.000 sekolah (NPSN) 4 juta siswa (NISN)

Kendala Utama Dapodik Kelengkapan data NPSN. Pengumpulan dan entri data siswa dari sekolah-sekolah. Data terkirim tidak sesuai dengan format standar yang ditetapkan. Kelengkapan atribut data siswa yang valid dan wajar.

Pemanfaatan NISN Sebagai alat Validasi BOS Validasi Ujian Nasional Sebagai alat Validasi Beasiswa Depdiknas Sebagai alat Validasi Ijazah Kelulusan

Spesifikasi Data Dasar NISN Atribut data dasar siswa yang dibutuhkan sebagai syarat penomoran NISN, sbb: Nama Lengkap Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Status Tingkatan/Jenjang Kelas ( 1 – 12 ) Alamat Rumah Asal Sekolah (NPSN) Cat: Sekolah wajib memiliki NPSN sebelum mendaftarkan siswanya ke sistem NISN.

Format Kolom File Excel NISN NO NISN NAMA KELAMIN TEMPAT LAHIR TGL LAHIR ALAMAT KELAS NPSN NAMA SEKOLAH KOTA KECAMATAN Nama sheet : NISN

Kesinambungan NISN Menjaga validitas dan akurasi data siswa. Pencatatan riwayat pendidikan siswa yang konsisten. Integrasi data siswa, sekolah dan guru secara nasional. Memberikan layanan publik secara maksimal.

SOP Data Siswa (NISN) Biodata Siswa Mutasi Siswa Non Aktif Siswa Kenaikan Kelas Kelulusan Data Sekolah Pengajuan Perubahan Data Sekolah Biodata Guru Pendaftaran Siswa Baru

Prosedur Biodata Siswa Siswa melapor kepada kepala sekolah untuk perubahan informasi biodata bersangkutan. Kepala sekolah membuat surat pengantar perubahan informasi biodata siswa kepada petugas di Dinas Pendidikan Kota/Kab setempat. Petugas di Disdik Kota/Kab menyerahkan kepada operator DAPODIK untuk diproses lebih lanjut. Operator DAPODIK login ke situs operator DAPODIK dan memilih menu Edit Biodata Siswa. Operator DAPODIK melakukan proses entri data dengan urutan langkah sebagai berikut: No NISN Siswa Klik tombol “EDIT” Merubah/update atribut data siswa sesuai kebutuhan, meliputi: NISN * Nama Siswa Jenis Kelamin Siswa NPSN * Nama Sekolah Asal * Tingkatan Kelas * Alamat Siswa Agama Catatan Prestasi Siswa dan Keterangan Lainnya. Print out 3 (tiga) lembar Surat Keterangan Update Biodata Siswa dari Disdik setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print out tersebut juga ada 7 digit kode khusus dari sistem database pusat sebagai penanda proses validasi dari/ke sistem. Ketiga surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang dan diberi stempel Disdik setempat. Menyerahkan 2 (dua) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Kepala Disdik kepada siswa bersangkutan. Dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat. Sebagai catatan bahwa atribut data yang tidak bisa dirubah adalah Nomor NISN, NPSN, Nama Sekolah Asal, dan Tingkatan Kelas.

Prosedur Mutasi Siswa Siswa melaporkan kepada Kepala Sekolah sekolah asal untuk mendapatkan Surat Ijin Mutasi/Pindah ke sekolah lain. Siswa menyerahkan Surat Ijin Mutasi/Pindah dari Kepala Sekolah asal dan dokumen syarat lain sesuai ketentuan Disdik masing-masing kepada petugas Disdik setempat. Petugas Disdik terkait menyerahkan kepada operator NISN untuk proses ke sistem NISN. Operator NISN Disdik setempat login ke ke situs operator NISN dan memilih menu ”Mutasi/Pindah Siswa”. Operator NISN melakukan entri data meliputi: No NISN Siswa No Surat Ijin Mutasi/Pindah dari Kepsek sekolah asal bersangkutan. Memilih kategori mutasi/pindah siswa (dalam kab/kota, antar kota, antar propinsi). NPSN sekolah tujuan. Keterangan atau catatan lain yang diperlukan. Print out 5 (lima) lembar Surat Pengantar Mutasi/Pindah siswa dari Disdik setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print out tersebut juga terdapat 7 digit kode khsusus dari sistem database pusat sebagai penanda proses validasi dari/ke sistem. Kelima surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang dan diberi stempel Disdik setempat. Menyerahkan 4 (empat) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang kepada siswa bersangkutan. Dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat.

Diagram Alur Mutasi Siswa

Prosedur penerimaan siswa mutasi Siswa menyerahkan Surat Pengantar Mutasi/Pindah dari Disdik asal kepada kepala sekolah tujuan. Kepsek sekolah tujuan membuat Surat Penerimaan Mutasi/Pindah siswa bersangkutan berdasar surat Keterangan/Pengantar Mutasi/Pindah dari Disdik asal siswa. Siswa menyerahkan surat keterangan dari kepsek sekolah tujuan dan surat keterangan/pengantar mutasi/pindah dari Disdik asal kepada Disdik di wilayah sekolah tujuan yang baru. Petugas operator NISN login ke ke situs operator NISN dan memilih menu Aproval Mutasi/Pindah Siswa. Petugas operator NISN melakukan entri data meliputi: No NISN Siswa No Surat Penerimaan Mutasi/Pindah siswa dari Kepsek sekolah asal bersangkutan. Entri 7 digit kode sesuai yang tercetak di Surat Pengantar Mutasi/Pindah dari Disdik asal siswa. Keterangan atau catatan lain yang diperlukan. Klik tombol approval status kepindahan siswa. Print out 3 (dua) lembar Surat Keterangan Pengesahan Mutasi/Pindah Siswa dari Disdik setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print out tersebut juga ada kode khsusus dari sistem database pusat sebagai penanda proses validasi dari sistem. Ketiga surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang dan diberi stempel Disdik setempat. Menyerahkan 2 (dua) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang kepada siswa bersangkutan. Dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat.

Diagram Alur Penerimaan Siswa Mutasi

Prosedur Non Aktif Siswa Kepsek mengeluarkan surat keterangan siswa Non-Aktif kepada petugas disdik setempat. Petugas operator NISN login ke ke situs operator NISN dan memilih menu Non-Aktif Siswa. Petugas operator NISN melakukan entri data meliputi: No NISN Siswa No Surat keterangan siswa Non-Aktif dari Kepsek sekolah bersangkutan. Memilih kategori Non-Aktif siswa (Mengundurkan Diri, Diberhentikan, Meninggal Dunia). Keterangan atau catatan lain yang diperlukan. Print out 2 (dua) lembar Surat Keterangan Status Non-Aktif Siswa dari Disdik setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print out tersebut juga ada kode khsusus dari sistem database pusat sebagai penanda proses validasi dari sistem. Kedua surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang dan diberi stempel Disdik setempat. Menyerahkan 1 (satu) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang kepada kepala sekolah asal siswa bersangkutan. Dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat

Diagram Alur Siswa Non Aktif

Prosedur Update Kenaikan Kelas Setiap tahun ajaran baru, sistem pusat akan merubah sementara status siswa di setiap sekolah menjadi naik kelas.Kecuali bagi siswa tahun terakhir maka status sementaranya dianggap lulus semuanya. Status sementara naik kelas tersebut harus di ”Validasi” oleh Disdik setempat sebagai pengesahan resmi melalui sistem NISN secara online. Setiap Kepsek membuat surat keterangan daftar siswa yang tidak naik kelas di sekolah masing-masing ditujukan kepada kepala disdik setempat untuk diproses ke sistem NISN Pusat.. Pada daftar siswa yang tidak naik kelas harus menunjukkan nomor NISN siswa bersangkutan. Petugas operator NISN login ke situs operator NISN dan memilih menu Status Kenaikan Siswa. Petugas operator NISN melakukan entri data meliputi: No NISN Siswa yang ”TIDAK NAIK KELAS” sesuai surat dari Kepsek bersangkutan. No Surat keterangan daftar siswa TIDAK NAIK KELAS dari Kepsek sekolah bersangkutan. Merubah status kenaikan kelas dari siswa bersangkutan ke opsi ”TIDAK NAIK KELAS” pada TA xxxx/yyyy. Keterangan atau catatan lain yang diperlukan. Print out 2 (dua) Surat Keterangan Siswa TIDAK NAIK KELAS dari Disdik setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print out tersebut juga ada kode khsusus dari sistem database pusat sebagai penanda proses validasi dari sistem. Kedua surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang dan diberi stempel Disdik setempat. Menyerahkan 1 (lembar) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang kepada kepala sekolah siswa bersangkutan. Dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat

Diagram Alur Update Kenaikan Kelas

Prosedur Update Kelulusan Siswa (Siswa tidak lulus) Setiap tahun ajaran baru, sistem pusat akan merubah sementara status siswa tingkat akhir di setiap jenjang di setiap sekolah menjadi lulus. Status sementara kelulusan tersebut harus di ”Validasi” oleh Disdik setempat sebagai pengesahan resmi melalui sistem NISN secara online. Setiap Kepsek membuat surat keterangan daftar siswa yang tidak lulus di sekolah masing-masing ditujukan kepada kepala disdik setempat untuk diproses ke sistem NISN Pusat. Pada daftar siswa yang tidak lulus tersebut harus menunjukkan nomor NISN siswa bersangkutan. Petugas operator NISN login ke situs operator NISN dan memilih menu Status Kelulusan Siswa  Entri Siswa Tidak Lulus. Petugas operator NISN melakukan entri data meliputi: No NISN Siswa yang ”TIDAK LULUS” sesuai surat dari Kepsek bersangkutan. No Surat keterangan daftar siswa TIDAK LULUS dari Kepsek sekolah bersangkutan. Merubah status kelulusan dari siswa bersangkutan ke opsi ”TIDAK LULUS” pada TA xxxx/yyyy. Keterangan atau catatan lain yang diperlukan. Print out 2 (dua) Surat Keterangan Siswa TIDAK LULUS dari Disdik setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print out tersebut juga ada kode khsusus dari sistem database pusat sebagai penanda proses validasi dari sistem. Kedua surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang dan diberi stempel Disdik setempat. Menyerahkan 1 (lembar) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang kepada kepala sekolah siswa bersangkutan, dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat.

Diagram Alur Update Kelulusan Siswa (Siswa Tidak Lulus)

Update Status Kelulusan (Siswa Lulus Semua) Setiap tahun ajaran baru, sistem pusat akan merubah sementara status siswa tingkat akhir di setiap jenjang di setiap sekolah menjadi lulus. Status sementara kelulusan tersebut harus di ”Validasi” oleh disdik setempat sebagai pengesahan resmi melalui sistem NISN secara online. Setiap Kepsek membuat surat keterangan jika seluruh siswanya lulus di sekolah masing-masing ditujukan kepada kepala disdik setempat untuk diproses ke sistem NISN Pusat.. Pada surat tersebut tersebut harus menunjukkan nomor NPSN dari sekolah bersangkutan. Petugas operator NISN login ke situs operator NISN dan memilih menu Status Kelulusan Siswa  Update Siswa Lulus Semuanya. Petugas operator NISN melakukan entri data meliputi: No NPSN Sekolah yang status siswanya ”LULUS SELURUHNYA” sesuai surat dari Kepsek bersangkutan. No Surat keterangan dari Kepsek sekolah bersangkutan.. Keterangan atau catatan lain yang diperlukan. Update seluruh siswa di sekolah terkait LULUS semuanya. Print out 2 (dua) Surat Keterangan Siswa LULUS SELURUHNYA dari Disdik setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print out tersebut juga ada kode khsusus dari sistem database pusat sebagai penanda proses validasi dari sistem. Kedua surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang dan diberi stempel Disdik setempat. Menyerahkan 1 (lembar) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang kepada kepala sekolah bersangkutan. Dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat.

Update Kelulusan Siswa (Siswa Lulus Semua)

Prosedur Penerimaan Siswa Baru Kolektif Pada setiap tahun ajaran baru, sekolah menerima siswa baru yang untuk jenjang SD belum mendapatkan nomor NISN dari pusat. Kepsek mengeluarkan surat keterangan Daftar Siswa Baru (Setiap Tahun Ajaran Baru) disertai dengan file softcopy spreadsheet sesuai standar pusat kepada petugas disdik setempat. Petugas operator NISN membuka aplikasi data uploader NISN untuk melakukan verifikasi dan validasi data siswa. Petugas operator NISN login ke aplikasi data uploader NISN dan memilih menu Update Siswa Baru. Petugas operator NISN melakukan entri data meliputi: No NPSN Sekolah Upload file spreadsheet daftar siswa baru untuk di verifikasi melalui aplikasi dekstop NISN. Upload data daftar siswa baru yang telah diverifikasi ke sistem pusat secara online melalui aplikasi dekstop. Print out 2 (dua) lembar Surat Keterangan Update Data Siswa Baru dari Disdik setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print out tersebut juga ada kode khsusus dari sistem database pusat sebagai penanda proses validasi dari sistem. Kedua surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang dan diberi stempel Disdik setempat. Menyerahkan 1 (lembar) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat Disdik yang berwenang kepada kepala sekolah bersangkutan. Dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat.

Diagram Alur Penerimaan Siswa Kolektif

DEMO dan PRAKTEK

Terima Kasih