OTENTIFIKASI INFORMASI DAN FISIK ARSIP DIREKTORAT JENDERAL ADMINISTRASI HUKUM UMUM OLEH: CAHYONO PJS. KABAG TATA USAHA

Definisi Arsip Menurut UU No 43 Tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip tercipta ada 2 cara: 1 Arsip tercipta ada 2 cara: 1. Arsip yang sejak awal berupa elektronik : email, twitter, chatting 2. Arsip kertas yang kemudian di scan menjadi arsip elektronik

Autentikasi Arsip Elektronik Dilihat dari segi hukum berdasarkan: Tentang alih media dalam PP no 28 Tahun 2012 pasal 48 dan 49. (5)   Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media. (10) Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dokumen elektronik di Ditjen AHU Sertifikat Fidusia Keabsahan dari dokumen dinilai dari tercatat atau tidaknya nomor sertifikat fidusia di basis data Aplikasi Fidusia Online. Terdapat fungsi pencarian berdasarkan nomor sertifikat

SK Pendirian Perseroan Terbatas Keabsahan dilihat dari barcode yang tertera pada dokumen SK. Jika barcode si scan maka akan langsung terkoneksi ke situs Ditjen AHU yaitu ahu.web.id dan akan memunculkan informasi berupa nama perseroan, nomor SK, notaris pembuat, nomor akta serta tanggal akta.

PERAN KEMENKUMHAM DALAM AUTENTIFIKASI INFORMASI DAN FISIK ARSIP Kementerian Hukum dan HAM telah lama ikut berperan serta dalam autentifikasi informasi. Hal ini dapat dilihat pada 11 unit eselon I yang telah memiliki keautentikan informasi seperti Ditjen Peraturan Perundang-undangan, BPHN, Ditjen Imigrasi, Ditjen Pemasyarakatan. Informasi dapat diperoleh melalui website yang berisi informasi dari unit masing – masing.

FISIK ARSIP Kementerian Hukum dan HAM bekerja sama dengan Percetakan Negara RI dalam hal penyimpanan Berita Negara dan Lembaran Negara yang ada kaitannya dengan penerbitan berbagai macam peraturan perundang – undangan. Begitu pula dengan Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, yang saat ini tidak lagi menerima dokumen fisik dalam pendirian PT. Dokumen fisik tersebut diserahkan oleh Notaris langsung ke Percetakan Negara.

DITJEN AHU TURUT MENDUKUNG PROGRAM KERJA ANRI Penyerahan Dokumen Sidik Jari dan Parpol Sampai saat ini Ditjen AHU telah menyerahkan dokumen fisik sidik jari (Dit Daktiloskopi) para pejuang/pahlawan nasional tahun 2013 dan tahun 2014 ini menyerahkan sidik jari a/n DN Aidit dan Oentong serta beberapa tentara KNIL. Dalam waktu dekat juga akan diserahkan dokumen fisik Partai Politik yang terdaftar pada tahun 1999.

TERIMA KASIH SAMPAI JUMPA