IMPLEMENTASI APLIKASI SISTEM e FORMASI KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI, JANUARI 2015

LATAR BELAKANG Diperlukan SDM Aparatur yang bersih, Kompeten dan melayani : Berapa besar jumlah PNS yang dibutuhkan. Bagaimana pengaturan kebutuhan PNS dalam lima tahun ke depan (kekurangan/kelebihan). Uraian Jabatan (Nama Jabatan, iktisar jabatan beserta kegiatannya) Peta jabatan (Jabatan apa saja yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas organisasi) Analis beban kerja (Seberapa banyak jumlah Pegawai yang dibutuhkan dalam satu jabatan agar tidak ada lagi pekerjaan yang menumpuk bukan pekerjaan yang di tumpuk) Distribusi pegawai, apakah ada unit yang kekurangan/kelebihan pegawai sehingga diperlukan pengaturan untuk dipindahkan. Usulan formasi (berapa banyak yang akan di usulkan untuk pengangkatan pegawai baru) Bazetting (selisih antara kebutuhan pegawai dengan kondisi pegawai saat ini) 2

Formasi Informasi Peta Jabatan Informasi jumlah PNS / PPPK Menyediakan Data : Informasi Peta Jabatan Informasi jumlah PNS / PPPK Informasi jumlah kebutuhan ASN Informasi PNS yang akan pensiun BUP Informasi jumlah kekurangan dan kelebihan ASN Informasi rekapitulasi jabatan/pangkat yang kekurangan formasi (Jabatan Fungsional) 3

OPTIMALISASI FORMASI Jabatan Utama : Merupakan pelaksana tugas pokok suatu organisasi (jika jabatan ini tidak ada atau tidak diisi maka organisasi tidak berfungsi) Memberikan layanan lengsung pada masyarakat Pekerjaan bersifat teknis substanstif Pelaksanaan tugas tidak dapat/sulit diganti oleh orang lain Pengengkatan jabatan fungsional umum (Pelaksana) kalau memang belum ditetapkan jabatan fungsional tertentu baru dapat diisi melalui jabatan fungsional umum. Penetapan Nama-Nama jabatan Fungsional yang akan diisi ditetapkan oleh Kementerian PAN & RB. 4

PERENCANAAN KEBUTUHAN Pola Lama Pola Baru Pengangkatan Pegawai Berdasarkan kebutuhan bisnis proses organisasi (jabatan Pelaksana/Jabatan fungsional) Pengangkatan Pegawai sesuai dengan jumlah pangkat/ golangan ruang (ijazah) Jabatan fungsional umum Jabatan fungsional tertentu Jabatan Pelaksana Jabatan Fungsional 5

( Jabatan Fungsional Umum ) JENIS-JENIS JABATAN Pola Lama ( Jabatan Fungsional Umum ) Pola Baru (Jabatan Pelaksana) satu kegiatan menjadi nama jabatan (Pengagenda surat) Nama organisasi menjadi nama jabatan (Bendahara Sekolah) Kegiatan yang sama dibuat nama jabatan yang berbeda –beda dan diikuti nama organisasi (Bendahara Pengeluaran, Bendahara Penerimaan, Bendahara Sekolah, Bendahara barang, Bendahara gudang, dll) Nama jabatan mengikuti banyak nya jumlah pegawai. beberapa kegiatan menjadi nama jabatan Pengadministrasi Surat (Penerima surat, Mengagendakan surat, menyortir surat, mengantarkan surat, dll) yaitu multitask Kegiatan yang sama seharusnya menggunakan hanya satu nama jabatan “Bendahara “(Bendahara Pengeluaran, Penerimaan, Sekolah, barang, gudang, dll) Pegawai yang mengikuti jabatan (bisa saja ABK lebih dari satu setiap jabatan) 6

Optimalisasi Jabatan Fungsional/ Jenis jabatan Fungsional Umum Contoh JF Tertentu (142 JF) Perancang Peraturan Perundang-undangan Perencana Widyaiswara Analis Kebijakan Analis Kepegawaian Auditor Kepegawaian Assessor SDM Aparatur Pustakawan Arsiparis Pranata Komputer Statistisi Auditor Litkayasa Perekayasa Pranata Humas Penerjemah Dokter Perawat Guru dll Contoh JF Umum Pengadminsitrasi Umum Pengadministrasi Surat Pengadministarsi Keuangan Analis Anggaran Analis Hukum Analis Keuangan Analis Budidaya Perikanan Analis Sistem Informasi dan Jaringan Sopir/Pengemudi Mobil Pilot Operator Data Entry Sekretaris Teknisi Kendaraan Teknisi Komputer Pengelola Database Pengelola Perpustakaan Pengawas/Pengamat Bangunan Penjaga Kamar Mayat Petugas Keamanan dll 7

Standar Nama Jabatan Nama Jabatan adalah sebutan untuk memberi ciri dan gambaran atas sisi jabatan, yang berupa Sekelompok Tugas Yang melembaga atau menyatu dalam satu wadah jabatan. Secara Mapan Diduduki Oleh Seseorang Atau Sekelompok Orang Dalam Organisasi Syarat suatu Jabatan: Membedakan antara jabatan yang satu dengan yang lain Bisa memberikan gambaran pengertian pada pembaca atau jabatan tersebut. Sedapat mungkin diusahakan dalam bahasa Indonesia Enak didengar Sedapat mungkin diusahakan nama nya pendek Contoh : JF tertentu : Peneliti, Arsiparis, Pustakawan JF umum : Sekretaris, Bendahara, dll 8

Standar Uraian Tugas Uraian Tugas adalah uraian lebih lanjut dari ringkasan uraian jabatan Tugas adalah sekelompok kegiatan kerja yang mempunyai tujuan tertentu Syarat uraian tugas jabatan : Keterampilan yang sejajar Satu rangkaian proses Memerlukan waktu kerja yang sangat berarti atau tidak terlalu kecil. (harian, bulanan dan tahunan) Menggunakan bahan kerja Menggunakan perangkat kerja Memperoleh hasil yang ditentukan Setiap satu jabatan paling sedikit memiliki 4 (empat) sampai 12 kegiatan. ANTARA LAIN URUTAN TUGAS MULAI DARI : Mengumpulkan Mengolah Menganalisis Mengevaluasi Melaporkan 9

KELOMPOK TUGAS 1. MENURUT ESENSI Tugas Pokok Tugas Penunjang ? Tugas Tambahan ? MENURUT FREKUENSI a. Tugas harian b. Tugas Periodik c. Tugas insedental MENURUT HUBUNGAN TUGAS a. Tugas siklik b. Non siklik MENURUT TINGKAT JABATAN a. Tugas Manajerial (struktural) b. Tugas Non Manajerial (fungsional) Fungsional Umum Fungsional Tertentu PP. NO . 46 TH 2011 Tugas jabatan adalah kegiatan yg wajib dilakukan dlm rangka pelaksanaan fungsi jabatan Bermanfaat bagi orgnisasi. kuantitas; kualitas; waktu; dan/atau Biaya Tugas Tambahan adalah tugas lain atau tugas-tugas yg ada hubungannya dgn tugas jabatan yg bersangkutan dan tdk ada dlm SKP yg telah ditetapkan 10

CONTOH : NAMA JABATAN YANG PERLU PERBAIKAN Bendahara Pengeluaran Pembantu Sekretaris Pimpinan Pengawas Kebersihan dan Keamanan Pengawas Sarana Kantor Pengadministrasi Petugas Petugas Protokol Petugas Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan (kua) Ajudan Menteri Pemegang Buku Akuntansi Penyaji Bahan Penjaga Keamanan Caraka Pramu Kantor Pramu Saji Pengevaluasi (vertikal) Operator Komputer Penyusun Laporan Pengendalian BPS BPIH Penyusun Dokumen Haji Penyusun Perlengkapan Haji Penyusun Akomodasi Haji Penyusun Katering Haji Penyusun Transportasi Haji Pengembang Pegawai (Kenapa tidak analis kepegawaian) Pengembang Forum Kerukunan Umat ( kenapa tdk analis……) Pengembang Lembaga Keagamaan (kenapa tdk Analis Keagamaan) Kenapa tidak pengelola 11

JENIS - JENIS JABATAN PELAKSANA (JABATAN FUNGSIONAL UMUM) ANALISIS JABATAN FUNGSIONAL JENIS - JENIS JABATAN PELAKSANA (JABATAN FUNGSIONAL UMUM) NO NAMA JABATAN IKTISAR JABATAN UNSUR KEGIATAN SYARAT JABATAN 1 2 3 4 5 I Klasifikasi/ Kelompok Adminstrasi (Pengadministrasi)   Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Persuratan Pengadministrasi Barang Pengadministrasi Keuangan …………………. II Kelompok /KlasifikasiAnalis Analis Diklat Analis Jabatan Analis Organisasi Analis Kinerja …………………… III Klasifikasi/ Kelompok Operasional Pengemudi Pilot Masinis Nahoda ………………….. 12

PERHITUNGAN KEBUTUHAN ASN ANALISIS JABATAN PERMENPAN NO. 33 TAHUN 2011 PETA JABATAN Pegawai setiap Tahun memiliki Jam Kerja Efektif 1250 Jam Kerja ya ANALISIS BEBAN KERJA PERMENPAN NO. 26 TAHUN 2011 KEBUTUHAN ASN PNS PPPK KEKURANGAN FORMASI 5 Tahun 13

JAM KERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL Jumlah Hari 1 (satu) Tahun adalah : 365 Hariari Kerja 1 (satu) Tahun : 235 Hari Bukan Hari Kerja - Jumlah cuti 1 tahun : 12 Hari - Jumlah hari minggu/sabtu : 104 Hari - Jumlah hari libur resmi : 14 Hari Hari Libur 1 (satu) Tahun : 130 Hari Hari Kerja 1 (satu) bulan : 20 Hari Hari Kerja 1 (satu) minggu : 5 Hari Jam Kerja Per minggu : 37,5 Jam Jam Boros Satu Hari berdasarkan ILO : 30 % Jam Boros Satu Hari berdasarkan ILO : 70 % Jam Kerja Boros Per minggu 30 % x 37,5 : 11,25 Jam Jam Kerja Efektif Per minggu 70 % x 37,5 : 26,25 Jam Jam Kerja Efektif Per Hari 26,25 : 5 : 5 Jam 25 Menit ( 5 Jam 30 Menit ) Jam Kerja Efektif Per Tahun 5,30 x 235 Hari : 1245,5 Jam ( 1250 Jam ) Jam Kerja 1 Tahun 7,5 x 235 : 1765 Jam Berdasarkan Keppres Nomor 58 Tahun 1964 jo Keppres Nomor 24 Tahun 1972 14

Waktu Yang hilang Pegawai Yg tdk masuk Kantor Pegawai yang lain-lain a. Terlambat b. Pulang awal c. Meninggalkan pekerjaan lain-lain Makan Sholat Kebelakang Baca koran, telepon, terima tamu Cuti (Melahirkan, AP) b. Diklat Sakit izin Mangkir / alpa 15

BEBAN KERJA BEBAN KERJA DENGAN IDENTIKASI : HASIL KERJA OBYEK KERJA PERANGKAT KERJA TUGAS JABATAN Jabatan Pimpinan Tinggi Jabatan Administrasi Jabatan Fungsional 5000 Jam 1250 Jam JML. BEBAN KERJA STANDAR KERJA X Pegawai contoh X 1 = 4 Pegawai 16

KELEMBAGAAN PENG SEKJEN ADM PUSAT DIRJEN ADM ADM DIRJEN PENG KEM AGAMA KEP.BIRO ADM JF PUSAT DIRJEN KEP.BIRO ADM PELAKSANA KEP.BIRO ADM DIRJEN KEP.KUA PENGHULU KA,KANDEPAG KEP.KUA PENG PENYULUH KEM AGAMA KANWIL KEP.KUA PELAKSANA KA.KANDEPAG PENG SEKOLAH KEP.SEK KA.KANDEPAG PENG SEKOLAH TU SEKOLAH GURU REKTOR…. DEKAN UNIV REKTOR…. DEKAN DOSEN DEKAN DOSEN REKTOR…. DOSEN

Mekanisme Penetapan Formasi Surat pemberitahuan formasi K/L/ Pemda Analisis Usul Formasi Melalui e Formasi Persetujuan Prinsip Formasi K/L/Pemda Usul Rincian Formasi Melalui e formasi Penetapan Formasi K/L Provinsi (Prov/Kab/Kota) Kem. PANRB Kem. Keuangan BKN Analisis Usul Formasi Pertimbangan teknis formasi Menpanrb meminta pendapat ke Menteri Keuangan salah benar Untuk diperbaiki Untuk di lanjutkan di cetak Usul formasi K/L/Pemda Men PANRB meminta pendapat Kementerian Keuangan Kem Keuangan Memberikan Pendapat tentang ketersedian dana Surat Men PANRB tentang rencana penerimaan tambahan pegawai Usul Formasi dari Instansi ke Kem PANRB tembusan BKN BKN Memberikan Pertimbangan teknis untuk formasi K/L/Pemda Kem LU Memberikan pertimbangan teknis perwakilan Luar Negeri Persetujuan Prinsip Formasi K/L/Pemda. MENPANRB Menetapan Formasi K/L/Pemda 1 2 3 Oleh TIM Menpanrb/ Instansi/BKN 4 7 Kem LU 5 6 8 keterangan 18

TERIMAKASIH