Tatakelola dan RoadMap Sistem Informasi Rumah Sakit Dinas Kesehatan DI Yogyakarta Maret 2015

Bibliografi

Outline presentasi Sistem Informasi Rumah Sakit Regulasi dan aspek legal RoadMap SIMRS Berbagai model maturitas SIMRS

Sistem Informasi Rumah Sakit Essential indicators Definitions Tools Use Feedback Program changes Policies Resource allocation Collect Process Reporting: completeness Verification: data checks Adjustment Interpret Multiple indicators Context Overall performance Analyze Error and adjustment Indicator computation Performance assessment Present Visualization of data Formats for communication

Indikator Pelayanan RS Indikator pelayanan dasar: BOR, LOS, TOI, Rata-rata kunjungan Ketenagaan: Rasio perawat dengan TT, rasio dokter dengan jumlah kunjungan Pelayanan RS Pelayanan rawat inap: Jumlah kunjungan, pasien keluar hidup, pasien keluar meninggal (<48 jam dan >48 jam), lama dirawat, hari perawatan. Pelayanan IGD: DOA, Meninggal di IGD, Jumlah pasien rujukan, dirujuk Pelayanan Rawat Jalan, Penunjang Medis (Lab, Radiologi, Farmasi) Morbiditas dan mortalitas Data kunjungan pasien 10 besar penyakit rawat inap dan rawat jalan Kunjungan rawat jalan dan rawat inap

Permenkes 1171/Menkes/SK/2011 Data Dasar Data dasar rumah sakit Indikator pelayanan rumah sakit Fasilitas tempat tidur rawat inap Data Ketenagaan Data ketenagaan rumah sakit Data Pelayanan Pelayanan rawat inap, Rawat darurat, Gigi dan mulut, Kebidanan, perinatologi, Pembedahan, Radiologi, Laboratorium, Rehabilitasi medik, pelayanan khusus, Kesehatan Jiwa, KB, Pelayanan resep, dll Morbiditas dan Mortalitas Penyakit rawat inap Penyakit rawat jalan Pengunjung RS Pengunjung rumah sakit, Kunjungan rawat jalan 10 besar penyakit rawat inap dan rawat jalan

Komponen SI/TI di rumah sakit Ada banyak pemodelan RKE, salah satunya adalah di gambar ini. Sekali lagi perlu diperhatikan bahwa, RME merupakan suatu perkembangan panjang (incremental product). Dimana sub-systems yang ada juga berkembang secara terpisah. Source Systems: LIS, PIS, PACS, Devices Clinical Information System: EMAR: Electronic medication administration record POC: Point-of-care charting system Supporting infrastructure (storage): Clinical Data Repository

Arsitektur sistem informasi RS Clinical Intelligence Business Intelligence Datawarehouse Monitoring Perencanaan dan Penyerapan Anggaran melalui proses pengadaan Back Office Financial, Accounting & Budgeting Supply Chain Management Bill – Receivable System Manajemen Bed Lab Information System Pharmacy Information System Hanya yang front office yang akan menjadi target implementasi sistem, untuk back office dapat menggunakan sistem lain yang diintegrasikan dengan EHR Digital Imaging System Front Office Registrasi Pendaftaran Rekam Medis Discharge Rawat Jalan Radiologi Kamar Operasi Registrasi Admisi Discharge Laboratorium Rawat Inap

Aplikasi SIM RS: Front Office Rawat Jalan Radiologi Kamar Operasi Registrasi Admisi Discharge Laboratorium Rawat Inap Registrasi No Rekam Medis Nama Lengkap Gelar No. KTP/SIM No. Passport Nama Keluarga Jenis Kelamin (v) Tgl Lahir - Umur Tempat Lahir Alamat Tetap Wilayah (v) Kode Pos Telepon Fax HP E-mail Agama (v) Pekerjaan (v) Alamat Bekerja Telepon Kantor Suku (v) Kebangsaan (v) Golongan Darah (v) Status Perkawinan (v) Tingkat Pendidikan (v) Admisi Tgl Masuk Unit (v) Alamat Sementara Wilayah (v) Telepon Penjamin Personal Informasi Rujukan Dokter Perujuk Telepon Dokter Asal Rujukan (v) Jaminan (v) Dokter (DPJP) (v) Cara Masuk Diagnosa Masuk (v) Clinical Notes Deskripsi Findings Vital Sign dll (v) SNOMED Labs Lab (v) LOINC Hasil (v) Diagnosa Diagnosa (v) ICD 10 Deskripsi Prosedur Prosedur (v) ICD 9 CM Deskripsi Pengobatan Obat (v) RXNorm Dosis Tagihan Jasa medis Jasa sarana Tarif Discharge Tgl Discharge Cara Pulang Lanjutan Rawat http://idn-hdd.depkes.go.id

Karakteristik Kegiatan SIMRS Analisa Identifikasi kebutuhan Sosialisasi dan Advokasi Implementasi Penyesuaian proses bisnis & Operasional Pelatihan & pendampingan Pemeliharaan Pengembangan Sistem analist Hard coding

Regulasi dan Aspek Legal SIMRS UU Praktek Kedokteran (2004) Kepmenkes Standar Kode Data Bidang Kesehatan (2006) UU Informasi Keterbukaan Publik (2008) UU Transaksi Elektronik (2008) Permenkes Rekam Medis (2008) UU Kesehatan (2009) UU Rumah Sakit (2009) Permenkes Sistem Informasi RS (2011) PP Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (2012) PP Sistem Informasi Kesehatan (2014) ……….. Berkaitan dengan tatakelola dan sumber daya SIK Berkaitan dengan mengumpulkan/membuat data Berkaitan dengan penyimpanan dan standar data Berkaitan dengan penggunaan data Berkaitan dengan penyebaran data

PP SIK No 46 tahun 2014 Input Process Output Kebutuhan data berdasarkan indikator kesehatan Instrumen pencatatan dan pelaporan (pengumpulan data) Sumber data (rutin, non rutin) Sumber Daya SIK (hardware, software, brainware, financing) Tatakelola dan pengorganisasian (berbagai level) Pengolahan data dan informasi, penyimpanan, keamanan dan kerahasiaan data Produk informasi Penyebarluasan Pendayagunaan Penggunan data Informasi upaya kesehatan Informasi penelitian dan pengembangan Informasi pembiayaan kesehatan Informasi sumber daya manusia kesehatan Informasi sediaan farmasi, alat kesehatan dan makanan Informasi manajemen dan regulasi kesehatan Informasi pemberdayaan masyarakat

SIM Plan dan RoadMap SIMRS “…is the development of a comprehensive long-range plan for guiding the activities and operations of (hospital IT) in an organization.” SIM Plan merupakan suatu proses yang mencakup: Mendefinisikan visi, misi, tujuan dan sasaran SIMRS bagi organisasi Menyusun kebijakan-kebijakan SIMRS di organisasi Membuat strategi dan kegiatan SIMRS Proses tersebut mengarah pada “produk” dan “servis” apa yang akan ditawarkan baik internal maupun eksternal

Contoh RoadMap SIMRS Kegiatan Implementasi SIM RS 2010 2011 2012 2013 Penyusunan dokumen rencana pengembangan SIMRS Restrukturisas organisasi di RS Penataan alur pelayanan rekam medis Membuat perencanaan infrastruktur SIMRS Tersedianya aplikasi dasar SIMRS Evaluasi Kegiatan SIMRS Peningkatan Kapasitas tim TI Modul registrasi rawat jalan dan UGD Modul tagihan rawat jalan dan UGD Module Registrasi Rawat Inap dan ICU Modul Tagihan rawat inap dan ICU Modul Pelaporan Rutin Rekam Medis Modul Farmasi Modul Peresepan Elektronik Pengembangan Modul Dokumentasi Medis Analisa data rutin untuk profil dan pelaporan Pemetaan Data Pendukung Sistem Akuntansi RS Penyusunan Update Rencana Strategi TI

Komponen RoadMap SIMRS Application(s) Governance Leadership SI/TI Sosio-teknis, Aspek Keahlian, penerimaan Keamanan, privasi,Integritas, aksesibilitas Aspek Struktur Organisasi, Pembiayaan, Standar Infrastructure Tatakelola SIMRS Cakupan modul/sistem di RS (Front Office, Back Office) Infrastruktur (data center, jaringan dan disaster plan) Data collection (too much or too little) Completeness Accuracy Timeliness Single identification (for integration and interoperability) Integrated to existing system (ex: electronic medical record) Sustainability and nation-wide usage (funding, regulation) Ability to interface with Electronic Health Records (EHRs) Incentives for providers to purchase and use a registry Funding for hospital IS Data integration and sharing for national level Sustainability issues: maintenance and adapting to future needs) Legal issues of confidentiality and who has access to the data Communication and outreach to educate providers about registries and EHRs

Karakteristik Organisasi

RS yang sudah mengadopsi SIMRS RS yang sudah mengadopsi SIMRS Kondisi tahun 2013 (n=57) Tipe RS RS yang sudah mengadopsi SIMRS Total % A 3 100% B 11 C 15 73,33% D 19 22 86,36% Non Kelas 4 6 66,67% Tipe RS RS yang sudah mengadopsi SIMRS Total % RS Pemerintah 10 100% RS TNI/Polri 3 RS Yayasan 26 31 83,87% RS Swasta 9 13 69,23% 97% RS sudah memiliki akses internet 84% RS sudah memiliki SI Elektronik

Struktur Organisasi Direktur Utama Unit IT? Direktur Yanmed Bidang Penunjang Medik Direktur Operasional Bidang Pengendalian Direktur Keuangan Bidang Perencanaan Direktur SDM dan Penelitian Bidang Diklat dan Pengembangan Direktur Pemasaran dan Informasi

Location of IT within organization Functional IT leadership Group-wide IT Structure/architecture CENTRALIZED DECENTRALIZED Unresponsive Excessive overall cost to group No SBU ownership of systems SBUs have ownership Scale economics Variable standards of IT competence Doesn’t meet every SBU’s need Users control IT priority Control standards Reinvention of wheels No SBU control of central overheadcosts Responsive to SBU’s need Critical mass of skills No synergy Pooled experience Synergy

Siapa saja tim SIM RS? Survey TRIBAL 2009 (Inggris) 1 tenaga SIM : 52 Tenaga Non SIM Komposisinya dapat dilihat pada grafik berikut

Fungsi Administrasi - Data sosio-demografi pasien - Skema penjaminan - Data layanan rumah sakit

Fungsi Klinis Admisi pasien menunjukkan jenis layanan yang diterima pasien/ dilakukan rumah sakit Pemeriksaan penunjang yang diterima pasien/ dilakukan rumah sakit

Tatakelola versus Fungsi Klinis

Evaluasi SIMRS DIY tahun 2013 Penggunaan SIMRS di DIY Lebih dari 80% RS DIY sudah menggunakan SIMRS Tingkat kedalaman berbeda satu dengan lainnya Penggunaan SIMRS tergantung pada beberapa hal, antara lain: Adanya unit Sistem informasi di Rumah Sakit Adanya tenaga berlatar belakang TI 4.93 kali lebih besar untuk memperoleh skor penggunaan sistem informasi untuk fungsi administratif

Berbagai Model Maturitas SIMRS Evidence-based practice Combine with PHR Goal: Consumer empowerment Collector Phase 1 Documenter Phase 2 Health Information exchange Goal: Integrated health service Create data/information, Unidirectional Goal: intention Helper Phase 3 Partner Phase 4 Point-of-care data capture, Simple Alert system, Result management Goal: Efficiency Mentor Phase 5 Longitudinal record DSS in acute care and ambulatory Goal: efficiency, patient safety GartnerGroup megkategorikan berdasarkan perkembangan insutri ICT yang ada saat itu. Sehingga tahapan pada GartnerGroup lebih ke arah historitical aspect of EHR from many health facilities. Collector: Hanya fungsional untuk menampilkan hasil Tidak ada fungsionalitas SPKK, knowledge management, communication unidirectional Documenter: Data capture occurs at point of care Simple CPOE system with drug-drug and drug-allergic alerts are provided Simple documentation exist with minimal collection of discrete data Graphic and tabular display for results management capability is included Helper: Sudah ada fungsi longitudinal record DSS system untuk membantu pengambilan keputusan yang terintegrasi Waktu GartnerGroup generation of EHR (Amatayakul, 2009)

EMRAM - HIMSS Davis, 2009. HIMSS Analytics

Usulan Maturitas Model SIMRS Level 0: Intention to use Level 1: Administration and billing Level 2: Ancillary systems to support clinical care Level 3: Basic decision support systems Level 4: Clinical Documentation Level 5: Health Information Exchange Level 6: Consumer Health Informatics Level 7: Paperless Environment

Poin penting maturitas model Karakteristik RS Sumber Daya RS Tatakelola dan Kepemimpinan SIMRS di rumah sakit Infrastruktur SIMRS Privacy, security dan Disaster Plan SIMRS Aplikasi dan Teknologi Yang digunakan Cakupan Fungsi SIMRS Manfaat dan Hambatan

Tujuan dan Manfaat Menilai level adopsi sistem informasi di rumah sakit sebagai salah satu upaya dalam mengidentifikasi strategi dalam memperkuat SIMRS Benchmarking antar rumah sakit terhadap upaya optimalisasi fungsi teknologi informasi dan komunikasi

Strategi dan Pendekatan Focus group diskusi (workshop) Kuesioner evaluasi Site visit dan verifikasi data Diseminasi hasil

Terimkasih