OVERVIEW SISTEM AKUNTANSI KEUANGAN VERA 2010 DALAM RANGKA BIMTEK APLIKASI KPPN TAHUN 2010 Bogor, 19 Januari 2010

TUJUAN PEMBELAJARAN TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta mampu : mengoperasikan Aplikasi Vera 2010 secara memadai menghasilkan laporan keuangan secara lengkap, akurat, tepat waktu dan akuntabel TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS melakukan proses instalalasi aplikasi memahami hubungan Aplikasi Vera 2010 dengan aplikasi lain yang terkait memahami siklus alur proses Aplikasi Vera 2010 memahami alur pelaporan Aplikasi Vera 2010 memahami proses validasi Aplikasi Vera 2010 memahami proses rekonsiliasi Aplikasi Vera 2010

METODE PEMBELAJARAN TEORI (20%) SIMULASI PRAKTEK APLIKASI (80%) Penyampaian teori dikombinasikan langsung dengan praktek aplikasi SIMULASI PRAKTEK APLIKASI (80%) DISKUSI DAN TANYA JAWAB

POKOK BAHASAN PENGANTAR APLIKASI VERA 2010 APLIKASI VERA 2009 POKOK-POKOK PERUBAHAN OPERASIONALISASI APLIKASI VERA 2010 INSTALASI SETTING AWAL PROSES APLIKASI APLIKASI VERA 2009 YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM APLIKASI VERA 2009 TROUBLE SHOOTING APLIKASI VERA 2009 DISKUSI DAN TANYA JAWAB

BAHAN PEMBELAJARAN Slide Modul Bimtek Installer Aplikasi Petunjuk Operasional Aplikasi Sample Database KPPN disiapkan masing-masing Peserta

PENGANTAR

DESKRIPSI APLIKASI VERA Aplikasi Akuntansi Vera (Akuntansi Vera/ vera10.exe) : merupakan aplikasi yang memproses data-data transaksi keuangan di tingkat KPPN dengan sebuah mekanisme proses posting yang akan membentuk buku besar sebagai bahan untuk menghasilkan laporan keuangan

JENIS APLIKASI VERA Aplikasi Vera dibedakan menjadi 2: Aplikasi Vera Untuk KPPN Pengguna : seluruh KPPN termasuk KPPN khusus Jakarta VI Materi Bimtek Aplikasi Vera BUN Pengguna : Dit PKN Tidak termasuk materi Bimtek

RUANG LINGKUP APLIKASI Aplikasi Vera memproses data-data transaksi: Sistem Akuntansi Umun (SAU) merupakan sistem akuntansi yang memproses transaksi-transaksi anggaran atau yang terkait dengan transaksi anggaran baik dalam rangka menghasilkan laporan realisasi anggaran (LRA) dan neraca SAU. Sistem Akuntansi Kas Umum Negara (SAKUN) merupakan sistem akuntansi yang memproses transaksi-transaksi yang terkait dengan kas umum negara atau kas lainnya (misalnya Kas BLU) dalam rangka menghasilkan laporan arus kas (LAK), neraca sakun dan laporan posisi kas (LPK).

PETA TRANSAKSI Transaksi SAU SAKUN Estimasi Pendapatan √ Anggaran/Pagu/Allotment Belanja Estimasi penerimaan pembiayaan Anggaran/Pagu/Allotment pengeluaran pembiayaan Realisasi pendapatan Realisasi Belanja Realiasai penerimaan pembiayaan Realisai pengeluaran pembiayaan Realisasi non anggaran uang persediaan Realisasi non anggaran selain uang persediaan

FUNGSI APLIKASI VERA Aplikasi Vera berfungsi : untuk memproses data-data transaksi keuangan di tingkat KPPN baik transaksi SAU maupun transaksi SAKUN melalui sebuah proses posting untuk membentuk buku besar sebagai bahan untuk menghasilkan laporan keuangan SAU dan SAKUN tingkat KPPN

HUBUNGAN DENGAN APLIKASI LAIN

PROSES APLIKASI

OUTPUT APLIKASI Laporan Keuangan Utama Laporan Keuangan Pendukung Neraca Laporan Realisasi Anggaran Laporan Arus Kas Laporan Keuangan Pendukung LRA Belanja LRA Pengembalian Belanja LRA Pendapatan dan Hibah LRA Pengembalian Pendapatan dan Hibah Neraca Percobaan Laporan SAKUN Catatan Atas Laporan Keuangan Tidak Dihasilkan Aplikasi

OUTPUT APLIKASI LANJT Laporan Manajerial Laporan Lainnya Laporan keuangan dengan berbagai bentuk dan variasi Laporan statistik Laporan rincian saldo UP Dan laporan spesifik lainnya Laporan Lainnya Laporan Hasil Rekonsiliasi Laporan Hasil Validasi Cetakah Daftar Transaksi Harian Dll

SPESIFIKASI APLIKASI Bahasa Pemrograman : VFP7 Database : MySQL Operating System : Windows Developer : Dit. SP DJPBN

KELENGKAPAN APLIKASI (INSTALLER AWAL) Installer Aplikasi Awal Installer_vera10_V10.1.0.exe Merupakan installer utama aplikasi vera Installer Database Awal SQLDBVera_2010_V10.1.0.exe Merupakah installer database yang terkait aplikasi Vera baik buku besar (GL) maupun referensi positng rule Database aplikasi terintegrasi dengan database aplikasi KPPN yang lain Installer ODBC MySQL Tidak disertakan dalam installer awal Aplikasi Vera karena sudah disertakan dalam installer Aplikasi SP2D Petunjuk Singkat Dan User Manual Aplikasi

KELENGKAPAN UPDATE Installer Update Petunjuk Update Installer Update EXE Aplikasi Installer Update Referensi Petunjuk Update Penjelasan Perkembangan Update Aplikasi Vera 2010 Berisi perkembangan perubahan aplikasi berikut penjelasan dan dampak serta tindak lanjut Ringkasan Perkembangan Update Aplikasi Vera 2010 Berisi daftar versi Aplikasi Vera yang pernah di release Ringkasan Klarifikasi Permasalahan Dan Solusi Aplikasi Vera 2010

Modul Administrator Modul Operator Modul Pengiriman Data MODUL APLIKASI VERA 2009 Modul Administrator User level 4-3-1 berfungsi untuk melakukan pengaturan utility dan proses pembentukan buku besar Modul Operator User level 4-3-2 berfungsi untuk melakukan operasional transaksi, proses pencetakan-pencetakan laporan, validasi, rekonsiliasi, monitoring rekonsiliasi, laporan-laporan LRA alternatif, dan statistik. Modul Pengiriman Data User level 4-3-4 berfungsi untuk melakukan pengiriman data Vera dan Bendum secara bersama-sama

APLIKASI VERA 2010

POKOK-POKOK PERUBAHAN EXTERNAL Perubahan digit kode sub kegiatan menjadi 5 digit Berdampak terhadap semua struktur table database, proses dan output aplikasi baik penayangan maupun cetakan INTERNAL Secara umum perubahan internal Aplikasi Vera 2010 mengakomodasi seluruh akumulasi perubahan pada Aplikasi Vera 2009 Penambahan modul pengiriman data Proses Pengiriman data LKP dan GL dalam 1 kali proses Penambahan file rekap GL dan header pada data pengiriman Pengembangan fitur validasi, termasuk ringkasan validasi Integrasi proses validasi dengan pencetakan laporan Penambahan variasi laporan LAK bruto Penambahan beberapa laporan alternatif dan statistik Pengembangan fitur rekonsiliasi Pengembangan fitur monitoring rekonsiliasi Perubahan proses penerimaan dari SAKPA (.dbf)

POKOK-POKOK PERUBAHAN lanjt Trigger Perubahan : Adanya kebijakan baru Adanya perubahan kebijakan Adanya kesalahan program Setiap perubahan aplikasi exe dituangkan dalam “Perkembangan Aplikasi Vera” Setiap perubahan referensi (terutama BAS dan posting rule) dituangkan dalam “Perkembangan Referensi Aplikasi Vera”

OPERASIONALISASI APLIKASI VERA

OPERASIONALISASI APLIKASI INSTALASI Install Aplikasi Vera di setiap komputer client Install ODBC di setiap komputer client Install Database di server KPPN SETTING AWAL Setup tahun anggaran dan KPPN Pemroses PROSES APLIKASI PROSES AWAL TAHUN PROSES TAHUN BERJALAN PROSES AKHIR TAHUN

GAMBARAN UMUM PROSES APLIKASI

OPERASIONALISASI APLIKASI LANJT PROSES APLIKASI PROSES AWAL TAHUN Dilakukan oleh user admin (user level 4-3-1) Dilakukan pada awal tahun sebelum proses transaksi tahun berjalan Berfungsi melakukan serangkaian proses awal tahun yang meliputi : membuat saldo awal neraca dan buku besar untuk laporan komparatif membuat jurnal penyesuaian untuk beberapa saldo akun RANGKAIAN PROSES Proses Pengambilan data saldo awal Proses Penyesuaian Kas Dalam Transito Proses Penyesuaian Utang PFK Proses Penyesuaian Aset Tetap Sebelum Disesuaikan

GAMBARAN UMUM PROSES APLIKASI LANJ

OPERASIONALISASI APLIKASI LANJT PROSES APLIKASI PROSES TAHUN BERJALAN Dilakukan oleh user admin (user level 4-3-1), kecuali posting dan pengiriman data Dilakukan selama tahun anggaran berjalan setelah proses awal tahun Berfungsi melakukan serangkaian proses tahun berjalan yang meliputi : Pembentukan buku besar (POSTING) transaksi tahun berjalan Melakukan serangkaian proses input transaksi Vera, pencetakan DTH, Validasi, Pencetakan Jurnal, Laporan Keuangan, Rekonsiliasi dan Proses pengiriman data GL harian

OPERASIONALISASI APLIKASI LANJT PROSES APLIKASI RANGKAIAN PROSES TAHUN BERJALAN Proses Input Transaksi Vera Estimasi Pendapatan Koreksi Kas UP, BLU, Koreksi Lainnya Proses Pencetakan Daftar Transaksi Harian (DTH) semua transaksi Sebagai bahan verifikasi Proses Posting Dilakukan oleh user admin (user level 4-3-1) dijelaskan kemudian Proses Validasi Validasi Kelengkapan Data Validasi Akurasi Data Validasi Kesuaian isian data dengan referensi Proses Pencetakan Jurnal (optional) Proses Pencetakan Laporan Keuangan Proses Rekonsiliasi Proses Pengiriman ADK GL dilakukan oleh user pengiriman data (User Level 4-3-4)

Gambaran Umum Proses Aplikasi LANJ Bisnis Proses Gambaran Umum Proses Aplikasi LANJ

PROSES POSTING Proses posting adalah sebuah proses pembentukan jurnal transaksi / buku besar dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi dengan mengacu pada posting rule. Posting rule adalah sebuah referensi yang dijadikan acuan dalam menentukan pembentukan jurnal - perkiraan yang didebet dan perkiraan yang dikredit - untuk masing-masing jenis transaksi. Setiap transaksi (rekam/ubah/hapus) harus “mengalami” proses posting Buku besar merupakan bahan dasar pembuatan LK

OPERASIONALISASI APLIKASI LANJT PROSES APLIKASI PROSES AKHIR TAHUN Dilakukan oleh user admin (user level 4-3-1) Dilakukan pada akhir tahun setelah seluruh proses transaksi tahun berjalan closing Berfungsi melakukan serangkaian proses akhir tahun yang meliputi Proses Penyesuaian Nilai Pagu Akhir. Proses ini hanya dijalankan jika diperlukan RANGKAIAN PROSES Proses Penyesuaian Nilai Pagu Akhir Proses ini dijalankan jika diperlukan

APLIKASI VERA 2009

YANG PERLU DIPERHATIKAN PADA APLIKASI VERA 2009 Versi Aplikasi s.d. 14 Januari 2010 (Slide yang dibagi masih sd 28 Des 2009) EXE Aplikasi : Versi V09.3.2 Referensi Aplikasi : Versi VR09.1.6 Paket Update Aplikasi KPPN Aplikasi KPPN harus diupdate secara paket sebagai satu kesatuan Paket Update ini terjadi pada Versi: V09.1.0 (Installer Awal) V09.3.0 (Intergrasi Pengiriman Data GL dan LKP) V09.3.1 (Konversi BA BUN) Proses Pengiriman Terintegrasi Proses pengiriman sejak Versi V09.3.0 dilakukan secara bersamaan antara data GL dan data LKP Pada saat tersebut juga terjadi penambahan struktur LKP dan GL Dampak : harus dilakukan proses posting ulang dan pengiriman ulang

YANG PERLU DIPERHATIKAN PADA APLIKASI VERA 2009LANJ Rekonsiliasi Internal Bahwa sejak ada proses pengiriman data terintegrasi maka perlu dioptimalkan proses rekonsiliasi internal Jika pada rekonsiliasi internal masih terdapat selisih maka pada dasarnya data LKP dan GL juga berbeda Rekonsiliasi internal meliputi : Data realisasi (LAK dan LKP) Data non realisasi (data pagu) Konversi BA BUN Dasar Konversi ini adalah SE-50/PB/2009 dan S-793/PB.6/2009 Konversi tersebut berlaku surut Konversi pada Aplikasi KPPN didasarkan pada referensi konversi yang “seharusnya” menjadi bagian tak terpisahkan dari SE-50/PB/2009

YANG PERLU DIPERHATIKAN PADA APLIKASI VERA 2009LANJ Optimasilisasi Validasi Dalam rangka penigkatan kualitas laporan keuangan maka perlu dilakukan validasi seoptimal mungkin Terhitung sejak versi V09.3.1 : ditambahkan fitur ringkasan validasi untuk memudahkan memonitor kualitas data Bahwa fitur ringkasan validasi tersebut WAJIB dijalankan karena status validitas data akan dikaitkan dengan proses pencetakan laporan utama Pemeliharaan Database Sebelum Laporan Keuangan Audited maka database KPPN masih berstatus “aktif” Untuk keamanan data maka perlu dilakukan proses back up secara berkala

TROUBLE SHOOTING APLIKASI VERA 2009 Proses Pengiriman GL Gagal Proses pengiriman data gagal Umum : Ada indikasi database rusak Operating system tidak kompatibel Khusus : Terjadi sejak adanya pengiriman data GL dan LKP terintegrasi Penyebab : Proses instalasi aplikasi yang tidak yang tidak utuh Privilege User pengiriman yang tidak sesuai Operting system yang tidak kompatibel Konversi BA BUN Tidak Tuntas Perlu kajian lebih mendalam terhadap referensi konversi Perlu kajian mendalam untuk transaksi yang memerlukan penanganan khusus

TROUBLE SHOOTING APLIKASI VERA 2009 LANJ Transaksi Tidak Terposting Perlu ditelusuri apakah kode akun yang digunakan telah sesuai apakah referensi posting rule telah lengkap Apakah penggunaan akun sesuai dengan ketentuan posting rule Apakah transaksi tersebut memang ada Hirarki Satker yang tidak sesuai dengan BAES1 Validasi hirarki satker tidak bisa dilakukan secara maksimal karena aplikasi KPPN tidak mempunyai referensi satker secara utuh BASE1 dan satker. Yang ada adalah referensi karwas. Untuk optimalisasi; validasi hirarki satker merupakan deteksi awal dan harus dikombinasikan dengan verifikasi manual

TROUBLE SHOOTING APLIKASI VERA 2009 LANJ Isian kode-kode yang tidak lengkap Akibat kesalahan Ketidaklengkapan atau kesalahan pengisian kode-kode Harus dikoreksi dengan edit data Contoh: kesalahan isian akun, baes1, satker pada data MPN Akibat sistematis Ketidaklengkapan isian data yang terjadi secara sistematis Dibedakan menjadi 2: Masih dapat dilakukan perbaikan data Contoh: isian kode SDCP dan jenis kewenangan pada data MPN Mutlak tidak bisa dilakukan perbaikan data Contoh kode kegiatan dan subkegiatan pada potongan SPM/SP2D untuk transaksi pengembalian belanja

TROUBLE SHOOTING APLIKASI VERA 2009 LANJ Data pagu yang berbeda antara SP2D dan Vera Bahwa setiap dokumen DIPA termasuk revisi adalah transaksi keuangan sehingga harus dibukukan dan diakuntansikan Proses pembukuan dan akuntansi transaksi DIPA adalah untuk setiap masing-masing transaksi sehingga jejak perkembangan transaksi DIPA akan terpelihara sekaligus sebagai “audit trail” Transaksi revisi yang dibukukan pada d_pagu yang tercermin pada kolom pagu akhir tidak memenuhi “kebutuhan audit trail” karena ada “penghilangan” jejak revisi-revisi sebelumnya Proses akuntansi pada aplikasi vera: Transaksi pagu awal diambil dari transaksi pagu awal (d_pagub kolom pagu awal) Transaksi revisi pagu diambil dari transaksi revisi (d_historyb, selisih antara rupiah setelah revisi dengan rupiah sebelum revisi) Rumusan pagu akhir pada aplikasi vera = pagu awal ditambah akumulasi transaksi revisi Rumusan pagu akhir pada d_pagub “seharusnya” sama dengan kolom pagu awal ditambah akumulasi transaksi revisi

TROUBLE SHOOTING APLIKASI VERA 2009 LANJ Proses Posting Gagal Database rusak Penyebab Komputer Server ter-shutdown mendadak akibat: listrik mati tanpa UPS, server hang Solusi Identifikasi proses yang sedang berlangsung ketika terjadi shutdown mendadak Cek seluruh transaksi yang kemungkinan rusak Jika hanya GL yang rusak maka, restore back up GL (t_gl*.*) Jaringan Terputus Update Table belum dilakukan Adanya update database, modifikasi tabel atau penambahan tabel yang belum dilakukan baik internal aplikasi vera maupun aplikasi lain yang terkait. Lakukan update database

ALAMAT FTP APLIKASI VERA ftp://ftp1.perbendaharaan.go.id/aplikasi_kppn/vera09 Aplikasi Vera 2010 ftp://ftp1.perbendaharaan.go.id/aplikasi_kppn/Aplikasi_2010/Vera

Terima Kasih