Drs. I Made Arjana Gumbara PERATURAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NO. 30 TAHUN 2013 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Martan Kiswoto martankiswoto@yahoo.com Disampaikan oleh: Drs. I Made Arjana Gumbara

A. Maksud dan Tujuan: Memberikan pedoman bagi SOPD dalam mengumpulkan, mengolah, mendokumen tasikan, menyediakan dan menyampaikan dan menyampaikan informasi ttg rencana, kegiatan dan hasil yg dicapai secara akurat, cepat dan tepat waktu; Memberikan pedoman kepada PPID, PPID Pembantu dan Pejabat Fungsional Pengelo Informasi dan Dokumentasi dalam menyediakan dan memberikan pelayanan informasi secara cepat, tepat waktu, cara yg sederhana & biaya ringan

B. PPID Pajabat struktural yg ditunjuk Gubernur dan bertugas mengelola dan melayani informasi publik di lingkungan Pemda DIY (Keputusan Gubernur nomor 338/Kep/2010, jo Keputusan Gubernur nomor 302/Kep/2011); Memiliki kompetensi di bidang pengelolaan dokumen, pengolahan data, pelayanan informasi & kehumasan; Bertugas merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengevaluasi pengelolaan dan pelayanan informasi; Berfungsi penghimpunan, pendokumentasian dan penyimpanan informasi publik, pelayanan informasi publik, pelaksanaan uji konsekuensi Informasi Yang Dikecualikan, penyelesaian sengketa informasi publik di Komisi informasi; Dalam melaksanakan tugas dibantu PPID Pembantu dan Pejabat Fungsional Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi;

C. PPID Pembantu Memiliki kompetensi di bidang pengelolaan informasi publik, dokumentasi dan pelayanan informasi di SOPDnya; Bertugas merencanan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengevaluasi pengelo laan informasi dan dokumentasi di satuan kerjanya, serta memasok informasi dan laporan berkala maupun insidental kepada PPID; Berfungsi mengumpulkan dan mendokumen tasikan informasi publik (wajib tersedia dan diumumkan berkala, informasi serta merta dan tersedia setiap saat), menginventarisasi informasi yang dikecualikan dalam SOPDnya,pengolahan dan penyediaan informasi publik dan penyimpanannya, menyelesaikan sengketa informasi di Komisi Informasi dan berkoordinasi dengan PPID dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi serta pelayanan informasi.

D. Organisasi PPID dan PPID Pembantu PPID Pemda DIY Personalianya (Sekda / atasan PPID, PPID, Sekretaris, Urusan Pengelolaan Informasi, Urusan Dokumentasi dan Arsip, Urusan Pelayanan Informasi, Urusan Penyelesaian Sengketa Informasi di Komisi Informasi/Pengadilan, dan PPID Pembantu); Ditetapkan oleh Gubernur; PPID Pembantu di SOPD Pemda DIY, Personalianya Kepala SOPD (Atasan PPID Pembantu), PPID Pembantu, Sekretaris, Urusan Pengelolaan Informasi (pengumpulan, pengolahan, penyediaan dan pengklasifikasian), Urusan Dokumentasi dan Arsip, Urusan Pelayanan Informasi, Urusan Penyelesaian Sengketa Informasi di Komisi Informasi, dan Anggota. Ditetapkan Kepala SOPD.

E. Informasi Publik Wajib disediakan dan diumumkan berkala: Profil Badan Publik (alamat, struktur organisasi, tugas dan fungsi, program kerja dll); Kegiatan dan Kinerja, Laporan Keuangan, hal lain yg diatur dalam PERKI no. 1 Tahun 2010 ttg Standar Layanan Informasi Publik Informasi Serta Merta ( bencana, limbah berbahaya, kegagalan teknologi, gangguan utilitas publik); Tersedia setiap saat (peraturan, keputusan renstra, perjanjian dengan pihak ketiga, SOP Kerja, Laporan layanan akses informasi)

F. Penegcualian Informasi Menganut ketentuan perundangan; Prinsip  ketat (mengacu validitas dan obyektivitas), terbatas (menghindari tafsir subyektif dan sewenang-wenang), tidak mutlak; Dilakukan melalui metode uji konsekuensi; Mnedasarkan pada kepentingan publik; Penetapan melalui mekanisme rapat sesuai ketentuan

G. Pendokumentasian Informasi Sesuai dengan peraturan perundangan kearsipan dan persuratan; Dikoordinasikan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah; Secara bertahap (dsekripsi, verifikasi, dan otentifikasi); H. Pelayanan Informasi PPID melakukan pelayanan informasi (melalui pengumuman, permohonan maupun langsung); Berkala melalui situs, bahasa yg mudah difahami, BPBD wajib umumkan prosedur evakuasi keadaan darurat; Pelayanan langsung atas perhonan tertulis dan tidak tertulis; Pelayanan langsung melalui Plaza Informasi; SOP Pelayanan diatur dengan Keputusan PPID (Kepala Dinas Hubkominfo)